Предоставление и оплата сотруднику отпуска после временной нетруоспособности

341

Вопрос

П одскажите как правильно отправить человека в отпуск сразу после больничного листа, не выходя на работу. мне нужно, если человек болеет и не знает когда закроется больничный, не выходя на работу уйти в отпуск. Предоставляется оплачиваемый отпуск. У нас на время болезни данного сотрудника, взяли человека по договору, а сотрудник который болеет , хочет сразу уйти в отпуск

Ответ

В рассматриваемой ситуации не менее, чем за три дня сотрудник должен узнать о дате закрытия больничного листа, чтобы своевременно выплатить отпускные. Или сотруднику можно предложить написать заявление на административный отпуск, чтобы по его окончании он мог сразу уйти в очередной отпуск. При этом, поскольку организация не может определить момент выхода отсутствующего сотрудника на работу, то в дополнительном соглашении с гражданином, замещающим отсутствующего работника, конкретную дату окончания временного замещения не фиксируйте. То есть при указании срока окончания временного исполнения обязанностей укажите: "до выхода отсутствующего сотрудника на работу".

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация: Когда сотруднику нужно предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск

<…>

Ежегодный отпуск можно перенести или продлить. Сделать это можно как в течение текущего года работы (рабочего года), так и на следующий год.

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий сотрудника, в случаях:
− временной нетрудоспособности сотрудника;
− исполнения сотрудником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
− в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами организации.

Также отпуск нужно перенести:

если сотруднику своевременно (не позднее чем за три дня до начала отпуска) не выплатили отпускные;

если сотрудника своевременно (не позднее чем за две недели до начала) не предупредили о дате начала отпуска.

Такой порядок установлен частями 1, 2 статьи 124 Трудового кодекса РФ и разъяснен в письме Роструда от 1 июня 2012 г. № ПГ/4629-6-1.*

Кроме того, ежегодный отпуск с согласия сотрудника можно перенести на следующий рабочий год, если отсутствие сотрудника на работе неблагоприятно отразится на деятельности организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). При этом сотрудник должен использовать отпуск не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск. То есть перенести отпуск можно только на следующий рабочий год.

Документальное оформление

О том, как оформить заявление сотрудника, см. Какие документы нужно оформить при предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска.

Ответственность

Запрещено не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск:

в течение двух лет подряд;

сотрудникам в возрасте до 18 лет;

сотрудникам, занятым на работах с вредными (опасными) условиями труда.

Такие требования предусмотрены в части 4 статьи 124 Трудового кодекса РФ.

Внимание: если организация не предоставит сотруднику отпуск, то ее может оштрафовать трудовая инспекция.

Международная Конвенция № 132

Помимо требований Трудового кодекса РФ, порядок предоставления сотрудникам ежегодных оплачиваемых отпусков приведен в международной Конвенции № 132 (принята в Женеве 24 июня 1970 г.), к которой присоединилась и Россия (Закон от 1 июля 2010 г. № 139-ФЗ, Ратификационная грамота РФ зарегистрирована в Международном бюро труда 6 сентября 2010 г.). Поскольку нормы Трудового кодекса РФ не противоречат положениям Конвенции № 132, ее ратификация не повлекла за собой каких-либо изменений в правилах предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам.

<…>

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Рекомендация: Какие документы нужно оформить при предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска

Типовые формы

Для оформления ежегодных отпусков утверждены типовые формы документов:

В государственных (муниципальных) учреждениях

график отпусков (форма № Т-7);

приказ о предоставлении отпуска (формы № Т-6, № Т-6а);

записка-расчет о предоставлении отпуска (форма № 0504425).

О том, можно ли при оформлении ежегодных отпусков использовать самостоятельно разработанные формы, см.Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.

График отпусков

График отпусков должен оформить сотрудник отдела кадров. Если в организации нет отдела кадров, то график может составить сотрудник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета. Составьте его на один календарный год.

При составлении графика учтите специфику деятельности организации и пожелания сотрудников. Если в организации есть профсоюз, то при составлении графика нужно учесть и мнение профсоюза. Об этом сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ.

В государственных и муниципальных учреждениях

График отпусков можно составить либо по унифицированной форме № Т-7, либо по самостоятельно разработанной форме. См. пример заполнения графика по унифицированной форме.

График должен подписать руководитель кадровой службы и утвердить руководитель организации. Составить и утвердить график отпусков на новый год нужно не позднее 17 декабря текущего года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

График обязателен как для организации, так и для сотрудников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Поэтому сотрудников нужно ознакомить с графиком отпусков. Как это сделать, в законодательстве не сказано. Администрация организации может выбрать любой вариант по своему усмотрению.

Главбух советует: ознакомьте сотрудников с графиком отпусков под роспись. Так вы застрахуете себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок.

Уведомление об отпуске

О дате начала отпуска сотрудника нужно известить под подпись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Формы и способы такого извещения организация определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения или уведомления сотрудников, ознакомительные листы и ведомости, с которыми знакомятся сотрудники, проекты приказов (распоряжений) и т. п. Такие разъяснения приведены в пункте 4 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1.

Например, можно оформить уведомление в произвольном виде или заранее (за две недели до начала отпуска) составить приказ об отпуске. Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска в обоих случаях будут соблюдены.

Заявление на отпуск

Если сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск ему не обязательно. Если сотрудник хочет уйти в отпуск вне графика или в графике не указана точная дата начала отпуска, он должен написать заявление (в произвольной форме). Также заявление необходимо, если отпуск берет новый сотрудник, который был принят на работу после утверждения графика.

Главбух советует: просите всех сотрудников (в т. ч. и уходящих в отпуск по графику) написать заявление об уходе в отпуск.

В график отпусков довольно часто вносят изменения. При наличии заявлений сотрудникам отдела кадров и бухгалтерии легче будет контролировать уход сотрудников в отпуск, своевременно рассчитывать и выплачивать отпускные.

Ситуация: может ли организация не принимать у сотрудников заявления на отпуск, если начало отпуска выпадает на период повышенной загруженности бухгалтерии

Ответ на этот вопрос зависит от того, устанавливают ли внутренние документы организации какие-либо ограничения по срокам ухода в отпуск.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с утвержденным в организации графиком. Об этом сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ. В этом документе и должны быть определены конкретные даты начала отпуска каждого сотрудника.

При утверждении графика отпусков администрация может учесть мнение бухгалтерии о необходимости указывать даты начала отпусков после 5-го числа каждого месяца. Тогда такая ситуация будет правомерна. Если же график предусматривает, что отпуск сотрудника начинается, к примеру, 5 сентября, то бухгалтерия обязана принять заявление и рассчитать отпускные (ст. 123 ТК РФ).

Перенос отпуска

Утвержденная заранее в графике отпусков дата отпуска может быть перенесена. Законодательство регламентирует порядок оформления переноса отпуска в двух случаях.
1. По инициативе сотрудника (если работодатель нарушил срок уведомления о начале отпуска или срок выплаты отпускных, при болезни сотрудника и в других случаях, когда работодатель обязан перенести отпуск в соответствии с трудовым законодательством или локальными нормативными актами). В данном случае основанием для переноса может быть заявление сотрудника, составленное в произвольной форме. На заявлении должна быть разрешительная запись, а также подписи руководителя структурного подразделения (отдела, цеха и т. п.) и руководителя организации.*

2. По инициативе работодателя (в связи с производственной необходимостью). Основанием для перенесения даты отпуска в данном случае может быть соответствующее распоряжение руководителя. При этом сотрудник должен быть ознакомлен с распоряжением и согласен с ним.

Такой порядок следует из совокупности положений статьи 123 и статьи 124 Трудового кодекса РФ.

При перенесении даты отпуска не нужно оформлять дополнительный приказ на утверждение графика отпусков в новой редакции. Внести корректировки в график позволяет и унифицированная форма этого документа (графы 8 и 9 формы № Т-7).

Приказ на отпуск

При уходе сотрудника в отпуск составьте приказ о предоставлении отпуска.

В государственных и муниципальных учреждениях

Приказ можно составить:

по унифицированной форме № Т-6 (для оформления одного уходящего сотрудника) или по унифицированной форме № Т-6а (для нескольких сотрудников);

по самостоятельно разработанной форме.

См. пример оформления приказа по унифицированной форме.

Если в организации не предусмотрены отдельные уведомления о начале отпуска, приказ оформите не позднее чем за две недели до его начала и ознакомьте с ним сотрудника под подпись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

<…>

Записка-расчет

Выплатить отпускные сотруднику нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Каждый факт хозяйственной жизни (в т. ч. и расчет отпускных) должен быть оформлен первичным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Поэтому сумму отпускных отразите в записке-расчете. Записка-расчет составляется на основании приказа о предоставлении отпуска сотруднику и подписывается специалистом кадровой службы и бухгалтером, рассчитавшим отпускные.

В государственных (муниципальных) учреждениях

Записку-расчет при предоставлении отпуска составьте по форме № 0504425 (утверждена приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).

Пример оформления лицевой стороны записки-расчета             

Сотрудник учреждения А.С. Кондратьев уходит в очередной отпуск. Лицевую сторону записки-расчета (ф. 0504425) заполнил работник кадровой службы и передал в бухгалтерию.

Кроме того, сотрудник кадровой службы должен внести сведения об отпуске в личную карточку сотрудника, а также в карточку-справку по форме № 0504417 (утверждена приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).

Отпуск перед декретом

Ситуация: какие документы сотрудница должна представить, если перед отпуском по беременности и родам ей предоставляется основной отпуск авансом

Заявление и справку (заключение) от врача.

Администрация организации обязана предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск беременной женщине (по ее просьбе) независимо от стажа работы в организации (ст. 260, 122 ТК РФ). Для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска авансом женщина должна подать заявление, приложив к нему документ, подтверждающий беременность (например, справку от врача) (письмо Роструда от 18 марта 2008 г. № 659-6-0).

Отпуск с последующим увольнением

По желанию сотрудника организация вправе предоставить ему отпуск с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). В таком случае сотрудник должен написать заявление с просьбой уволить его и предоставить ему отпуск. Это следует из положений части 2 статьи 127 Трудового кодекса РФ.

Далее работодатель решает, давать отпуск с последующим увольнением или нет. Это его право, а не обязанность. Если в итоге сотруднику откажут, то придется выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск в общем порядке (ст. 127 ТК РФ,письмо Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1025-6).

Если же руководство организации согласится предоставить отпуск с последующим увольнением, то на основании заявления сотрудника издайте соответствующий приказ.

Предоставив работнику отпуск с последующим увольнением, днем увольнения считайте последний день такого отдыха (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). Однако рассчитаться с сотрудником нужно до его ухода в отпуск. Ведь после отдыха сотрудник и работодатель уже не будут связаны обязательствами по трудовому договору. Аналогичным образом поступите с трудовой книжкой и другими документами, которые надо выдать сотруднику при увольнении. То есть передайте их ему перед уходом в отпуск, в последний день работы.

Такие разъяснения даны в письме Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1. Кроме того, правомерность этой позиции подтверждает определение Конституционного суда РФ от 25 января 2007 г. № 131-О-О.

Кстати, сотрудник, который оформил заявление на отпуск с последующим увольнением по собственной инициативе, вправе отозвать свое заявление. Правда, сделать это он может до начала отпуска и при условии, что на его место еще не пригласили в порядке перевода другого работника (ч. 4 ст. 127 ТК РФ).

<…>

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3. Рекомендация: Как оформить временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника другим сотрудником (временное замещение)

Порядок оформления временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника зависит от того, кто будет привлечен к такой работе. Для этого работодатель может привлечь:

гражданина, не являющегося сотрудником данной организации (ст. 59 ТК РФ);

другого штатного сотрудника (ст. 60.2, ч. 3 ст. 72. 2 ТК РФ).

Если для исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника организация нанимает гражданина, не состоящего в ее штате, то заключите с ним срочный трудовой договор (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4413-6).*

Если обязанности временно отсутствующего сотрудника будет выполнять другой штатный сотрудник, то организация может привлечь его посредством:

совмещения профессий (должностей);

временного замещения.

Временное замещение и совмещение

Совмещение устанавливается, когда в организации вакантна штатная должность. А временное замещение устанавливается, когда сотрудник, занимающий должность, временно отсутствует. Например, в связи с:

отпуском;

болезнью;

командировкой;

повышением квалификации и т. п.

Кроме того, при совмещении можно выполнять дополнительную работу только по другой профессии или должности. При временном замещении сотрудник может выполнять обязанности как по одноименным должностям (профессиям), так и по разным.

Это следует из положений статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Продолжительность рабочего времени

Режим временного замещения предполагает нормальную продолжительность рабочего времени. То есть дополнительную работу сотрудник выполняет наряду с основной работой в течение установленного ему рабочего дня (смены). Об этом говорится в части 1 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Доплата

При временном замещении должностей сотруднику дополнительно к его заработку положена доплата (ст. 151 ТК РФ). Ее размер устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и объема дополнительной работы.

Документальное оформление

Перед оформлением временного замещения организация должна получить письменное согласие замещающего сотрудника. Для этого заключите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем укажите:

работу по должности, ее содержание и объем;

размер доплаты за временное замещение профессий (должностей);

срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу.

Такой вывод позволяют сделать часть 2 статьи 57, статьи 60.2, 72, часть 2 статьи 151 Трудового кодекса РФ.

Главбух советует: если организация не может определить момент выхода отсутствующего сотрудника на работу, то в дополнительном соглашении конкретную дату окончания временного замещения не фиксируйте. То есть при указании срока окончания временного исполнения обязанностей укажите: «до выхода отсутствующего сотрудника на работу».*

На основании дополнительного соглашения издайте приказ о временном исполнении обязанностей (временном замещении). Типовой формы такого документа в законодательстве не предусмотрено. Поэтому составьте его в произвольной форме.

В некоторых случаях при временном замещении с сотрудником нужно дополнительно заключить договор о полной материальной ответственности (ст. 241–243 ТК РФ).

В государственных и муниципальных учреждениях

При необходимости сведения о временном замещении можно указать в разделе X «Дополнительные сведения» личной карточки сотрудника по форме № Т-2.

Организации также вправе применять самостоятельно разработанную форму личной карточки. Подробнее об этом см. Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.

<…>

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

4. Статья: Специалист Роструда ответил на ваши вопросы о летних отпусках

Коротко о важном

— Когда нужно выплатить отпускные?
— Не позднее трех календарных дней до начала отпуска.

— Как воздействовать на сотрудника, который отказывается от отпуска?
— Можно оформить выговор или замечание.

— Что делать, если работник в отпуске заболел?
— Отпуск нужно продлить или перенести на другой срок.

— Иван Иванович, если не предоставлять сотруднику отпуск в течение двух лет, работодателю грозит штраф. Но что делать в ситуации, когда работник сам не желает идти отдыхать?

— Советую такую ситуацию предотвращать. Для этого нужно ежегодно утверждать график отпусков.

Это официальный документ. И работник обязан уходить в отпуск в периоды, закрепленные в таком графике. Поэтому, если сотрудник отказывается отдыхать, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. В частности, оформить замечание или выговор.

— График отпусков составляют еще до наступления очередного календарного года. К лету многие работники забывают о том, когда они должны отдыхать. Что делать, если сотрудник отказывается уходить в отпуск в тот период, который изначально был заявлен в графике?

— График отпусков — документ обязательный для исполнения. Работодатель должен предоставить отпуск в точном соответствии с графиком, а сотрудник обязан его отгулять. После утверждения этого документа нужно ознакомить с ним всех работников под роспись. А не позднее чем за две недели до начала отдыха письменно известить каждого о началеотпуска.

Если сотрудник хочет изменить период отпуска, то этот вопрос можно решить только по соглашению сторон. Допустим, работодатель против переноса отдыха. Тогда сотрудник обязан уйти в отпуск по графику. В случае отказа его можно привлечь к дисциплинарной ответственности.

— А может ли работодатель требовать, чтобы хотя бы одна из частей отпуска была не менее 14 дней?

— Да, может. По соглашению сторон ежегодный оплачиваемый отпуск можно разбить на части. Но при этом хотя бы одна из них должна быть не менее 14 календарных дней. Периоды отдыха фиксируют в графике отпусков. Если же работник захочет использовать отпуск по частям вопреки графику, это возможно только с согласия работодателя.

Но обратите внимание: сотрудник имеет право не разбивать отпуск вовсе и отгулять сразу все положенные ему дни.

— Когда нужно выплатить отпускные сотруднику, если его отдых начинается с понедельника?

— Отпускные выплачивают не позднее чем за три календарных дня до начала отдыха. Следовательно, если сотрудник уходит в отпуск с понедельника, то деньги ему нужно выдать не позднее пятницы предыдущей недели. Допустим, отдых начинается с 1 июля 2013 года, значит, отпускные работник должен получить не позднее 28 июня 2013 года.

— Представим ситуацию: в мае сотрудник брал 10 дней за свой счет, а в июле он идет в оплачиваемый отпуск. Нужно ли включать майские дни в отпускной стаж?

— Да, нужно. В стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включаются дни, предоставленные сотруднику без сохранения заработной платы. Но не более 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы в данном случае не включаются: отпуск по уходу за ребенком и периоды отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы.

— Объясните, пожалуйста, нужно ли переносить дату выхода на работу, если сотрудник во время отпуска заболел?

— Да, нужно. Но в этом случае важно, чтобы работник вовремя известил о своей болезни.

Общее правило таково: в случае временной нетрудоспособности работника отпуск нужно либо продлить, либо перенести на другой срок с учетом пожеланий сотрудника. В данном случае решение о том, переносить или продлевать отдых, зависит от того, когда работник известил компанию о своей болезни. Если он сделал это во время отпуска и попросил его продлить, то отдых нужно увеличить на число дней нетрудоспособности.

Если же сотрудник вышел на работу в положенный срок и принес больничный лист, тогда дни не отгулянного из-за болезни отпуска можно только перенести.*

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Журнал "Главбух" июль 2013

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

06.05.2014г.

С уважением,

эксперт  БСС «Системы Главбух»

Нефедова Галина

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной, ведущим экспертом направления БСС «Системы Главбух»

 

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль