Документы для подтверждения командировочных расходов

305

Вопрос

При командировочных расходах на прохождение курсов повышения квалификации, семинара достаточно ли для принятия к бухгалтерскому учету приказа на командировку, командировочное удостоверение, служебное задание или необходимы дополнительные документы для подтверждения произведенных расходов

Ответ

Нет, данных документов будет недостаточно для принятия командировочных расходов к бухучету. Если курсы повышения квалификации (обучение) проводится в другой местности, то учреждение должно оплатить сотруднику и командировочные расходы по правилам, установленным для служебных командировок.

 

Соответственно, сотруднику, направленному на обучение в другую местность организация обязана возместить:

- оплату проезда;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);

- другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Для такого возмещения необходимы подтверждающие документы:

- проездные билеты;

- счета за проживание;

- чеки ККТ;

- товарные чеки;

- квитанции электронных терминалов (слипы) и т. д.

И вместе с авансовым отчетом сотрудник должен передать в бухгалтерию все документы, которые подтверждают его расходы и производственный характер командировки.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух » версия для бюджетных , казенных и автономных учреждений

1. Ситуация:Какие гарантии и компенсации нужно предоставить сотруднику при обучении в интересах учреждения

В зависимости от вида обучения учреждение обязано предоставить сотруднику определенные гарантии и компенсации (ст. 196,177 ТК РФ). Например, при направлении сотрудника на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование с отрывом от работы за сотрудниками сохраняется основное место работы и средний заработок. А если такое обучение проводится в другой местности, то учреждение должно оплатить сотруднику и командировочные расходы по правилам, установленным для служебных командировок (ст. 187 ТК РФ).*

Перечень гарантий и компенсаций сотрудникам, совмещающим работу с обучением, приведен в статьях 173–176 Трудового кодекса РФ. Среди них:

Из рекомендации «Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на обучение сотрудника в интересах учреждения»

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Ситуация: Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника

Какие расходы нужно возместить

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:*

  • оплату проезда;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
  • другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

Эти гарантии в полном объеме распространяются и на сотрудников, которые работают дистанционно (ч. 3 ст. 312.1 и 167 ТК РФ). В том числе когда такой сотрудник добирается к месту нахождения работодателя из города, где он проживает (письмо Минфина России от 8 августа 2013 г. № 03-03-06/1/31945). Дело в том, что местом работы дистанционного сотрудника является место его нахождения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). А значит, служебная поездка до места, где расположен работодатель, является командировкой (ст. 166 ТК РФ).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (ч. 2 ст. 168 ТК РФ). При этом работодатель вправе предусмотреть дифференцированный подход к возмещению командировочных расходов (например, в зависимости от должности сотрудника) (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).

<…>

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Рекомендация: Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

По возвращении из командировки сотрудник обязан дооформить документы, которые были составлены перед отъездом, и заполнить авансовый отчет.

Авансовый отчет

отчет нужно составить в одном экземпляре. Заполнить его можно как от руки, так и на компьютере. В оформлении участвуют сотрудник, вернувшийся из командировки, и бухгалтер организации.

На основании авансового отчета и приложенных к нему документов организация возмещает сотруднику командировочные расходы.

В государственных и муниципальных учреждениях

Внимание: если авансовый отчет не соответствует требованиям законодательства, выплаты по нему не будут признаны командировочными расходами.

Авансовый отчет будет считаться не соответствующим требованиям законодательства РФ:

Аналогичные выводы следуют из письма Минтруда России от 7 октября 2013 г. № 17-4/1647.

В государственных (муниципальных) учреждениях

Форма авансового отчета (ф. 0504049) и Методические указания по его заполнению утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

При необходимости организация может доработать унифицированную форму авансового отчета, расширив или сузив графы и строки, введя дополнительные строки и вкладные листы. Вносимые изменения оформите соответствующим организационно-распорядительным документом (например, приказом руководителя). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 8 июля 2011 г. № 03-03-06/1/414.

На лицевой стороне отчета сотрудник должен указать свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне – перечислить расходы, понесенные за период поездки (включая суточные), и указать реквизиты оправдательных документов.

Первичные документы, подтверждающие расходы

Вместе с авансовым отчетом сотрудник должен передать в бухгалтерию все документы, которые подтверждают его расходы и производственный характер командировки.

К ним относятся:*

Представить авансовый отчет и подтверждающие документы сотрудник должен вне зависимости от того, какую систему налогообложения применяет организация (общий режим налогообложения, упрощенку или ЕНВД). Аналогичный вывод следует изписьма Минфина России от 30 октября 2013 г. № 03-11-11/46198.

Когда сотрудник принесет документы, выдайте ему расписку в получении. После этого приступите к проверке отчета и его бухгалтерской обработке. Суммы расходов разнесите по соответствующим статьям и спишите с подотчетного лица.

Если сотрудник ездил за границу и аванс ему был выдан в валюте, оформление документов имеет некоторые особенности. В авансовом отчете нужно дополнительно заполнить строки и графы «в валюте» на лицевой стороне и оборотной стороне. Все валютные суммы нужно пересчитать в рубли по официальному курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.

В государственных и муниципальных учреждениях

Такой порядок определен в пункте 215 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Кроме того, все документы, подтверждающие затраты сотрудника за рубежом, должны быть построчно переведены на русский язык. Это необходимо как для целей бухучета, так и налогообложения.

В государственных и муниципальных учреждениях

Об этом сказано в пункте 13 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, статье 68 Конституции РФ, пункте 1 статьи 16 Закона от 25 октября 1991 г. № 1807-1, статье 313 Налогового кодекса РФ, письме Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6.

В самих документах ничего дописывать не нужно. Приложите к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести текст может как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации, на которого возложена такая обязанность (письма Минфина России от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202, от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

При этом организация может сохранить некоторые слова на иностранном языке, если они являются зарегистрированным товарным знаком, например название авиакомпании в авиабилете (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.), или не имеют существенного значения для подтверждения произведенных расходов, например, в авиабилете на иностранном языке – условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другая подобная информация (письма Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

Оформить и представить в бухгалтерию первичные документы сотрудник обязан в течение трех рабочих дней после возвращения. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. Если сотрудник вернулся из командировки в выходной день или праздник, трехдневный срок нужно отсчитать со дня его выхода на работу. Об этом сказано в пункте 4.4Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.

Кроме того, дополнительные документы придется оформить, если сотрудник будет возвращать неизрасходованные суммы, выданные под отчет на командировочные расходы (либо организация будет удерживать их из зарплаты). Или наоборот, организация будет возмещать сотруднику обоснованный перерасход. В последнем случае оформите расходный кассовый ордер по форме № КО-2.

<…>

Командировочное удостоверение

В государственных и муниципальных учреждениях

Организации госсектора могут по собственному выбору:

  • использовать унифицированную форму командировочного удостоверения (форма № Т-10);
  • применять самостоятельно разработанную форму.

Подробнее об этом см. Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.

В командировочном удостоверении должны стоять отметки организации, в которую был командирован сотрудник. Эти отметки заверяются подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации. Но если такие отметки проставить невозможно (например, человек направлен в обособленное подразделение, не имеющее печати, или для предоставления консультаций физическим лицам), то их отсутствие не является нарушением. В таком случае факт и сроки нахождения сотрудника в командировке подтвердят иные документы:

  • приказ (распоряжение) о направлении в командировку;
  • служебное задание и отчет о его выполнении;
  • проездные документы, где указаны даты прибытия и выбытия из места назначения;
  • счет гостиницы, который подтверждает период проживания в месте назначения.

Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7 и письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

В принятом командировочном удостоверении сделайте отметку о времени прибытия сотрудника к месту работы. Эта отметка также должна быть заверена подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации.

Служебное задание

После возвращения из командировки сотрудник заполняет отчет о выполнении задания в служебном задании.

В государственных и муниципальных учреждениях

Организации госсектора могут по собственному выбору:

  • использовать унифицированную форму служебного задания (форма № Т-10а);
  • применять самостоятельно разработанную форму.

Подробнее об этом см. Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.

Отчет о выполнении задания должен быть согласован с руководителем структурного подразделения и передан в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом. Такие правила установлены в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

<…>

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

21.03.2014г.

С уважением, Булат Ахмутинов

эксперт Горячей линии БСС «Система Главбух»

Ответ утвержден Наталией Зориной, ведущим экспертом Горячей линии БСС «Система Главбух»

_________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.gosfinansy.ru/#/hotline/rules/?step=4

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль