Отражение в учете ущерба, нанесенного бюджетному учреждению

373

Вопрос

Н а каком счете бюджетного учета должны учитываться суммы неправомерно выплаченных по вине получателя пособий (мер социальной поддержки), выявленные нашим управлением самостоятельно и подлежащие взысканию с физического лица согласно судебному решению? Какими бухгалтерскими проводками мы должны поставить на учет задолженность, а потом списывать по мере ее погашения? Сколько времени мы должны учитывать задолженность на балансе, если она не погашается

Ответ

В данном случае нанесен ущерб имуществу, который необходимо отразить на балансе учреждения. По истечения срока исковой давности, который составляет три года учреждение вправе списать дебиторскую задолженность. Особенности исчисления срока исковой давности представлены в Рекомендации (№ 2).

 

В учете операции по отражению ущерба, нанесенного учреждению, отразите проводкой:

Дебет КИФ.1.209.82.560 Кредит КИФ.1.401.10.172
– начислена задолженность по недостачам, хищениям денежных документов, других финансовых активов (кроме денежных средств).

Факт возникновения дебиторской задолженности должен быть подтвержден документально.

Размер просроченной дебиторской задолженности определите по результатам инвентаризации и отразите в инвентаризационной описи расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089). Инвентаризацию проводите по приказу руководителя. Чтобы списать дебиторскую задолженность, руководитель должен издать соответствующий приказ. Основанием для этого станут акт инвентаризации и служебная записка. Приказ в свою очередь служит основанием для списания дебиторской задолженности с балансового учета.

К инвентаризационной описи расчетов приложите документы, подтверждающие возникновение дебиторской задолженности.

Сумму задолженности спишите на финансовый результат текущего года.

При этом необходимо учитывать, что списание долга из-за неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эту задолженность нужно отражать за балансом на счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» для наблюдения в течение пяти лет (иного срока, установленного законодательством) за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

Аналитический учет по забалансовом счету 04 ведите в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).

Списание нереальной к взысканию дебиторской задолженности отразите на основании справки (ф. 0504833) проводками, которые приведены в Рекомендации (№ 2).

При возобновлении процедуры взыскания либо при поступлении средств в погашение ранее списанной задолженности ее нужно восстановить на балансовом учете (на основании справки ф. 0504833). В учете при этом сделайте проводки, приведенные в Рекомендации (№ 2).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух » версия для бюджетных , казенных и автономных учреждений

1. Ситуация: Как отразить в бухучете и при налогообложении удержание из зарплаты материального ущерба, нанесенного учреждению

Сумму ущерба, причиненного учреждению ее сотрудником, можно удержать из его зарплаты. Как определить сумму ущерба, см. Как удержать из зарплаты материальный ущерб, нанесенный учреждению.

Бухучет

Порядок отражения в бухучете операций по удержанию (возмещению) сумм ущерба зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

Средства, поступившие в возмещение материального ущерба, относятся к неналоговым доходам бюджета и в полном объеме должны быть перечислены в доход соответствующего бюджета (п. 3 ст. 41 Бюджетного кодекса РФ).

При перечислении средств в доход бюджета в графе 2 раздела 4 заявки на кассовый расход (графе 1 раздела 3 заявки на кассовый расход (сокращенная)) «Код по БК» укажите код классификации доходов бюджета (КДБ). КДБ зависит от того, какой материальный ущерб был нанесен учреждению, а также от того, за счет средств какого бюджета финансируется учреждение. В частности, на федеральном уровне применяются следующие коды:

  • в части возмещения недостачи основных средств – 000 1 14 02013 01 0000 410 «Доходы от реализации имущества, находящегося в оперативном управлении федеральных учреждений (за исключением имущества федеральных бюджетных и автономных учреждений), в части реализации основных средств по указанному имуществу»;
  • в части возмещения недостачи нематериальных активов – 000 1 14 04010 01 0000 420 «Доходы от продажи нематериальных активов, находящихся в федеральной собственности»;
  • в части возмещения недостачи материальных запасов – 000 1 14 02013 01 0000 440 «Доходы от реализации имущества, находящегося в оперативном управлении федеральных учреждений (за исключением имущества федеральных бюджетных и автономных учреждений), в части реализации материальных запасов по указанному имуществу».

При этом на месте 1–3-го разрядов укажите код главного администратора, на месте 14–17-го разрядов – код подвида доходов.

В учете операции по отражению ущерба, нанесенного сотрудником, и его погашения путем удержания из зарплаты отразите следующими проводками.*

Содержание операции

Дебет счета

Кредит счета

Начисление задолженности сотрудника по ущербу (недостачам, хищениям)

1.

Начислена задолженность по недостачам, хищениям нефинансовых активов (по рыночной стоимости) в части:

   
 

– основных средств;
– нематериальных активов;
– непроизведенных активов;
– материальных запасов

КДБ.1.209.71.560
КДБ.1.209.72.560
КДБ.1.209.73.560
КДБ.1.209.74.560

КДБ.1.401.10.172

2.

Отражена задолженность по недостачам, хищениям денежных средств в кассе

КИФ.1.209.81.560

КИФ.1.201.34.610

3.

Начислена задолженность по недостачам, хищениям денежных документов, других финансовых активов (кроме денежных средств)*

КИФ.1.209.82.560

КИФ.1.401.10.172

Погашение задолженности путем удержания из зарплаты (иных выплат)

1.

Удержана из зарплаты (иных выплат) сотрудника сумма ущерба по приказу руководителя

КРБ.1.302.XX.830

КРБ.1.304.03.730

2.

Перечислена сумма ущерба, удержанная из зарплаты, в бюджет

КРБ.1.304.03.830

КРБ.1.304.05.200<1>

Поступление в доход бюджета сумм, удержанных в возмещение ущерба<2>

1.

Отражение в учете учреждений, за которыми полномочия администратора не закреплены:

1.1

– отражена задолженность перед бюджетом в сумме ущерба, удержанной из зарплаты (на основании извещения ф. 0504805)

КДБ.1.304.04.000<3>

КДБ.1.303.05.730

1.2

– исполнены обязательства по перечислению в бюджет суммы ущерба (на основании извещения ф. 0504805)

КДБ.1.303.05.830

КДБ.1.209.XX.660

2.

Отражение в учете учреждений, наделенных правами администратора доходов бюджета:

2.1

– зачислена сумма ущерба, удержанная из зарплаты, в доход бюджета

КДБ.1.210.02.000<3>

КДБ.1.209.ХX.660

ХХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

<1> В разрезе КОСГУ.

<2> При погашении недостачи (ущерба) по финансовым активам в первых 17 разрядах номер счета используется КИФ.

<3> В разрезе КОСГУ (в зависимости от вида ущерба: 410, 420, 430, 440, 130, 620).

       

Такие правила установлены пунктами 86, 91, 104, 108, 109 Инструкции № 162н.

Наталия Гусева

руководитель Научно-практического института методологии и организации внутреннего контроля в государственном секторе, государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Рекомендация:Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении списание безнадежной дебиторской задолженности

Учреждение должно своевременно списывать безнадежную задолженность в бухучете и признавать ее в налоговом учете.

Случаи возникновения дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность возникает, в частности, в следующих случаях:*

  • если поставщик (исполнитель), получивший предоплату, не отгрузил покупателю (заказчику) оплаченные товары (работы, услуги);
  • если покупатель (заказчик) не выполнил перед поставщиком (исполнителем) свои обязательства по оплате поставленных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав);
  • если заемщик не вернул предоставленный кредит (заем);
  • если сотрудник не отчитался по суммам, полученным под отчет.

Списание задолженности

В бухучете дебиторскую задолженность нужно списать после ее признания нереальной к взысканию (в порядке, установленном законодательством). Например, при истечении срока исковой давности, при ликвидации организации-должника. Об этом сказано в пункте 339 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Списывать дебиторскую задолженность нужно отдельно по каждому обязательству (дебитору) (п. 340 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Срок исковой давности

Общий срок исковой давности составляет три года. Правильно отсчитать эти три года будет проще по таблице.*

Ситуация

С какого момента отсчитывать срок исковой давности

Срок исполнения обязательства определен

По окончании срока исполнения обязательства

Срок исполнения обязательства не определен

Со дня, когда кредитор предъявил требования исполнить обязательства (например, прислал письмо)

Срок исполнения определен моментом востребования

На исполнение обязательства кредитор дал должнику какое-то время

По окончании последнего дня срока исполнения обязательства

Это следует из положений статьи 196 и пункта 2 статьи 200 Гражданского кодекса РФ.

Пример определения срока исковой давности. Срок исковой давности не прерывался

Учреждение «Альфа» 14 января 2013 года перечислило ЗАО «Гермес» аванс на поставку материалов. По договору поставка должна быть произведена не позднее 10 календарных дней после перечисления аванса, то есть не позднее 24 января 2013 года. Однако в установленный срок материалы «Гермес» не поставил.

Срок исковой давности нужно исчислять с 25 января 2013 года по 25 января 2016 года включительно (при условии, что срок исковой давности не прерывался).

Срок исковой давности может прерываться, когда одна из сторон предъявляет иск, или же действиями должника, свидетельствующими о признании долга. В первом случае срок исковой давности прерывается в день, когда суд принял исковое заявление. Во втором случае – когда дебитор признал долг и прислал письмо или акт сверки. Об этом сказано в статье 203 Гражданского кодекса РФ.*

При подаче иска срок исковой давности прервется, только если соблюден установленный законодательством порядок обращения в суд (к судье). В частности:

  • иск подан в тот суд (судье), который уполномочен рассматривать данную категорию дел на данной территории (соблюдены подведомственность и подсудность дела);
  • иск составлен по всем правилам;
  • госпошлина за подачу иска уплачена.

Это следует из пункта 15 постановления от 15 ноября 2001 г. Пленума Верховного суда РФ № 15, Пленума ВАС РФ № 18.

Если суд оставит иск без рассмотрения, то срок исковой давности не прерывается (ст. 204 ГК РФ).*

После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. При этом время, истекшее до перерыва, в новый срок исковой давности не засчитывайте (ст. 203 ГК РФ). Вместе с тем, есть ограничение: срок исковой давности не может превышать 10 лет со дня нарушения права, даже если срок прерывался. Исключение составляют случаи, установленные Законом от 6 марта 2006 г. № 35-ФЗ о противодействии терроризму. Об этом сказано в пункте 2 статьи 196 Гражданского кодекса РФ.*

Пример определения срока исковой давности. Срок исковой давности прерывался

Учреждение «Альфа» 14 января 2013 года перечислило ЗАО «Гермес» аванс на поставку материалов. По договору поставка должна быть произведена не позднее 10 календарных дней после перечисления аванса, то есть не позднее 24 января 2013 года. Однако в установленный срок материалы «Гермес» не поставил.

Срок исковой давности начинает отсчитываться с 25 января 2013 года.

28 января 2013 года «Альфа» направила в адрес «Гермеса» претензионное письмо. 1 февраля стороны составили акт сверки. Это означает, что «Гермес» признал свою задолженность. В этом случае срок исковой давности начинает отсчитываться заново, со 2 февраля 2013 года.

Инвентаризация задолженности

Факт возникновения дебиторской задолженности должен быть подтвержден документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Размер просроченной дебиторской задолженности определите по результатам инвентаризации и отразите в инвентаризационной описи расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089). Инвентаризацию проводите по приказу руководителя.

Чтобы списать дебиторскую задолженность, руководитель должен издать соответствующий приказ. Основанием для этого станут акт инвентаризации и служебная записка. Приказ в свою очередь служит основанием для списания дебиторской задолженности с балансового учета (письмо Минфина России от 29 мая 2012 г. № 02-06-10/1902).

К инвентаризационной описи расчетов приложите документы, подтверждающие возникновение дебиторской задолженности, например:*

  • договоры, в которых указаны сроки погашения обязательств контрагентами;
  • товарные накладные;
  • акты выполненных работ (оказанных услуг);
  • акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного (налогового) периода.

Такой порядок следует из писем Минфина России от 8 апреля 2013 г. № 03-03-06/1/11347 и УФНС России по г. Москве от 13 апреля 2011 г. № 16-15/035618.1.

Бухучет

Сумму задолженности спишите на финансовый результат текущего года (п. 120 Инструкции № 162н, п. 152–153 Инструкции № 174н, п. 180–181 Инструкции № 183н).

При этом необходимо учитывать, что списание долга из-за неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эту задолженность нужно отражать за балансом на счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» для наблюдения в течение пяти лет (иного срока, установленного законодательством) за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника. Такие правила предусмотрены пунктом 339 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Аналитический учет по забалансовому счету 04 ведите в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051):*

  • в разрезе видов поступлений (выплат), по которым на балансе учреждения учитывалась задолженность дебиторов;
  • по дебиторам (должникам) – с указанием полного наименования, а также иных реквизитов, необходимых для определения дебитора в целях возможного взыскания задолженности.

Такой порядок изложен в пункте 340 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

В последующем безнадежную дебиторскую задолженность списывайте с забалансового учета:

  • по истечении срока наблюдения (пяти лет или иного срока, установленного законодательством);
  • при возобновлении процедуры взыскания задолженности;
  • при поступлении средств в погашение задолженности.

Об этом сказано в письме Минфина России от 29 мая 2012 г. № 02-06-10/1902.

Порядок списания дебиторской задолженности с забалансового счета 04 закрепите в учетной политике учреждения (письмо Минфина России от 18 февраля 2014 г. № 02-06-10/6776). Получателям бюджетных средств при разработке такого порядка следует учитывать порядок, установленный вышестоящим учреждением.

Порядок отражения в учете операций по списанию с балансового учета задолженности неплатежеспособных дебиторов зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

Списание нереальной к взысканию дебиторской задолженности отразите на основании справки (ф. 0504833) следующими проводками:*

Содержание операции

Дебет счета

Кредит счета

В части задолженности по доходам

1.

Списана нереальная к взысканию задолженность по доходам с одновременным принятием ее на забаланс

КДБ.1.401.10.173

КДБ.1.205.XX.660

Забалансовый счет 04

2.

Списана нереальная к взысканию задолженность по кредитам, займам, ссудам с одновременным принятием ее на забаланс<1>

КДБ (КИФ).1.401.10.173

КДБ (КИФ).1.207.XX.660

Забалансовый счет 04

В части задолженности по расходам

1.

Списана нереальная к взысканию задолженность по выданным авансам с одновременным принятием ее на забаланс

КРБ.1.401.20.273

КРБ.1.206.XX.660

Забалансовый счет 04

2.

Списана нереальная к взысканию задолженность подотчетных лиц с одновременным принятием ее на забаланс

КРБ.1.401.20.273

КРБ.1.208.XX.660

Забалансовый счет 04

В части задолженности по ущербу имуществу

1.

Списана задолженность в связи с признанием виновного лица неплатежеспособным с одновременным принятием ее на забаланс*

КДБ (КИФ).1.401.10.173

КДБ (КИФ).1.209.XX.660

Забалансовый счет 04

ХХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

<1> Казенные учреждения не вправе предоставлять кредиты, займы, ссуды. Поэтому такая операция возможна в учете госорганов, уполномоченных на их предоставление.

       

Такой порядок установлен пунктами 78, 80, 82, 84, 86 Инструкции № 162н, Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

При возобновлении процедуры взыскания либо при поступлении средств в погашение ранее списанной задолженности ее нужно восстановить на балансовом учете (на основании справки ф. 0504833). В учете при этом сделайте проводки:*

Содержание операции

Дебет счета

Кредит счета

В части восстановления задолженности по доходам

1.

Восстановлена задолженность по доходам с одновременным списанием ее с забаланса

КДБ.1.205.XX.560

КДБ.1.401.10.173

Забалансовый счет 04

2.

Восстановлена задолженность по кредитам, займам, ссудам с одновременным списанием ее с забаланса<2>

КДБ (КИФ).1.207.XX.560

КДБ (КИФ).1.401.10.173

Забалансовый счет 04

В части восстановления задолженности по расходам

1.

Восстановлена задолженность по выданным авансам с одновременным списанием ее с забаланса

КРБ.1.206.XX.560

КРБ.1.401.20.273

Забалансовый счет 04

2.

Восстановлена задолженность подотчетных лиц с одновременным списанием ее с забаланса

КРБ.1.208.XX.560

КРБ.1.401.20.273

Забалансовый счет 04

В части восстановления задолженности по ущербу имуществу

1.

Восстановлена задолженность по недостачам, хищениям и потерям (ранее списанная в связи с признанием виновного лица неплатежеспособным) с одновременным списанием ее с забаланса*

КДБ (КИФ).1.209.XX.560

КДБ (КИФ).1.401.10.173

Забалансовый счет 04

ХХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

<2> Казенные учреждения не вправе предоставлять кредиты, займы, ссуды. Поэтому такая операция возможна в учете госорганов, уполномоченных на их предоставление.

       

Такой порядок, в части восстановления задолженности на счете 209.00, установлен пунктом 86 Инструкции № 162н. Для восстановления задолженности на других счетах проводок в Инструкции № 162н нет, поэтому согласуйте их:

Об этом сказано в пункте 2 Инструкции № 162н.

Пример отражения в бухучете списанной дебиторской задолженности*

Казенное учреждение «Альфа» по договору поставки оплатило ЗАО «Гермес» материалы на сумму 11 800 руб. (в т. ч. НДС). По договору «Гермес» должен был поставить материалы 18 февраля 2011 года. В установленный срок поставка «Альфе» не произошла. Срок исковой давности по задолженности «Гермеса» отсчитывается с 19 февраля 2011 года и истекает 19 февраля 2014 года. 28 февраля 2014 года бухгалтер «Альфы» провел инвентаризацию дебиторской задолженности. На основании результатов инвентаризации руководитель «Альфы» издал приказ о списании безнадежной дебиторской задолженности.

28 февраля 2014 года в учете учреждения сделаны записи:

Содержание операции

Дебет счета

Кредит счета

Сумма, руб.

1.

Списана безнадежная дебиторская задолженность с одновременным принятием ее на забаланс

КРБ.1.401.20.273

КРБ.1.206.34.660

11 800

Забалансовый счет 04

11 800

Сумма задолженности будет отражаться на забалансовом счете в течение пяти лет, то есть до февраля 2019 года включительно. После этого бухгалтер «Альфы» вправе ее списать.

<…>

Задолженность граждан

Списанная безнадежная дебиторская задолженность граждан (например, покупателей, которые не оплатили отгруженные им товары) признается их иными доходами (письмо Минфина России от 14 февраля 2012 г. № 03-04-06/4-27). В отношении таких доходов учреждение признается налоговым агентом по НДФЛ.

<…>

Наталия Гусева,

руководитель Научно-практического института методологии и организации внутреннего контроля в государственном секторе, государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

14.05.2014г.

С уважением, Булат Ахмутинов

эксперт Горячей линии БСС «Система Главбух»

Ответ утвержден Наталией Зориной, ведущим экспертом Горячей линии БСС «Система Главбух»

_________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.gosfinansy.ru/#/hotline/rules/?step=4

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль