Возмещение расходов на ГСМ при командировке на личном транспорте.

7176

Вопрос

По новым правилам в служебную командировку сотруднику могут ездить на личном транспорте. По какой статье КОСГУ возмещать расходы сотрудников на ГСМ при командировке на личном транспорте?

Ответ

сообщаем следующее:
Оформление командировки производится на основании приказа, с отражением в нем информации об использования личного транспорта.

Сотрудник при командировке на личном транспорте, должен составить служебную записку с датами отъезда и приезда. По возвращению из командировки, вместе со служебной запиской надо представить документы, подтверждающие использование автомобиля: путевой лист, кассовые чеки (на бензин), квитанции (на парковку, платные дороги), счета и т. п.

Порядок отражения в учете сумм, израсходованных командированным сотрудником, на которые не был выдан аванс, в Инструкции к Единому плану счетов № 157н не установлен. Однако представители Минфина России рекомендуют учитывать такие расходы на счете 0.208.00.000 «Расчеты с подотчетными лицами» аналогично расходам, на которые аванс был выдан. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 30 сентября 2011 г. № 02-06-05/4406

Учет возмещения денежных средств на приобретение ГСМ отражен в Рекомендации №3.

На период командировки можно заключить с сотрудником договор аренды его личного автомобиля. Согласно Указаниям № 65н, расходы по оплате арендной платы в соответствии с заключенными договорами аренды (субаренды, имущественного найма, проката) объектов нефинансовых активов относятся на подстатью 224 «Арендная плата за пользование имуществом»

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Статья: Оформление командировок по новым правилам

С 8 января 2015года учреждениям не надо оформлять командировочные удостоверения при служебных поездках работников. Вместо них период командировки подтверждают билеты или служебная записка. При этом с 1 февраля такой же порядок действует и в отношении командирования госслужащих. Разберемся, в каких случаях необходим тот или иной документ.

* Изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки внесеныпостановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595.

Как оформить служебную поездку

Оформление командировки производится на основании приказа.* Этот документ остался обязательным. В то же время перечень первичных документов с 2013 года не унифицирован (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Исключение составляют формы, установленные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Приказ о командировке там не упоминается, поэтому его можно составить по типовой форме № Т-9 либо в свободной форме, заранее утвердив ее в учетной политике. В приказе надо указать, кого учреждение отправляет в командировку (Ф. И. О. специалиста, его должность), даты начала и окончания служебной поездки, ее срок, место командирования (страна, город, организация) и т. п. Поскольку служебное задание теперь тоже отменено, цель поездки достаточно записать в приказе о командировке и ознакомить с ним работника под подпись.*

Как подтвердить период командировки

Если приказ фиксирует предполагаемый срок поездки, то раньше конкретный период поездки в такой ситуации подтверждало командировочное удостоверение.

Теперь для этого необходимы другие документы (п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Если работник едет в командировку на поезде, автобусе или самолете, то дату начала и окончания поездки подтверждают билеты. Если он добирается до места командировки на своей машине, то должен составить служебную записку с датами отъезда и приезда. Форма такого документа свободная, но ее можно утвердить приказом руководителя*.

В случае командирования сразу в несколько организаций в разных населенных пунктах каждая принимающая сторона раньше ставила отметки в командировочном удостоверении. Сейчас такого требования к служебной записке нет. Но для обоснования расходов на проезд стоит потребовать от работника, чтобы он указал в ней все места, которые посетил.

Записка составляется на имя руководителя учреждения. А чтобы работник не ошибся со сроками, этот документ может визировать его непосредственный начальник (например, начальник отдела).

Вместе со служебной запиской надо представить документы, подтверждающие использование автомобиля: путевой лист, кассовые чеки (на бензин), квитанции (на парковку, платные дороги), счета и т. п. Учреждение вправе применять как типовую межотраслевую форму путевого листа (утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78), так и самостоятельно разработанную.

В последнем случае этот документ должен содержать реквизиты, приведенные в пункте 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов (утверждены приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). А именно:

  • наименование и номер документа;
  • сведения о сроке его действия;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.*

Несмотря на то что командировочное удостоверение отменено, организация может применять его для внутреннего контроля за работниками в дополнение к билетам или служебной записке. Например, если сотрудник едет в филиал учреждения, находящийся в другом регионе.

Как подтвердить расходы на поездку

По возвращении из командировки работник должен представить авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих расходы. В частности, на проезд, наем жилья, суточные, иные расходы, произведенные им с разрешения или ведома работодателя.

Работники учреждения составляют авансовый отчет по форме 0504049› |

Авансовый отчет сотрудник сдает в бухгалтерию.*

А вот отчет о проделанной работе по итогам поездки оформлять не обязательно. Учреждение само решает, каким образом работник сможет доказать, что поездка прошла не зря. Например, если целью поездки было заключение договора, то достаточно представить этот документ, подписанный двумя сторонами. Если специалиста отправляли в командировку для повышения квалификации, то расходы подтверждает сертификат, удостоверение или иной документ о прохождении обучения.

Но в любом случае, даже если цели поездки не достигнуты (например, не заключен договор, не приобретены товары), расходы на проезд, проживание и суточные надо возместить (письмо Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1024-6).

Н.В. Троекурова

консультант по вопросам начисления зарплаты,

социальных пособий и их налогообложения

Журнал «Учет в казенных учреждениях» №2, февраль 2015

2Статья: Командировка на машине — решения для запутанных ситуаций

Ситуация № 1: на одной машине ездили несколько работников

После возвращения из командировки на личной машине работник сдает в бухгалтерию авансовый отчет, служебную записку и первичные документы, подтверждающие затраты и использование личного транспорта (п.726Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Путевые листы сдают только те работники, которые были за рулем

О том, какие документы должны представить пассажиры, в действующих правилах отдельно не сказано. Мы считаем, что можно ограничиться авансовым отчетом, служебной запиской и первичкой, подтверждающей затраты (если они были).

Путевые листы пассажиры оформлять не должны. Ведь Правила дорожного движения требуют наличия такого документа исключительно у водителя (п. 2.1.1Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090). Чеки на бензин тоже не понадобятся, если на заправке расплачивался водитель, а не кто-то из попутчиков.

Служебная записка нужна, чтобы определить даты начала и окончания поездки. Поэтому такой документ должен представить каждый из командированных работников вне зависимости от того, управлял он машиной или нет.

Той же логики безопаснее придерживаться, если речь идет о служебном транспорте или арендованной машине. В Положении № 749 порядок оформления документов прописан только для личных машин и мотоциклов. Но если сотрудник ездит в командировку на арендованном или служебном автомобиле, то компании все равно нужен документ, подтверждающий срок поездки. Это нам подтвердили и в Минфине, и в ФНС России.

Конечно, водитель служебной машины оформит путевой лист. Но, во-первых, его могут выдать на несколько дней, а сотрудник вернется раньше. Во-вторых, помимо водителя в машине могут быть и другие сотрудники. Тогда у них на руках не останется первички, подтверждающей срок поездки.

Правило об оформлении служебной записки для тех работников, которые ездят в служебные поездки на арендованной или служебной машине, стоит закрепить во внутреннем положении о командировках или в любом другом документе, принятом у вас в компании.

Ситуация № 2: работник поймал попутку

Как оформить

Служебную записку безопаснее оформить и в случае с попуткой.

Довольно часто работников подвозят к месту командировки на своем транспорте знакомые или случайные попутчики. В такой ситуации у работника не будет расходов на проезд.

Тем не менее безопаснее взять с работника служебную записку. Ведь объяснить, как он добрался до места командирования, все равно нужно. Иначе проверяющие из Роструда могут заподозрить, что компания не возмещает работникам расходы на проезд, хотя обязана (ст. 168 ТК РФ). За это предусмотрен штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Пусть сотрудник напишет, во сколько он выехал и во сколько прибыл в место командировки. В записке можно так и объяснить: отправился в командировку на попутном автомобиле. Марку и государственный номер машины сообщать не обязательно. Если в один конец он ехал на общественном транспорте, то к авансовому отчету надо будет приложить и билеты, и записку.

То, что работник побывал в другом городе, подтвердят счета из гостиницы и чеки местных организаций, которые работник приложит к авансовому отчету. Дополнительных документов никто не потребует.

Тот же порядок действий, если работник отправился в поездку на транспорте контрагента, например подрядчика или заказчика. То есть помимо авансового отчета и приложений в виде первички и чеков работник представит служебную записку.

Памятка для сотрудников

Какие документы подготовить после командировки на машине

Водитель: Пассажиры:
служебная записка;
путевой лист;
чеки на ГСМ и квитанции автосервиса;
авансовый отчет;документы на прочие затраты.
служебная записка;
авансовый отчет;
документы на прочие затраты.

Ситуация № 3: срок поездки изменился

Уважительные причины задержки в командировке: заболел, поломался транспорт, плохие погодные условия и др. Эти обстоятельства тоже нужно отразить в служебной записке. За время вынужденной задержки надо выплатить суточные и возместить расходы на проживание (п. 141921 Положения № 749).

Осторожно!

Работнику, который задержался в командировке без уважительных причин, можно тоже возместить расходы. Но в налоговом учете их отражать рискованно.

Если работник болел, то ему нужно выплатить пособие. Конечно, если он принес листок нетрудоспособности. При этом средний заработок за дни болезни не сохраняется (п. 25 Положения № 749).

Если сотрудник задержался по другим уважительным причинам, то дополнительные дни включаются в период командировки и за них надо начислить средний заработок.

Другое дело, если уважительных причин для задержки не было. В таком случае средний заработок работника можно не сохранять, суточные не выплачивать и расходы по найму жилья не возмещать. Решающее слово за руководителем. Проверяющие скорее всего будут против таких расходов.

О расходах на проезд

1. Имеет ли значение, сколько человек едет в командировку на одной машине?

Безопаснее, чтобы количество командированных не превышало число посадочных мест в машине. Если пассажиров больше, то инспекторы могут усомниться в реальности поездки.

2. Должен ли командированный работник ставить отметки на путевом листе на постах ДПС?

Нет, не должен. Законодательство не требует отметок сотрудников ГИБДД на путевом листе. Для подтверждения расходов достаточно данных, которые внесет в путевой лист сам работник.

3. Можно ли включить в расходы суточные, если работник не платил за проезд и жилье?

Да, можно. Положение № 749 не ставит выплату суточных в зависимость от расходов на проезд и жилье. Нет таких условий и в Налоговом кодексе РФ.

Журнал « Главбух» Март 2015

3.Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные

Бухучет: приобретение ГСМ

В учете бюджетных учреждений:

Выдачу наличных денег для приобретения ГСМ отразите проводкой:

Дебет 0.208.34.560 Кредит 0.201.34.610
– выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ;

Увеличение забалансового счета 18 (по коду КОСГУ 340)
– отражено выбытие средств из кассы учреждения.

Поступление ГСМ, приобретенных за наличный расчет, отразите проводкой:

Дебет 0.105.33.340 (0.105.23.340) Кредит 0.208.34.660
– оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Такой порядок установлен пунктами 3485105–106 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00201.34208.00забалансовый счет 18).

Бухучет: списание ГСМ

В учете бюджетных учреждений:

При списании ГСМ сделайте проводку:

Дебет 0.401.20.272 (0.109.80.272–0.109.90.272) Кредит 0.105.33.440 (0.105.23.440)
– списана стоимость израсходованного топлива в пределах норм (на основании путевого листа).

Об этом сказано в пункте 37 Инструкции № 174н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00109.00401.20).

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Станислав Бычков,

заместитель директора департамента

бюджетной методологии Минфина России

Наталия Гусева,

директор Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

4.Статья:Выбор кода КОСГУ при аренде транспортного средства

Казенное учреждение заключило договор на аренду автомобиля с водителем. На какую подстатью КОСГУ отнести данный вид расходов – 224 или 222?

Отвечает
В.Р. Захарьин,
эксперт по бюджетному учету, к. э. н.

Согласно Указаниям № 65н, расходы по оплате арендной платы в соответствии с заключенными договорами аренды (субаренды, имущественного найма, проката) объектов нефинансовых активов относятся на подстатью 224 «Арендная плата за пользование имуществом» КОСГУ.*

На подстатью 222 «Транспортное обслуживание» КОСГУ относятся расходы по оплате услуг перевозки на основании договора автотранспортного обслуживания.

Правила заключения договора аренды транспортного средства регулируются нормамипараграфа 3 главы 34 ГК РФ, договора перевозки – нормами главы 40 ГК РФ. При этом обязанности сторон по названным видам договоров различны.

Таким образом, если заключен именно договор аренды, то расходы по расчетам с арендодателем должны отражаться по подстатье 224. По моему мнению, оснований для списания расходов на подстатью 222 в данном случае не имеется.

В.Р. Захарьин,
эксперт по бюджетному учету, к. э. н.

Журнал «Учет в казенных учреждениях» Июль 2014 №7

05.05.2015г.

С уважением,

Елена Кузнецова, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Ольгой Холиной,

ведущим экспертом Системы Главбух.

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль