Авансовый отчет по расходам на переезд сотрудника

423

Вопрос

Дайте , пожалуйста , разъяснение по следующему вопросу: Наше учебное заведение по заявлению работника училища в декабря 2013 года произвело авансовую оплату расходов связанных с выездом из РКС т.е. оплачена сумма 169 341,99 рублей (Оплата 5 тонн домашних вещей транспортной организации) по КФО 4. Окончательный маршрут выезда по заявлению сотрудницы г.Анапа. Но так как станция в г.Анапа не работает по приему контейнеров, оплата произведена до г.Краснодара. В марте 2014 года сотрудница после переезда на материк выслала в наш адрес документы в которых фактические расходы связанные с выездом меньше на 7000,00 рублей чем наше училище произвело оплату т.е. факт 162 341,99 рублей. до станции Краснодар. Таким образом за сотрудницей нашего училища числится задолженность в сумме 7 000,00 рублей. Но ею была произведена доплата за наличный расчет по доставке 5 тонн домашних вещей от станции Краснодар до г.Анапа на сумму 21 500,00 рублей все подтверждающие документы она выслала с заявлением об оплате понесенных расходов. В 2014 году расходы связанные с выездом из РКС производятся по КФО 5. Имеет ли право училище в сложившейся ситуации часть расходов понесенных сотрудницей нашего училища (все документы подтверждающие оплату от 09 февраля 2014 года) т.е. 7 000,00 рублей провести по КФО 4 чтобы закрыть авансовый отчет, а оставшуюся 14 500,00 рублей оплатить с КФО 5? Если нет то какое правильное решение должно быть применено в данном случае?

Ответ

В данной ситуации имеет место быть перерасход подотчетных сумм, то есть работник израсходовал на оплату перевоза багажа больше денежных средств чем ему было выдано авансом. После утверждения руководителем авансового отчета перерасход признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством и учреждение обязано его возместить. А так как в данной ситуации выдача аванса производилась в прошлом году за счет средств субсидии на выполнение госзадания (но документы на оплату по предусмотренному  маршруту не покрывают сумму аванса), а в текущем году оплата проезда производится за счет средств целевой субсидии. То учреждение в этом году может принять к учету по предоставленным дополнительным расходам на перевоз багажа необходимую сумму (7 000 руб.) за счет средств субсидии на выполнение госзадания для закрытия ранее выданного аванса, нормативная база на это запрета не содержит. А оставшуюся сумму расходов сотрудника, подлежащую фактическому возмещению отнести на расходы и выплатить за счет средств целевой субсидии.

Об ос нование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как оплатить сотруднику расходы при переезде на работу в другую местность

<…>

Компенсация расходов на провоз багажа

Расходы по провозу имущества (багажа) железнодорожным, водным и автомобильным транспортом (при наличии подтверждающих документов) возместите в размере фактических расходов:*

  • до 500 килограммов – на сотрудника;
  • до 150 килограммов – на каждого переезжающего члена семьи сотрудника.*

Тарифы на провоз имущества (багажа) не должны превышать тарифов, установленных для перевозки грузов железнодорожным транспортом.

Расходы по провозу имущества (багажа) воздушным транспортом возместите только при отсутствии железнодорожного, водного и автомобильного транспорта. В этом случае расходы возмещаются от ближайшей к месту работы железнодорожной станции или морского (речного) порта, открытого для навигации в данное время.

Такой порядок установлен подпунктом «б» пункта 1 постановления Правительства РФ от 2 апреля 2003 г. № 187.

<…>

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Рекомендация: Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

При проверке авансового отчета (ф. 0504049) может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано авансом. В этом случае образуется перерасход, равный сумме превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом. После утверждения руководителем авансового отчета перерасход признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством. Учреждение должно его возместить* (ст. 22 ТК РФ, п. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).

Условия возмещения перерасхода

При принятии к учету расходов подотчетного лица (в т. ч. в сумме перерасхода) бухгалтер должен проверить:*

  • правильность оформления авансового отчета;
  • наличие документов, подтверждающих произведенные расходы (например, кассовые и товарные чеки, проездные документы, счета и т. п.);
  • обоснованность расходования средств (деньги были потрачены в соответствии с распоряжением руководителя и по тому назначению, которое указано в письменном заявлении подотчетного лица на выдачу аванса).*

Если одно из указанных условий не выполняется, то принимать к бухучету расходы подотчетного лица не нужно. А в случае перерасхода деньги сотруднику можно не возмещать.* Таковы требования пункта 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

<…>

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

19.03.2014г.

С уважением,

Екатерина Самодурова эксперт БСС «Системы Главбух»

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной

ведущим экспертом БСС  «Системы Главбух»

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

Фото

Плюс к этому Вы получите подарок - свежий номер журнала в формате .pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль