Сверхлимитные расходы использования услуг связи

852

Вопрос

В бюджетном учреждение существуют лимит расходов использования услуг связи. Как в бухгалтерском учете отразить сверхлимитные расходы , и каким образом удержать с сотрудника, если источник, на котором содержится сотрудник и источник для оплаты договора на услуги связи не совпадают. Так же если сотрудник добровольно внесет сверхлимитные расходы на счет контрагента, нужно ли принимать ее к учету

Ответ

Сверхлимитные расходы использования услуг связи отражайте в общем порядке. По договору с оператором связи учреждение обязано оплатить выставленные ему счета в полном объеме, независимо от того, какие переговоры сотрудники вели с мобильного телефона – служебные или личные. Начисление затрат на мобильную связь отразите проводкой:

 

Дебет 0.401.20.221 (0.109.80.221, 0.109.90.221...) Кредит 0.302.21.730
– отражена стоимость услуг мобильной связи (на основании документов, предъявленных оператором связи).

Стоимость личных телефонных переговоров со служебного мобильного телефона учреждение вправе квалифицировать как материальный ущерб, который сотрудник обязан возместить. Ущерб может быть возмещен добровольно. Необходимую сумму сотрудник может внести в кассу или дать свое письменное согласие на удержание стоимости личных переговоров из его зарплаты.

Если учреждение удерживает стоимость личных переговоров из зарплаты сотрудника (с его письменного согласия), сделайте проводки:

Дебет 2(4).302.11.830 Кредит 2(4).304.03.730
– удержана из зарплаты сотрудника стоимость личных переговоров (с его письменного согласия).

Дальнейшие проводки зависят от того, в рамках какой деятельности начислена зарплата, из которой удерживается стоимость личных звонков.

1. Зарплата начислена в рамках деятельности, приносящей доход:

Дебет 2.304.03.830 Кредит 2.205.31.660
– погашена задолженность сотрудника перед учреждением.

2. Зарплата начислена в рамках выполнения госзадания:

Дебет 4.304.03.830 Кредит 4.304.06.730
– отражено обязательство по перечислению средств, удержанных из зарплаты в рамках госзадания, на счет по учету средств от приносящей доход деятельности (на основании справки по форме № 0504833);

Дебет 2.304.06.830 Кредит 2.205.31.660
– погашена задолженность сотрудника по возмещению стоимости личных переговоров.

Если сотрудник внесет на счет контрагента (на телефонный номер) денежные средства в виде возмещения перерасхода за телефонные разговоры, то учреждению следует оплатить расходы за минусом сверхлимитных переговоров. Отражать в учете оплату напрямую контрагенту не следует. После оплату сотруднику необходимо представить первичный  документ, подтверждающий оплату.  Также учреждению следует составить акт сверки с контрагентом.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух » версия для бюджетных , казенных и автономных учреждений

1. Рекомендация:Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию сотрудником стоимости личных переговоров со служебного мобильного телефона

Оплата переговоров

По договору с оператором связи учреждение обязано оплатить выставленные ему счета в полном объеме, независимо от того, какие переговоры сотрудники вели с мобильного телефона – служебные или личные (подп. «б» п. 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328).* Однако для учреждения экономически обоснованными являются только те расходы, которые связаны с оплатой служебных звонков.

Главбух советует: для контроля за расходованием средств разработайте правила пользования служебными мобильными телефонами. В них можно установить:

  • лимит расходов на служебные телефонные переговоры;
  • запрет на ведение личных телефонных переговоров;
  • порядок возмещения расходов на оплату личных звонков и т. п.

На основании этих правил учреждение может расценить ведение личных переговоров со служебного телефона как нанесение материального ущерба и удержать с сотрудников соответствующие суммы (ст. 232 ТК РФ).

Возмещение материального ущерба

Стоимость личных телефонных переговоров со служебного мобильного телефона учреждение вправе квалифицировать как материальный ущерб, который сотрудник обязан возместить (ст. 238 ТК РФ). Порядок возмещения ущерба установлен статьей 248 Трудового кодекса РФ.

Ущерб может быть возмещен добровольно (ч. 4 ст. 248 ТК РФ). Необходимую сумму сотрудник может внести в кассу или дать свое письменное согласие на удержание стоимости личных переговоров из его зарплаты.

Если сотрудник отказывается добровольно возместить стоимость личных звонков, учреждение вправе взыскать с него сумму ущерба. Если ущерб не превышает среднего заработка сотрудника, то стоимость личных переговоров удержите из его зарплаты. Если превышает – придется обратиться в суд.*

Бухучет

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с внесением сотрудником (удержанием из зарплаты) денежных средств за личные звонки, зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:

Денежные средства, внесенные сотрудником (удержанные из его зарплаты) за личные звонки, признаются собственными доходами учреждения. Такие доходы отразите на счете 2.205.31.000 «Расчеты с плательщиками доходов от оказания платных работ, услуг» (как компенсацию затрат учреждения). Это следует из пункта 2 письма Минфина России от 18 октября 2012 г. № 02-06-10/4354.

В бухучете расчеты с сотрудниками отразите следующими проводками:

Дебет 2.205.31.560 Кредит 2.401.10.130
– начислен доход от возмещения сотрудником личных телефонных переговоров.

Если сотрудник вносит денежные средства в кассу учреждения, сделайте проводки:

Дебет 2.201.34.510 Кредит 2.205.31.660
– отражено поступление денег в кассу учреждения;

Дебет 2.210.03.560 Кредит 2.201.34.610
– отражено внесение денег на лицевой счет (на основании расходного кассового ордера и объявления на взнос наличными);

Дебет 2.201.11.510 Кредит 2.210.03.660
– отражено зачисление денег на лицевой счет (на основании выписки из лицевого счета);

Дебет 17 (код КОСГУ 130)
– отражено поступление средств на счет учреждения.

Если учреждение удерживает стоимость личных переговоров из зарплаты сотрудника (с его письменного согласия), сделайте проводки:*

Дебет 2(4).302.11.830 Кредит 2(4).304.03.730
– удержана из зарплаты сотрудника стоимость личных переговоров (с его письменного согласия).

Дальнейшие проводки зависят от того, в рамках какой деятельности начислена зарплата, из которой удерживается стоимость личных звонков.*

1. Зарплата начислена в рамках деятельности, приносящей доход:

Дебет 2.304.03.830 Кредит 2.205.31.660
– погашена задолженность сотрудника перед учреждением.

2. Зарплата начислена в рамках выполнения госзадания:

Дебет 4.304.03.830 Кредит 4.304.06.730
– отражено обязательство по перечислению средств, удержанных из зарплаты в рамках госзадания, на счет по учету средств от приносящей доход деятельности (на основании справки по форме № 0504833);

Дебет 2.304.06.830 Кредит 2.205.31.660
– погашена задолженность сотрудника по возмещению стоимости личных переговоров.

Такой порядок следует из пунктов 93–94, 114–115, 139–140 Инструкции № 174н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 201.01, 201.34, 205.00, 210.03, 302.00, 304.03, 401.10, 401.20, забалансовый счет 17) и разъяснен впункте 2 письма Минфина России от 18 октября 2012 г. № 02-06-10/4354.

Внимание: в бухгалтерской отчетности операции по переводу средств с КФО 4 на КФО 2 (при удержании зарплаты в рамках госзадания) отражайте как некассовые операции.

В частности, в отчете об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737) отразите в графе 8 «Некассовые операции» в разделах «Доходы учреждения» и «Расходы учреждения».

Об этом сказано в пункте 2 письма Минфина России от 18 октября 2012 г. № 02-06-10/4354, письме Минфина России от 18 сентября 2012 г. № 02-06-10/3788.

Главбух советует: для того чтобы не заполнять графу 8 «Некассовые операции» Отчета по форме № 0503737 вручную (что, как правило, происходит на практике), отразите в учете переброску средств с подстатьи КОСГУ 211 «Заработная плата» на статью КОСГУ 130 «Доходы от оказания платных услуг (работ)».

При этом использовать такой вариант можно, только если Казначейство России (финансовый орган) примет в работу уведомление об уточнении операций учреждения.

Если уведомление принято, операции по удержанию из зарплаты отражаются в графе 5 «Исполнено назначений через лицевые счета» Отчета (ф. 0503737). При ведении бухучета в программах автоматизации бухучета такие операции, как правило, формируются автоматически.

На основании выписки со счета (уведомления о переброске) и справки по форме № 0504833 сделайте проводки:

Содержание операций

Дебет счета

Кредит счета

1

Удержание из зарплаты, начисленной в рамках приносящей доход деятельности:

1.1

Отражена переброска средств, удержанных у сотрудника, с кода КОСГУ 211 на 130

2.304.03.830

2.201.11.610

 

Забалансовый
счет 18 (код КОСГУ 211)

1.2

Отражено погашение ущерба сотрудника

2.201.11.510

2.205.31.660

 

Забалансовый
счет 17 (код КОСГУ 130)

2

Удержание из зарплаты, начисленной за счет средств субсидий на госзадание:

2.1

Отражено перечисление средств со счета по учету субсидий для зачисления на счет по приносящей доход деятельности

4.304.03.830

4.201.11.610

 

Забалансовый
счет 18 (код КОСГУ 211)

2.2

Отражено поступление на счет по приносящей доход деятельности средств, перечисленных со счета по учету субсидий

2.201.11.510

2.205.31.660

 

Забалансовый
счет 17 (код КОСГУ 130)

       

Такой порядок следует из пунктов 72–73, 94, 140 Инструкции № 174н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 201.01, 205.00, 304.03, забалансовые счета 17, 18).

Следует отметить, что ранее Минфин России давал указания отражать возмещение личных переговоров сотрудника как восстановление кассовых расходов учреждения. Однако с выходом более поздних разъяснений учреждениям следует руководствоваться ими.

Пример отражения в бухучете возмещения затрат на оплату личных телефонных переговоров сотрудника*

Главный бухгалтер бюджетного учреждения «Альфа» А.С. Глебова в рамках деятельности, приносящей доход, использует служебный мобильный телефон. В марте оператор связи выставил учреждению документы, согласно которым общая стоимость телефонных переговоров Глебовой составила 1180 руб. (в т. ч. НДС – 180 руб.). По расшифровке счета установлено, что стоимость личных переговоров Глебовой составила 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.).

Внутренними правилами использования служебных мобильных телефонов предусмотрено, что с согласия и по желанию сотрудников стоимость личных телефонных переговоров удерживается из их зарплаты или добровольно вносится в кассу учреждения. Глебова решила добровольно внести денежные средства в кассу.

В учете бухгалтер «Альфы» сделал следующие записи:

Дебет 2.302.21.830 Кредит 2.201.11.610
– 1180 руб. – оплачен счет оператора мобильной связи;

Кредит 18 (код КОСГУ 221)
– 1180 руб. – отражено выбытие средств со счета учреждения;

Дебет 2.109.80.221 Кредит 2.302.21.730
– 900 руб. (1180 руб. – 180 руб. – (118 руб. – 18 руб.)) – отражена стоимость услуг мобильной связи (на основании документов, предъявленных оператором связи);

Дебет 2.401.20.221 Кредит 2.302.21.730
– 118 руб. – отражена стоимость личных телефонных переговоров (на основании документов, предъявленных оператором связи);

Дебет 2.205.31.560 Кредит 2.401.10.130
– 118 руб. – начислен доход от возмещения сотрудником услуг связи;

Дебет 2.210.01.560 Кредит 2.302.21.730
– 162 руб. (180 руб. – 18 руб.) – учтен НДС по услугам мобильной связи;

Дебет 2.201.34.510 Кредит 2.205.31.660
– 118 руб. – Глебовой внесены деньги в кассу;

Дебет 2.210.03.560 Кредит 2.201.34.610
– 118 руб. – отражено внесение денег на лицевой счет (на основании расходного кассового ордера и объявления на взнос наличными);

Дебет 2.201.11.510 Кредит 2.210.03.660
– 118 руб. – отражено зачисление денег на лицевой счет (на основании выписки из лицевого счета);

Дебет 17 (код КОСГУ 130)
– 118 руб. – отражено поступление средств на счет учреждения;

Дебет 2.303.04.830 Кредит 2.210.01.660
– 162 руб. (180 руб. – 18 руб.) – принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров.

<…>

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении затраты учреждения на предоставление мобильной связи сотруднику

Договор с оператором

Чтобы обеспечить сотрудников мобильной связью, учреждение может самостоятельно заключить контракт с сотовым оператором.

Порядок заключения договоров на оказание услуг мобильной связи определен в разделе II Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328. По договору оператор мобильной связи предоставляет учреждению определенное количество абонентских номеров (сим-карт) и периодически выставляет счета на оплату переговоров.

Главбух советует: для контроля за расходованием средств целесообразно разработать правила пользования служебными мобильными телефонами. В них можно установить:

  • лимит расходов на служебные телефонные переговоры;
  • запрет на ведение личных телефонных переговоров;
  • порядок возмещения расходов на оплату личных переговоров и т. п.

На основании этих правил учреждение может квалифицировать ведение личных переговоров как нанесение материального ущерба и удерживать с сотрудников соответствующие суммы (ст. 232 ТК РФ).*

При выдаче сим-карт сотрудников нужно ознакомить с этими правилами под подпись.

Бухучет

Расходы по оплате услуг мобильной связи отразите по подстатье КОСГУ 221 «Услуги связи» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н).

Расчеты с оператором мобильной связи отражайте на счете 0.302.21.000 «Расчеты по услугам связи» (п. 256 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Порядок отражения в бухучете расчетов с оператором мобильной связи зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, начисление затрат на мобильную связь отразите проводкой:*

Дебет 0.401.20.221 (0.109.80.221, 0.109.90.221...) Кредит 0.302.21.730
– отражена стоимость услуг мобильной связи (на основании документов, предъявленных оператором связи).

Оплату за оказанные услуги мобильной связи по безналичному расчету отразите проводками:

Дебет 0.302.21.830 Кредит 0.201.11.610
– оплачены услуги мобильной связи;

Кредит 18 (код КОСГУ 221)
– отражено выбытие средств со счета учреждения.

Перечисление авансовых платежей за услуги мобильной связи по безналичному расчету отразите проводками:

Дебет 0.206.21.560 Кредит 0.201.11.610
– перечислен аванс за услуги мобильной связи;

Кредит 18 (код КОСГУ 221)
– отражено выбытие средств со счета учреждения.

Зачет выданных авансов по мере фактического оказания услуг отразите проводкой:

Дебет 0.302.21.830 Кредит 0.206.21.660
– зачтен аванс за услуги мобильной связи.

Такой порядок приведен в пунктах 97–98, 128–129 Инструкции № 174н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 109.00, 201.01, 206.00, 302.00, 401.20, забалансовый счет 18).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на услуги мобильной связи. Учреждение применяет общую систему налогообложения

В мае бюджетное учреждение «Альфа» в рамках деятельности, приносящей доход, заключило с оператором мобильной связи договор на оказание услуг на условиях 100-процентной предоплаты. Оператор предоставил учреждению два абонентских номера. По приказу руководителя «Альфы» мобильной связью вправе пользоваться:

  • заместитель директора по экономическим вопросам
  • главный бухгалтер.

Учреждение определяет доходы и расходы методом начисления. В мае «Альфа» перевела на расчетный счет оператора авансовый платеж в размере 5000 руб. В июне оператор выставил учреждению детализированный счет и счет-фактуру. Общая стоимость телефонных переговоров в июне составила 4720 руб. (в т. ч. НДС – 720 руб.). По расшифровке счета бухгалтер учреждения определил, что стоимость личных телефонных переговоров составила 590 руб. (в т. ч. НДС – 90 руб.). Из них:

  • у заместителя директора – 236 руб. (в т. ч. НДС – 36 руб.);
  • у главного бухгалтера – 354 руб. (в т. ч. НДС – 54 руб.).

Стоимость личных телефонных переговоров сотрудники не возмещают.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний «Альфа» рассчитывает по тарифу 0,2 процента. Суммы выплат по каждому сотруднику, облагаемые взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, не превысили с начала года 624 000 руб.

В учете учреждения сделаны следующие записи.

В мае:

Дебет 2.206.21.560 Кредит 2.201.11.610
– 5000 руб. – перечислена предоплата за оказание услуг мобильной связи за июнь;

Кредит 18 (код КОСГУ 221)
– 5000 руб. – отражено выбытие средств со счета учреждения.

В июне:

Дебет 2.109.80.221 Кредит 2.302.21.730
– 3500 руб. (4720 руб. – 720 руб. – (590 руб. – 90 руб.)) – отражена стоимость служебных телефонных переговоров за июнь;

Дебет 2.401.20.221 Кредит 2.302.21.730
– 590 руб. – отражена стоимость личных телефонных переговоров за июнь;

Дебет 2.210.01.560 Кредит 2.302.21.730
– 630 руб. (720 руб. – 90 руб.) – учтен НДС по услугам мобильной связи (за вычетом НДС с личных переговоров);

Дебет 2.303.04.830 Кредит 2.210.01.660
– 630 руб. – принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров (за вычетом НДС с личных переговоров);

Дебет 2.302.21.830 Кредит 2.206.21.660
– 4720 руб. – зачтена сумма предоплаты;

Дебет 2.302.11.830 Кредит 2.303.01.730
– 77 руб. (590 руб. × 13%) – удержан НДФЛ со стоимости личных звонков сотрудников;

Дебет 2.401.20.213 Кредит 2.303.10.730
– 130 руб. (590 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы со стоимости личных переговоров сотрудников;

Дебет 2.401.20.213 Кредит 2.303.02.730
– 17 руб. (590 руб. × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование со стоимости личных переговоров сотрудников;

Дебет 2.401.20.213 Кредит 2.303.07.730
– 30 руб. (590 руб. × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование со стоимости личных переговоров сотрудников;

Дебет 2.401.20.213 Кредит 2.303.06.730
– 1 руб. (590 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний со стоимости личных переговоров сотрудников.

При расчете налога на прибыль за полугодие бухгалтер «Альфы» включил в состав прочих расходов 3678 руб. (4000 руб. – (590 руб. – 90 руб.) + 178 руб.).

Неизрасходованная сумма аванса в размере 280 руб. (5000 руб. – 4720 руб.) засчитывается в счет оплаты услуг мобильной связи в следующем месяце.

<…>

Личные переговоры сотрудников

Помимо служебных, учреждение может оплатить и личные переговоры сотрудников. Если учреждение оплачивает личные переговоры, сотрудники должны вносить денежные средства для возмещения их стоимости. В противном случае учреждение может удержать с сотрудников соответствующие суммы (ст. 232 ТК РФ). Подробнее см. Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию сотрудником стоимости личных переговоров со служебного мобильного телефона.

Внимание: если сотрудники не возместят ПБС стоимость оплаченных за счет бюджетных средств личных переговоров, это может быть расценено проверяющими как неэффективное и нецелевое использование (ст. 28,34, п. 1 ст. 306.4 Бюджетного кодекса РФ).

Это связано с тем, что учреждение в рамках выполнения бюджетных полномочий должно обеспечить достижение заданных результатов с использованием наименьшего объема средств (ст. 34 Бюджетного кодекса РФ). При этом средства бюджета должны быть использованы строго по целевому направлению (ст. 38 Бюджетного кодекса РФ).

Оплата личных переговоров сотрудников (в случае если сотрудники их не возмещают) за счет бюджетных средств приведет к увеличению расходов учреждения. То есть заданные результаты будут достигнуты с использованием большего (не минимального) объема средств, что является нарушением принципа результативности и эффективности использования бюджетных средств (ст. 28, 34 Бюджетного кодекса РФ). Кроме того, бюджетные средства являются источником финансового обеспечения расходов учреждения (т. е. служебных расходов), а не личных расходов сотрудников.

<…>

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Игорь Кузьмин

советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса (департамент бюджетной политики и методологии Минфина России)

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

08.04.2014г.

С уважением, Булат Ахмутинов

эксперт Горячей линии БСС «Система Главбух»

Ответ утвержден Наталией Зориной, ведущим экспертом Горячей линии БСС «Система Главбух»

_________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.gosfinansy.ru/#/hotline/rules/?step=4

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль