Перерасчет и удержание необоснованно выплаченных коммандировочных за прошлые периоды

224

Вопрос

В казенном учреждении проводилась проверка, по результатам которой следует провести перерасчет и принять меры к удержанию необоснованно выплаченных в 2012 году сумм за проживание без предъявления подтверждающих документов (КЭСР 226) во время нахождения работника в пути к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы. В учреждении нет кассы, нет расчетного счета в отделении Федерального казначейства для внесения наличности на лицевой счет. Могут ли сотрудники внести суммы в бухгалтерию учреждения по приходному кассовому ордеру? Затем общую сумму, внесенную сотрудниками, бухгалтер в тот же день перечислит через любое отделение банка на лицевой счет учреждения (открытый в отделении Федерального казначейства) на КЭСР 226. Возможен ли такой вариант?

Ответ

Порядок обеспечения наличными деньгами учреждений, лицевые счета которых открыты в органах Федерального казначейства, установлен приказом Минфина России от 31.12.2010 г. № 199н. Согласно пункту 31 данного Порядка взнос клиентом наличных денег осуществляется по Объявлению на взнос наличными (код формы по ОКУД 0402001) или с использованием расчетной (дебетовой) банковской карты на счет № 40116. Орган Федерального казначейства на основании выписок учреждения банка из соответствующих счетов № 40116 и информации, содержащейся в приложенных к ним Ордерах к Объявлениям на взнос, не позднее дня, следующего за днем получения выписок учреждения банка, оформляет платежные поручения в электронном виде  на перечисление денежных средств с соответствующих счетов № 40116 на соответствующие счета органа Федерального казначейства для зачисления на лицевой счет. При внесении денежных средств с использованием расчетной (дебетовой) банковской карты учреждение должно представить

 

расшифровку неиспользованных сумм (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств). Это необходимо для того, чтобы внесенные средства были восстановлены на лицевом счете по кодам бюджетной классификации, а не отразились как невыясненные поступления. Таким образом, предложенный вами вариант не соответствует Порядку обеспечения наличными деньгами учреждений, лицевые счета которых открыты в органах Федерального казначейства, установленном приказом Минфина России от 31.12.2010 г. № 199н. Поэтому, целесообразно обратиться по данному вопросу непосредственно в орган Федерального казначейства по месту открытия лицевого счета.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. ПРИКАЗ МИНФИНА РОССИИ ОТ 31.12.2010 № 199Н

Об утверждении Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства (с изменениями на 28 декабря 2012 года)

<…>

IV. Взнос клиентом наличных денег и учет их органом Федерального казначейства

(Наименование в редакции, введенной в действие с 26 марта 2013 года приказом Минфина России от 28 декабря 2012 года N 177н. - См. предыдущую редакцию)

30. На счет N 40116 клиентом вносятся:

неиспользованные наличные деньги по видам средств: средства бюджета, средства дополнительного бюджетного финансирования, средства для осуществления оперативно-розыскных мероприятий, средства, поступающие во временное распоряжение получателей бюджетных средств, средства неучастников бюджетного процесса;
наличные деньги, принятые в кассу клиента по видам средств: доходы от оказания получателями средств бюджета платных услуг, средства, поступающие во временное распоряжение получателей средств бюджета, средства неучастников бюджетного процесса.*

31. Взнос клиентом наличных денег осуществляется по Объявлению на взнос наличными (код формы по ОКУД 0402001) (далее - Объявление на взнос) в соответствии с требованиями, установленными нормативными актами Банка России, с учетом особенностей, предусмотренных Положением N 298-П/173н и настоящими Правилами.*


<…>

32. Орган Федерального казначейства на основании выписок учреждения банка из соответствующих счетов N 40116 и информации, содержащейся в приложенных к ним Ордерах к Объявлениям на взнос (далее - Ордер), не позднее дня, следующего за днем получения выписок учреждения банка, оформляет платежные поручения в электронном виде (при отсутствии соответствующей технической возможности - в необходимом количестве экземпляры платежных поручений на бумажном носителе) на перечисление денежных средств с соответствующих счетов N 40116 на соответствующие счета органа Федерального казначейства, и передает их в учреждение банка.*


<…>

33. На основании информации, указанной в Ордерах, приложенных к выписке учреждения банка из соответствующего счета N 40116, органы Федерального казначейства формируют по каждому Ордеру Справку в трех экземплярах и отражают на соответствующем лицевом счете, открытом получателю средств бюджета (неучастнику бюджетного процесса, администратору доходов бюджета), операции по восстановлению кассовых выплат (поступлению средств).
Первый экземпляр Справки помещается в документы операционного дня органа Федерального казначейства к соответствующему счету N 40116.Второй экземпляр Справки помещается в документы операционного дня органа Федерального казначейства к выписке из соответствующего лицевого счета. Третий экземпляр Справки прилагается к выписке из соответствующего лицевого счета, представляемой органом Федерального казначейства получателю средств бюджета (неучастнику бюджетного процесса, администратору доходов бюджета).

<…>

2. Рекомендация: Как внести неиспользованные деньги на счет с использованием расчетной (дебетовой) банковской карты

Уполномоченный сотрудник учреждения может самостоятельно внести неиспользованные наличные деньги на банковскую карту. При возврате денежных средств на карту не позднее следующего рабочего дня после внесения наличных средств через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств представьте в орган Федерального казначейства расшифровку неиспользованных сумм (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) (ф. 0531846). Это необходимо для того, чтобы внесенные средства были восстановлены на лицевом счете по кодам бюджетной классификации, а не отразились как невыясненные поступления.*

Если форма или содержание расшифровки не будут соответствовать установленным требованиям или подписи на ней не будут соответствовать образцам, имеющимся в карточке образцов подписей, орган Федерального казначейства:

вернет расшифровку клиенту – при бумажном документообороте между органом Федерального казначейства и учреждением;

направит учреждению протокол (ф. 0531805) в электронном виде с указанием причины возврата – при электронном документообороте.

Если перечисленные на карты средства полностью или частично не были использованы, то в течение 20 календарных дней со дня перечисления (не считая дня перечисления) представьте в орган Федерального казначейства расшифровку (ф. 0531846). Это нужно для возврата невостребованной суммы со счета в кредитной организации на соответствующие счета органа Федерального казначейства (счета финансового органа субъекта РФ).

Такие правила установлены в пунктах 43, 45 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н.

Порядок представления расшифровки (ф. 0531846) при завершении текущего финансового года приведен в пункте 44 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н.

Из рекомендации «Как получить наличные деньги со счета учреждения в кассу»

Юлия Камардина

советник руководителя Федерального казначейства

3. Статья: Кассовые операции казенного учреждения

Для учета наличных денег в кассе учреждения как в рублях, так и в иностранной валюте предназначен счет 0 201 34 000 «Касса».

Казенные учреждения обеспечиваются наличными в соответствии с правилами, которые утверждены приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н.* Для операций с наличными денежными средствами учреждения получают от ОФК чековые книжки. Но для этого казенное учреждение должно написать заявление на получение денежных чековых книжек. Книжки выдаются бесплатно. Форма заявления определена приложением № 2 к приказу № 199н.

Возвращаются денежные чековые книжки с неиспользованными чеками и корешками для последующей сдачи в банк также на основании заявления, составленного в простой письменной форме. В заявлении следует указать номера подлежащих возврату неиспользованных денежных чеков в случае:

закрытия лицевых счетов получателя средств бюджета (неучастника бюджетного процесса);

изменения указанного в денежной чековой книжке наименования получателя средств бюджета (неучастника бюджетного процесса), органа Федерального казначейства;

закрытия или изменения номеров соответствующих счетов № 40116, открытых органу Федерального казначейства в учреждении банка.

Последовательность обеспечения наличными деньгами учреждения следующая.

Для получения наличности учреждению необходимо написать заявку в орган Федерального казначейства по месту обслуживания.

ОФК примет заявку к исполнению, только если:

указанные в ней коды КОСГУ соответствуют содержанию текста назначения платежа;

указанные суммы не превышают соответствующие установленные бюджетные ассигнования или лимиты бюджетных обязательств и предельные объемы финансирования.

Если подается заявка на выдачу наличных денежных средств, то одновременно с ней представляется заполненный денежный чек. Правила заполнения чека определены Положением об особенностях расчетно – кассового обслуживания территориальных органов Федерального казначейства (утвержденоБанком России, Минфином России 13 декабря 2006 г. № 298-П, № 173н).

Если предъявленный денежный чек не принят к исполнению (в нем допущены ошибки при заполнении), то необходимо оформить новый чек и представить его вместе с испорченным. При этом повторно подавать заявку учреждению не надо.

На практике казенное учреждение может потерять денежный чек. Для такой ситуации тоже прописан порядок действий. Учреждение должно представить в орган Федерального казначейства заявление об аннулировании чека. Оно подается в простой письменной форме. На его основании орган Федерального казначейства оформляет платежное поручение на возврат суммы, ранее перечисленной согласно Заявке на получение наличных денег (ф. 0531802). На лицевой стороне денежного чека, заполненного по установленным правилам, проставляется гербовая печать органа казначейства.

При внесении наличных денежных средств на банковский счет оформляют Объявление на взнос наличными (ф. 0402001). Его также составляют отдельно по каждому виду средств.*

Учет операций по движению наличных денежных средств на счете ведется в Журнале операций по счету «Касса» (ф. 0504071) на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира, записи вносятся ежедневно.

Книга «КАЗЕННЫЙ УЧЕТ» ПО НОВОМУ ПЛАНУ СЧЕТОВ — 2013

4. Статья: Обеспечение наличными с использованием банковских карт

Чиновники Минфина России готовят ряд законопроектов, согласно которым учреждения будут обязаны использовать в повседневной деятельности банковские карты. О нюансах их применения пойдет речь в статье.

Перспективы безналичных платежей

Доля безналичных платежей в общем объеме расчетов в России невелика. Поэтому чиновниками создана специальная рабочая группа, которая обсуждает вместе с представителями банков способы решения этой проблемы.

В частности, рассматривается возможность запрета приема платежей за наличный расчет при стоимости покупки свыше определенной суммы. Кроме того, предполагается обязать использовать банковские карты при выплате заработной платы и командировочных расходов, перечислении пенсий и социальных пособий.

К тому же внедрение новой технологии по обеспечению наличными средствами должно создать резервы для экономии бюджетных средств.

Специалисты Минфина России высказали свою позицию по поводу перехода сектора госуправления на безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт в письме от 5 октября 2012г. №14-03-03/728.

Предполагается, что при использовании банковских карт в бюджетном секторе органы Федерального казначейства будут лишь организовывать и контролировать кассовые операции государственных учреждений. А именно отслеживать списание денежных средств с их лицевых счетов.

Правовые аспекты

Принят и действует нормативный документ, регламентирующий использование госучреждениями современных банковских технологий, – приказ Минфина России от 31 декабря 2010г. №199н «Об утверждении Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства» (далее – Правила №199н ).

Разделом V Правил № 199н определен порядок обеспечения учреждений наличными деньгами как с использованием традиционных чековых книжек, так и с применением банковских карт.

Предоставление территориальным ОФК карт в необходимом количестве (на каждое учреждение) персонифицировано на каждого уполномоченного на получение картыработника.

Проведение и учет операций на счете 401 16 с использованием карт ведется банками в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Учреждение ведет операции по получению (внесению) наличных денег через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств кредитной организации, выдавшей карты, с использованием карт в соответствии с договором банковского счета. При этом учитываются требования Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт (утверждено Банком России 24декабря 2004г. №266-П ).

Нюансы получения карт

Для получения карт учреждение представляет в орган Федерального казначейства заявление ( ф. 0531842 ) согласно приложению №6 к Правилам № 199н. На каждое созданное им уполномоченное подразделение подается отдельное заявление. В нем нужно указать должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные лица, уполномоченного учреждением на проведение операций с банковской картой.

Следовательно, руководитель учреждения своим приказом должен назначить такого работника (целесообразно уполномочить на проведение операций с наличными кассира). На заявлении ОФК делает отметку о согласии на получение карт, после чего оно направляется в кредитную организацию по месту открытия соответствующего счета 40116. На основании данного заявления банк обеспечивает изготовление карт согласно условиям договора.

В день доставки в соответствующее подразделение кредитной организации изготовленных карт и конвертов, содержащих пин-коды к ним, кредитная организация уведомляет орган Федерального казначейства о готовности выдать карты. Уполномоченный работник ОФК получает в банке изготовленные карты и выдает их работнику учреждения (уполномоченного подразделения). Также выдается конверт с пин-кодом под расписку в Журнале регистрации карт ( п.39 Правил № 199н ).

Банковская карта оформляется отдельно к каждому лицевому счету, открытому учреждению в органе Федерального казначейства. Карту и конверт с пин-кодом хранят в учреждении в сейфе или ином защищенном месте. В силу пункта 40 Правил № 199н смена уполномоченного работника учреждения – это одно из оснований для возврата органу Федерального казначейства полученной ранее карты.

Порядок снятия средств

Операции по получению наличных денег с использованием карт ведутся в пределах остатка денежных средств на карте в соответствии с условиями договора ( п.36 Правил №199н ). Уполномоченный работник может совершать операции как по снятию денежных средств с карты, так и по внесению на нее наличности. Чтобы получить денежные средства, используя банковскую карту, учреждению надо подготовить заявку ( ф. 0531844 ) и представить ее в орган Федерального казначейства. В ней, в частности, следует указать:

наименование вида средств;

код операций сектора государственного управления;

сумму;

назначение платежа.

Эти сведения необходимы для обеспечения целевого использования денежных средств, перечисляемых на карту.

На основании представленной заявки орган Федерального казначейства направляет в банк запрос на пополнение карточного счета. Через некоторое время учреждение получает подтверждение пополнения карты и может снимать необходимую сумму наличности (как правило, это делает уполномоченный работник по поручению главного бухгалтера). Однако необходимо сохранять чек банкомата, подтверждающий совершение данной операции.

Снятые наличные средства на основании чека банкомата приходуются в кассу учреждения, после чего могут расходоваться по целевому назначению.

Использование остатков

Неиспользованные суммы наличных, оставшиеся в кассе учреждения (возвраты подотчетных сумм, выручку и т. д.), можно зачислить на соответствующий лицевой счет также с помощью карты. Основанием для выбытия средств в этом случае тоже будет чек банкомата, подтверждающий внесение наличных денег на карту.*

Затем учреждение должно представить в ОФК расшифровку сумм неиспользованных(внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных) средств ( ф. 0531846 ), подписанную руководителем и главным бухгалтером (уполномоченными лицами учреждения). Это необходимо сделать не позднее следующего рабочего дня после внесения средств. На основании данной расшифровки работники казначейства отразят поступление соответствующих сумм на лицевом счете учреждения.

Работник учреждения, уполномоченный на получение карт, может самостоятельно внести наличные денежные средства с использованием карты через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств банка, выдавшего карты, в соответствии с условиями договора без взимания комиссии. В этом случае не позднее следующего рабочего дня после внесения средств учреждение представляет в ОФК расшифровку сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денег) средств по форме согласно приложению №9 к Правилам №199н, подписанную руководителем и главным бухгалтером (уполномоченными лицами).*

Как следует из пункта 43 Правил № 199н, это необходимо сделать не позднее следующего рабочего дня после внесения средств. На основании данной расшифровки работники казначейства отразят поступление соответствующих сумм на лицевом счете учреждения.

Надо учесть, что наличие остатка перечисленных на карту средств допускается в течение 20 календарных дней (при этом день перечисления не учитывается). Однако на конец года средств на карточном счете быть не должно.

Отражение операций в учете

В правила организации и ведения бухучета с подотчетными лицами могут включаться положения, предусматривающие расчеты с ними как в наличном, так и в безналичном порядке – с использованием банковских карт ( письмо Минфина России от 5 октября 2012г. №14-03-03/728 ). Согласно пункту 84 Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной приказом Минфина России от 6 декабря 2010г. №162н ,пункту105 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 16 декабря 2010г. №174н, и пункту 108 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 23 декабря 2010г. №183н, перечисление подотчетных сумм на банковскую карту отражается в бухучете так:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Перечислены суммы подотчетному лицу на корпоративную банковскую карту

208 00 000* «Расчеты с подотчетными лицами»

304 05 000**
«Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом»
201 11 000***
«Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»
201 21 000***
«Денежные средства учреждения на счетах в кредитной организации»
201 27 000***
«Денежные средства учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации»

* Применяются соответствующие группа и вид кода синтетического счета.
** По соответствующим кодам КОСГУ.
*** Одновременно производится запись по забалансовому счету 18.

Возврат карт в банк

Учреждение обязано возвращать казначейству карты для последующего их возврата в кредитную организацию по заявлению в произвольной форме, в котором указываются причина возврата, номера карт, подлежащих возврату. Карты возвращаются в случае:

закрытия лицевых счетов, открытых учреждению в ОФК;

изменения наименования учреждения (кроме изменения наименования, не связанного с его реорганизацией);

повреждения карты;

истечения срока действия карты;

утраты пин-кода;

смены уполномоченного работника учреждения;

закрытия или изменения номера счета, открытого ОФК в банке;

требования казначейства;

когда это предусмотрено договором.

В случае утери пин-кода и (или) карты учреждение обязано незамедлительно сообщить в банк об этом для блокировки операций по данной карте, а также не позднее первого рабочего дня, следующего за днем выявления утраты карты, сообщить об этом в ОФК.

Зачисление денег на карту

Не позднее дня, следующего за датой подтверждения банком проведения операции по списанию средств со счетов ОФК на счет 401 16 для обеспечения наличными деньгами учреждений с использованием карт, ОФК формирует и направляет в электронном виде в банк расшифровку суммы средств, перечисленных на счет ОФК 401 16 по картам в соответствии с условиями договора.

Завершение операций по картам

При завершении ОФК операций в текущем финансовом году расшифровка представляется учреждением не позднее чем за два рабочих дня до окончания текущего финансового года. › |

› | При внесении наличных средств в последний рабочий день финансового года расшифровка представляется в первой половине дня.

В случае полного или частичного неиспользования учреждением, уполномоченным подразделением перечисленных на карты средств в течение 20 календарных дней со дня перечисления, не считая дня перечисления, оно обязано представить в ОФК расшифровку для возврата невостребованной суммы со счета 401 16 на соответствующие счета ОФК (в соответствии с ранее представленной заявкой ( ф.0531844 )). На основании полученной расшифровки ОФК оформляет платежное поручение на перечисление невостребованной суммы (суммы внесенных наличных денежных средств) со счета 401 16 на соответствующий счет ОФК и передает платежное поручение в банк. Это поручение – основание для отражения операций по списанию средств со счета 401 16, а также операции по зачислению средств на соответствующий счет ОФК. По информации, указанной в расшифровках, ОФК формирует по каждой карте справку и отражает на соответствующем лицевом счете учреждения операции по восстановлению кассовых выплат (поступлению средств). Справка составляется в трех экземплярах, которые помещаются в документы операционного дня ОФК, к выписке из соответствующего лицевого счета, а также к выписке из лицевого счета, представляемой ОФК учреждению.

В.Н. Трофимова,

эксперт по бюджетному учету

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ», № 1, ЯНВАРЬ 2013

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

16.04.2014г.

С уважением,

эксперт  БСС «Системы Главбух»

Нефедова Галина

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной, ведущим экспертом направления БСС «Системы Главбух»

 

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль