Оформление первичных документов за выполненные работы

381

Вопрос

подскажите пожалуйста, можно ли к журналам операций прикладывать копии первичных документов, если нет возможности получить их оригинал (контрагент прислал документы по факсу или по электронной почте и просьбу прислать оригинал оставляет без ответа). Если можно, то нужно ли это прописывать в учетной политике. И второй вопрос. Контрагенты предоставляют акты выполненных работ (КС2), по количеству листов они превышают 15 страниц. Можно ли в журнал операций с контрагентами подкалывать не актыКС2, а справки КС3?

Ответ

сообщаем следующее: Относительно наличия подлинников документов в судебной практике сложились две противоположные точки зрения. На наш взгляд, наиболее безопасным является обязательное использование подлинников. По мнению Минфина России, учреждение вправе принять к бюджетному учету любой документ, представленный поставщиком товара, если иное не предусмотрено условиями заключенного контракта (договора) поставки товара, при условии соответствия указанного документа требованиям по составу обязательных реквизитов, установленным п. 7 Инструкции № 157н. В соответствии с этим требованием, принимать к учету и производить оплату учреждение имеет право только на основании подлинных документов.

Относительно второго вопроса, то, если подрядчик проводил реконструкцию, модернизацию, дооборудование или ремонт здания, сооружения или помещения, которая относится к строительно-монтажным работам, то дополнительно к акту по форме № ОС-3 (0306002) должны быть подписаны (и соответственно приложены к журналу операций) акт приемки по форме № КС-2 и справка о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3. Справка КС-3 составляется на основании актов о приемке выполненных работ по форме КС-2, которые не удостоверяют результат, а лишь характеризуют исполнение сметы. При этом справка КС-3 позволяет оценить готовность работы - объем выполнения в процентах, т.к. фиксирует стоимость работ с начала выполнения договора - нарастающим итогом, а также за последний отчетный период (как правило, это календарный месяц).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. ПИСЬМО от 17 февраля 2015 г. N 02-06-05/7320 «О документальном оформлении операций по приему товаров в рамках договоров (контрактов) на поставку товаров для ОМСУ»

«Департамент бюджетной методологии Министерства финансов Российской Федерации (далее - Департамент) рассмотрел обращение по вопросу документального оформления поставки материалов для органа местного самоуправления.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Требования к первичным учетным документам, оформляющим хозяйственные операции (факты хозяйственной жизни), в которых участвуют организации государственного сектора (в том числе органы местного самоуправления), определены Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция № 157н).

Согласно пункту 7 Инструкции № 157н первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству Российской Федерации правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

дату составления документа;

наименование субъекта учета, составившего документ;

содержание факта хозяйственной жизни;

величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

информацию, необходимую для представления субъектом учета (администратором доходов бюджетов бюджетной системы Российской Федерации) в Государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах в соответствии с порядком, установленным Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

подписи лиц, ответственных (ответственного) за правильность оформления свершившегося события, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Унифицированные формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора установлены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (далее - Методические указания).

При этом Методическими указаниями не установлены унифицированные формы первичных учетных документов по оформлению операций по приему товаров по договорам (контрактам) на поставку товаров.

Кроме того, применение универсального передаточного документа, рекомендованного письмом Федеральной налоговой службы Российской Федерации от 21.10.2011 N ММВ-20-3/96@ "Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры", не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных соответствующих условиям статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ форм первичных учетных документов.

Учитывая вышесказанное, по мнению Департамента, государственный заказчик (орган местного самоуправления) вправе принять к бюджетному учету любой документ, представленный поставщиком товара, если иное не предусмотрено условиями заключенного контракта (договора) поставки товара, в том числе и универсальный передаточный документ, при условии соответствия указанного документа требованиям по составу обязательных реквизитов, установленным пунктом 7 Инструкции N 157н.

Кроме того, Департамент считает необходимым разъяснить следующее.

Согласно пункту 1 статьи 9 и пунктам 1 и 2 статьи 86 Бюджетного кодекса Российской Федерации (далее - Бюджетный кодекс) установление и исполнение расходных обязательств муниципальных образований, возникающих в результате заключения муниципальным образованием (от имени муниципального образования) договоров (соглашений) по вопросам местного значения и иным вопросам, которые в соответствии с федеральными законами вправе решать органы местного самоуправления, относятся к бюджетным полномочиям муниципального образования. Расходные обязательства муниципального образования устанавливаются органами местного самоуправления самостоятельно и исполняются за счет собственных доходов и источников финансирования дефицита соответствующего местного бюджета.

В соответствии с пунктом 4 статьи 152 Бюджетного кодекса особенности бюджетных полномочий участников бюджетного процесса, являющихся органами местного самоуправления, устанавливаются Бюджетным кодексом и принятыми в соответствии с ним муниципальными правовыми актами представительных органов муниципальных образований, а также в установленных ими случаях муниципальными правовыми актами местных администраций.

Департамент не располагает сведениями о принятых муниципальных правовых актах представительных органов муниципального района области по вопросам установления и исполнения расходных обязательств муниципального района и сообщает, что обращение с разъяснениями Департамента направлено по принадлежности для ответа в Администрацию муниципального района области.»

2. ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ от 06.02.2015 № 07-01-12/4833 «О заполнении Справки о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3)»

«Возвращается для рассмотрения обращение по вопросу заполнения Справки о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3).В соответствии с Положением о Министерстве строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 18.11.2013 № 1038, Министерство строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере строительства.

С 1 января 2013 года в связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению экономическими субъектами. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

Приказами Минстроя России, в частности от 17.01.2014 № 11/пр и от 17.06.2014 № 298/пр, предусмотрено обязательное применение Справки о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3), о заполнении которой спрашивает заявитель.»

3. Рекомендация: Какими документами подтвердить оприходование товаров, работ, услуг и имущественных прав для вычета по НДС

Оприходование активов подтверждайте первичными документами. Они должны быть составлены по правилам бухучета.

Налоговый кодекс не регулирует порядок и документальное оформление постановки на учет товаров, работ, услуг и имущественных прав. А вот для бухучета такие правила определены. На них и надо ориентироваться.

Организации госсектора используют, как правило, унифицированные формы документов. Подробнее об этом см. Как организовать документооборот в бухгалтерии.

В таблице ниже названы некоторые типовые документы, которыми можно подтвердить принятие на учет покупок в разных ситуациях.

Ситуация Документ Основание
<…>
Капитальное строительство и строительно-монтажные работы

Акт о приемке выполненных работ
форма № КС-2

Составляют при передаче результатов работ в капитальном строительстве и строительно-монтажных работ

Постановление Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100
<…>

Основанием для вычета НДС по строительным работам, выполненным подрядчиком, являются акты по форме № КС-2. Чтобы застройщик смог воспользоваться вычетом по НДС при передаче результатов работ в капитальном строительстве и строительно-монтажных работ, акт по форме № КС-2 должен подтверждать один из следующих фактов:

  • выполнение этапа работ, который предусмотрен в договоре строительного подряда или приложениях к нему;
  • выполнение всех работ в объеме, предусмотренном в договоре или приложениях к нему, когда поэтапная сдача не предусмотрена;
  • выполнение отдельных монтажных, пусконаладочных и иных работ, неразрывно связанных со строящимся объектом.

На практике акты по форме № КС-2 застройщик и подрядчик могут оформлять ежемесячно, без привязки к какому-либо объему работ или конкретному этапу, определенному договором. Такие документы носят промежуточный характер и используются для проведения расчетов между сторонами. Разъяснения контролирующих ведомств по поводу налоговых вычетов на основании промежуточных актов формы № КС-2 различаются.

Минфин России считает, что основанием для применения вычета по НДС промежуточные акты служить не могут. По мнению представителей финансового ведомства, НДС по строительно-монтажным работам можно принять к вычету только после подписания акта либо о полном завершении работ, либо о приемке конкретного этапа работ, который определен в договоре (приложениях к нему). Такая точка зрения отражена в письмах от 21 сентября 2012 г. № 03-07-10/24, от 7 ноября 2011 г. № 03-07-11/299, от 14 октября 2010 г. № 03-07-10/13, от 20 марта 2009 г. № 03-07-10/07 и от 5 марта 2009 г. № 03-07-11/52. При этом права на вычет НДС учреждение не теряет, даже если строительство затянулось и часть счетов-фактур, связанных со строительством, оказались выставленными более чем за три года до подписания последнего акта. Дело в том, что трехлетний срок для принятия налога к вычету, установленный пунктом 2 статьи 173 Налогового кодекса РФ, отсчитывается именно с момента возникновения у учреждения права на вычет. Такой вывод содержится в письме Минфина России от 12 марта 2013 г. № 03-07-10/7374.

ФНС России придерживается другой точки зрения. Из писем от 20 марта 2015 г. № ГД-4-3/4428 и от 6 мая 2013 г. № ЕД-4-3/8255 следует, что право на вычет не зависит ни от того, предусмотрены ли в договоре отдельные этапы, ни от факта окончания или степени законченности строительных работ. Соответственно, НДС к вычету можно принять на основании счетов-фактур, которые выставлены и к промежуточным актам по форме № КС-2. Позиция ФНС России подтверждается обширной арбитражной практикой (см., например, определения ВАС РФ от 3 сентября 2013 г. № ВАС-6457/13, от 29 марта 2010 г. № ВАС-740/10, постановления ФАС Московского округа от 4 июня 2014 г. № Ф05-5062/2014 и от 19 апреля 2012 г. № А40-77285/2011, Северо-Кавказского округа от 22 января 2013 г. № А32-38629/2011, Поволжского округа от 9 февраля 2012 г. № А57-4110/2011, Северо-Западного округа от 21 декабря 2010 г. № А56-13852/2010, Уральского округа от 30 сентября 2009 г. № А07-19513/2008). Поэтому учреждение, которое будет придерживаться разъяснений налоговой службы, практически не рискует.

Деньги, перечисленные подрядчику на основании промежуточного акта по форме № КС-2, можно рассматривать как аванс. А значит, при соблюдении определенных условий входной НДС застройщик вправе принять к вычету (п. 9 ст. 172 НК РФ). В этом разъяснения финансового и налогового ведомств совпадают (письма Минфина России от 31 мая 2012 г. № 03-07-10/12, ФНС России от 25 января 2011 г. № КЕ-4-3/860).

Более широкий перечень типовых первичных документов смотрите в справочном материале Перечень типовых первичных документов.

Если по какому-либо имуществу (работам, услугам) унифицированных форм, подтверждающих принятие активов к учету, в законодательстве нет, можно использовать бланки, разработанные учреждением. Главное, чтобы в них содержались все обязательные реквизиты первичных документов. Эти реквизиты перечислены в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Из рекомендации «Когда входной НДС можно принять к вычету»

Ольга Цибизова, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Дополнительно по теме:

1. Статья: Письменные доказательства в арбитражном процессе. Журнал «Арбитражная практика» № 10, Октябрь 2008

05.05.2015г.

С уважением,

Лидия Меркутова, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Натальей Зориной,

ведущим экспертом Системы Главбух.

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль