Первичные документы по учету материальных запасов

400

Вопрос

Уточнение к вопросу № 369027 Учет МЗ. Бюджетное образовательное учреждение оказывает услуги морской перевозки. По условиям договора заказчик оплачивает стоимость услуг, а так же осуществляет поставку ГСМ. На основании ответа эксперта Главбуха, мы поняли, что поставку ГСМ приходуем на основании первичн. документа ТОРГ-12. В этом случае как оформляется ТОРГ-12? Кто поставщик, грузоотправитель, грузополучатель, плательщик?

Ответ

Независимо от того, каким способом получены материальные запасы, их поступление оформляют первичными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ, п. 7, 114 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Это - товарно-сопроводительные документы поставщика, иные первичные документы.

Товарная накладная (форма № ТОРГ-12) передается сторонней организацией и является основанием для оприходования ценностей. Поставщиком и грузоотправителем является сторонняя организация, грузополучателем и плательщиком, в данном случае, бюджетное учреждение.

При приемке материальных запасов на склад составьте приходный ордер, по форме № 0315003. Эта форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а. Приходный ордер оформляет материально-ответственное лицо склада в одном экземпляре в день поступления материальных запасов.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как организовать документооборот в бухгалтерии

Документы, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:

документы налогового учета и отчетности;

бухгалтерские документы.

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры.

Бухгалтерские документы делятся на три группы:

формы отчетности;

регистры бухучета;

первичные документы.

Первичные документы

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным документом. Нельзя принимать к учету документы, которыми оформлены несуществующие факты хозяйственной жизни (в т. ч. по мнимым и притворным сделкам). Об этом сказано вчасти 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Для организаций госсектора такие формы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

При создании первичных документов для целей бухучета используйте унифицированные формы. Если для какой-либо операции унифицированная форма не предусмотрена, учреждение может разработать ее самостоятельно. Формы документов, разработанные самостоятельно, утвердите в учетной политике. Такой вывод следует из положений пунктов 6 и 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.*

Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 9 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Первичные документы составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст.9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Обратите внимание! С 1 января 2014 года в первичных учетных документах вместо кода ОКАТО указывайте код ОКТМО. Такие разъяснения приведены в совместном письме от 23 января 2014 г. Минфина России № 02-07-07/2369 и Казначейства России № 42-7.4-05/2.1-45.

Об особенностях формирования первичных документов по учету кадров см. Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.

Унифицированные формы

В унифицированные формы (за исключением форм по учету кассовых операций) можно добавлять реквизиты (вносить дополнительные строки, колонки). А вот убирать реквизиты установленных форм нельзя. Для того чтобы начать использование дополненной унифицированной формы, ее необходимо утвердить приказом (распоряжением) руководителя. Кроме того, внесите в учетную политику положение о том, что учреждение станет использовать дополненную форму. Такой вывод следует из пункта 7Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н, и Порядка, утвержденного постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20.

Формы документов не унифицированы

Первичные учетные документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты:

наименование документа;

дату составления;

наименование субъекта учета, от имени которого составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

величину натурального и (или) денежного измерения хозяйственной операции с указанием единиц измерения;

наименование должностных лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должностных лиц, ответственных за оформление свершившегося события;

подписи указанных лиц и их расшифровку или иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц;

информацию, необходимую для представления субъектом учета (администратором доходов бюджета) в государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах (ГИС ГМП). Такой информацией, в частности, являются:
– ИНН и КПП администратора доходов;
– сокращенное наименование органа Казначейства России;
– реквизиты счета Банка России, где открыт счет органу Казначейства России.

Такой порядок приведен в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, разделах III, IV Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 30 ноября 2012 г. № 19н.

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Справочник: Перечень типовых первичных документов

Сфера действия унифицированных документов

Документ, которым утверждены формы

Учет кадров

Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Приказ Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н

Учет рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

Учет расчетов с подотчетными лицами

Приказ Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н

Учет работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работах

Постановление Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100

Постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а

Приказ Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н

Учет основных средств

Постановление Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7

Приказ Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н

Учет нематериальных активов

Постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а

Приказ Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н

Учет материальных запасов*

<…>

3.Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете поступление материальных запасов

Материальные запасы могут поступить в учреждение:

по возмездным договорам (купля-продажа, поставка и т. п.);

безвозмездно (по договору дарения, при внутриведомственном перемещении, централизованном снабжении из бюджета одного или разных уровней);

в результате проведения демонтажных и (или) ремонтных работ;

в виде излишков, выявленных при инвентаризации;

от виновного лица, причинившего ущерб учреждению.

Кроме того, учреждение может изготовить материальные запасы самостоятельно либо получить их при ликвидации (разборке, утилизации) основных средств.

Об этом сказано в пункте 34 Инструкции № 183н, пункте 34 Инструкции № 174н, пункте 23 Инструкции № 162н.

Независимо от того, каким способом получены материальные запасы:

оформите их поступление первичными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7, 114 Инструкции к Единому плану счетов № 157н);

отразите их в бухучете по фактической стоимости (п. 100 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Фактическая стоимость, по которой материальные запасы приняты к учету, не изменяется, кроме случаев, установленных законодательством (например, в случае переоценки) (п. 107 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).*

Если есть необходимость вести учет материальных запасов по специально разработанной номенклатуре, укажите это в учетной политике для целей бухучета. Отметьте, что наименования товаров в приходных (первичных) документах и учетных регистрах, используемых в учреждении, могут не совпадать. Опишите технологию обработки учетной информации, которая поступает от поставщиков материальных запасов. Правомерность такого подхода подтверждается письмом Минфина России от 28 октября 2010 г. № 03-03-06/1/670.

Доставка

Материальные запасы могут быть доставлены в учреждение поставщиком, перевозчиком или самовывозом со склада поставщика.

При получении материальных запасов уполномоченным лицом учреждения (например, если учреждение получает материальные запасы со склада поставщика и самостоятельно организует доставку) ему нужно выдать доверенность. Этот документ заполните в одном экземпляре и выдайте сотруднику под расписку.

Доверенность на получение материальных запасов составьте по форме № М-2 или № М-2а. Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материальных запасов по доверенности носит массовый характер. Такую доверенность нужно зарегистрировать в журнале учета выданных доверенностей.

Доверенности по форме № М-2 или № М-2а можно выдавать только сотрудникам. В доверенности должны быть заполнены все реквизиты, включая образец подписи сотрудника, на имя которого она выдана. Список сотрудников, которые имеют право на получение доверенности, утвердите приказом. Доверенности обычно выдают на срок не более 15 дней. Если материальные запасы поступают в плановом порядке, доверенность может быть выдана на месяц.

Обо всем этом сказано в разделе 3 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

При приемке материальных запасов на склад составьте приходный ордер, например, по форме № 0315003. Эта форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Приходный ордер оформляет материально-ответственное лицо склада в одном экземпляре в день поступления материальных запасов. Об этом сказано в разделе 3указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.*

Если фактическое количество (качество, ассортимент) материальных запасов не соответствует документам передающей стороны, приходный ордер не оформляйте. В этом случае принимать материальные запасы должна специальная комиссия, которая составляет акт по форме № 0315004, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Подробнее этот вопрос рассмотрен в рекомендации Как оформить, отразить в бухучете и при налогообложении недопоставку материальных запасов.

<…>

Наталия Гусева,

руководитель Научно-практического института методологии и организации внутреннего контроля в государственном секторе, государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

4. Справочник: Перечень типовых корреспонденций счетов бухучета для бюджетных учреждений. Учет материальных запасов (за исключением готовой продукции, товаров)

Содержание операции

Бухгалтерская запись

Документальное оформление

Примечание

дебет

кредит

Поступление * , принятие к учету, внутреннее перемещение материальных запасов*

Принятие к учету:

п. 32, 33, 34Инструкции № 174н

Подробнее об этом см.:
Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении поступление материальных запасов;
Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

– материальных запасов, приобретенных (изготовленных, созданных) в рамках договора на нужды бюджетного учреждения (по фактической стоимости)

0.105.21.340 – 0.105.26.340,
0.105.31.340 – 0.105.36.340

0.302.34.730

Товарно-сопроводительные документы поставщика, иные первичные документы), акт о приемке материалов (ф. 0315004)*

– материальных запасов по фактической стоимости, сформированной при их приобретении по нескольким договорам, изготовлении (в т. ч. хозяйственным способом)

0.106.24.340
0.106.34.340

– материальных запасов, приобретенных через подотчетное лицо

0.208.34.660

Авансовый отчет (ф. 0504049), товарная накладная, акт о приемке материалов (ф. 0315004), иные первичные документы

<…>

3. Постановление ГОСКОМСТАТА России от 25.12.1998 № 132 Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций (общие)

<…>

Унифицированная форма N ТОРГ-12
Утверждена постановлением
Госкомстата
России от 25.12.98 N 132

Код

Форма по ОКУД

0330212

по ОКПО

организация, адрес

структурное подразделение

Вид деятельности по ОКДП

Грузоотправитель

по ОКПО

Поставщик

наименование организации, адрес, номер телефона, банковские реквизиты

по ОКПО

Плательщик

наименование организации, адрес, номер телефона, банковские реквизиты

по ОКПО

Основание

наименование организации, адрес, номер телефона, банковские реквизиты

номер

договор, заказ- наряд

дата

Транспортная накладная

номер

дата

Вид операции

Номер
документа

Дата
составления

ТОВАРНАЯ НАКЛАДНАЯ

Номер по порядку

Товар

Единица
измерения

Вид упаковки

Количество

Масса
брутто

Количество
(масса нетто)

Цена,
руб., коп.

Сумма без учета НДС,
руб., коп.

НДС

Сумма с учетом НДС,
руб., коп.

наименование,
характеристика, сорт, артикул товара

код

наименование

код по ОКЕИ

в одном месте

мест,
штук

ставка , %

сумма, руб., коп.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

и т.д.

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль