Возмещение расходов без выдачи аванса на зарплатную карту

497

Вопрос

Автономное образовательное учреждение планирует выдачу средств в подотчет на хозрасходы перечислять на зарплатную карту работника. Прописали это в учетной политике. Но бывают случаи, когда работник тратит свои наличные деньги, затем пишет заявление о возмещении затраченных сумм. В этом случае можем ли мы перечислять ему денежные средства на зарплатную карту? Если мы пропишем это в учетной политике? Спасибо!

Ответ

сообщаем следующее: Да, можете.

Решение о перечислении подотчетных сумм на банковские счета сотрудников учреждение должно принять самостоятельно.

Соответственно, возмещение сотруднику за приобретенные товары (работы, услуги) без выдачи аванса также могут компенсироваться на зарплатную карту.

Кроме того, Минфин России рекомендует организациям госсектора минимизировать наличное обращение денег путем введения расчетов с применением банковских карт.

Поэтому учреждение вправе производить возмещение расходов на зарплатную карту сотрудника. При указании об этом в учетной политике.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация: можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника

Решение о перечислении подотчетных сумм на банковские счета сотрудников учреждение должно принять самостоятельно.

Представители Минфина России и Казначейства России придерживаются мнения, что деньги можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:*

  • оплаты командировочных расходов;
  • компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике учреждения нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами. В частности, можно прописать, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников».* Кроме того, при перечислении денег в платежном документе укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.

Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в учреждение заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления. А затем приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 и совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554.

Ранее представители этих ведомств при рассмотрении данного вопроса (в части командировочных расходов) также отмечали, что решение о перечислении подотчетных сумм на банковские счета сотрудников регулируется нормами трудового законодательства. Поэтому такое решение нужно закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте (в Положении о служебных командировках, в учетной политике и др.). В частности, в Минфине России положениями учетной политики и коллективным договором закреплен безналичный порядок перечисления командировочных расходов на счета сотрудников:

  • при командировках на территории России – в рублях с применением зарплатных карт;
  • при командировках на территории иностранных государств – в долларах США с применением банковских валютных карт (выданных кредитными организациями, указанными в коллективном договоре).

Более того, Минфин России рекомендует организациям госсектора минимизировать наличное обращение денег путем введения расчетов с подотчетными лицами с применением банковских карт.*

При этом органы Казначейства России не вправе запретить учреждениям перечислять на зарплатные карты подотчетные суммы (в частности, командировочные расходы). А также требовать представления вместе с заявкой на кассовый расход документов-оснований (п. 8 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 1 сентября 2008 г. № 87н).

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 5 октября 2012 г. № 14-03-03/728от 29 декабря 2011 г. № 14-01-07/1396-1966 и Казначейства России от 26 июля 2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500.

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

2. Ситуация: как отразить в бухучете расчеты с сотрудником за приобретенные товары (работы, услуги). Заявление на выдачу денег под отчет он не писал

По общему правилу деньги на хозяйственные нужды выдаются сотруднику по его письменному заявлению, которое подписано руководителем учреждения. Суммы, выданные по такому заявлению, отражаются на счете 0.208.00.000 «Расчеты с подотчетными лицами». Об этом сказано в пунктах 213 и 212 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

В рассматриваемой ситуации деньги для выдачи под отчет не заказывались, так как сотрудник не писал заявление. Сотрудник приобрел товары (работы, услуги) за свой счет. Например, произошла авария, нужно было срочно купить какие-то детали. И нет возможности ждать, пока заявление завизируют, закажут деньги. В результате чего у учреждения возникает кредиторская задолженность перед сотрудником.*

Для того чтобы отразить принятые перед сотрудником обязательства, можно использовать как счет 0.208.00.000 «Расчеты с подотчетными лицами», так и счет 0.302.00.000 «Расчеты по принятым обязательствам». Выбранный вариант закрепите в учетной политике для целей бухучета (п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

При этом стоит учитывать, что представители Минфина России рекомендуют отражать рассматриваемую задолженность на счете 0.208.00.000. Дело в том, что сумма перерасхода подотчетника над ранее выданным авансом отражается на счете 0.208.00.000 и признается принятым перед сотрудником денежным обязательством (п. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Следуя принципу единообразия бухучета (ст. 20 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ), кредиторскую задолженность перед сотрудником, не получившим предварительного аванса, корректно отразить на счете 0.208.00.000.*

Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 30 сентября 2011 г. № 02-06-05/4406.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

15.04.2015г.

С уважением,

Булат Ахмутинов, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Натальей Зориной,

ведущим экспертом Системы Главбух.

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

Фото

Плюс к этому Вы получите подарок - свежий номер журнала в формате .pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль