Проезд в командировку на личном транспорте сотрудника

691

Вопрос

Работник 28.04.2015г. едет в командировку на личном транспорте. Рабочие дни в командировке 29 и 30.04.2015. Возвращаться из командировки будет также на своем транспорте. Оплата проезда в командировку на личном транспорте в коллективном договоре не оговорена.Имеем ли мы право оплатить ГСМ согласно рассчитанной нормы? Включается ли дни проезда в командировку и обратно для оплаты суточных (день туда и день обратно).

Ответ

сообщаем следующее: Да, вправе. Законодательством не определено оплата командировки при проезде на личном транспорте сотрудника. Поэтому порядок возмещения учреждение вправе установить самостоятельно (например, в приказе руководителя).

Сотрудник едет в командировку на своем личном транспорте. Тогда по возвращении он должен составить служебную записку, указать в ней фактические сроки командировки и приложить к ней оправдательные документы (путевой лист, счета гостиниц и т. д.).

Дни проезда в командировки включаются для оплаты суточных.

Суточные сотрудникам выплачивайте:

- за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;

- за все дни нахождения в пути (включая дни отъезда и возвращения), в том числе за время вынужденной задержки.

За сутки, когда сотрудник отправляется в командировку или возвращается из нее, выплатите ему суточные в полном размере.

Для определения периода командировки можно воспользоваться установленными правилами.

Чтобы правильно определить период командировки, учитывайте следующее. Днем отъезда в командировку будет дата отправления транспорта из населенного пункта, где обычно работает сотрудник, к месту, куда он направлен. И наоборот, днем возвращения командированного будет дата прибытия транспорта в населенный пункт, где он работает постоянно. При этом если сотрудник отправляется (прибывает) до 24 часов включительно, считаются текущие сутки. Если же это происходит после 0 часов – следующие сутки.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Каков максимальный срок пребывания сотрудника в командировке

Срок командировки сотрудника определяет руководитель организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Это правило действует как для командировок по территории России, так и для загранкомандировок (п. 1 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Хотя это и не оговорено законодательно, существует два срока командировки: плановый и фактический.

Плановый срок – это предполагаемые даты служебной поездки, которые отражают в приказе о командировке (п. 3 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Приказ составляют до того, как человек уезжает в командировку. Руководитель подписывает документ также до направления сотрудника в поездку. Поэтому эти даты являются ориентировочными.

На практике же командировка может затянуться или даже, наоборот, завершиться досрочно. Это может произойти по различным причинам: сотрудник задержался в пути, заболел или, например, раньше срока выполнил служебное задание. В любом случае это сдвигает фактические даты командировки относительно плановых.

По общему правилу фактический срок командировки определяется по проездным документам, которые работник должен представить после возвращения из командировки. Немного другой порядок действует, если сотрудник ездил в командировку на своем личном транспорте. Тогда по возвращении он должен составить служебную записку, указать в ней фактические сроки командировки и приложить к ней оправдательные документы (путевой лист, счета гостиниц и т. д.).*

Об этом сказано в пункте 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Андрей Кизимов,

заместитель директора департамента

налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России


2. Ситуация: нужно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку

Нет, не нужно.

Единственный случай, когда обязательно оформлять служебную записку – это сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном транспорте. Причем такой документ составляют по возвращении из командировки. Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.*

А вот оформление служебных записок о направлении в командировку ни одним нормативным актом не предусмотрено. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.

Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.

Андрей Кизимов,

заместитель директора департамента

налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

3. Рекомендация: Как рассчитать суточные

Период командировки

Суточные сотрудникам выплачивайте:*

  • за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;
  • за все дни нахождения в пути (включая дни отъезда и возвращения), в том числе за время вынужденной задержки.

Такой порядок предусмотрен пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и подтвержден в письме Минтруда России от 5 сентября 2013 г. № 14-2/3044898-4415.

Чтобы правильно определить период командировки, учитывайте следующее. Днем отъезда в командировку будет дата отправления транспорта (поезда, самолета и т. д.) из населенного пункта, где обычно работает сотрудник, к месту, куда он направлен. И наоборот, днем возвращения командированного будет дата прибытия транспорта в населенный пункт, где он работает постоянно. При этом, если транспорт отправляется (прибывает) до 24 часов включительно, считаются текущие сутки. Если же это происходит после 0 часов – следующие сутки.

За сутки, когда сотрудник отправляется в командировку или возвращается из нее, выплатите ему суточные в полном размере.*

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

4. Статья: Направление в командировку по новым правилам

Как подтвердить период командировки

Если приказ фиксирует предполагаемый срок поездки, то раньше конкретный период поездки в такой ситуации подтверждало командировочное удостоверение.

Теперь для этого необходимы другие документы (п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). › |

› | С 1 февраля командировочное удостоверение необязательно использовать и при оформлении командировок федеральных госслужащих. Поправки в Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих (утверждены Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813) внесены Указом Президента РФ от 12 декабря 2014 г. № 765.

Если работник едет в командировку на поезде, автобусе или самолете, то дату начала и окончания поездки подтверждают билеты. Если добирается до места командировки на своей или служебной машине, то должен составить служебную записку с датами отъезда и приезда. Форма такого документа свободная, но ее можно утвердить приказом руководителя.*

В случае командирования сразу в несколько организаций в разных населенных пунктах каждая принимающая сторона раньше ставила отметки в командировочном удостоверении. Сейчас такого требования к служебной записке нет. Но для обоснования расходов на проезд стоит потребовать от работника, чтобы он указал в ней все места, которые посетил.

Записка составляется на имя руководителя учреждения. А чтобы работник не ошибся со сроками, этот документ может визировать его непосредственный начальник (например, начальник отдела).*

К служебной записке должны прилагаться документы, подтверждающие использование автомобиля: путевой лист, кассовые чеки (на бензин), квитанции (на парковку, платные дороги), счета и т. п. Учреждение вправе использовать как типовую межотраслевую форму путевого листа (утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78), так и самостоятельно разработанную форму.* В последнем случае он должен содержать реквизиты, приведенные в пункте 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов (утверждены приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

А именно:

  • наименование и номер документа;
  • сведения о сроке его действия;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.

Несмотря на то что командировочное удостоверение отменено, организация может применять его для внутреннего контроля за работниками в дополнение к билетам или служебной записке. Например, если сотрудник едет в филиал учреждения, находящийся в другом регионе.

Как подтвердить расходы на поездку

По возвращении из командировки работник должен представить авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих расходы.* В частности, на проезд, наем жилья, суточные, иные расходы, произведенные им с разрешения или ведома работодателя.

Работники учреждений составляют авансовый отчет по форме 0504049› |

› | Авансовый отчет (ф. 0504049) содержится в перечне регистров бухгалтерского учета, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями (приложение № 3к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).

Авансовый отчет сотрудник сдает в бухгалтерию.

А вот отчет о проделанной работе по итогам поездки сотрудник оформлять не обязан. Учреждение само решает, каким образом он сможет доказать, что поездка прошла не зря. Например, если целью поездки было заключение договора, то достаточно представить этот документ, подписанный двумя сторонами. Если специалиста отправляли в командировку для повышения квалификации, то расходы подтверждает сертификат, удостоверение или иной документ о прохождении обучения.

Но в любом случае, даже если цели поездки не достигнуты (например, не заключен договор, не приобретены товары), расходы на проезд, проживание и суточные все равно надо возместить (письмо Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1024-6).

Причем такие расходы являются обоснованными, и налоговики не вправе отказать в их учете. Если они это сделают, то правомерность расходов можно защитить в суде (постановление ФАС Поволжского округа от 8 апреля 2014 г. № А65-12100/2013).

Н.В. Чуткова, консультант по вопросам начисления зарплаты, социальных пособий иих налогообложения

ЖУРНАЛ «ЗАРПЛАТА В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ» № 2, ФЕВРАЛЬ 2015

13.04.2015г.

С уважением,

Булат Ахмутинов, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Натальей Зориной,

ведущим экспертом Системы Главбух.

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль