Учет при налогообложении суточных

519

Вопрос

Командировка, суточные. Заранее мы сотруднику ничего не выдавали и выдадим суточные только после сдачи авансового отчета. В авансовом отчете мы указываем сумму суточных 2000 или сразу за минусом налога? Если мы укажем 2000, а выплатим меньше на сумму налога, то остаток повиснет на 212 коде. А перечисленный налог проводка повиснет минусом. Как совместить по проводкам сумму налога и остатка суточных?

Ответ

Доход сотрудника (сверхнормативную сумму суточных), с которого необходимо удержать налог, определяйте после утверждения авансового отчета сотрудника, т.е. в авансовом отчете нужно отразить и выплатить работнику 2000 рублей. А рассчитывать и удерживать сумму НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты сотруднику денежных средств, в том числе с заработной платы, выплачиваемой работнику за первую половину месяца (аванса).

 

Дебет 0.401.20.212 (0.109.60.212–0.109.90.212) Кредит 0.208.12.660
– отражены расходы на оплату суточных;

Дебет 0.208.12.560 Кредит 0.201.34.610
– возмещены сотруднику суточные, на которые не был выдан аванс;

Дебет 0.302.11.830 Кредит 0.303.01.730
– удержан НДФЛ с суммы сверхнормативных суточных.

О боснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как учесть при налогообложении суточные

Размер суточных

Размер суточных для организаций госсектора определяется на законодательном уровне. В то же время на федеральном уровне этот размер можно увеличить за счет экономии бюджетных средств или средств от деятельности, приносящей доход (п. 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729). Увеличенный размер суточных должен быть закреплен в локальных нормативных актах. На региональном (местном) уровне возможность увеличения размера суточных также может быть предусмотрена нормативно-правовыми актами органов субъектов РФ или местным законодательством.

При расчете некоторых налогов суточные учитываются в пределах норм.

НДФЛ

При расчете НДФЛ размер суточных нормируется. Не облагаются этим налогом суточные в пределах:

  • 700 руб. – за день нахождения в командировке в России;
  • 2500 руб. – за день нахождения в загранкомандировке.

С суточных, выплаченных сверх установленных норм (700 руб. и (или) 2500 руб.), удержите НДФЛ.

Такой порядок следует из абзаца 10 пункта 3 статьи 217, статьи 210 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: в какой момент нужно удержать НДФЛ с суммы сверхнормативных суточных, выплаченных командированному сотруднику

Удерживайте налог после утверждения авансового отчета на ближайшую дату выплаты сотруднику денежных средств.

Выплаченные командированному сотруднику суточные являются подотчетными суммами. Поэтому до даты представления авансового отчета данные суммы являются задолженностью сотрудника перед учреждением, а не его доходом.

Кроме того, на момент выдачи подотчетных сумм неизвестно, какую именно сумму сотрудник израсходует. Например, при возвращении из командировки раньше срока полученная сумма суточных не будет израсходована полностью. Окончательную сумму суточных, которую сотрудник получил сверх установленных норм, можно будет определить только после утверждения авансового отчета и сдачи остатка неизрасходованного аванса в кассу.

Такой порядок следует из пункта 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Поэтому доход сотрудника (сверхнормативную сумму суточных), с которого необходимо удержать налог, определяйте после утверждения авансового отчета сотрудника. А рассчитывать и удерживать сумму налога нужно на ближайшую дату выплаты сотруднику денежных средств.

Такой порядок следует из абзаца 10 пункта 3 статьи 217, статьи 210, пункта 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ и подтвержден в письме Минфина России от 14 января 2013 г. № 03-04-06/4-5.

Ранее Минфин России высказывал иную позицию, в соответствии с которой определять доход (сверхнормативную сумму суточных) нужно на дату выплаты суточных, то есть на дату выдачи сотруднику аванса на командировку (письмо Минфина России от 1 февраля 2008 г. № 03-04-06-01/27). Однако в связи с выходом более поздних разъяснений в настоящее время эта точка зрения является неактуальной.

<…>

Андрей Кизимов

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Любовь Котова

заместитель директора департамента развития социального страхования Минтруда России

2. Рекомендация: Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

<…>

Авансовый отчет

Авансовый отчет оформляют в одном экземпляре. Часть авансового отчета заполняет сам командированный сотрудник, а часть – бухгалтер.

В государственных (муниципальных) учреждениях

Форма авансового отчета (ф. 0504049) и Методические указания по его заполнению утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

При необходимости организация может доработать унифицированную форму авансового отчета, расширив или сузив графы и строки, введя дополнительные строки и вкладные листы. Вносимые изменения оформите соответствующим организационно-распорядительным документом (например, приказом руководителя). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 8 июля 2011 г. № 03-03-06/1/414.

На лицевой стороне отчета подотчетное лицо должно указать свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне ему необходимо перечислить расходы, понесенные за период поездки (включая суточные), и указать реквизиты оправдательных документов (графы 1–6 отчета). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Форму можно заполнять как от руки, так и на компьютере, в том числе полностью в электронном виде. Правда, в последнем случае документ будет действителен, только если все ответственные сотрудники поставят на нем свои электронные подписи (письмо Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250). Такой порядок следует из положений части 5 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статьи 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

В государственных и муниципальных учреждениях

Важная деталь: сотрудник должен сдать авансовый отчет и подтверждающие документы независимо от применяемой у вас системы налогообложения. Так, даже в автономном учреждении на упрощенке нужно подтвердить расходы в командировке соответствующими документами. В противном случае будет нарушен порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 НК РФ). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 30 октября 2013 г. № 03-11-11/46198.

Когда сотрудник принесет авансовый отчет и прилагающиеся к нему документы, выдайте ему расписку в получении. После этого приступите к проверке отчета и его бухгалтерской обработке. Суммы расходов разнесите по соответствующим статьям и спишите с подотчетного лица.

В государственных и муниципальных учреждениях

Вот основные требования, которые предъявляют налоговые инспекторы к оформлению авансового отчета и приложений к нему:

  • авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Датой, когда при налогообложении возникают внереализационные и прочие расходы, признается день утверждения авансового отчета. Таким образом, если авансовый отчет не утвержден руководителем или уполномоченным им сотрудником (по доверенности), то признание расходов по нему спорно (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ);
  • в кассовых чеках, квитанциях и других подтверждающих оплату документах должны быть указаны наименования товаров. Если же чек пробит только на определенную сумму, то сотрудник должен попросить выдать ему товарный чек. В противном случае идентифицировать расход, а также его обоснованность нельзя. Кроме того, возместить такие суммы сотруднику вы не сможете. А ранее выданный аванс придется удержать или оформить как другую выплату и начислить с нее страховые взносы и НДФЛ;
  • принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.

Внимание: если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям то выплаты по нему компенсацией командировочных расходов признаны не будут. А значит, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ. То же относится к ситуации, когда необходимые приложения к авансовому отчету отсутствуют или оформлены неверно (письмо Минтруда России от 7 октября 2013 г. № 17-4/1647).

Если сотрудник ездил за границу и аванс ему был выдан в валюте, то оформить документы надо по-особому. В авансовом отчете нужно дополнительно заполнить строки и графы «в валюте». Все валютные суммы нужно пересчитать в рубли по официальному курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.

Кроме того, все документы (чеки, квитанции, билеты и т. п.), подтверждающие затраты сотрудника за рубежом, должны быть построчно переведены на русский язык. Это необходимо как для целей бухучета, так и для целей налогообложения.

В государственных и муниципальных учреждениях

Об этом сказано в пунктах 13, 215 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н, статье 68 Конституции РФ, пункте 1 статьи 16 Закона от 25 октября 1991 г. № 1807-1, статье 313 Налогового кодекса РФ, письме Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6.

В самих документах ничего дописывать не нужно. Приложите к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести текст может как профессиональный переводчик, так и сотрудник, на которого возложена такая обязанность (письма Минфина России от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202, от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

Некоторые слова на иностранном языке можно не переводить – зарегистрированные товарные знаки, например название авиакомпании в авиабилете (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.). Так же поступайте в отношении текста, который не имеет существенного значения для подтверждения произведенных расходов. Например, в авиабилете на иностранном языке – условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другая подобная информация (письма Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

<…>

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Рекомендация: Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику

<…>

В учете бюджетных учреждений:

В учете сумму командировочных расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, отразите следующими проводками:

Дебет 0.401.20.212 (0.109.60.212–0.109.90.212) Кредит 0.208.12.660
– отражены расходы на оплату суточных;

Дебет 0.401.20.222 (0.109.60.222–0.109.90.222) Кредит 0.208.22.660
– отражены расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно, постельных принадлежностей, комиссионных сборов;

Дебет 0.401.20.226 (0.109.60.226–0.109.90.226) Кредит 0.208.26.660
– отражены расходы на оплату проживания.

<…>

Ситуация: на каком счете отражать суммы, израсходованные командированным сотрудником. Перед отъездом сотруднику не был выдан аванс

Представители Минфина России рекомендуют учитывать такие расходы на счете 0.208.00.000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Порядок отражения в учете сумм, израсходованных командированным сотрудником, на которые не был выдан аванс, в Инструкции к Единому плану счетов № 157н не установлен. Однако представители Минфина России рекомендуют учитывать такие расходы на счете 0.208.00.000 «Расчеты с подотчетными лицами» аналогично расходам, на которые аванс был выдан. Объясняется это тем, что сумма перерасхода подотчетного лица над ранее выданным авансом отражается на счете 0.208.00.000 и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Следуя принципу единообразия бухучета (ст. 20 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ), кредиторскую задолженность перед сотрудником, не получившим предварительного аванса, корректно отразить на счете 0.208.00.000.

Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 30 сентября 2011 г. № 02-06-05/4406.

Порядок отражения в бухучете расчетов с подотчетными лицами, которым не был выдан аванс, зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:

При выплате сотруднику компенсации командировочных расходов сделайте следующие проводки:

Дебет 0.208.12.560 Кредит 0.201.34.610
– возмещены сотруднику суточные, на которые не был выдан аванс;

Дебет 0.208.22.560 Кредит 0.201.34.610
– возмещены сотруднику расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно, на которые не был выдан аванс;

Дебет 0.208.26.560 Кредит 0.201.34.610
– возмещены сотруднику расходы на оплату проживания, на которые не был выдан аванс.

Об этом сказано в пункте 105 Инструкции № 174н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 201.34, 208.00).

<…>

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

Игорь Кузьмин

советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса (департамент бюджетной политики и методологии Минфина России)

4. Рекомендация: Как учесть при налогообложении дополнительные командировочные расходы

<…>

В учете бюджетных учреждений:

<…>

Пример отражения в учете расходов на дополнительные услуги гостиницы, связанных с созданием повышенного комфорта. Учреждение применяет общую систему налогообложения

Экономист бюджетного учреждения «Альфа» А.С. Кондратьев вернулся из командировки. Срок поездки составил 3 дня (с 7 по 9 февраля). Командировка непосредственно связана с деятельностью, приносящей доход (облагаемой НДС) и оплачена за счет средств от этой деятельности.

Учреждение начисляет взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование по общим ставкам, взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний по ставке 0,2 процента. Сумма выплат в пользу сотрудника, облагаемая взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, не превысила с начала года 624 000 руб.

10 февраля был утвержден авансовый отчет. Вместе с авансовым отчетом Кондратьев передал в бухгалтерию документы, которые подтверждают его расходы. В их состав входит счет гостиницы на общую сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.).

В счете выделены:

  • плата за пользование мини-баром – 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.);
  • плата за услуги фитнес-центра – 472 руб. (в т. ч. НДС – 72 руб.).

По приказу руководителя учреждения сотруднику возмещают все расходы, в том числе затраты, связанные с созданием повышенного комфорта.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводки:

Дебет 2.109.80.226 Кредит 2.208.26.660
– 5000 руб. (5900 руб. – 900 руб.) – включена в расходы стоимость проживания Кондратьева в гостинице;

Дебет 2.210.01.560 Кредит 2.208.26.660
– 900 руб. – выделен НДС со стоимости услуг по проживанию в гостинице.

При расчете налога на прибыль в состав расходов не включается стоимость дополнительных услуг в размере 500 руб. (118 руб. – 18 руб. + 472 руб. – 72 руб.). НДС с этой части расходов к вычету не принимается.

Во избежание споров с налоговой инспекцией с компенсации дополнительных расходов Кондратьева бухгалтер «Альфы» удержал НДФЛ, а также начислил страховые взносы.

Дебет 2.303.04.830 Кредит 2.210.01.660
– 810 руб. (900 руб. – 90 руб.) – принят к вычету НДС на основании счета гостиницы;

Дебет 2.401.20.226 Кредит 2.210.01.660
– 90 руб. – списан НДС, не подлежащий возмещению из бюджета;

Дебет 2.302.11.830 Кредит 2.303.01.730
– 77 руб. (590 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с компенсации дополнительных расходов за время проживания в гостинице;

Дебет 2.109.80.213 Кредит 2.303.10.730
– 130 руб. (590 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы;

Дебет 2.109.80.213 Кредит 2.303.02.730
– 17 руб. (590 руб. × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование;

Дебет 2.109.80.213 Кредит 2.303.07.730
– 30 руб. (590 руб. × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование;

Дебет 2.109.80.213 Кредит 2.303.06.730
– 1 руб. (590 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

<…>

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

01.08.2014г.

С уважением,

Евгения Шерченкова

эксперт БСС «Системы Главбух»

Ответ утвержден:

Наталией Зориной

Ведущим экспертом БСС «Системы Главбух»

___________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.gosfinansy.ru/#/hotline/rules/?step=4

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

Фото

Плюс к этому Вы получите подарок - свежий номер журнала в формате .pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль