Расходы по перегрузу багажа

554

Вопрос

Если в командировке сотрудник может купить канцтовары по ст.340, то почему он не может отчит аться по расходам на сверхбагаж по виду расхода 244?

Ответ

Дело в том, что расходы по оплате перегруза багажа нужно считать командировочными, как дополнительные расходы в командировке. Объясняется это тем, что расходы по перегрузу багажа относятся к расходам, связанным с приобретением транспортных услуг, которые включают:

 

  • расходы на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно транспортом общего пользования;
  • расходы за пользование на транспорте постельными принадлежностями;
  • другие расходы, формирующие стоимость транспортных услуг.

По общему правилу компенсация сотруднику понесенных им за счет собственных средств расходов на проезд, наем жилья отражается по элементу вида расходов 122. Об этом прямо сказано в абзаце 5 подпункта 5.1 раздела III указаний, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 г. № 65н. Учитывая, что перечень командировочных расходов может включать в себя и другие затраты (понесенные с разрешения или ведома руководства), при их оплате нужно применять аналогичные правила.

Таким образом, компенсацию сотруднику дополнительных командировочных расходов (в т. ч. перегруз багажа) отражайте по элементу вида расходов 122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда».

Если сотрудник приобретает в командировке для учреждения имущество (основные средства, материальные запасы), работы или услуги, в этом случае он действует не от себя лично, а от имени организации. Поэтому, данные расходы следует отражать по элементу вида расходов 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд" (раздел III указаний, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 г. № 65н).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация: Как определить вид расходов классификации расходов бюджетов

Код вида расходов является составной частью классификации расходов бюджетов. Структура кода вида расхода состоит из соответствующей группы, подгруппы и элемента (15–17 разряды).

Виды расходов детализируют направление финансового обеспечения расходов по целевым статьям расходов бюджетов.

С 2014 года перечень и правила применения видов расходов едины для всех бюджетов бюджетной системы. Они приведены в пункте 5.2 раздела III указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н, и в приложении 3 к данному приказу.

В зависимости от направления финансирования расходов выделены следующие группы видов расходов:

100 – расходы на выплаты персоналу в целях обеспечения выполнения функций государственными (муниципальными) органами, казенными учреждениями, органами управления государственными внебюджетными фондами;*

200 – закупка товаров, работ, услуг для государственных (муниципальных) нужд;

300 – социальное обеспечение и иные выплаты населению;

400 – капитальные вложения в объекты недвижимого имущества государственной (муниципальной) собственности;

500 – межбюджетные трансферты;

600 – предоставление субсидий бюджетным, автономным учреждениям и иным некоммерческим организациям;

700 – обслуживание государственного (муниципального) долга;

800 – иные бюджетные ассигнования.

<…>


Ситуация: по какому виду расходов оплатить услуги, связанные с организацией командировок, – заказ и доставку билетов, подбор и бронирование мест в гостинице и т. п. Услуги оказывает сторонняя организация на основании договора

Расходы на услуги, связанные с организацией командировок, отразите по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». Объясняется это так.

Возмещение командировочных расходов, произведенных сотрудником лично (на проезд, наем жилого помещения), отражается по видам расходов в зависимости от того, кто ездил в командировку:

сотрудник казенного учреждения – 112 «Иные выплаты персоналу казенных учреждений, за исключением фонда оплаты труда»;

сотрудник государственного органа (вне зависимости от того, является он гражданским служащим или нет) – 122«Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда»;*

военнослужащий либо лицо, приравненное к военнослужащему, – 134 «Иные выплаты персоналу и сотрудникам, имеющим специальные звания»;

сотрудник аппарата государственного внебюджетного фонда – 142 «Иные выплаты персоналу, за исключением фонда оплаты труда».

Однако в данном случае учреждение оплачивает услуги по организации проезда и проживания стороннему исполнителю. Поэтому оплату соответствующего договора следует отразить по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» (раздел III указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н).

<…>


Ситуация: на какой вид расхода отнести затраты на приобретение видеорегистратора

Ответ на этот вопрос зависит от того, в рамках оборонного заказа или нет учреждение приобретает видеорегистратор.

Если учреждение приобретает видеорегистратор в рамках оборонного заказа, расходы отразите по элементу вида расходов 219 «Закупка работ и услуг в целях обеспечения мероприятий в рамках государственного оборонного заказа» (раздел III указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н).

Если видеорегистратор приобретается вне рамок оборонного заказа, расходы отражайте по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». Объясняется это так.

Расходы на закупку товаров, работ, услуг, которые нельзя отнести к иным элементам вида расходов, следует отражать по элементу вида расходов 244 (раздел III указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н).

Затраты на приобретение видеорегистратора нельзя отнести к элементам вида расходов 241 «Научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы», 243 «Закупка товаров, работ, услуг в целях капитального ремонта государственного имущества».

Также такие расходы нельзя отнести и к элементу вида расходов 242 «Закупка товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий». Связано это с тем, что видеорегистратор сам по себе не является средством связи или иным средством обеспечения функционирования информационных систем и компонентов ИКТ-инфраструктуры.

Следовательно, затраты на приобретение видеорегистратора вне рамок оборонного заказа отражайте по элементу вида расходов 244.*

<…>

Игорь Кузьмин,

советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса (Департамент бюджетной политики и методологии Минфина России)

2. Рекомендация: Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику

<…>

Командировочные расходы

Помимо среднего заработка, учреждение компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т. д.) (ст. 168 ТК РФ). Подробнее об этом см.:

Как рассчитать суточные;

Как возместить расходы на наем жилья во время командировки;

Как возместить расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования.

Выплату сотрудникам компенсации командировочных расходов отражайте следующим образом:

подстатья КОСГУ 212 – оплата суточных;

подстатья КОСГУ 226 – оплата расходов на проживание;

подстатья КОСГУ 222 – оплата стоимости проезда, постельных принадлежностей, комиссионных сборов.

Такой порядок установлен в разделе V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.


<…>

Ситуация: по какой статье (подстатье) КОСГУ отразить расходы на приобретение железнодорожного билета на проезд в вагоне повышенной комфортности с дополнительным сервисным обслуживанием. В билете отдельной строкой выделены стоимость питания и обеспечения печатной продукцией

Расходы на приобретение железнодорожного билета на проезд в вагоне повышенной комфортности с дополнительным сервисным обслуживанием отразите по подстатье КОСГУ 222 «Транспортные услуги» (раздел Vуказаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н).

По подстатье КОСГУ 222 «Транспортные услуги» отражаются расходы, связанные с приобретением транспортных услуг, в частности:

расходы на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно транспортом общего пользования;

расходы за пользование на транспорте постельными принадлежностями;

другие расходы, формирующие стоимость транспортных услуг.*

Об этом сказано в разделе V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

При проезде в вагонах повышенной комфортности пассажирам оказывают дополнительные сервисные услуги (предоставляют питание, обеспечивают печатной продукцией и т. д.) (см., например, п. 2, 4 приложения 2 к). Стоимость дополнительных услуг организации-перевозчики включают в стоимость железнодорожных билетов (т. е. эти услуги формируют стоимость проезда) (п. 3 Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 9 июля 2007 г. № 89, п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 марта 2005 г. № 111).

Таким образом, расходы на приобретение железнодорожного билета на проезд в вагоне повышенной комфортности с дополнительным сервисным обслуживанием отразите по подстатье КОСГУ 222 независимо от того, выделена стоимость дополнительных услуг отдельно или нет.

Ситуация: на какой вид расходов отнести затраты по возмещению сотруднику казенного учреждения командировочных расходов: VIP-зал аэропорта, аренда комнаты переговоров, сервисный сбор за покупку билетов и их доставку

Затраты по возмещению сотруднику расходов на оплату услуг VIP-зала аэропорта (в т. ч. аренду комнаты переговоров), сбор за покупку билетов и их доставку отнесите на элемент вида расходов 112 «Иные выплаты персоналу, за исключением фонда оплаты труда». Объясняется это так.

Направляя сотрудника в командировку, ему нужно компенсировать затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные). Кроме того, учреждение обязано компенсировать сотруднику и другие расходы (в т. ч. услуги VIP-зала), оплаченные с разрешения руководителя. Такой порядок предусмотрен статьей 168Трудового кодекса РФ.

По общему правилу компенсация сотруднику понесенных им за счет собственных средств расходов на проезд, наем жилья отражается по элементу вида расходов 112. Об этом прямо сказано в абзаце 5 подпункта 5.1 раздела III указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н. Учитывая, что перечень командировочных расходов может включать в себя и другие затраты (понесенные с разрешения или ведома руководства), при их оплате нужно применять аналогичные правила.

Таким образом, компенсацию сотруднику дополнительных командировочных расходов (в т. ч. услуги VIP-зала, сбор за покупку билетов и их доставку) отражайте по элементу вида расходов 112. Подтверждают такую позицию специалисты Минфина России в частных разъяснениях.*


<…>

Станислав Бычков,

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

Игорь Кузьмин,

советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса (Департамент бюджетной политики и методологии Минфина России)

3. Рекомендация: Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Доверенность

В государственных и муниципальных учреждениях

Чтобы при приобретении товаров или услуг сотрудник мог действовать от имени организации, выдайте ему доверенность. Ее можно выписать по форме № М-2 или № М-2а (утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Ситуация: обязательно ли выдавать доверенность подотчетному лицу, для того чтобы он выступал от имени организации

Нет, не обязательно. Законодательство не содержит такого требования.

Однако, если не выдать доверенность сотруднику, у организации могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры. Именно этот документ служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам (работам, услугам) (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Сложность с получением счета-фактуры может возникнуть потому, что при продажах за наличный расчет розничные продавцы вправе не выставлять счета-фактуры, а ограничиться кассовыми чеками (п. 7 ст. 168 НК РФ). Действуя без доверенности, сотрудник организации выступает как обычный человек, приобретающий вещи для личного использования. Поэтому продавец не обязан выписывать ему счет-фактуру.

Но если сотрудник предъявит доверенность от организации, поставщик должен будет выставить счет-фактуру. В этом случае сотрудник станет действовать от имени организации, и у продавца появится обязанность выписать требуемый документ (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Такая позиция изложена в письме МНС России от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268.*

<…>

Выдача аванса

Авансы под отчет выдавайте по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица. При этом в заявлении на выдачу денежных средств сотрудник должен указать:

назначение аванса;

расчет (обоснование) размера аванса;

срок, на который выдается аванс.

Об этом сказано в пункте 213 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Аванс выдавайте только при отсутствии у сотрудника задолженности по ранее выданным подотчетным суммам (п. 214 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Документальное подтверждение

Если сотрудник приобрел для учреждения имущество (основные средства, материальные запасы), работы или услуги, то факт поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Этот документ сотрудник должен получить у поставщика (подрядчика).

Если такого документа нет, то создайте его сами (например, при поступлении материальных запасов без документов составьте акт в произвольной форме или по форме № М-7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а)). При этом следует иметь в виду, что документ, составленный в произвольной форме, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Подробнее о порядке составления первичных документов см. Как организовать документооборот в бухгалтерии.*

Авансовый отчет

Об использовании полученных средств (денежных документов) подотчетное лицо представляет авансовый отчет (ф. 0504049) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, подотчетное лицо должно пронумеровать в порядке их записи в отчете. Такие правила предусмотрены Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н, пунктом 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.*

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

19.02.2014г.

С уважением,

эксперт  БСС «Системы Главбух»

Нефедова Галина

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной, ведущим экспертом направления БСС «Системы Главбух»

 

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль