Поступление материальных запасов, при отсутствие склада и должности кладовщика

515

Вопрос

Необходимо ли приходовать книги для пополнения библиотечного фонда через склад или можно сразу на материально-ответственное лицо библиотекаря?

Ответ

Книги необходимо приходовать на склад, после чего они передаются в библиотечный фонд материально-ответственному лицу.

 

Если в учреждении отсутствует склад и должность кладовщика, книги сразу поступают сотрудникам (материально-ответственным лицам).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация: как отразить в бухучете поступление и списание материальных запасов, если в учреждении отсутствует склад и должность кладовщика

Если у учреждения отсутствуют склад и должность кладовщика, то материальные запасы сразу поступают материально-ответственным лицам и списываются в обычном порядке.

По общему правилу поступление материальных запасов в учреждение отражается на счете 0.105.00.000 «Материальные запасы» на основании первичных учетных документов (п. 98, 114 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). При этом материальные запасы сначала нужно оприходовать на склад, а затем передать сотрудникам учреждения (материально-ответственным лицам) на хозяйственные нужды.*

Следует отметить, что в учреждениях здравоохранения наличие склада обязательно. Объясняется это тем, что при приобретении или безвозмездном получении мягкий инвентарь (белье) должно поступить на склад. Его передача непосредственно в пользование отделений (кабинетов, лабораторий), минуя склад, запрещена. Об этом сказано в пункте 6 Инструкции, утвержденной приказом Минздрава СССР от 29 февраля 1984 г. № 222.

В учреждениях, в которых отсутствует склад и должность кладовщика, материальные запасы сразу поступают сотрудникам (материально-ответственным лицам), а затем списываются с учета в обычном порядке*. При этом в документах на списание материальных запасов (например, в ведомости на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203), ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)) в графах «Получил» и «Выдал» ставится подпись материально-ответственного лица.

В любом случае (при наличии в учреждении склада и должности кладовщика или при их отсутствии) к аналитическим счетам счета 0.105.00.000 откройте субсчет «Материально-ответственное лицо» (либо субсчет с указанием мест хранения) (п. 119 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Порядок отражения в бухучете операций по поступлению и списанию материальных запасов зависит от типа учреждения.

<…>

Наталия Гусева

руководитель Научно-практического института методологии и организации внутреннего контроля в государственном секторе, государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

2.Рекомендации: Как организовать учет в библиотеке образовательного учреждения и отразить данные о библиотечном фонде в бухучете

Многие образовательные учреждения имеют в своем составе библиотеку как структурное подразделение. Все документы, поступающие в библиотеку, составляют библиотечный фонд.

Учет библиотечного фонда представляет собой непосредственно учет в библиотеке и в бухгалтерии учреждения.*

Правила учета библиотечного фонда утверждены приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

Учет в библиотеке

Непосредственно в библиотеке учитывайте все документы независимо от вида носителя, в том числе:

  • печатные и неопубликованные издания: книги, брошюры, периодические издания, нотные издания, технические документы и др.;
  • аудиовизуальные: фоно-, видео-, фото-, кинодокументы (на дисках, кассетах, катушках);
  • документы на микроформах: микрофильмы и микрофиши;
  • электронные: на съемных носителях (диски, флеш-карты), на жестком диске компьютера библиотеки и доступные через информационно-телекоммуникационные сети (сетевые локальные документы), размещенные на внешних технических средствах и получаемые во временное пользование через Интернет по договору, лицензионному соглашению (сетевые удаленные документы).

Основными единицами учета документов являются экземпляр и название. Однако также применяются дополнительные единицы: метрополка, подшивка, единица памяти данных. Для газет – годовой комплект и название.

При учете объекты подразделяйте на документы постоянного, длительного и временного хранения.

В библиотеке ведите суммарный и индивидуальный учет. Такой учет можно вести как в традиционном, так и в электронном виде.

Учет могут вести:*

  • структурные подразделения библиотек, в ведении которых находится комплектование фонда;
  • подразделения, которые обеспечивают хранение и использование закрепленных за ними частей общего фонда библиотеки.

Об этом сказано в пунктах 1.4, 1.5, 1.6, 2.1, разделе III Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077. При ведении учета электронных документов есть свои особенности.

<…>

Поступление документов в библиотеку

В библиотеку документы поступают в результате:

  • покупки;
  • подписки;
  • обмена;
  • пожертвования (дарения), поставки обязательного экземпляра;
  • копирования оригиналов из фонда библиотеки.

Документы, которые включаются в фонд библиотеки, маркируйте. Для этого можно использовать штемпели, книжные знаки, индивидуальные штриховые коды и др. При маркировке соблюдайте следующие требования: обозначение принадлежности, эстетику, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.

Электронные сетевые документы (локальные и удаленные) идентифицируются специальными программными средствами.

Об этом сказано в абзаце 1 раздела IV, пунктах 4.5, 4.7 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

Принимать объекты в библиотеку нужно по первичным учетным документам, которые должны включать список поступлений. Как правило, это накладная или акт. Однако в некоторых случаях нужны другие документы.

При получении документов от организаций или граждан в дар (пожертвование) с указанием назначения для пополнения библиотечного фонда нужно оформить договор пожертвования.

При получении документов на безвозмездной основе без первичных документов самостоятельно составьте акт о приеме.*

Прием документов от читателей взамен утерянных (или признанных равноценными утраченным) оформите актом о приеме документов взамен утерянных. Такой акт обязательно должен содержать следующие реквизиты: фамилию и инициалы читателя, сведения о принятых изданиях, подписи читателя и принимающей стороны.

На первичных документах сделайте запись, которая подтверждает, что поступившие объекты приняты в библиотечный фонд (причем укажите, в состав какого имущества они включаются – особо ценного или иного движимого), и передайте их в бухгалтерию.

Такая норма установлена пунктами 4.1, 4.1.1–4.1.3, 4.9 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

Поступающие в библиотеку объекты подлежат суммарному и индивидуальному учету (п. 4.3, 4.4 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077).

<…>

Бухучет

В бухучете материальные объекты библиотечного фонда независимо от срока их полезного использования учитывайте в составе основных средств. Исключение – периодические издания. Об этом сказано в пунктах 38, 53 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

В казенных учреждениях библиотечный фонд, относящийся к основным средствам, учитывайте на счете 1.101.37.000 «Библиотечный фонд – иное движимое имущество учреждения» (п. 5 Инструкции № 162н).

В бюджетных и автономных учреждениях библиотечный фонд, относящийся к основным средствам, учитывайте на следующих счетах:*

  • 0.101.27.000 «Библиотечный фонд – с учреждения»;
  • 0.101.37.000 «Библиотечный фонд – иное движимое имущество учреждения».

Об этом сказано в пункте 8 Инструкции № 174н, пункте 8 Инструкции № 183н.

Поступление объектов библиотечного фонда отражайте на основании первичных учетных документов, переданных из библиотеки. Подробнее о том, как оформить и отразить в бухучете поступление объектов библиотечного фонда, см.:

В отличие от остальных основных средств объектам библиотечного фонда не присваивайте инвентарные номера (п. 46 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).*

Аналитический учет ведите в карточке группового учета основных средств (ф. 0504032). Карточку откройте одну на весь библиотечный фонд и учет в ней ведите в денежном выражении общей суммой. Об этом сказано в пункте 54 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Амортизацию на объекты библиотечного фонда (за исключением периодических изданий) начисляйте в следующем порядке:

  • на объекты стоимостью до 40 000 руб. включительно – в размере 100 процентов балансовой стоимости при выдаче их в эксплуатацию;
  • на объекты стоимостью свыше 40 000 руб. – в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами амортизации.

Об этом сказано в пункте 92 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Подробнее о том, как начислить амортизацию и отразить ее в бухучете, см. Как начислить амортизацию основных средств в бухучете.

Списание объектов библиотечного фонда отражайте в бухучете на основании акта о списании (ф. 0504144) и приложенных к нему документов, полученных из библиотеки. Подробнее о том, как отразить списание в бухучете, см. Как оформить и отразить в бухучете ликвидацию основных средств.

<…>

Лариса Шиловская

заместитель директора департамента

бюджетного процесса, учета и отчетности Минобрнауки России, к. э. н.

Татьяна Кочнова

заместитель главного бухгалтера Минобрнауки России, к. э. н.

2. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете приобретение основных средств за плату

<…>

Документальное оформление

Первичный документ, который нужно оформить при поступлении основного средства, зависит от вида приобретаемого имущества:

  • при поступлении недвижимого имущества, а также движимого имущества стоимостью свыше 3000 руб. (кроме зданий, сооружений, а также библиотечного фонда независимо от стоимости) составьте акт по форме № ОС-1 (0306001);*
  • при покупке зданий, сооружений заполните акт по форме № ОС-1а (0306030);
  • при приобретении нескольких однородных основных средств (например, библиотечного фонда независимо от стоимости) оформите акт по форме № ОС-1б (0306031). При заполнении этих актов применяйте тот же порядок, что и при составлении акта по форме № ОС-1.

Поступление имущества стоимостью до 3000 руб. включительно оформляйте на основании первичных документов, полученных от поставщиков (например, на основании накладных). Акт по форме № ОС-1 (0306001) не составляйте (если же акт предоставил поставщик, у которого это имущество учитывалось в составе основных средств, дозаполните его в общем порядке).

Порядок составления акта по форме № ОС-1 (0306001) зависит от того, как учитывалось полученное имущество у поставщика – как товар или в составе основных средств.*

Если учреждение приобрело основное средство у поставщика, который учитывал его как основное средство, акт по форме № ОС-1(0306001) должны заполнить обе стороны сделки. Акт нужно составить в двух экземплярах. Один экземпляр акта, заполненный поставщиком, остается у него и служит основанием для отражения выбывшего имущества в учете. При этом раздел «Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету» в своем экземпляре акта поставщик не заполняет. Второй заполненный экземпляр акта поставщик передает организации-покупателю. На основании этого документа она отражает поступление основного средства. Раздел «Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету» покупатель заполняет самостоятельно. Оба экземпляра акта должны быть подписаны как поставщиком, так и покупателем. Такие правила следуют из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.

Если приобретаемое основное средство у поставщика (подрядчика, выполнившего монтаж) не учитывалось в составе основных средств, акт по форме № ОС-1 (0306001) должен составить только покупатель. Акт составьте на основании товаросопроводительных документов (например, товарной накладной, выписанной магазином) и технической документации, приложенной к основному средству (например, паспорт, инструкция пользователя). При этом реквизиты поставщика, которые предусмотрены в начале акта, а также разделы «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи» и «Сдал» не заполняйте. Это объясняется тем, что у поставщика при реализации такого имущества передача основного средства не происходит. Следовательно, составлять акт по форме № ОС-1 (0306001) он не обязан. Об этом сказано в письмах Минфина России от 29 июля 2011 г. № 02-06-10/3463, Росстата от 31 марта 2005 г. № 01-02-09/205.

При любом из перечисленных вариантов в акте по форме № ОС-1 (0306001) должны быть указаны:*

  • номер и дата составления акта;
  • полное наименование основного средства согласно технической документации;
  • название организации-изготовителя;
  • место приемки основного средства;
  • заводской и присвоенный инвентарный номера основного средства;
  • номер амортизационной группы и срок полезного использования основного средства;
  • сведения о содержании драгоценных металлов, камней;
  • другие характеристики основного средства.

Кроме того, акт должен содержать заключение приемочной комиссии (например, запись «Можно эксплуатировать»). Оформленный акт утверждается руководителем учреждения.

Такие правила следуют из части 3 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.

Одновременно с составлением акта по форме № ОС-1 (0306001) (№ ОС-1а (0306030), № ОС-1б (0306031)) заполните инвентарную карточку по форме № 0504031 (№ 0504032). Инвентарную карточку (книгу) заполняйте в одном экземпляре на основании данных акта и сопроводительных документов (например, технических паспортов). В дальнейшем в карточку (книгу) вносите сведения обо всех изменениях, влияющих на учет основного средства (переоценка, модернизация, внутреннее перемещение, выбытие). Сведения вносите на основании соответствующих документов (например, акта о приеме-сдаче модернизированных основных средств по форме № ОС-3 (0306002), накладной на внутреннее перемещение по форме № ОС-2(0306032)). Такие правила следуют из Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Оформляя поступление основных средств, приобретенных за плату, учитывайте особенности, которые связаны с приобретением имущества, требующего госрегистрации.

Бухучет

Затраты, связанные с приобретением основных средств, отразите на счете 0.106.01.000 «Вложения в основные средства» (п. 127 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Принятие основных средств (за исключением библиотечного фонда, являющегося периодическими изданиями) отразите на счете 0.101.00.000 «Основные средства» (п. 38 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Если основное средство вводится в эксплуатацию позже его принятия на учет, к счету 0.101.00.000 можно открыть субсчета «Основное средство на складе (в запасе)» и «Основное средство в эксплуатации» (п. 1 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Например, введение субсчетов необходимо для правильного начисления амортизации в налоговом учете. Подробнее о начислении амортизации в бухучете и при налогообложении см. Как в бухучете отразить начисление амортизации по основному средству.

Расходы на приобретение основных средств отражайте по статье КОСГУ 310 «Увеличение стоимости основных средств» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н). Исключение из этого правила составляют расходы на приобретение периодических изданий для библиотечного фонда.

Порядок отражения в бухучете расходов на приобретение основных средств зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:

Если по времени постановка основного средства на учет и его ввод в эксплуатацию совпадают, сделайте следующие проводки:*

Дебет 0.106.11.310 (0.106.21.310, 0.106.31.310) Кредит 0.302.31.730
– отражена стоимость имущества, приобретенного за плату, которое будет учтено в составе основных средств;

Дебет 0.106.11.310 (0.106.21.310, 0.106.31.310) Кредит 0.302.22.730 (0.302.26.730...)
– отражены затраты на приобретение имущества, которое будет учтено в составе основных средств;

Дебет 0.210.01.560 Кредит 0.302.31.730 (0.302.22.730, 0.302.26.730...)
– отражен НДС по приобретенному имуществу, которое будет учтено в составе основных средств, и затратам на доведение его до состояния, пригодного к использованию (если имущество будет использоваться в деятельности, облагаемой НДС);

Дебет 0.101.15.310 (0.101.24.310, 0.101.36.310...) Кредит 0.106.11.310 (0.106.21.310, 0.106.31.310)
– принято к учету и введено в эксплуатацию основное средство по первоначальной стоимости.

При вводе в эксплуатацию движимого имущества стоимостью до 3000 руб. включительно (за исключением библиотечного фонда) дополнительно сделайте следующие проводки:

Дебет 0.401.20.271 (0.109.60.271, 0.109.70.271...) Кредит 0.101.36.410 (0.101.35.410, 0.101.38.410...)
– списано с балансового учета движимое имущество стоимостью до 3000 руб. включительно при вводе в эксплуатацию;

Дебет 21
– учтено на забалансовом счете движимое имущество стоимостью до 3000 руб. включительно.

Если основное средство вводится в эксплуатацию позже его принятия на учет, сделайте проводку:

Дебет 0.101.15.310 (0.101.24.310, 0.101.36.310...) субсчет «Основное средство на складе (в запасе)» Кредит 0.106.11.310 (0.106.21.310, 0.106.31.310)
– принято к учету основное средство по первоначальной стоимости.

Такой порядок следует из пунктов 9, 10, 51, 112 Инструкции № 174н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 101.00, 106.00, 109.00, 210.01, 302.00, 401.20, забалансовый счет 21).

О том, как отразить в бухучете приобретение основных средств за счет КФО 5, а также о порядке отражения в учете показателей особо ценного имущества, см.:

<…>

Наталия Гусева

руководитель Научно-практического института методологии и организации внутреннего контроля в государственном секторе, государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита

департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

14.07.2014 г.

С уважением,

Булат Ахмутинов, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Наталией Зориной,

ведущим экспертом БСС «Система Главбух».

 

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль