Учет рабочего времени сотрудника

435

Вопрос

Сотрудник вуза одновременно с выполнением своих должностных обязанностей учится в магистратуре по очной форме обучения на бюджетной основе и получает стипендию.  Как вести учет рабочего времени, производить выплату заработной платы и стипендии?

Ответ

Выплата стипендии не зависит от выплаты заработной платы. Стипендию данному студенту следует выплачивать на общих основаниях. Условия назначения и порядок выплаты приведены в рекомендации.

 

Табель учет рабочего времени следует заполнять в обычном порядке.

Учреждения используют типовые формы: табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы по форме № 0504421,табель учета рабочего времени по форме № 0301008 . В Табеле (ф. 0504421) регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней - условные обозначения отклонений.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле по форме № 0301008 или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).

Порядок расчета заработной платы приведен в рекомендации. Если сотруднику установлен месячный оклад, его зарплата не зависит от количества рабочих дней, которые приходятся на тот или иной месяц по графику. Сотруднику, отработавшему все дни месяца, всегда начисляйте зарплату в размере месячного оклада.

Так же при расчете заработной платы следует руководствоваться режимом работы сотруника.

 

1. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении обеспечение обучающихся (студентов) стипендией, материальной поддержкой

Государственная академическая стипендия

Государственную академическую стипендию выплачивайте студентам, которые обучаются по программам:

  • высшего образования по программам бакалавриата, специалитета, магистратуры*;
  • среднего профессионального образования по программам подготовки квалифицированных рабочих, служащих, специалистов среднего звена.

Такой вывод следует из пункта 1 постановления Правительства РФ от 10 октября 2013 г. № 899.

Стипендия назначается не реже двух раз в год по результатам промежуточной аттестации. Основаниями для назначения обычно являются зачетная и экзаменационная ведомости. Стипендию назначайте студентам, если соблюдаются такие условия*:

  • студент обучается по очной форме;
  • отсутствует академическая задолженность;
  • отсутствует оценка «удовлетворительно» по итогам промежуточной аттестации.

То есть стипендия может быть назначена студентам, которые обучаются на «отлично», «отлично и хорошо», «хорошо».

Кроме того, стипендию назначайте всем студентам-первокурсникам, которые обучаются по очной форме. Выплачивать им стипендию нужно до прохождения первой промежуточной аттестации.

Об этом сказано в пункте 5 Порядка, утвержденного приказом Минобрнауки России от 28 августа 2013 г. № 1000.

Размер академической стипендии образовательное учреждение должно определить самостоятельно*. При этом нужно учитывать мнение совета обучающихся и профсоюза.
Методические рекомендации о создании и деятельности советов обучающихся приведены в письмах Минобрнауки России от 14 февраля 2014 г. № ВК-264-09 и № ВК-262-09.

Размер устанавливайте в пределах выделенных на стипендиальное обеспечение средств. Однако он не должен быть меньше размера, установленного законодательно. Так, академическая стипендия за счет федерального бюджета установлена по образовательным программам в размере:

  • для среднего профессионального образования (СПО) – 487 руб. в месяц;
  • для высшего профессионального образования (ВПО) – 1340 руб. в месяц.

Об этом сказано в частях 8, 9, 10 статьи 36 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ, пунктах 2, 3 Порядка, утвержденного приказом Минобрнауки России от 28 августа 2013 г. № 1000, подпункте «а» пункта 1 постановления Правительства РФ от 10 октября 2013 г. № 899.

Выплату академической стипендии назначает руководитель учреждения своим приказом* (п. 10 Порядка, утвержденного приказом Минобрнауки России от 28 августа 2013 г. № 1000).

Стипендию выплачивайте один раз в месяц* (п. 11 Порядка, утвержденного приказом Минобрнауки России от 28 августа 2013 г. № 1000).

Студентам, обучающимся по образовательным программам высшего образования, может быть назначена повышенная академическая стипендия за особые достижения в одной или нескольких сферах деятельности: учебной, научно-исследовательской, общественной, культурно-творческой, спортивной. Размер повышенной стипендии устанавливает ученый совет учреждения с участием представителей органов студенческого самоуправления. Кроме того, ученый совет учреждения устанавливает курс (семестр), с которого такая стипендия может быть назначена. Порядок и критерии назначения повышенной стипендии установлены постановлением Правительства РФ от 18 ноября 2011 г. № 945.

Выплату стипендии прекращайте*:

1. с момента отчисления обучающегося;

2. с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, когда:
– студент получил «удовлетворительно» во время промежуточной аттестации;
– у студента образовалась академическая задолженность.

Об этом сказано в пунктах 13–14 Порядка, утвержденного приказом Минобрнауки России от 28 августа 2013 г. № 1000.

 

2. Рекомендация: Как вести учет рабочего времени

Табель учета

Учет фактически отработанного времени нужно вести по каждому сотруднику. Делать это необходимо в табеле учета рабочего времени.

Табель ведите по типовым формам: *

  • табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы по форме № 0504421;
  • табель учета рабочего времени по форме № Т-13 (ф. 0301008). Этот бланк применяется при автоматизированной обработке данных.

Другие формы табелей не используйте.

Такой вывод следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, приложения 1 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н, указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, и подтвержден в письме Минфина России от 6 июня 2014 г. № 02-06-05/27550.

Методические указания по заполнению табеля по форме № 0504421 утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Указания по заполнению табеля по форме № 0301008постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1*.

 

3. ПРИКАЗ МИНФИНА РОССИИ ОТ 15.12.2010 № 173Н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, ...»

«Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы

(код формы 0504421)

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (далее - Табель (ф.0504421) применяется для учета использования рабочего времени и начисления заработной платы.

Табель (ф.0504421) ведется лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.) обособленных подразделений (филиалов).Табель (ф.0504421) открывается ежемесячно за 2-3 дня до начала расчетного периода на основании Табеля (ф.0504421) за прошлый месяц.

Записи в Табель (ф.0504421) работников учреждения, их исключение из Табеля (ф.0504421), производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (учету кадров, использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда).

В Табеле (ф.0504421) регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней - условные обозначения отклонений.*

В нижней части строки записываются также часы работы в ночное время.

При наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период), нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой - условное обозначение вида отклонений, а знаменатель - часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в Табеле (ф.0504421) повторяется.

В конце месяца работником, ответственным за ведение Табеля (ф.0504421), определяется общее количество дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время и другие виды) с записью их в соответствующие графы (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51). Заполненный Табель (ф.0504421) подписывается лицом, на которого возложено ведение Табеля (ф.0504421).Заполненный Табель (ф.0504421) и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам "Сумма" (41, 44, 46, 48, 50, 52). После утверждения руководителем учреждения Табель (ф.0504421) используется для составления Расчетно-платежной ведомости (ф.0504401) (Расчетной ведомости (ф.0301010).»

4. ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГОСКОМСТАТА РОССИИ ОТ 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (не нуждается в госрегистрации)»

«Табель учета рабочего времени
(форма N Т-13)

Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела I. "Учет рабочего времени" табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2. "Расчет с персоналом по оплате труда".

Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и пр.).*

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:в форме N Т-12 (графы 4, 6) - две строки;в форме N Т-13 (графа 4) - четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).В формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме N Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках - количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).* При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.При составлении табеля по форме N Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18-22, а при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18-34.Форма N Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме N Т-13:при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты "код вида оплаты", "корреспондирующий счет" над таблицей с графами с 7-9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8.при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7-9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. - то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.»

5.Рекомендации: Как рассчитать зарплату при повременной оплате труда

Случаи применения

Как правило, повременную оплату труда устанавливают сотрудникам:

  • которые не производят материальных ценностей (например, бухгалтеру, секретарю);
  • чья выработка не зависит от личных навыков (например, сотруднику, работающему на конвейере).

Расчет

При повременной оплате труда сотруднику можно установить:

  • часовую ставку;
  • месячный оклад.

Если сотруднику установлена часовая ставка, оплачивайте количество отработанных им часов по такой формуле:

Зарплата

=

Количество отработанных часов

×

Часовая ставка


Если сотруднику установлен месячный оклад, его зарплата не зависит от количества рабочих дней, которые приходятся на тот или иной месяц по графику. Сотруднику, отработавшему все дни месяца, всегда начисляйте зарплату в размере месячного оклада*.


Пример расчета зарплаты при повременной оплате труда

В учреждении работают сотрудники на условиях повременной оплаты труда.

Кладовщику П.А. Беспалову установлена почасовая оплата. Ставка в час – 93,75 руб. Зарплата секретаря Е.И. Ивановой – 15 000 руб. в месяц.

Все сотрудники отработали месяц полностью.

В октябре – 176 рабочих часов. Зарплата Беспалова за октябрь составила:
93,75 руб. × 176 ч = 16 500 руб.

Зарплата Ивановой за октябрь составила 15 000 руб.

Отработан неполный месяц

Если сотрудник, которому установлен месячный оклад, отработал не весь месяц, его зарплату рассчитайте по формуле:*

Зарплата

=

Оклад сотрудника

:

Количество рабочих дней в месяце

×

Количество отработанных дней

 

 

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями

Читайте в следующих номерах журнала "Зарплата в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      30 000 ответов на вопросы специалистов госсектора

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×