Выдача денег под отчет с использованием расчетных (дебетовых) карт

1828

Вопрос

Федеральное государственное бюджетное учреждение просит разъяснить порядок выдачи средств под отчет и оформление их расходования (отчетные документы и корреспонденция счетов) с использованием расчетных (дебетовых) карт

Ответ

Уполномоченные сотрудники учреждений могут оплачивать товары (работы, услуги) расчетной (дебетовой) картой (через электронный терминал и другие устройства). Операции с использованием банковских карт проводятся без взимания комиссии. Об этом сказано в пункте 36 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 31.12.2010 г. № 199н. Порядок отражения в бухучете операций, связанных с перечислением подотчетных сумм на расчетную (дебетовую) карту, приведен в рекомендации № 1. Оправдательными документами при расчетах по банковской карте являются оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.

Помимо платежных документов к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация:  Как выдать деньги под отчет

Выдача подотчетных сумм наличными

Подотчетную сумму сотруднику можно выдать наличными из кассы.

Выдача сотруднику наличных денег под отчет из кассы предусмотрена пунктом 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П. Суммы для выдачи под отчет получите в кассу:

со счета учреждения (подробнее об этом см. Как получить наличные деньги со счета учреждения в кассу);

через банкомат или пункт выдачи наличных с использованием расчетной (дебетовой) карты учреждения ( п. 36 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н).

Кроме того уполномоченные сотрудники учреждений также могут оплачивать товары (работы, услуги) непосредственно самой расчетной (дебетовой) картой (через электронный терминал и другие устройства). Операции с использованием банковских карт проводятся без взимания комиссии. Об этом сказано в пункте 36 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н.*

<…>


Ситуация: можно ли перечислить подотчетные деньги на банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника

Решение о перечислении подотчетных сумм на банковские счета сотрудников учреждение должно принять самостоятельно.

Представители Минфина России и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:

оплаты командировочных расходов;

компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике учреждения нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами.

Такие разъяснения приведены в совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554.

Ранее представители этих ведомств при рассмотрении данного вопроса (в части командировочных расходов) также отмечали, что решение о перечислении подотчетных сумм на банковские счета сотрудников регулируется нормами трудового законодательства. Поэтому такое решение нужно закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте (в Положении о служебных командировках, в учетной политике и др.). В частности, в Минфине России положениями учетной политики и коллективным договором закреплен безналичный порядок перечисления командировочных расходов на счета сотрудников:

при командировках на территории России – в рублях с применением зарплатных карт;

при командировках на территории иностранных государств – в долларах США с применением банковских валютных карт (выданных кредитными организациями, указанными в коллективном договоре).

Более того, Минфин России рекомендует организациям госсектора минимизировать наличное обращение денежных средств путем введения расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт.*

При этом органы Казначейства России не вправе запретить учреждениям перечислять на зарплатные карты подотчетные суммы (в частности, командировочные расходы). А также требовать представления вместе с заявкой на кассовый расход документов-оснований ( п. 8 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 1 сентября 2008 г. № 87н).

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 5 октября 2012 г. № 14-03-03/728, от 29 декабря 2011 г. № 14-01-07/1396-1966 и Казначейства России от 26 июля 2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500.

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с безналичным порядком выдачи денег под отчет, зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:*

<…>

Перечисление подотчетных сумм на расчетную (дебетовую) карту отразите проводками:

Дебет КРБ.1.210.03.560 Кредит КРБ.1.304.05.221 (КРБ.1.304.05.224, КРБ.1.304.05.225…)
– перечислены денежные средства на расчетную (дебетовую) карту;

Дебет КРБ.1.208.21.560 (0.208.24.560, 0.208.25.560…) Кредит КРБ.1.210.03.660
– отражено расходование (снятие наличных) средств подотчетным лицом с расчетной (дебетовой) карты.*

Такой порядок предусмотрен пунктами 92, 111 Инструкции № 162н.

В учете бюджетных учреждений:*

<…>

Перечисление подотчетных сумм на расчетную (дебетовую) карту отразите проводками:

Дебет 0.210.03.560 Кредит 0.201.11.610
– перечислены денежные средства на расчетную (дебетовую) карту;

Кредит 18 (код КОСГУ)
– отражено выбытие средств со счета учреждения;

Дебет 0.208.21.560 (0.208.24.560, 0.208.25.560…) Кредит 0.210.03.660
– отражено расходование (снятие наличных) средств подотчетным лицом с расчетной (дебетовой) карты.*

В настоящее время положения Инструкции № 174н не предусматривают корреспонденции счетов по расчетам с подотчетными лицами через расчетную (дебетовую) карту. Вместе с тем, в проекте Минфина России от 26 сентября 2012 г. данная корреспонденция установлена. Однако до вступления в силу положений проекта согласуйте этот вариант с финансовым органом (органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя, Казначейством России) ( п. 4 Инструкции № 174н).

В учете автономных учреждений:*

<…>

Перечисление подотчетных сумм на расчетную (дебетовую) карту отразите проводками:

Дебет 0.210.03.000 Кредит 0.201.11.000 (0.201.21.000)
– перечислены денежные средства на расчетную (дебетовую) карту;

Кредит 18 (код вида выбытий)
– отражено выбытие средств со счета учреждения;

Дебет 0.208.21.000 (0.208.24.000, 0.208.25.000…) Кредит 0.210.03.000
– отражено расходование (снятие наличных) средств подотчетным лицом с расчетной (дебетовой) карты.*

В настоящее время положения Инструкции № 183н не предусматривают корреспонденции счетов по расчетам с подотчетными лицами через расчетную (дебетовую) карту. Вместе с тем, в проекте Минфина России от 26 сентября 2012 г. данная корреспонденция установлена. Однако до вступления в силу положений проекта согласуйте этот вариант с финансовым органом (органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя) ( п. 5 Инструкции № 183н).

В 24–26 разрядах номера счета укажите код вида выбытий (поступлений), соответствующий структуре данных, утвержденных Планом финансово-хозяйственной деятельности ( п. 3 Инструкции № 183н).

При всем этом следует отметить, что Положение Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П ( п. 4.4) предусматривает возможность выдачи подотчетных денег только наличными из кассы. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. Однако позднее при комментировании расчетов по командировкам Банк России указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции ( письмо от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513). Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому учреждение должно самостоятельно принять решение, руководствоваться ему этим письмом или нет.

<…>

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

2. Рекомендация: Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

<…>

Отчет по подотчетным суммам

В государственных (муниципальных) учреждениях*

В течение трех дней со дня окончания срока, на который выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться по ним ( п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет ( ф. 0504049) ( Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).*

<…>

Проверка авансового отчета

При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывная часть отчета) о том, что отчет принят к проверке, и передайте ее сотруднику.

Проверьте авансовый отчет, оформленный сотрудником. Для этого убедитесь, что соблюдены два условия.

Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого обратитесь к документу, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм (расходный кассовый ордер, приказ, заявление и т. д.), и посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, сотрудник использовал деньги по целевому назначению.

Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.*

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.*

<…>

Документальное подтверждение покупок

Помимо платежных документов к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.*

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Станислав Бычков,

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

3. Рекомендация: Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Выдача аванса

Авансы под отчет выдавайте по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица. При этом в заявлении на выдачу денежных средств сотрудник должен указать:

назначение аванса;

расчет ( Обоснование

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      30 000 ответов на вопросы специалистов госсектора

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль