Излишне начисленные отпускные

529

Вопрос

Подскажите, как правильно поступить в следующей ситуации: В марте 2014 года в нашем учреждении была проведена проверка правильности начислений отпускных в 2013 году (проверку проводила контрольно-счетная палата). По результатам проверки были выявлены суммы излишне начисленных отпускных, таким образом, сумма -1412 рублей были признанными материальным ущербом нанесенным учреждению. Каким образом можно произвести удержание этой суммы из заработной платы работника? И вообще, можно ли производить удержания из заработной платы работника на основании актов проверки?

Ответ

Если излишняя выплата произошла в результате счетной ошибки, то взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату можно. При этом под счетной ошибкой понимается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при арифметических подсчетах,  (письмо Роструда от 01.10.2012 г. № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 2012 г. № 59-В11-17).

 

В остальных случаях ошибочно выданную зарплату удержать с сотрудника нельзя – он может возместить ее только по собственному желанию (п. 3 ст. 1109 ГК РФ). Тогда возместить ущерб должно виновное лицо.

Поэтому здесь возможны два варианта отражения операций в учете, каждый из которых не противоречит методологии бухгалтерского учета в учреждениях.

В первом случае переплата определяется как допущенная ошибка. При этом она исправляется посредством проведения перерасчета с корректировкой суммы начисленной оплаты труда, налога на доходы физических лиц и страховых взносов. Дебетовое сальдо по счету 302 11 830 погашается при внесении денежных средств в кассу. Операции в бухгалтерском учете отразите в соответствии с приведенным ниже материалом.

Во втором случае переплата квалифицируется как ущерб, нанесенный учреждению. При этом следует руководствоваться нормами статьи 238 ТК РФ, в соответствии с которой возмещению подлежит сумма прямого действительного ущерба, другими словами, выплаченная на руки (за минусом НДФЛ и без учета страховых взносов).

В бухгалтерском учете возмещение ущерба в данном случае отражается порядком, установленным для расчетов по суммам нанесенного ущерба, – то есть через счет 209 82 000.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как удержать излишне выплаченную зарплату

Когда производят удержания

Взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату можно, если:

излишняя выплата произошла в результате счетной ошибки. При этом под счетной ошибкой понимается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при арифметических подсчетах (письмо Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1,определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17);

доказана вина сотрудника в невыполнении норм труда или в простое (эти обстоятельства должны быть установлены комиссией по трудовым спорам или судом);

ошибка была вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. Например, если он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты (это обстоятельство должно быть подтверждено судом).

Такие правила установлены статьей 137 Трудового кодекса РФ.*

Когда нельзя произвести удержания

В остальных случаях ошибочно выданную зарплату удержать с сотрудника нельзя – он может возместить ее только по собственному желанию (п. 3 ст. 1109 ГК РФ). В частности, нельзя взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату, если переплата произошла в результате технической ошибки (определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17).*

Ситуация: можно ли провести удержания, если зарплата сотруднику ошибочно выплачена два раза: по карточке и через кассу

Нет, нельзя.

Предложите сотруднику вернуть излишне полученные деньги. Если он откажется, обратитесь в суд.

Законодательство разрешает удерживать ошибочно выплаченную зарплату в случае счетной ошибки бухгалтера (ст. 137 ТК РФ). Однако под счетной ошибкой понимается ошибка при расчете размера зарплаты (т. е. арифметическая ошибка в расчетах) (письмо Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17).

Если же за один и тот же период зарплата сотруднику была выдана дважды, то такая ошибка счетной не считается. Ведь никаких искажений в определении размера зарплаты не было.

В подобной ситуации учреждению придется доказать в суде, что действия его сотрудника были направлены на получение не полагающихся ему сумм. В качестве доказательств могут быть использованы:

справки из банка о том, что зарплата сотрудником была получена ранее, чем в кассе учреждения;

ведомость (расходный кассовый ордер) на получение той же суммы зарплаты в кассе с подписью сотрудника;

документы, подтверждающие суммы начисленной сотруднику зарплаты (расчетные ведомости, лицевой счет).

Предельный размер удержаний

Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов причитающейся ему к выплате суммы (ст. 138 ТК РФ).*

Документальное оформление

О взыскании излишне выданной зарплаты руководитель учреждения должен издать приказ (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0). Издать приказ нужно не позже чем через один месяц со дня окончания срока, установленного сотруднику для возврата переплаты. Если такой срок сотруднику не устанавливали, приказ нужно выпустить не позднее месяца после обнаружения излишней выплаты зарплаты. Удержание возможно, только если сотрудник не оспаривает факт и сумму переплаты. Такой вывод следует из статьи 137 Трудового кодекса РФ. Кроме того, чтобы избежать споров с трудовой инспекцией, можно оформить докладную записку с обоснованием причины удержания переплаты.*

Бухучет

Если переплата сотруднику возникла из-за ошибочного начисления ему зарплаты в большем размере, корректировку излишне начисленных сумм отразите способом «красное сторно». Исправления способом «красное сторно» оформите справкой (ф. 0504833). В справке укажите номер и дату исправляемого журнала операций, документа, обоснование внесения исправления. Такой порядок установлен пунктом 18 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Порядок отражения в бухучете корректировки излишне начисленных сумм зарплаты зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:

Корректировку излишне начисленных сумм зарплаты отразите проводкой:

Дебет 0.401.20.211 (0.109.60.211, 0.109.90.211...) Кредит 0.302.11.730
– сторнирована излишне начисленная зарплата.*

Такие правила установлены пунктом 128 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (п. 18, счета 109.00, 302.00, 401.20).

Пример удержания с сотрудника ошибочно выплаченной ему зарплаты*

В середине мая бухгалтер бюджетного учреждения «Альфа» обнаружил, что в расчете зарплаты (по КФО 4) была допущена счетная ошибка, из-за которой экономисту А.С. Кондратьеву была начислена излишняя сумма в размере 10 100 руб.

Учреждение платит взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний по тарифу 0,2 процента. Страховые взносы начисляет по общим тарифам. Сумма облагаемых взносами выплат в пользу Кондратьева не превысила с начала года 624 000 руб.

Месячный оклад Кондратьева – 27 000 руб. Зарплата выплачивается в последний день месяца. Детей у сотрудника нет, поэтому стандартный налоговый вычет ему не предоставляется.

Максимальная сумма, которую можно удержать с месячной зарплаты, составляет:
(27 000 руб. – 27 000 руб. × 13%) × 20% = 4698 руб.

Сумма излишне выплаченной Кондратьеву зарплаты равна:
10 100 руб. – 10 100 руб. × 13% = 8787 руб.

В учете бухгалтер «Альфы» сделал такие записи.

В мае:

Дебет 4.109.80.211 Кредит 4.302.11.730
– 10 100 руб. – сторнирована излишне начисленная зарплата Кондратьева;

Дебет 4.302.11.830 Кредит 4.303.01.730
– 1313 руб. (10 100 руб. × 13%) – сторнирован излишне удержанный НДФЛ с взыскиваемых сумм;

Дебет 4.109.80.213 Кредит 4.303.02.730
– 293 руб. (10 100 руб. × 2,9%) – сторнированы излишне начисленные взносы в ФСС России;

Дебет 4.109.80.213 Кредит 4.303.10.730
– 2222 руб. (10 100 руб. × 22%) – сторнированы излишне начисленные пенсионные взносы;

Дебет 4.109.80.213 Кредит 4.303.07.730
– 515 руб. (10 100 руб. × 5,1%) – сторнированы излишне начисленные взносы в ФФОМС России;

Дебет 4.109.80.213 Кредит 4.303.06.730
– 20 руб. (10 100 руб. × 0,2%) – сторнированы излишне начисленные взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

Дебет 4.109.80.211 Кредит 4.302.11.730
– 27 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за май;

Дебет 4.302.11.830 Кредит 4.303.01.730
– 3510 руб. (27 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева за май;

Дебет 4.302.11.830 Кредит 4.201.34.610
– 18 792 руб. (27 000 руб. – 3510 руб. – 4698 руб.) – выплачена Кондратьеву зарплата за май за вычетом удержаний.

В июне:

Дебет 4.109.80.211 Кредит 4.302.11.730
– 27 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за июнь;

Дебет 4.302.11.830 Кредит 4.303.01.730
– 3510 руб. (27 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева за июнь;

Дебет 4.302.11.830 Кредит 4.201.34.610
– 19 401 руб. (27 000 руб. – 3510 руб. – (8787 руб. – 4698 руб.)) – выплачена Кондратьеву зарплата за июнь за вычетом удержаний.

<…>

Ситуация: нужно ли пересчитать налоги и страховые взносы при удержании с сотрудника излишне выплаченной зарплаты. Выплата произошла в прошлых периодах и была обнаружена после сдачи отчетности по налогам

Ответ на этот вопрос зависит от того, по какой причине произошла излишняя выплата.

Если излишняя выплата зарплаты не связана со счетной ошибкой, то налоги не пересчитывайте и уточненные декларации не представляйте. Так поступайте, если:

сотрудник не выполнял нормы труда или находился в простое (эти обстоятельства должны быть установлены комиссией по трудовым спорам или судом);

ошибка была вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. Например, если он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты (это обстоятельство должно быть подтверждено судом).

В этих случаях уменьшение заработка сотрудника на излишние выплаты – это не исправление ошибки бухгалтера, требующее корректировки уточненных деклараций. Это одно из удержаний по инициативе администрации, которое учреждение произвело в положенное время (ст. 137 ТК РФ). Сумму выплат сотруднику в месяце корректировки включите в расчет зарплатных налогов и взносов с учетом удержаний.

Если излишняя выплата зарплаты связана со счетной ошибкой в прошлых отчетных (налоговых) периодах, налоговую базу за прошлые периоды нужно скорректировать (ст. 54 НК РФ). Также поступайте, если сотрудник по собственному желанию возместил учреждению излишне выплаченную зарплату. Так как в рассматриваемом случае к моменту обнаружения ошибки отчетность по налогу на прибыль уже сдана, в инспекцию подайте уточненные декларации, поскольку в связи с излишней выплатой зарплаты по этому налогу образуется недоимка (п. 1 ст. 81 НК РФ).

По НДФЛ в результате исправления ошибки возникнет переплата. Если производится перерасчет за прошлые налоговые периоды, когда форма 2-НДФЛ уже сдана, необходимо еще раз подать ее в инспекцию.

В отношении взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование необходимо учитывать следующее. Если в каком-либо отчетном периоде была излишне начислена зарплата, то корректировать облагаемую базу по взносам за этот период не нужно. Это объясняется тем, что база для начисления взносов формируется на дату начисления выплат (ч. 1 ст. 11 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Поэтому оснований для корректировки базы за тот отчетный период, в котором зарплата была излишне начислена, нет. Следовательно, предоставлять уточненный расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам за прошлые периоды не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минздравсоцразвития России от 28 мая 2010 г. № 1376-19.

Пример пересчета налоговых обязательств при удержании с сотрудника излишне выплаченной зарплаты. Излишняя выплата зарплаты произошла в связи со счетной ошибкой бухгалтера в прошлом отчетном (налоговом) периоде*

В середине августа бухгалтер казенного учреждения «Альфа» обнаружил, что при расчете зарплаты за май была допущена счетная ошибка, из-за которой экономисту А.С. Кондратьеву была начислена излишняя сумма в размере 10 100 руб. Страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование учреждение платит по общим тарифам. Сумма облагаемых взносами выплат в пользу Кондратьева не превысила с начала года 624 000 руб.

В августе бухгалтер «Альфы» пересчитал налоги с суммы излишне выплаченной зарплаты. За май были излишне начислены:

пенсионные взносы – 2222 руб. (10 100 руб. × 22%);

взносы в ФСС России – 293 руб. (10 100 руб. × 2,9%);

взносы в ФФОМС России – 515 руб. (10 100 руб. × 5,1%);

взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 20 руб. (10 100 руб. × 0,2%).

Также был излишне удержан НДФЛ в сумме 1313 руб. (10 100 руб. × 13%).

Пример пересчета налоговых обязательств при удержании с сотрудника излишне выплаченной зарплаты. Излишняя выплата зарплаты произошла в связи со счетной ошибкой бухгалтера в прошлом отчетном (налоговом) периоде. Зарплата выплачена за счет средств от деятельности, приносящей доход

<…>

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Рекомендация: Как удержать из зарплаты материальный ущерб, нанесенный организации

Порядок удержания

Сумму материального ущерба с дохода сотрудника удерживайте в таком порядке.

Сначала подсчитайте сумму потерь, которая включает в себя:
– размер материального ущерба;
– расходы на приобретение или восстановление имущества (например, ремонт);
– расходы на возмещение ущерба, который сотрудник причинил другим гражданам или организациям (например, ущерб от ДТП в части, не покрытой страховым возмещением).

Состав потерь, которые обязан возместить сотрудник, нанесший организации материальный ущерб, указан в статье 238Трудового кодекса РФ.

<…>

Создание специальной комиссии

Для подтверждения суммы материального ущерба в организации можно создать специальную комиссию (ст. 247 ТК РФ). Ее состав утверждает руководитель организации. Создавать комиссию целесообразно при установлении фактов хищения или злоупотребления, а также порчи ценностей.

В государственных (муниципальных) учреждениях

Выявленную недостачу (стоимость потерь) отражайте в инвентаризационных описях (сличительных ведомостях), утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Если сумму материального ущерба можно установить на основании документов, полученных от контрагентов, комиссию можно не создавать. Например, при ДТП по вине сотрудника сумму материального ущерба можно установить по документам, полученным от страховой и ремонтной компаний.

Оценка ущерба

Сумму ущерба определяйте по рыночным ценам на день причинения ущерба (совершения сотрудником ДТП, обнаружения недостачи и т. п.). При этом ущерб не может быть оценен ниже стоимости имущества по данным бухучета (с учетом износа). При определении ущерба не учитывайте фактические потери в пределах норм естественной убыли. Такой порядок установлен статьей 246 Трудового кодекса РФ.

Письменные объяснения сотрудника

После определения суммы ущерба возьмите с сотрудника письменные объяснения о причинах, по которым он возник. Если сотрудник отказывается это сделать, то составьте акт. Такой порядок установлен частью 2 статьи 247 Трудового кодекса РФ.

Приказ об удержании

Для взыскания суммы ущерба с виновного сотрудника руководитель организации должен издать приказ об удержании. Приказ нужно выпустить не позже чем через месяц после того, как комиссия установит размер ущерба.*

Расчет суммы ущерба

На основании приказа с дохода сотрудника удержите стоимость ущерба, не превышающую его среднего месячного заработка. С учетом этого правила нужно взыскивать ущерб и в тех случаях, когда сотрудник несет ограниченную материальную ответственность, и в тех случаях, когда материальная ответственность наступает в полной сумме ущерба.

Сумму ущерба, превышающую средний месячный заработок, можно получить с сотрудника только через суд (в том случае, если на него возлагается полная материальная ответственность). В то же время сотрудник может добровольно возместить сумму ущерба. При этом по соглашению сторон допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа.

Такой порядок установлен статьей 248 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: как определить средний месячный заработок при расчете суммы материального ущерба, которую можно удержать из дохода сотрудника

Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов. Поэтому взыскивать сумму материального ущерба в размере средней зарплаты, скорее всего, придется в течение нескольких месяцев.

<…>

Отказ от удержания ущерба

Работодатель вправе отказаться от удержания ущерба с сотрудника. Отказ от взыскания может быть полным или частичным с учетом конкретных обстоятельств, при которых причинен ущерб. Такое право предоставлено статьей 240 Трудового кодекса РФ.

Отказ от взыскания ущерба допустим независимо от следующих факторов:
– вид ответственности, которую несет сотрудник (ограниченная или полная материальная ответственность);
– форма собственности организации.

Об этом сказано в пункте 6 постановления Пленума Верховного суда РФ от 16 ноября 2006 г. № 52.

Освобождение сотрудника от возмещения материального ущерба оформите приказом.

<…>

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3. Статья: Удержание излишне выплаченной зарплаты

Бухгалтер учреждения неверно применил нормы нового закона и излишне начислял несколько месяцев сотруднику часть заработной платы (это выяснилось при проведении внешней проверки учреждения). Как поступить в данной ситуации?

По-видимому, по результатам проведенной проверки составлен соответствующий акт, в результирующей части которого определены виновные лица и сумма нанесенного ущерба.

Если же в акте нарушение зафиксировано только в общем виде (например, указана лишь сумма ущерба), ущерб возмещается на основании проведенной служебной проверки.

Последовательность действий может быть следующей:

проводится служебное расследование или собираются личные заявления виновных лиц о согласии возместить ущерб;

вся сумма переплаты относится в дебет счета 209 82 560 (если сумма меньше той, которую можно взыскать со всех виновных лиц, необходимо установить размер удержаний, которые подлежат взысканию с каждого работника, привлеченного к ответственности);

если сумма переплаты превышает ту, которую можно взыскать со всех виновных лиц, с каждого из них взыскивается максимально возможная сумма (среднемесячный заработок). Остаток непогашенного ущерба списывается в дебет счета 401 10 172;

ущерб возмещается в соответствии с нормами трудового законодательства при помощи удержаний с сумм начисленной оплаты труда (с учетом ограничений, установленных ст. 138 ТК РФ) или посредством внесения сумм переплаты в кассу учреждения (единовременно или частями).*

В.Р. Захарьин,
эксперт по бюджетному учету, к. э. н.

ЖУРНАЛ «ЗАРПЛАТА В БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ», № 6, ИЮНЬ 2012

4. ПРИКАЗ МИНФИНА РОССИИ ОТ 16.12.2010 № 174Н

Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению

<…>

Счет 020900000 "Расчеты по ущербу имуществу"

<…>

109.

<…>

суммы выявленных недостач, хищений, потерь денежных документов, финансовых активов, за исключением денежных средств, отражаются по дебету счета 020982560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам иных финансовых активов" и кредиту счета 040110172 "Доходы от операций с активами";*

<…>

110. Операции по уменьшению расчетов по ущербу имуществу оформляются следующими бухгалтерскими записями: поступление средств от виновных лиц в возмещение причиненного учреждению ущерба отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020900000 "Расчеты по ущербу имуществу" (020971660-020974660, 020981660, 020982660) и дебету счетов 020111510 "Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства", 020134510 "Поступления средств в кассу учреждения";*

<…>

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

17.06.2014г.

С уважением,

Галина Нефедова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной, ведущим экспертом направления БСС «Системы Главбух»

 

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль