Предоставление к оплате документов за проезд на жд.транспорте

398

Вопрос

В соответствии со ст. 325 ТК РФ порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, устанавливается Правительством РФ. В соответствии с п.5 правил компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях , финансируемых их федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера, утвержденных Постановлением Правительства от 12.06.2008 № 455 оплата стоимости проезда к месту использования отпуска работника организации производится в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами.
Работник по возвращению из отпуска представил в бухгалтерию для компенсации расходов на оплату своего проезда справку о минимальной стоимости проезда на железнодорожном транспорте (в плацкартном вагоне)  до места отдыха и обратно и справку о регистрации по местопребыванию. Так как билеты отсутствуют , должны ли мы стоимость проезда облагать НДФЛ? 

Ответ

Нет, не должны, если в локальных документах организации (например, в Коллективном или Трудовом договоре) закреплен Перечень документов, которые подтверждают расход.

 

В этом Перечне должна быть поименованы документы, подтверждающие пребывание сотрудника в отпуске.

Это могут быть квитанции из гостиницы (дома отдыха, пансионата и т. д.).

Обязательна также Справка о регистрации по местопребыванию

В этом случае возместите минимальную стоимость проезда и НДФЛ с этой суммы удерживать не нужно.

Если сотрудник не представил подтверждающие документы, которые поименованы в локальных документах организации, то с суммы компенсации будет необходимо удержать НДФЛ

 

1. Ответы: Как компенсировать сотруднику, работающему в районах Крайнего Севера, стоимость проезда к месту отдыха и обратно

Размер компенсации*

Размер компенсации, выплачиваемой федеральными и казенными учреждениями, законодательство ограничивает в зависимости от вида транспорта. Поэтому при наличии подтверждающих документов можно возместить фактические расходы сотрудника на проезд, но не выше стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
  • водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
  • воздушным транспортом – в салоне экономического класса;
  • автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси). При его отсутствии – в автобусах с мягкими откидными сидениями.

Если сотрудник воспользовался более высокой категорией проезда (например, первым классом в самолете), расходы компенсируйте в установленных пределах. Для этого сотрудник должен представить справку транспортной организации о стоимости проезда на дату приобретения билета (например, справку о стоимости проезда в салоне экономического класса самолета). Расходы на получение такой справки сотруднику не возмещайте.

Такой порядок установлен пунктами 5 и 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.

Если сотрудник не представил проездные документы, то компенсировать расходы на проезд можно только при наличии документов, подтверждающих его пребывание в месте использования отпуска. Например, при наличии квитанции из гостиницы (дома отдыха, пансионата и т. д.) или справки о регистрации по местопребыванию. В этом случае возместите минимальную стоимость проезда (на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему пути следования):*

  • при наличии железнодорожного транспорта – по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;
  • при наличии только воздушного сообщения – по тарифу на перевозку в салоне экономического класса;
  • при наличии только морского (речного) сообщения – по тарифу в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  • при наличии только автомобильного сообщения – по тарифу в автобусе общего типа.

Такой порядок установлен пунктом 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.

Кроме того, при наличии подтверждающих документов сотруднику можно оплатить:*

  • проезд автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту, автовокзалу;
  • провоз багажа весом не более 30 килограммов на сотрудника и 30 килограммов на каждого члена семьи (независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза).

Об этом сказано в пункте 5 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.

 

2. Рекомендация: Как учреждению, расположенному в районе Крайнего Севера, отразить в бухучете и при налогообложении стоимость проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно

НДФЛ и страховые взносы*

Компенсация расходов на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно сотрудникам (с учетом ограничений, установленных законодательством) не облагается:*

Если бюджетное и автономное учреждение оплачивает расходы в размерах, превышающих установленные законодательством, то такая выплата не считается компенсационной и должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях.

Что касается компенсации расходов на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно членам семьи сотрудника, то она не облагается:

Следует отметить, что такая компенсация освобождается от НДФЛ только при наличии документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы. Состав подтверждающих документов законодательством не определен, поэтому в коллективном (трудовом) договоре учреждения необходимо установить перечень документов, которые должен представить сотрудник для получения компенсации. Если сотрудник не представил подтверждающие документы, с суммы компенсации будет необходимо удержать НДФЛ.* Такой вывод следует из письма Минфина России от 11 января 2013 г. № 03-03-06/1/2.

Компенсация проезда к месту использования отпуска и обратно сотрудникам, работающим в других районах (не отнесенных к Крайнему Северу и приравненных к нему местностям), облагается НДФЛ на общих основаниях (письмо Минфина России от 22 августа 2013 г. № 03-04-05/34347).

 

3. Постановление ФАС СЗО от 25.12.2008 № А42-1471/2008 «Суд отказал заявителю в признании недействительным решения ИФНС о доначислении ЕНВД по виду деятельности розничная торговля трансмиссионными маслами, поскольку масла моторные и масла трансмиссионные являются самостоятельными видами товаров, при этом...»

«Основанием для перерасчета налоговой базы и сумм НДФЛ за 2004-2005 годы и доначисления 4462 руб. НДФЛ за этот период послужило то обстоятельство, что общество выплачивало работникам компенсацию проезда к месту отпуска и обратно при отсутствии проездных билетов, но при наличии документов, подтверждающих проведение отпуска в другой местности, в размере стоимости проезда в плацкартном вагоне скорого или пассажирского поезда, в то время как, по мнению налоговой инспекции, выплате подлежала компенсация в размере стоимости проезда в общем вагоне. Разница в указанной стоимости и явилась суммой, которую налоговая инспекция не признала компенсационной выплатой и включила ее в базу при исчислении НДФЛ.
Суд первой инстанции поддержал позицию налогового органа. Однако при этом суд не учел следующего.*
В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Согласно статье 33 Закона Российской Федерации "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях" лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплачиваемый один раз в два года за счет предприятий, учреждений, организаций проезд к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно любым видом транспорта, в том числе личным (кроме такси), а также на оплату стоимости провоза до 30 килограммов багажа.
В силу статьи 325 Трудового кодекса Российской Федерации лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплачиваемый один раз в два года за счет средств работодателя проезд к месту использования отпуска в пределах территории Российской Федерации и обратно любым видом транспорта, в том числе личным (за исключением такси), а также на оплату стоимости провоза багажа весом до 30 килограммов. Оплата стоимости проезда работника личным транспортом к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем. Работодатели также оплачивают стоимость проезда к месту использования отпуска работника и обратно и провоза багажа неработающим членам его семьи (мужу, жене, несовершеннолетним детям) независимо от времени использования отпуска. Оплата стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно работника и членов его семьи производится перед отъездом работника в отпуск исходя из примерной стоимости проезда. Окончательный расчет производится по возвращении из отпуска на основании предоставленных билетов или других документов.

Факт проезда работников предприятия к месту отдыха и обратно подтверждается отметкой в отпускном удостоверении. Налоговая инспекция не оспаривает, что путь, который выбрали работники для проезда к месту отдыха и обратно на личном транспорте, является кратчайшим путем.

Согласно статье 5 Трудового кодекса Российской Федерации трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения регулируются также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.*
При оплате проезда сотрудников к месту проведения отпуска и обратно, общество руководствовалось Коллективным договором на 2004-2007 годы, заключенным с объединенной профсоюзной организацией, и Положением о компенсации расходов на оплату проезда и провоз багажа к месту проведения отпуска и обратно работникам подразделений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членам их семей".*

При таких обстоятельствах выводы налоговой инспекции и суда о неправомерном неудержании обществом налога на доходы физических лиц являются необоснованными.
По этому эпизоду решение суда подлежит отмене с вынесением нового решения об удовлетворении заявленных требований».*

 

 

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль