Командировка на один день

240

Вопрос

Сотрудница поехала в другой город на семинар на один день. Семинар был бесплатный. Как возместить ей расходы на проезд? Оформляется ли в таком случае командировка? А если семинар проходил бесплатно и сотруднику никаких оправдательных документов, кроме приглашения и листовок, не дали? А может ли организация возместить расходы на проезд сотруднику туда и обратно на основании заявления?

Ответ

Расходы на проезд работников к месту однодневной командировки и обратно возмещаются в обычном порядке. Оправдательными документами служат командировочное удостоверение с отметками о прибытии и убытии, служебное задание с отчетом о выполнении, наличие проездных документов. Денежные средства в подотчет выдаются на основании заявления работника с разрешающей визой руководителя. Возмещение также осуществляется на основании авансового отчета, утвержденного руководителем учреждения.

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Нужно ли оформлять командировочное удостоверение при однодневных командировках

Да, нужно.

Командировочное удостоверение – это документ, который подтверждает срок пребывания сотрудника в командировке (даты приезда в пункт (пункты) назначения и даты выезда из них). Командировочное удостоверение не оформляется только при направлении сотрудника в командировку за пределы России (кроме стран СНГ, с которыми заключены соответствующие межправительственные соглашения). Данный порядок предусмотрен пунктами 7 и 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. То есть Положение позволяет не оформлять командировочное удостоверение только в одном случае – при зарубежных поездках. Других исключений (в т. ч. и особых правил оформления однодневных командировок) данный документ не содержит. Аналогичная позиция высказана в пункте 1 письма Минтруда России от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242, письме Роструда от 4 марта 2013 г. № 164-6-1.

Вместе с тем, в пункте 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС СССР от 7 апреля 1988 г. № 62 прямо указано, что командировочное удостоверение можно не выписывать, если сотрудник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован. В настоящий момент этот документ действует в части, не противоречащей трудовому законодательству и Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденному постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Поскольку никаких специальных оговорок относительно однодневных командировок в Положении нет, можно сделать вывод, что пункт 2 Инструкции противоречит Положению, а значит, руководствоваться этим пунктом не следует.

Однако ранее Минтруд России придерживался другой точки зрения. В письме от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291 ведомство пояснило, что оформлять командировочное удостоверение при однодневной командировке не требуется. Свою позицию представители Минтруда России обосновали пунктом 7 Положения, согласно которому командировочное удостоверение необходимо для подтверждения срока пребывания в командировке. При однодневных командировках отсутствие сотрудника может быть подтверждено проездными документами с соответствующей датой и отчетом по командировке. Поэтому оформление дополнительного документа – командировочного удостоверения – в такой ситуации необязательно.

Следует отметить, что Роструд в письме от 4 марта 2013 г. № 164-6-1 отнес вопросы, связанные с направлением сотрудников в служебные командировки, к компетенции Минтруда России. Таким образом, решая вопрос об оформлении командировочного удостоверения при однодневной командировке, организация должна руководствоваться последними разъяснениями министерства и, учитывая его текущую позицию, командировочное удостоверение оформлять.

Из рекомендации «Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку»

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Cтатья: Суточные и оплата проезда при однодневных командировках

* Постановление Президиума ВАС РФ от 11 сентября 2012 г. № 4357/12.

А.И. Ильина, юрист компании «Арбитражные споры» (г. Уфа)

Сроки командировки

Срок командировки определяется работодателем (п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Минимальные пределы такой поездки законодательством не ограничены, поэтому работники могут направляться даже в однодневные командировки. Но есть ряд особенностей, которые следует учитывать учреждениям при направлении сотрудников в командировки на один день.

<…>

Оплата проезда

Расходы на проезд работников бюджетных учреждений к месту однодневной командировки и обратно возмещаются в обычном порядке, то есть в размерах, установленных в пункте 1 постановления Правительства РФ № 729, – за счет средств бюджетного финансирования, а в превышающих их размерах – за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание учреждений.

Данные расходы можно профинансировать и за счет средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

На основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ такие выплаты учитываются в составе расходов по налогу на прибыль. На них также не начисляются страховые взносы и не удерживается налог на доходы физлиц.

Важно запомнить

При однодневных командировках работникам возмещается стоимость проезда, подтвержденная проездными документами.

Журнал «Зарплата в бюджетном учреждении» № 12, Декабрь 2012

3. Рекомендация: Как возместить расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования

Состав расходов

Организация обязана возместить сотруднику:

  • расходы на проезд до места командировки и обратно;
  • расходы по проезду из одного населенного пункта в другой (если сотрудник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах).

В состав этих расходов входят:

  • стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
  • стоимость услуг по оформлению проездных билетов;
  • расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;
  • стоимость проезда до места (вокзал, пристань, аэропорт) отправления в командировку (от места возвращения из командировки), если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.

Об этом сказано в пунктах 11, 12, и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

При направлении сотрудника в загранкомандировку ему также дополнительно возмещаются расходы:

  • на оформление загранпаспорта (визы, других выездных документов);
  • на оформление обязательной медицинской страховки;
  • по уплате обязательных консульских и аэродромных сборов;
  • по уплате сборов на право въезда или транзита автомобиля;
  • по уплате иных обязательных платежей и сборов.

Это следует из пункта 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, руководство организации вправе по своему выбору оплатить сотруднику один из них. Например, чтобы командировка обошлась дешевле, заложить в сумму аванса стоимость проезда на поезде, а не на самолете. Обязанности оплатить проезд в командировку на определенном виде транспорта в законодательстве не предусмотрено (ст. 168 ТК РФ, Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

В государственных и муниципальных учреждениях

Размер и порядок возмещения расходов на проезд в командировку определяются:

  • для сотрудников федеральных учреждений, государственных органов и внебюджетных фондов РФ – постановлениями Правительства РФ;
  • для сотрудников учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.

Об этом сказано в частях 2, 3 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Так, размер возмещения для командированных сотрудников федеральных учреждений установлены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729. Вместе с тем, учреждения могут увеличить сумму возмещения за счет:

  • экономии бюджетных средств (лимитов бюджетных обязательств или субсидий);
  • средств, полученных от предпринимательской деятельности, – что актуально для бюджетных и автономных учреждений.

Об этом сказано в подпункте «в» пункта 1 и пункте 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.

Главбух советует: учитывая нестабильную экономическую обстановку, оформлять приказ на долгосрочный период (например, на год) о возмещении данных расходов в повышенном размере за счет средств от приносящей доход деятельности, а тем более за счет экономии бюджетных средств, не следует.

Ведь может сложиться ситуация, когда по приказу учреждение обязано возместить расходы на проезд в увеличенном размере, а по факту на это нет средств (например, нет доходов от платной деятельности). Давать распоряжение на возмещение расходов в повышенном размере за счет данных источников целесообразно отдельными приказами по каждой командировке. Определить нормы возмещения руководитель учреждения может прямо в приказе о направлении сотрудника в служебную командировку или в отдельном приказе (убедившись заранее в том, что средства на это есть). А в учетной политике и других локальных актах этот порядок можно прописать так: расходы на проезд в командировку возмещаются по нормам, определенным Правительством РФ. При наличии на момент командировки средств от платной деятельности по решению руководителя размер возмещения может быть увеличен до ____ руб., но не более суммы фактически понесенных расходов.

Порядок возмещения расходов на проезд для командированных государственных гражданских служащих определяйте с учетом положений Указа Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813 (для федеральных служащих) и нормативно-правовых актов субъекта РФ (для служащих субъекта РФ) (п. 8 ч. 1 ст. 52 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).

Ситуация: может ли учреждение оплатить командированному сотруднику стоимость проезда на общественном транспорте во время командировки (ежедневный проезд из гостиницы до места работы в командировке и обратно)

Да, может, но только если такие расходы произведены:

При этом расходы должны быть подтверждены документально (п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, подп. «в» п. 1 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729, ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Разрешение руководителя на оплату расходов на проезд во время командировки оформите приказом.

Отсутствие подтверждающих документов

Если по возвращении из командировки сотрудник не представит документы, подтверждающие его расходы на проезд, руководитель организации может принять одно из двух решений:
1) не возмещать расходы на проезд;
2) возместить расходы на проезд в определенной сумме.

Такой вывод следует из статьи 168 Трудового кодекса РФ и Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Основанием для оплаты является заявление командированного сотрудника, составленное в произвольной форме. В заявлении следует указать:

  • дату и время выезда в командировку;
  • вид транспортного средства;
  • стоимость билета (на основании справки, подтверждающей факт покупки билетов и их стоимость);
  • причину утраты документов и т. п.

На заявлении руководитель организации должен указать сумму компенсации (или сделать отметку об отказе в возмещении расходов). После этого сотрудник прилагает заявление к авансовому отчету и передает его в бухгалтерию.

В государственных и муниципальных учреждениях

В организациях госсектора размер возмещения при отсутствии подтверждающих документов определяется:

  • для сотрудников федеральных учреждений, государственных органов и внебюджетных фондов РФ – постановлениями Правительства РФ;
  • для сотрудников учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.

Об этом сказано в частях 2, 3 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

В частности, федеральные учреждения при отсутствии подтверждающих документов возмещают сотруднику расходы в размере минимальной стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
  • водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  • автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

Об этом сказано в подпункте «в» пункта 1 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.

<…>

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

4. Рекомендация: Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировк и

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

  • авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;
  • командировочное удостоверение – с отметками о прибытии и выбытии;
  • служебное задание – с кратким отчетом о проделанной работе;
  • ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

А что если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию, конечно, никто не накажет. Кодексом РФ об административных правонарушениях не предусмотрены штрафы за подобное нарушение. Но вот признать расходы на командировку при расчете налога на прибыль вовремя не получится. Ведь они должны быть обоснованными и документально подтвержденными (ч. 1 ст. 252 НК РФ). Кроме того, выплаты сотруднику суточных и аванса или доплату за его расходы в поездке в таком случае компенсацией признать не удастся. А значит, с этих сумм придется заплатить НДФЛ и страховые взносы или вычитать их из зарплаты командированного. Кроме того, сотруднику, который не отчитался по полученному авансу, нельзя выдавать новый. Поэтому получить документы вовремя и правильно их оформить очень важно. Это нужно и работодателю, и самому сотруднику.

<…>

В ряде случае придется оформить дополнительные документы:

  • когда сотрудник будет возвращать неизрасходованные суммы (либо работодатель будет удерживать их из зарплаты);
  • если будете возмещать сотруднику обоснованный перерасход. В последнем случае оформите расходный кассовый ордер по форме № КО-2.

<…>

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

20.06.2014г.

С уважением,

Евгения Шерченкова

эксперт БСС «Системы Главбух»

Ответ утвержден:

Наталией Зориной

Ведущим экспертом БСС «Системы Главбух»

___________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.gosfinansy.ru/#/hotline/rules/?step=4

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль