Приобретение товаров через подотчетное лицо

1801

Вопрос

Наше учреждение в марте 2014 года получило прибыль за счет внебюджетных средств. На данные средства куплен 1 набор открыток, который был разыгран в конкурсной программе при проведении массового мероприятия. Подскажите , как правильно отразить в бухучете (бюджетного учреждения) приобретение через подотчетное лицо, принятие к учету, списание (разыгран в конкурсной программе при проведении массового мероприятия)

Ответ

Расходы на приобретение открыток (подарков) отразите по статье КОСГУ 290 «Прочие расходы». Соответственно, выдачу денежных средств подотчетным лицам из кассы учреждения отразите проводками:

 

Дебет 2.208.91.560 Кредит 2.201.34.610

– выданы деньги под отчет.

Подотчетное лицо приобрело открытки (не для нужд учреждения, а для продажи), то на их стоимость сделайте такую проводку:

Дебет 2.401.20.290 Кредит 2.208.91.660
- приобретены открытки через подотчетное лицо.

В бухучете независимо от типа учреждения подарки (сувениры) учтите на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» по стоимости их приобретения. Аналитический учет по счету (по каждому предмету и его стоимости) ведите в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).

Дебет 07
– отражены за балансом открытки;

Кредит 07
– выданы открытки.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух » версия для бюджетных , казенных и автономных учреждений

1. Рекомендация:Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Выдача аванса

Авансы под отчет выдавайте по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица. При этом в заявлении на выдачу денежных средств сотрудник должен указать:

  • назначение аванса;
  • расчет (обоснование) размера аванса;
  • срок, на который выдается аванс.

Об этом сказано в пункте 213 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Аванс выдавайте только при отсутствии у сотрудника задолженности по ранее выданным подотчетным суммам (п. 214 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Документальное подтверждение

Если сотрудник приобрел для учреждения имущество (основные средства, материальные запасы), работы или услуги, то факт поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Этот документ сотрудник должен получить у поставщика (подрядчика).

Если такого документа нет, то создайте его сами (например, при поступлении материальных запасов без документов составьте акт в произвольной форме или по форме № М-7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а)). При этом следует иметь в виду, что документ, составленный в произвольной форме, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Подробнее о порядке составления первичных документов см. Как организовать документооборот в бухгалтерии.

Авансовый отчет

Об использовании полученных средств (денежных документов) подотчетное лицо представляет авансовый отчет (ф. 0504049) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, подотчетное лицо должно пронумеровать в порядке их записи в отчете. Такие правила предусмотрены Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н, пунктом 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Бухучет

Расчеты по суммам денежных средств (денежных документов), выдаваемых учреждением под отчет, в бухучете отражайте на счете 0.208.00.000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

К бухучету принимайте суммы произведенных расходов по авансовому отчету (ф. 0504049), который утвердил руководитель (п. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Порядок отражения в бухучете расчетов с подотчетными лицами зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:

Выдачу денежных средств (денежных документов) подотчетным лицам из кассы учреждения отразите проводками:*

Дебет 0.208.21.560 (0.208.26.560, 0.208.34.560…) Кредит 0.201.34.610 (0.201.35.610...)
– выданы деньги (денежные документы) под отчет.

О том, как перечислить денежные средства подотчетным лицам на зарплатную карту, см. Можно ли перечислять подотчетные деньги на зарплатную карту сотрудника.

Расходы, произведенные сотрудником и подтвержденные авансовым отчетом, учитывайте следующим образом.

Если сотрудник приобрел для учреждения имущество (основные средства, материальные запасы), то его стоимость отразите проводками:

Дебет 0.106.31.310 (0.106.32.320, 0.105.31.340…) Кредит 0.208.31.660 (0.208.32.660, 0.208.34.660...)
– приобретено имущество через подотчетное лицо.

Если через подотчетное лицо выплачивались зарплата, компенсации, пособия, то на их сумму сделайте проводку:

Дебет 0.302.11.830 (0.302.13.830, 0.302.62.830…) Кредит 0.208.11.660 (0.208.13.660, 0.208.62.660…)
– выплачены через подотчетное лицо зарплата, компенсации, пособия.

Если подотчетное лицо принимало работы или услуги (например, сотрудник ремонтировал служебный автомобиль), то на их стоимость сделайте такую проводку:*

Дебет 0.401.20.221 (0.109.70.222, 0.109.80.225…) Кредит 0.208.21.660 (0.208.22.660, 0.208.25.660…)
– оказаны услуги (выполнены работы), приобретенные через подотчетное лицо.

Все вышеперечисленные суммы расходов, понесенные через сотрудника в рамках деятельности, облагаемой НДС, отражайте без НДС. На сумму входного налога сделайте такую проводку:

Дебет 0.210.01.560 Кредит 0.208.21.660 (0.208.22.660, 0.208.34.660…)
– учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

Такой порядок установлен пунктами 105, 106, 112 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00, 106.00, 109.00, 201.00, 208.00, 210.01, 401.20).

Пример приобретения материальных запасов через подотчетное лицо. Аванс выдан сотруднику за счет средств от деятельности, приносящей доход

4 апреля в рамках деятельности, приносящей доход, секретарю бюджетного учреждения «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для учреждения.

5 апреля Иванова купила канцтовары на всю эту сумму. Покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку. В этот же день руководитель учреждения утвердил авансовый отчет сотрудницы, и бухгалтер принял полученные материальные запасы к учету.

В учете бухгалтер сделал следующие проводки.

4 апреля:

Дебет 2.208.34.560 Кредит 2.201.34.610
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

5 апреля:

Дебет 2.105.36.340 Кредит 2.208.34.660
– 2000 руб. – получены канцтовары, приобретенные через сотрудницу.

<…>

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете выдачу сотруднику (ребенку сотрудника) подарка

Учреждение может поощрять сотрудников, выдавая подарки (ст. 191 ТК РФ). Обычно подарки носят непроизводственный характер, их выдают к какому-либо событию, например, к празднику, дню рождения и т. д. Также учреждение может выдавать подарки детям сотрудников, например, к Новому году.

Документальное оформление

Подарки сотрудникам, а также их детям передаются на безвозмездной основе – по договору дарения (п. 1 ст. 572 ГК РФ). Такой договор учреждение вправе заключить как в устной, так и в письменной форме. Однако есть случаи, когда письменная форма договора дарения обязательна. В частности, если учреждение передает на безвозмездной основе:

  • имущество стоимостью более 3000 руб.;
  • недвижимое имущество.

Об этом говорится в статье 574 Гражданского кодекса РФ.

Бухучет

В бухучете независимо от типа учреждения подарки (сувениры) учтите на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» по стоимости их приобретения. Аналитический учет по счету (по каждому предмету и его стоимости) ведите в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041). Об этом сказано в пунктах 345–346 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Расходы на приобретение подарков отразите по статье КОСГУ 290 «Прочие расходы» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н).*

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с приобретением и выдачей подарков сотрудникам (их детям), зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:

Приобретение и выдачу подарков отразите следующими проводками:

Дебет 0.401.20.290 Кредит 0.302.91.730
– отражены расходы на приобретение подарков;

Дебет 0.210.01.560 Кредит 0.302.91.730
– учтен НДС с подарков;

Дебет 0.302.91.830 Кредит 0.201.11.610
– оплачены подарки для сотрудников учреждения (их детей);

Кредит 18 (код КОСГУ 290)
– отражено выбытие средств со счета учреждения;

Дебет 07
– отражены за балансом подарки для сотрудников (их детей);

Кредит 07
– выданы подарки сотрудникам (их детям).*

Такой порядок предусмотрен пунктами 112, 128–129 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 201.01, 210.01, 302.00, 401.20, забалансовые счета 07, 18).

<…>

Пример отражения в бухучете выдачи подарков сотрудникам*

По приказу руководителя к юбилею учреждения всем сотрудникам в подарок были вручены кружки с фирменной эмблемой.

Рыночная стоимость партии кружек составила 59 000 руб. (в т. ч. НДС – 9000 руб.).

Выдачу кружек сотрудникам бухгалтер учреждения отразил так:

Кредит 07
– 59 000 руб. – выданы подарки сотрудникам.

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

02.04.2014г.

С уважением, Булат Ахмутинов

эксперт Горячей линии БСС «Система Главбух»

Ответ утвержден Наталией Зориной, ведущим экспертом Горячей линии БСС «Система Главбух»

_________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.gosfinansy.ru/#/hotline/rules/?step=4

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль