Оформление и отражение поступления и списания ГСМ по талонам

2283

Вопрос

Как правильно оформить  поступление гсм по талонам приобретенный через аукцион в бухгалтерии учреждения и как в дальнейшем отражать это в бухучете.

Ответ

Документальное оформление, бухучет поступления и списания ГСМ по талонам см. в Рекомендации.

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ по талонам

Приобретение ГСМ по талонам – один из способов снабжения учреждения этим видом материалов.* Помимо него, учреждение может приобрести ГСМ:

Прежде чем выбрать тот или иной способ приобретения ГСМ, оцените плюсы и минусы каждого из них.

Виды талонов*

Талоны на ГСМ могут быть:*

  • денежными (выдаются на определенный лимит стоимости ГСМ);
  • литровыми (выдаются на определенный лимит объема ГСМ).

Чтобы приобретать ГСМ по талонам, с поставщиком нужно заключить контракт. Поставщик обеспечивает отпуск ГСМ через определенную сеть АЗС. Перечень АЗС, отпускающих ГСМ по талонам того или иного поставщика, обычно приводится в договоре (контракте) или в приложении к нему с указанием адресов.*

Внимание:* талоны на ГСМ имеют ограниченный срок действия (например, месяц или квартал). Если в договоре (контракте) с поставщиком не предусмотрен возврат средств за талоны, не использованные в срок, то несвоевременное получение ГСМ может обернуться для учреждения финансовыми потерями.

Приобретение ГСМ*

Обычно схема приобретения ГСМ по талонам выглядит так.*

1. Учреждение заключает договор купли-продажи (контракт) с поставщиком ГСМ.

2. Поставщик ГСМ выставляет в адрес учреждения счет на оплату талонов.

3. Учреждение оплачивает счет и выдает своему представителю доверенность на получение талонов.

4. Представитель учреждения получает талоны и передает их в кассу учреждения (п. 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Обычно в день выдачи талонов поставщик оформляет накладную (акт приемки-передачи) и счет-фактуру на ГСМ.

5. Водитель, получивший в кассе талоны, предъявляет их на АЗС и заправляет автомобиль. Объем отпущенного топлива должен соответствовать номиналу талона. Водителю выдается отрывной купон погашенного талона со штампом АЗС. Об использовании полученных талонов водитель должен отчитаться.

Ситуация: можно ли оприходовать ГСМ, приобретенные по талонам, на основании отрывных купонов к талонам*

Да, можно, при условии что количество полученного топлива соответствует номиналу талона. Если топлива по талону отпущено меньше, его фактическое количество может подтвердить только кассовый чек, выданный АЗС.*

Приобретенные ГСМ можно оприходовать на основании первичных документов, которые содержат обязательные реквизиты, указанные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Если отрывной купон к талону отвечает этим требованиям, то его можно принять к учету в качестве первичного документа. Однако так следует поступать, только если водитель заправил в бак столько же топлива, сколько указано в талоне. Если топлива по талону отпущено меньше, его фактическое количество может подтвердить только кассовый чек, выданный АЗС (письма УФНС России по г. Москве от 26 июня 2006 г. № 20-12/56636, Минфина России от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209). Причем при отпуске ГСМ по талонам АЗС вправе выдавать кассовые чеки, в которых фиксируется только объем топлива без указания цены и общей стоимости (см., например, письма УФНС России по Московской области от 4 августа 2005 г. № 22-19/0156, УМНС России по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 29-12/29514).

Главбух советует: если срок действия талонов истекает, а бензобаки автомобилей полностью заправлены, слейте бензин в свободные пожаробезопасные емкости. Например, в металлические канистры. Выбрав оплаченное топливо полностью, учреждение избежит финансовых потерь.*

На практике лучше не допускать ситуаций, в которых учреждение будет получать ГСМ в количестве меньшем, чем номинал талона. Дело в том, что независимо от фактического объема отпущенного топлива предъявленный талон АЗС погасит полностью. При этом невыбранное количество бензина нельзя будет отразить в учете.*

Бухучет: талоны и топливо*

Талоны на ГСМ учитывайте в составе денежных документов на счете 0.201.05.000* «Денежные документы» и храните в кассе учреждения (п. 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Получение и выдачу талонов оформляйте приходным кассовым ордером (по форме № КО-1) и расходным кассовым ордером (по форме № КО-2) соответственно. Приходные и расходные кассовые ордера с записью «фондовый» регистрируйте в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) отдельно от операций, связанных с движением денежных средств.* Такой порядок установлен пунктом 170 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Топливо, полученное по выданным талонам, оприходуйте на основании утвержденного руководителем авансового отчета (ф. 0504049).* Подробнее о документальном оформлении имущества, приобретенного через подотчетных лиц, см. Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо. Топливо принимайте к учету по фактической стоимости с учетом НДС.

Если топливо будет использоваться в деятельности, облагаемой НДС, то входной налог в фактическую стоимость топлива не включайте. Учтите его отдельно на счете 0.210.01.000 «Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам». Об этом сказано в пунктах 23, 102, 224 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с приобретением ГСМ по талонам, зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:*

Поступление талонов на ГСМ в кассу учреждения и выдачу их из кассы под отчет отражайте проводками:

Дебет КРБ.1.201.35.510 Кредит КРБ.1.302.34.730
– поступили в кассу талоны на ГСМ;

Дебет КРБ.1.208.34.560 Кредит КРБ.1.201.35.610
– выданы талоны на ГСМ подотчетному лицу.

Оприходование ГСМ, полученного по талонам, отразите проводкой:

Дебет КРБ.1.105.33.340 Кредит КРБ.1.208.34.660
– оприходованы ГСМ, приобретенные по талонам (на основании авансового отчета).

Такой порядок установлен пунктами 23, 50, 84 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00, 201.35, 208.00, 302.00).

<…>

Документальное подтверждение расхода ГСМ*

Объем израсходованных ГСМ должен быть подтвержден документально* (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Для подтверждения используйте путевые листы,* унифицированные формы которых приведены в приложении 1 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н (п. 25 Инструкции № 162н, п. 36 Инструкции № 174н).

О том, как заполнить путевой лист, см. Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ.

Нормативный расход топлива*

По данным путевого листа рассчитайте нормативный расход топлива.* Для этого воспользуйтесь формулами, приведенными в разделе 2 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. При расчете используйте поправочные коэффициенты для каждого автотранспортного средства, утвержденные приказом руководителя (абз. 6 раздела 1 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р). Пример расчета нормативного расхода топлива см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные.

Фактический расход топлива*

Для определения фактического расхода топлива воспользуйтесь формулой:*

Фактический расход топлива, л

=

Остаток топлива при выезде автомобиля, л

+

Количество топлива, заправленного в бак автомобиля, л

Остаток топлива на конец дня, л

Если фактический расход ГСМ меньше нормативного, в расходы спишите фактический расход.*

Бухучет: списание топлива*

Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки материальных запасов (по фактической стоимости каждой единицы, по средней фактической стоимости) (п. 108 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Порядок отражения в бухучете списания ГСМ зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:*

Списание ГСМ в бюджетном учете отразите проводкой:

Дебет КРБ.1.401.20.272 (КРБ.1.106.34.340, КРБ.1.109.60.272…) Кредит КРБ.1.105.33.440
– списана стоимость израсходованного топлива в пределах норм (на основании путевого листа).

Такой порядок установлен в пункте 26 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00, 106.04, 109.00, 401.20).

Обратите внимание, что использовать счет 0.109.00.000 при списании ГСМ нужно только в части формирования стоимости изготавливаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг), которую учреждение реализует за плату (п. 40 Инструкции № 162н).

Пример отражения в бухучете ГСМ, приобретенных по талонам*

1 июня казенное учреждение «Альфа» приобрело денежный талон на 30 литров бензина АИ-92. Цена за литр бензина – 30 руб., стоимость талона – 900 руб. (в т. ч. НДС). Поставщик оформил накладную и выставил учреждению счет-фактуру.

3 июня расходным кассовым ордером («фондовый») талон был выдан водителю служебного автомобиля Ю.И. Колесову. В журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов об этом сделана соответствующая отметка. В этот же день водитель получил бензин. В бухучете для оценки материалов при выбытии учетной политикой учреждения предусмотрен метод средней фактической стоимости.

Согласно учетной политике учреждения путевые листы представляются в бухгалтерию ежемесячно. 30 июня Колесов сдал в бухгалтерию путевые листы за июнь. По данным путевых листов весь бензин, полученный по талону 3 июня (30 л), был израсходован в течение месяца. Фактический расход не превышает нормативный расход топлива.

Поскольку бензин был израсходован в рамках деятельности, не облагаемой НДС, входной налог был включен в фактическую стоимость топлива и на отдельном счете 0.210.01.000 не учитывался.

В учете учреждения сделаны следующие записи.

1 июня:

Дебет КРБ.1.201.35.510 Кредит КРБ.1.302.34.730
– 900 руб. – поступил в кассу талон на бензин.

3 июня:

Дебет КРБ.1.208.34.560 Кредит КРБ.1.201.35.610
– 900 руб. – выдан талон водителю под отчет;

Дебет КРБ.1.105.33.340 Кредит КРБ.1.208.34.660
– 900 руб. – оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля (на основании чека АЗС и отрывного купона к талону) по фактической стоимости.

30 июня бухгалтер учреждения рассчитал среднюю стоимость 1 литра топлива. Из расчета средняя стоимость литра бензина оказалась равной его покупной стоимости.

На основании путевых листов стоимость ГСМ была списана на расходы в бухучете:

Дебет КРБ.1.401.20.272 Кредит КРБ.1.105.33.440
– 900 руб. – списан фактически израсходованный бензин.

<…>

О том, как в бухучете списать ГСМ сверх установленных норм, см. Как в бухучете списать ГСМ, если фактический расход топлива больше нормативного.

<…>

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

20.05.2014 г.

С уважением,

Елена Изотова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Наталией Зориной,

ведущим экспертом БСС «Система Главбух».

 

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль