Возмещение расходов работнику

627

Вопрос

Работник поехал в командировку. Денежные средства на командировку авансом ему не выдавались. Мы возместили все понесенные им расходы после прибытия и предъявления оправдательных документов. На каких счетах следует отразить данные расходы (т .к аванс не выдавался вроде как использовать счет 208 будет некорректно)

Ответ

Возможно применение как счета 0.208.00.000, так и счета 0.302.00.000.

 

Учреждение при формировании учетной политики вправе самостоятельно определить счет, на котором отражаются расчеты с работниками при возмещении произведенных ими расходов без предварительного получения денежных средств под отчет.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Статья: Варианты возмещения расходов работнику

Учреждение при формировании учетной политики вправе самостоятельно определить счет, на котором отражаются расчеты с работниками при возмещении произведенных ими расходов без предварительного получения денежных средств под отчет.* Выбрать оптимальный способ учета поможет наш материал.

Анализ действующих норм

По общему правилу деньги на хозяйственные нужды выдаются сотруднику учреждения по его письменному заявлению, подписанному руководителем. Это установлено пунктом213Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010г. №157н (далее – Инструкция №157н ).

Суммы, выданные сотруднику по такому заявлению, отражаются на счете 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» ( п.212 Инструкции №157н ).

Согласно нормам трудового законодательства, при использовании работником с согласия и ведома работодателя в интересах учреждения личного имущества работнику возмещаются расходы, связанные с его использованием. В случае когда сотрудник использовал свои личные денежные средства на оплату услуг, приобретение товаров, но при этом не получил предварительно аванс на это, работодатель возмещает понесенные им расходы.

Через подотчетное лицо учреждение может внести наличными стоимость имущества (работ, услуг) другому юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю в сумме, непревышающей предельного размера расчетов наличными деньгами, устанавливаемого Центральным банком РФ.

В настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами по одной сделке составляет 100 тыс. руб. При расчетах с поставщиками и подрядчиками следует учитывать также требования Федерального закона от 21 июля 2005г. №94ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

Отражение ситуации в бухгалтерском учете

В соответствии с Инструкцией №157н в целях отражения принятых обязательств перед работником учреждения может применяться как счет 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам», так и счет 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами».

По мнению чиновников, изложенному в письме МинфинаРоссии от 30 сентября 2011г. №02-06-05/4406, в связи с тем, что в Инструкции №157н не предусмотрена обязанность отражения расчетов с сотрудником учреждения в указанном случае на счете 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами», не будет ошибкой отражение таких обязательств учреждения на соответствующем счете аналитического учета счета 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам».*

Учитывая, что в соответствии с пунктом 6 Инструкции № 157н учреждение формирует свою учетную политику исходя из отраслевых или иных особенностей, оно вправе самостоятельно при формировании учетной политики определить счет, на котором отражаются обязательства учреждения перед сотрудником в случае возмещенияпроизведенных им расходов без предварительного получения денег под отчет.

Вместе с тем финансовое ведомство обращает внимание, что, согласно Инструкции № 157н, сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах счета 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» и признается принятым перед подотчетнымлицом денежным обязательством.

Деньги под отчет выдают по распоряжению руководителя учреждения, как правило, на основании письменного заявления получателя, в котором должны содержаться назначение аванса, расчет его размера и срок, на который выдаются деньги.

В заявлении о выдаче сумм под отчет бухгалтер делает отметку об отсутствии заподотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам, указывает соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и коды КОСГУ, соответствующие счетам.

Письменное заявление необходимо и в том случае, когда аванс не выдан, а расходы необходимо произвести. Заявление нужно для согласования предстоящих расходов с руководителем учреждения. Для доказательства того, как израсходованы денежные средства, подотчетное лицо представляет Авансовый отчет ( ф.0504049 ), на оборотной стороне которого указывает фактически потраченные суммы с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Правила заполнения авансового отчета

Форма авансового отчета и порядок ее заполнения утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010г. №173н. Согласно указанному порядку, подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1–6 на оборотной стороне о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии бюджетного учреждения авансовый отчет проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенныерасходы, обоснованности расходования средств. На оборотной стороне авансового отчета заполняются графы 7–10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте (по курсу ЦБ РФ). Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение ее в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производится по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Согласно пункту 6 Инструкции № 157н, учреждения в учетной политике должны утвердить правила документооборота учетной информации для отражения в бухучете. Таким образом, необходимо утвердить срок представления авансового отчета. Как правило, он составляет три дня.

Бухгалтерские записи*

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов в Карточке учета средств и расчетов ( ф.0504051 ) либо в Журнале операций по расчетам с подотчетными лицами ( ф.0504071 ) ( п.218 Инструкции №157н ).

Операции по счету отражаются в журналах по расчетам с подотчетными лицами обособленно в части расчетов по выданным денежным средствам и расчетам по полученным денежным документам ( п.219 Инструкции №157н ).

Разберем порядок отражения операций по погашению кредиторской задолженности передсотрудником на примерах.

ПРИМЕР1

Делопроизводитель отдела кадров бюджетного учреждения Иванов И.И. за счет личных денежных средств оплатил услуги по отправке заказной корреспонденции (письма).*

Cтоимость услуги составила 320 руб. Иванов представил авансовый отчет с приложением к нему кассовых чеков, реестра отправленной корреспонденции.

Расходы по отправке корреспонденции возмещены работнику из кассы учреждения по факту произведенных расходов (за счет средств субсидии на выполнение государственного задания).

В учетной политике бюджетного учреждения закреплено следующее. Обязательство учреждения в сумме произведенного расхода сотрудником, не получившим предварительно денежных средств, отражается на счете 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами». В бухгалтерском учете данную ситуацию необходимо отразить так:*

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Приняты к учету расходы на отправку заказной корреспонденции

4 109 ХХ 221
<Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг>

4 208 21 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»

320

Выдана работнику сумма возмещения расходов на отправку заказной корреспонденции из кассы

4 208 21 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»

4 201 34 610
«Выбытия средств из кассы учреждения»

320

Приняты обязательства текущего финансового года

4 506 10 221
«Право на принятие обязательств по услугам связи»

4 502 11 221
«Принятые обязательства по услугам связи»

320

Приняты денежные обязательства по договору по отправке заказной корреспонденции (основание – реестр, кассовый чек)

4 502 11 221
«Принятые обязательства по услугам связи»

4 502 12 221
«Принятые денежные обязательства по услугам связи»

320

ПРИМЕР 2

В связи с производственной необходимостью (авария) сотрудник учреждения приобрел материальные запасы на сумму 800 руб. Заявление на выдачу денег под отчет сотрудник не писал. Для целей отражения принятых обязательств перед сотрудником бюджетного учреждения в соответствии с учетной политикой используется счет 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам».

Начисление и погашение кредиторской задолженности перед сотрудником за приобретенные материальные запасы отражаются в учете бюджетного учреждения такими записями:*

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Отражена кредиторская задолженность перед работником за приобретенные материальные запасы

4 105 34 340
«Увеличение стоимости строительных материалов – иного движимого имущества учреждения»

4 302 34 730
«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

800

Погашена кредиторская задолженность перед работником

4 302 34 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

4 201 34 610
«Выбытия средств из кассы учреждения»

800

Важно запомнить

Для учета расчетов с работниками при возмещении произведенных ими расходов без предварительного получения денег под отчет допустимо использование счета 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам», если такой порядок установлен в учетной политике учреждения.*

В.Н. Трофимова, эксперт по бюджетному учету

Журнал «Зарплата в бюджетном учреждении», № 1, январь 2013

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

06.06.2014 г.

С уважением,

Ольга Трошина, старший эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Ольгой Пушечкиной,
заместителем начальника группы Горячей линии «Системы Главбух»

 

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль