Подтверждающий документ расходов подотчетного лица.

163

Вопрос

Казенное учреждение покупает у ИП (применяет ЕНВД) товар. ИП, поскольку работает без ККТ, выдает товарный чек. На товарном чеке нет печати, договор купли-продажи, соответственно, тоже никто не подписывает. Вроде, по законодательству, такой чек имеет силу (в разделе "рекомендации" - Можно ли принять к учету товарный чек, на котором отсутствует печать продавца и в разделе "журналы" - Правовая электронная энциклопедия «Упрощенка» Правила оформления продажи товаров в розницу), но, на практике, появляются сомнения о его действительности. Так как все же правильно, хватит ли только такого товарного чека или нет? И при проверке этого казенного учреждения счетной палатой, не возникнут ли вопросы у проверяющих по поводу такого документа, подтверждающего расходы? Если учесть, что продают они казенному учреждению, будет ли вообще такая сделка являться розничной? И как ответ на этот вопрос может повлиять на покупку?

Ответ

Если самой формой не предусмотрено место для постановки печати, то ставить ее не обязательно. В перечень реквизитов, которые обязательно должны быть в самостоятельно разработанных документах, печать не входит, поэтому учреждение вправе принять такой документ в качестве подтверждения расходов подотчетного лица. Порядок подтверждения расходов подотчетного лица одинаковый для всех юридических лиц, поэтому разногласий с проверяющими в части данного документа возникнуть не должно. Следует отметить, что закупки казенного учреждения через подотчетное лицо попадают под действие п. 4. ч. 1 ст. 93 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ. В настоящее время вопрос о необходимости заключении контракта в соответствии с данным пунктом законодательно не урегулирован. Однако, из буквального толкования положений Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ следует, что учреждение все-таки должно заключать контракты. Для данных контрактов предусмотрен упрощенный порядок, а именно: не надо включать условия об ответственности, применять типовые формы, порядок и сроки оплаты и приемки товаров (работ, услуг). Кроме того, при выборе данного способа закупки учреждение должно в документально оформленном отчете ОБОСНОВАТЬ невозможность или нецелесообразность использования иных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя), а также цену контракта и иные существенные условия контракта. Исключения для закупок через подотчетное лицо законодательством не установлено.

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

 

1. Рекомендация: Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

<…>

Проверка авансового отчета

При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывная часть отчета) о том, что отчет принят к проверке, и передайте ее сотруднику.

Проверьте авансовый отчет, оформленный сотрудником. Для этого убедитесь, что соблюдены два условия.

Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого обратитесь к документу, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм (расходный кассовый ордер, приказ, заявление и т. д.), и посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, сотрудник использовал деньги по целевому назначению.

Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.

<…>

Документальное подтверждение покупок

Помимо платежных документов к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.*

<…>

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

2. Ситуация: Можно ли принять к учету товарный чек, на котором отсутствует печать продавца

Форма товарного чека не является унифицированной, а разрабатывается каждым продавцом самостоятельно (письмо Минфина России от 11 февраля 2009 г. № 03-11-06/3/28). Поэтому если самой формой не предусмотрено место для постановки печати, то ставить ее не обязательно. В перечень реквизитов, которые обязательно должны быть в самостоятельно разработанных документах, печать не входит (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 06.12.2011 № 402-ФЗ

<…>

Статья 9. Первичные учетные документы

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
(Часть в редакции, введенной в действие с 1 января 2014 года Федеральным законом от 21 декабря 2013 года N 357-ФЗ. - См. предыдущую редакцию)

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.*

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.
(Часть в редакции, введенной в действие с 1 января 2014 года Федеральным законом от 21 декабря 2013 года N 357-ФЗ. - См. предыдущую редакцию)

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
(Часть в редакции, введенной в действие с 1 января 2014 года Федеральным законом от 21 декабря 2013 года N 357-ФЗ. - См. предыдущую редакцию)

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

<…>

4. Рекомендация: Как проводить закупки товаров (работ, услуг)

С 1 января 2014 года начинает действовать контрактная система в сфере закупок. Поэтому все заказчики при проведении закупок для государственных и муниципальных нужд должны выполнять новые правила, установленные Законом от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ.*

Внимание: закупки, извещения о которых были опубликованы на официальном сайте www.zakupki.gov.ru до 1 января 2014 года, проводите в порядке, установленном Законом от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ. Такие разъяснения приведены в совместном письме Минэкономразвития России от 27 декабря 2013 г. № 29401-ЕЕ/Д28и и ФАС России от 30 декабря 2013 г. № АД/53811/13.

Закон о контрактной системе также обязаны применять бюджетные и автономные учреждения с учетом особенностей, установленных статьей 15 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ.

Контрактная система распространяется также на сделки с недвижимостью и аренду имущества (п. 3 ч. 1 ст. 1 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ).*

<…>

Планирование закупок

Для проведения закупок заказчик должен предварительно составить и разместить план-график на очередной финансовый год.*

Внимание: планы-графики на 2014 и 2015 годы размещайте по правилам, действовавшим до вступления в силу закона о контрактной системе, с учетом особенностей, установленных на переходный период (ч. 2 ст. 112 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ). По новым правилам, кроме плана-графика закупок, нужно будет составлять отдельный план закупок.

В 2014 и 2015 годах применяйте форму плана-графика, которая утверждена приложением 2 к совместному приказу Минэкономразвития России и Казначейства России от 27 декабря 2011 г. № 761/20н. При этом заполнять данную форму необходимо в соответствии с требованиями совместного приказа данных ведомств от 20 сентября 2013 г. № 544/18н.

План-график должен содержать перечень товаров (работ, услуг), планируемых к закупке в течение календарного года (п. 4–5 приложения к совместному приказу Минэкономразвития России и Казначейства России от 20 сентября 2013 г. № 544/18н).* При этом сведения о товарах (работах, услугах), закупки которых начинаются в конце текущего года и заканчиваются в следующем году, включайте в план-график текущего года. Например, в план-график 2014 года должна быть включена информация о закупках, которые начинаются в декабре 2014 года, а заканчиваются в 2015 году. А также о закупках, которые проведены в декабре 2014 года для нужд 2015 года. Это следует из положений письма Минэкономразвития России от 22 марта 2013 г. № Д28И-320. Несмотря на то что письмо основано на нормах утратившего силу Закона о госзакупках № 94-ФЗ, приведенные в нем разъяснения можно применять и сейчас.

Утвержденный план-график разместите на официальном сайте закупок www.zakupki.gov.ru.*

Изменение плана-графика закупок

В некоторых случаях в планы-графики, размещенные на официальном сайте, заказчик может внести изменения. Например, сделать это можно, если возникли обстоятельства, которые при составлении плана-графика предвидеть было невозможно. Полный перечень таких случаев приведен в пункте 15 примечаний к Порядку, утвержденному совместным приказом Минэкономразвития России и Казначейства России от 27 декабря 2011 г. № 761/20н.*

В общем случае вносить изменения в план-график нужно не позднее чем за 10 календарных дней:

  • до публикации на официальном сайте извещения о проведении закупки;
  • до направления приглашений на участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя);
  • до заключения контракта (если извещение о закупке или приглашение к участию в определении поставщика не предусмотрено).

Такой порядок следует из части 2 статьи 112 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ и пункта 6 особенностей, утвержденных совместным приказом Минэкономразвития России и Казначейства России от 20 сентября 2013 г. № 544/18н.

В отдельных случаях допускается внесение изменений в более сжатые сроки. Так, при проведении запроса котировок для оказания гуманитарной помощи либо для ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера вносить изменения в план-график, размещенный на официальном сайте, можно в день направления запроса о представлении котировок участникам закупок. В случае закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) для ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций или для необходимости срочного медицинского вмешательства изменять план-график допускается за один календарный день до даты заключения контракта (п. 9 и 28 ч. 1 ст. 93 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-Ф3, п. 7 особенностей, утвержденных совместным приказом Минэкономразвития России и Казначейства России от 20 сентября 2013 г. № 544/18н).

<…>

Максим Чемерисов

директор департамента развития контрактной системы Минэкономразвития России

5. Бланк: Отчет заказчика о невозможности (нецелесообразности) использования иных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя)

Государственное учреждение научно-
исследовательского института «Альфа» (ГУ НИИ
«Альфа»)

наименование учреждения

г. Москва, ул. Бердяева, д. 19, (495) 963-17-18

адрес, телефон (факс)

AU_ALFA@YA.RU

адрес электронной почты

Отчет № 1 от 20 января 2014г.
о невозможности (нецелесообразности) использования
иных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя),
обоснования цены контракта и иных существенных условий исполнения контракта
при осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя)
для обеспечения государственных (муниципальных) нужд

Предмет
контракта

Основания размещения заказа у
единственного поставщика (обоснование
невозможности или нецелесообразности
использования иных способов
определения поставщика, (подрядчика,
исполнителя))

Обоснование
цены
контракта
(руб.)*

Обоснование
иных
существенных
условий
контракта

Замена трех
стеклопакето
в

Данная закупка направлена на замену
разбитых стеклопакетов в
лабораториях в минимально
возможные сроки (не позднее трех дней
со дня заключения контракта).

Применение других способов,
требующих затрат времени, может
привести к приостановлению научно-
исследовательских работ, выполняемых
по договорам на выполнение научно-
исследовательских работ, просрочке
исполнения обязательств по данным
договорам, штрафным санкциям

12 653 руб. 00
коп.
(по
результатам
определения
цены
контракта
методом
сопоставим
ых рыночных
цен) *

В связи с
необходимость
ю осуществить
закупку в
сжатые сроки
период
проведения
работ
установлен с
20.01.2014 по
23.01.2014

      

Отчет составил

 

Контрактный управляющий

     

В.Н. Зайцева

(должность)

 

(подпись)

 

(расшифровка
подписи)

Заказчик

       

А.В. Львов

   

(подпись)

 

(расшифровка
подписи)

20.01.2014

       
             

6. Закон от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ

<…>

Статья 93. Осуществление закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя)

<…>

2. При осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) в случаях, предусмотренных пунктами 1-3,6-8, 11-14, 16-19 части 1 настоящей статьи, заказчик размещает в единой информационной системе извещение об осуществлении такой закупки не позднее чем за пять дней до даты заключения контракта. Извещение об осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) должно содержать информацию, указанную в пунктах 1, 2, 4 статьи 42 настоящего Федерального закона, а также в пункте 8 данной статьи (если установление требования обеспечения исполнения контракта предусмотрено статьей 96 настоящего Федерального закона). Извещение об осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) не требуется, если сведения о ней составляют государственную тайну. При осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) в случаях, предусмотренных пунктами 6, 9 и 34 части 1 настоящей статьи, заказчик обязан уведомить в срок не позднее одного рабочего дня с даты заключения контракта контрольный орган в сфере закупок о такой закупке. Уведомление о такой закупке направляется при ее осуществлении для обеспечения федеральных нужд, нужд субъекта Российской Федерации или муниципальных нужд соответственно в федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный на осуществление контроля в сфере закупок, или контрольный орган в сфере государственного оборонного заказа, орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации, орган местного самоуправления муниципального района или орган местного самоуправления городского округа, уполномоченные на осуществление контроля в сфере закупок. К этому уведомлению прилагается копия заключенного в соответствии с настоящим пунктом контракта с обоснованием его заключения.
(Часть в редакции, введенной в действие с 1 января 2014 года Федеральным законом от 28 декабря 2013 года N 396-ФЗ. - См.предыдущую редакцию)

3. В случае осуществления закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) для заключения контракта заказчик обязан обосновать в документально оформленном отчете невозможность или нецелесообразность использования иных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя), а также цену контракта и иные существенные условия контракта.

4. При осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) контракт должен содержать расчет и обоснование цены контракта.*

<…>

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

28.02.2014г.

С уважением,

Наталья Шпичка, эксперт БСС «Система Главбух»

Ответ утвержден Ольгой Холиной,

ведущим экспертом БСС «Система Главбух»

 

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль