Учет ГМС

245

Вопрос

БУ приобретает ГСМ по лимитированным пластиковым картам, затем по факту потребления оплачивае м на основании счета-фактуры и накладной? Как правильно вести бухгалтерский учет? Нужно ли вести фондовую кассу? Авансовые отчеты не составляются? Как принимать к учету и списывать ГСМ?

Ответ

Приобретение ГСМ по топливным картам и учет топливных карт отразите в учете в соответствии с приведенным материалом. Авансовые отчеты при расчетах за ГСМ с помощью топливных карт составлять не нужно. Фондовую кассу при расчетах за ГСМ с помощью топливных карт вести так же не нужно.

 

Об ос нование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ по топливным картам

Бухучет: приобретение топлива

В бухучете ГСМ, приобретенные по топливной карте, оприходуйте на счет 0.105.03.000 «Горюче-смазочные материалы». Топливо принимайте к учету по фактической стоимости с учетом НДС.*

Если топливо будет использоваться в деятельности, облагаемой НДС, то входной налог в стоимость топлива не включайте. Учтите его отдельно на счете 0.210.01.000* «Расчеты по НДС по приобретенным ценностям, работам, услугам».

Об этом сказано в пунктах 23, 100, 224 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

<…>

Операции по поступлению ГСМ отражайте в регистрах бухучета на основании первичных учетных документов (накладных поставщика и т. д.)* (ч. 1 ст. 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7, 114 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с поступлением ГСМ по топливным картам, зависит от типа учреждения.

<…>


В учете бюджетных учреждений:

Оприходование ГСМ, поступивших с использованием топливной карты, отразите проводкой:*

Дебет 0.105.33.340 (0.105.23.340) Кредит 0.302.34.730*
– оприходованы ГСМ.

Такой порядок установлен пунктами 34, 128 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета105.00, 302.00).

Пример отражения в бухучете приобретения ГСМ по топливным картам, не имеющим номинальной стоимости*

4 июня бюджетное учреждение «Альфа» заключило с АЗС договор на обслуживание топливной карты с пополняемым счетом. 7 июня учреждение оплатило карту, стоимость которой составляет 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.).

Согласно учетной политике учреждения топливные карты, приобретенные за плату, учитываются на дополнительном забалансовом счете 27.

По договору плата за обслуживание карты не взимается. Карта предназначена для заправки автомобиля ГАЗ-3110, который используется в рамках деятельности, приносящей доход.

8 июня топливная карта была получена бухгалтером В.Н. Зайцевой и передана водителю Ю.И. Колесову.

29 июня учреждение перечислило на карту аванс в сумме 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.).

В бухучете учреждения сделаны следующие записи.

7 июня:

Дебет 2.302.26.830 Кредит 2.201.11.610
– 118 руб. – оплачена топливная карта;

Кредит 18 (код КОСГУ 226)
– 118 руб. – отражено выбытие средств со счета учреждения;

Дебет 2.109.80.226 Кредит 2.302.26.730
– 100 руб. (118 руб. – 18 руб.) – отнесена на расходы стоимость карты;

Дебет 2.210.01.560 Кредит 2.302.26.730
– 18 руб. – отражен НДС со стоимости купленной карты.

8 июня:

Дебет 27 «Материально ответственное лицо (В.Н. Зайцева)»
– 118 руб. – получена топливная карта;

Дебет 2.303.04.830 Кредит 2.210.01.660
– 18 руб. – принят к вычету входной НДС по приобретенной карте;

Дебет 27 «Материально ответственное лицо (Ю.И. Колесов)» Кредит 27 «Материально ответственное лицо (В.Н. Зайцева)»
– 118 руб. – передана топливная карта водителю.

29 июня:

Дебет 2.206.34.560 Кредит 2.201.11.610
– 5900 руб. – перечислен аванс на карту;

Кредит 18 (код КОСГУ 340)
– 5900 руб. – отражено выбытие средств со счета учреждения.

В течение месяца (июля) Колесов получил по карте 380 литров дизельного топлива по цене 15 руб. за литр (в т. ч. НДС – 2,29 руб.):
– 5 июля – 180 литров на сумму 2700 руб. (в т. ч. НДС – 412 руб.);
– 19 июля – 200 литров на сумму 3000 руб. (в т. ч. НДС – 458 руб.).

Приобретение ГСМ бухгалтер отразил проводками.

5 июля:

Дебет 2.105.33.340 Кредит 2.302.34.730
– 2288 руб. (180 л × (15 руб. – 2,29 руб.)) – оприходованы ГСМ (на основании чеков АЗС);

Дебет 2.210.01.560 Кредит 2.302.34.730
– 412 руб. – учтен входной НДС по ГСМ.

19 июля:

Дебет 2.105.33.340 Кредит 2.302.34.730
– 2542 руб. (200 л × (15 руб. – 2,29 руб.)) – оприходованы ГСМ (на основании чеков АЗС);

Дебет 2.210.01.560 Кредит 2.302.34.730
– 458 руб. – учтен входной НДС по ГСМ.

По итогам месяца (31 июля) АЗС представила учреждению:

  • счет-фактуру;
  • акт приемки-передачи с указанием объема и стоимости фактически отпущенного топлива;
  • отчет по операциям с топливной картой.

В учете учреждения сделаны записи:

Дебет 2.302.34.830 Кредит 2.206.34.660
– 5700 руб. (2288 руб. + 412 руб. + 2542 руб. + 458 руб.) – зачтен ранее перечисленный аванс;

Дебет 2.303.04.830 Кредит 2.210.01.660
– 870 руб. (412 руб. + 458 руб.) – принят к вычету НДС по ГСМ (на основании счета-фактуры).

<…>

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении топливные карты для приобретения ГСМ

Приобретение топливной карты – один из способов снабжения учреждения ГСМ.* Помимо него, учреждение может приобрести топливо:

Прежде чем выбрать тот или иной способ приобретения ГСМ, оцените плюсы и минусы каждого из них.

Виды топливных карт

Топливные карты бывают:*

  • денежными (выдаются на определенный лимит стоимости ГСМ);
  • литровыми (выдаются на определенный лимит объема ГСМ).*

Как оформить топливную карту

Чтобы приобретать ГСМ при помощи топливных карт, с оптовым поставщиком или непосредственно с АЗС нужно заключить договор.*

Обычно схема работы с топливными картами выглядит так.*

1. Учреждение перечисляет поставщику аванс по договору поставки бензина по топливным картам. Сумма по договору включает в себя стоимость топлива, цену самой карты (если карта передается учреждению за плату) и стоимость ее обслуживания. Некоторые нефтяные компании выдают карты бесплатно и не устанавливают плату за их обслуживание. Другие – взимают небольшую плату. При этом стоимость бензина, приобретенного по карте, как правило, ниже, чем при расчетах по талонам и за наличные.

2. После того как учреждение перечислило аванс, ему выдают топливную карту с PIN-кодом. Когда водитель заправляет машину, он предъявляет карту на АЗС.

3. Ежемесячно после обработки данных поставщик топлива (эмитент карты) представляет учреждению-покупателю:*

  • счет-фактуру;
  • акт приемки-передачи, где указывается объем и стоимость выбранного топлива;
  • подробный отчет обо всех операциях по топливной карте. В него включаются сведения о поступлении и расходовании средств, а также о количестве отпущенных ГСМ.*

Журнал учета топливных карт

Как правило, топливную карту закрепляют за конкретным сотрудником (водителем). Для контроля можно завести журнал учета приема и выдачи топливных карт. Типовой формы данного документа нет, поэтому учреждение вправе разработать ее самостоятельно. Главное, чтобы самостоятельно разработанный бланк содержал все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.*

Порядок выдачи и возврата топливных карт не регламентируется. На практике можно обязать сотрудника сдавать карту либо ежедневно, либо при необходимости (по окончании срока ее действия, при увольнении, при уходе в отпуск и т. п.). Авансовые отчеты при расчетах за ГСМ с помощью топливных карт составлять не нужно.*

Бухучет: общие правила

Внимание: пополняемые (многоразовые) топливные карты не являются денежными документами. Поэтому учитывать их на счете 0.201.35.000 «Денежные документы» нельзя.

Перечень документов, которые являются денежными документами приведен в пункте 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. В частности, это оплаченные талоны на товары (услуги), оплаченные путевки, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки. Этот перечень является открытым.

Однако исходя из документов, приведенных в перечне, можно сделать вывод, что к денежным относятся документы, имеющие в том числе следующие признаки:

  • номинальную стоимость (т. е. на какую сумму можно приобрести товар (услугу));
  • одноразовое получение товара (услуги) по одному документу. Например, по одному талону можно получить бензин (питание) один раз, по одной почтовой марке один раз отправить письмо.*

Топливная карта представляет собой техническое средство (смарт-карту) для учета отпуска топлива на АЗС и подтверждения права его держателя на получение оплаченного топлива. Карта содержит информацию об общем количестве денежных средств, в пределах которых держатель вправе приобретать ГСМ. Сумма денежных средств на карте меняется в момент перечисления их от держателя, а также при отпуске топлива. То есть такие карты не имеют номинальной стоимости, и по ним можно получать топливо несколько раз. Следовательно, топливная карта не соответствует признакам денежного документа и не может учитываться на счете 0.201.35.000 «Денежные документы».

Порядок отражения топливных карт в бухучете зависит от условий договора с поставщиком ГСМ.*

Бухучет: получение карты бесплатно*

В этом случае отражать карту в бухучете не требуется. При этом для контроля за сохранностью топливной карты можно ввести дополнительный забалансовый счет, например счет 27 «Топливные карты» в разрезе материально ответственных лиц. Дополнительные забалансовые счета укажите в учетной политике для целей бухучета. При получении топливной карты в учете сделайте проводку:*

Дебет 27*
– учтена на забалансовом счете топливная карта, полученная бесплатно.

Такой порядок установлен частью 3 статьи 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктами 6, 332 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Бухучет: приобретение с условием возврата*

В этом случае учреждение должно внести поставщику залоговую стоимость карты. Когда использование карты будет прекращено, учреждение возвратит ее обратно, а поставщик вернет ему залоговую стоимость. Поскольку топливная карта является собственностью поставщика топлива, то такое имущество нужно учитывать отдельно от собственного имущества учреждения. Поэтому полученную карту можно учитывать на дополнительном забалансовом счете, например на счете 27 «Топливные карты» в разрезе материально ответственных лиц. Дополнительные забалансовые счета укажите в учетной политике для целей бухучета.* Это следует из положений пункта 332 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с предоставлением поставщиком топливной карты с условием возврата, зависит от типа учреждения.*

<…>

В учете бюджетных учреждений:

При оплате топливной карты сделайте следующие проводки:*

Дебет 0.206.26.560 Кредит 0.201.11.610*
– перечислена поставщику топлива залоговая стоимость карты;

Кредит 18 (код КОСГУ 226)*
– отражено выбытие средств со счета учреждения.

Получение топливной карты оформите записью:*

Дебет 27*
– принята топливная карта за баланс.

При возврате карты эмитенту независимо от периода ее использования (больше года или меньше) полученные средства отразите как восстановление кассового расхода (с отражением по тому же коду КОСГУ, по которому была произведена кассовая выплата).* Об этом сказано в пункте 11 Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 19 июля 2013 г. № 11н. В учете сделайте следующие проводки:*

Дебет 0.201.11.510 Кредит 0.206.26.660*
– получена залоговая стоимость топливной карты;

Дебет 18 (код КОСГУ 226)*
– отражено поступление средств на счет учреждения (как восстановление кассового расхода);

Кредит 27*
– списана топливная карта с забалансового счета.

Такой порядок установлен пунктами 72, 73, 97, 98 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 201.01, 206.00, забалансовый счет 18).

<…>

Бухучет: приобретение карты за плату*

Порядок отражения в бухучете топливных карт, приобретенных за плату, действующим законодательством не установлен.

Ранее Минфин России высказывал мнение о том, что такие карты подлежат учету в составе бланков строгой отчетности (БСО) на забалансовом счете 03* (письмо Минфина России от 3 июня 2008 г. № 02-14-10а/1611). Однако карты не соответствуют описанию БСО, изложенному в пунктах 118, 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. А именно они не являются бланочной продукцией, изготовленной типографским способом по форме, утвержденной нормативно-правовым актом органа власти.

Учитывая, что порядок учета карт прямо не прописан в инструкциях, учреждение может установить его самостоятельно. Например, ввести дополнительный забалансовый счет 27 «Топливные карты» в разрезе материально-ответственных лиц* (п. 332 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Подтверждают эту позицию и некоторые специалисты контролирующих ведомств в частных разъяснениях. При этом, чтобы избежать разногласий с проверяющими, выбранный вариант согласуйте с учредителем и закрепите в учетной политике* (п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). В этом случае он будет обязательным к применению как учреждением, так и проверяющими.

Учет карт ведите в условной оценке (1 руб. за одну карту) либо по стоимости приобретения. Выбранный вариант также закрепите в учетной политике.

Для более детального контроля за движением карт целесообразно отражать их поступление и выбытие в журнале учета приема и выдачи топливных карт.

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с предоставлением поставщиком топливной карты за плату, зависит от типа учреждения.*

<…>

В учете бюджетных учреждений:

Оплату поставщику топливной карты отразите следующим образом:*

Дебет 0.302.26.830 (0.206.26.560) Кредит 0.201.11.610*
– оплачена топливная карта;

Кредит 18 (код КОСГУ 226)*
– отражено выбытие средств со счета учреждения;

Дебет 0.401.20.226 (0.109.80.226, 0.109.90.226...) Кредит 0.302.26.730*
– списана на расходы стоимость топливной карты (включая НДС – в рамках деятельности, не облагаемой НДС);

Дебет 0.210.01.560 Кредит 0.302.26.730
– отражен НДС со стоимости топливной карты (в рамках деятельности, облагаемой НДС);

Дебет 03 (27)*
– учтена топливная карта за балансом (в зависимости от решения, принятого в рамках формирования учетной политики);

Дебет 0.303.04.830 Кредит 0.210.01.660*
– принят к вычету входной НДС по приобретенной топливной карте (в рамках деятельности, облагаемой НДС).

Такой порядок установлен пунктами 60–61, 65, 73, 112, 113, 128, 129, 133 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 109.00, 201.01, 210.01, 302.00, 303.00, 401.20).

Пример отражения в бухучете приобретения и списания топливной карты*

1 июня бюджетное учреждение «Альфа» заключило с АЗС договор на обслуживание денежной топливной карты. В этот же день плата за топливную карту была перечислена поставщику со счета учреждения за счет средств субсидии на госзадание. Стоимость карты – 100 руб. 7 июня карта выдана водителю Ю.И. Колесову. 2 августа Колесов уволился и сдал карту в бухгалтерию на хранение. Обе операции были отражены в журнале учета приема и выдачи топливных карт.

В рамках формирования учетной политики было принято решение вести учет топливных карт на дополнительном забалансовом счете 27 (в разрезе материально-ответственных лиц).

В бухучете учреждения сделаны следующие проводки.

1 июня:

Дебет 4.302.26.830 Кредит 4.201.11.610
– 100 руб. – оплачена топливная карта;

Кредит 18 (код КОСГУ 226)
– 100 руб. – отражено выбытие средств со счета учреждения;

Дебет 4.109.80.226 Кредит 4.302.26.730
– 100 руб.– отнесена на расходы стоимость топливной карты;

Дебет 27 «Материально ответственное лицо (Ю.И. Колесов)»
– 100 руб. – учтена топливная карта за балансом.

2 августа:

Кредит 27 «Материально ответственное лицо (Ю.И. Колесов)»
– 100 руб. – возвращена топливная карта;

Дебет 27 «Материально ответственное лицо (В.Н. Зайцева)»
– 100 руб. – учтена топливная карта на хранении в бухгалтерии.

<…>

Наталия Гусева

руководитель Научно-практического института методологии и организации внутреннего контроля в государственном секторе, государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Андрей Кизимов

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

27.02.2014г.

С уважением,

Екатерина Самодурова эксперт БСС «Системы Главбух»

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной

ведущим экспертом БСС  «Системы Главбух»

 

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль