Списание утерянной литературы с заменой на новую

2733

Вопрос

Уважаемая Алла Александровна!

Ответ на Ваш вопрос от 11.02.2014 г. « Мы бюджетное образовательное учреждение. Списание утерянной литературы (библиотечный фонд). Замена литературы аналогичной. Какие составляются бухгалтерские проводки? Затрагивается ли счет 205? Какие необходимо составить документы? »

Ответ

Выбытие литературы из библиотечного фонда следует оформить Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144).

Для подтверждения целесообразности списания основного средства (ОС) в некоторых случаях учреждение должно провести техническую экспертизу объекта. Данное требование, как правило, устанавливают вышестоящие ведомства.

Если Ваше вышестоящее ведомство такое требование не установило, то для списания библиотечного фонда достаточно будет решения Ликвидационной комиссии.

Решение о списании библиотечного фонда оформляйте путем подписания Акта по форме № 0504144 с приложением списков исключенной литературы.

Оформленный комиссией Акт должен утвердить руководитель учреждения.

Бухучет выбытия библиотечного фонда приведен в Рекомендации.

Прием книг (литературы) от читателей взамен утерянных нужно отразить через возмещение ущерба в натуральной форме.

При этом следует составить «Акт об исключении из фонда библиотеки утерянных документов и приеме в фонд равноценных документов».

В бухучете замену книг нужно отразить проводками:

Дебет 209.71.560 Кредит 0.401.10.172

– отражена недостача книг

Дебет 401.10.172 Кредит 101.37.410

– списана стоимость утерянной книги

Дебет 0.401.10.172 Кредит 0.209.71.660

– погашена задолженность по недостаче книг виновным лицом в натуральной форме

Дебет 101 37 310 Кредит 401 10 172

– принята к учету книга, поступившая в возмещение (на основании «Акта об исключении из фонда библиотеки утерянных документов и приеме в фонд равноценных документов»).

Счет 205 при этом не задействуется.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаци й и нормативно-правовом документе, который вы можете найти в закладке «Правовая база» Системы Главбух

1. Рекомендация: Как организовать учет в библиотеке образовательного учреждения и отразить данные о библиотечном фонде в бухучете

Многие образовательные учреждения имеют в своем составе библиотеку как структурное подразделение. Все документы, поступающие в библиотеку, составляют библиотечный фонд.*

Учет библиотечного фонда представляет собой непосредственно учет в библиотеке и в бухгалтерии учреждения.

Правила учета библиотечного фонда утверждены приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

<…>

Индивидуальный учет*

Объекты библиотечного фонда (документы, подготовленные к приему в фонд) подвергаются индивидуальному учету. При этом каждому экземпляру документа присваивайте регистрационный номер, который закрепляется за документом на все время нахождения в фонде. Вместо регистрационного номера документу можно присвоить другой знак: системный номер компьютерной программы, штрихкод.*

Регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваивайте вновь принятым объектам. Номер проставьте непосредственно на документе.

Индивидуальный учет ведите в регистрах индивидуального учета. Такими регистрами являются:*

  • регистрационная книга;
  • карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов;
  • топографическая опись (каталог);
  • учетный каталог;
  • учетный файл с выходными формами, которые формируются в порядке инвентарных или других идентификационных номеров документов.

Такие регистры имеют реквизиты, идентифицирующие каждый объект библиотечного фонда и содержащие сведения о поступлении и выбытии документа:

  • заголовочные данные: учетный файл с выходными формами, которые формируются в порядке инвентарных или других идентификационных номеров документов;
  • данные о каждом документе: дата записи в регистре, регистрационный номер, краткое описание документа (автор, заглавие, том, место и год издания), цена.

Формы регистров учета законодательством не установлены, поэтому учреждения должны разработать их самостоятельно. Для этого можно использовать формы документации, приведенные в утратившей силу Инструкции, утвержденной приказом Минкультуры РФ от 2 декабря 1998 г. № 590.

В регистрах индивидуального учета делайте примечания о наличии и виде приложения к основному документу и особенностях экземпляров ценных и редких документов (например, уникальный переплет, маргиналии, дефекты). При наличии паспорта объекта можно сделать отсылку к нему. Кроме того, в примечании можно указать принадлежность документа к книжным памятникам.

Такое правило предусмотрено пунктами 1.5.1, 4.4, 4.4.1 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

В некоторых случаях индивидуальный учет документов имеет особенности.

Индивидуальный учет периодических изданий ведите в регистрационной картотеке периодических изданий (предназначена для учета каждого названия и каждого экземпляра) или в автоматизированной базе данных. В качестве регистрационных номеров для периодических изданий могут использоваться любые идентификационные номера: системный номер в автоматизированной базе данных, порядковый номер в регистрационной картотеке. Об этом сказано в пункте 4.4.2 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

Индивидуальный учет документов, имеющих в своем оформлении драгоценные металлы (драгоценные камни), ведите в специальном регистре. В таком регистре, кроме традиционных показателей, нужно описать внешнее оформление объекта, а также на каждом листе регистра следует делать итоговую запись с указанием даты составления и количества описаний на листе. Об этом сказано в пункте 4.4.3 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

<…>

Поступление документов в библиотеку*

В библиотеку документы поступают в результате:*

  • покупки;
  • подписки;
  • обмена;*
  • пожертвования (дарения), поставки обязательного экземпляра;
  • копирования оригиналов из фонда библиотеки.

Документы, которые включаются в фонд библиотеки, маркируйте. Для этого можно использовать штемпели, книжные знаки, индивидуальные штриховые коды и др. При маркировке соблюдайте следующие требования: обозначение принадлежности, эстетику, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.

Электронные сетевые документы (локальные и удаленные) идентифицируются специальными программными средствами.

Об этом сказано в абзаце 1 раздела IV, пунктах 4.5, 4.7 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

Принимать объекты в библиотеку нужно по первичным учетным документам, которые должны включать список поступлений. Как правило, это накладная или акт. Однако в некоторых случаях нужны другие документы.

При получении документов от организаций или граждан в дар (пожертвование) с указанием назначения для пополнения библиотечного фонда нужно оформить договор пожертвования.

При получении документов на безвозмездной основе без первичных документов самостоятельно составьте акт о приеме.

Прием документов от читателей взамен утерянных (или признанных равноценными утраченным) оформите актом о приеме документов взамен утерянных. Такой акт обязательно должен содержать следующие реквизиты: фамилию и инициалы читателя, сведения о принятых изданиях, подписи читателя и принимающей стороны.*

На первичных документах сделайте запись, которая подтверждает, что поступившие объекты приняты в библиотечный фонд (причем укажите, в состав какого имущества они включаются – особо ценного или иного движимого), и передайте их в бухгалтерию.

Такая норма установлена пунктами 4.1, 4.1.1–4.1.3, 4.9 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

Поступающие в библиотеку объекты подлежат суммарному и индивидуальному учету (п. 4.3, 4.4 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077).

Выбытие документов из библиотеки*

Из библиотечного фонда документы исключайте в следующих случаях:*

  • утрата;
  • частичная или полная утрата потребительских свойств (ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность).

В последнем случае не допускается исключение из библиотечного фонда единственных экземпляров документов постоянного (бессрочного) хранения, а также документов, которые отнесены к книжным памятникам. При исключении книжного памятника по причине утраты информацию о нем нужно отразить в Реестре книжных памятников.

На всех исключаемых из фонда документах штампы библиотеки нужно погасить специальным штемпелем.*

Об этом сказано в пункте 5.1, 5.1.1, 5.1.2 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

При выбытии документов из библиотеки оформите акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда ( ф. 0504144) в двух экземплярах. Первый экземпляр акта о списании с приложенными документами передайте в бухгалтерию, второй оставьте в подразделении, которое ведет учет библиотечного фонда.*

К акту приложите список исключаемых объектов библиотечного фонда и документы, подтверждающие утрату (пояснительную записку, протокол, акт, заключение уполномоченных органов об утрате, документ о возмещении ущерба и др.).*

Форма списка законодательством не утверждена, поэтому составьте его в произвольном виде. В нем должны содержаться следующие обязательные реквизиты:*

  • регистрационный номер и шифр хранения документа ;
  • краткое библиографическое описание;
  • цена документа, зафиксированная в регистре индивидуального учета;
  • коэффициент переоценки;
  • цена после переоценки;
  • общая стоимость исключаемых документов.

При выбытии печатных документов временного хранения список можно заменить книжными формулярами, а при выбытии документов, обработанных групповым способом, вместо списка нужно сделать перечень регистрационных номеров, видов исключаемых изданий и их количества.

При выбытии объектов библиотечного фонда в случаях частичной или полной утраты потребительских свойств акт о списании ( ф. 0504144) с приложенным списком подписывают председатель и члены комиссии по списанию и утверждает руководитель учреждения.*

Акты о списании отразите в регистрах суммарного учета и индивидуального учета.

Такие правила установлены пунктами 5.2, 5.3, 5.4, 5.6, 5.8, 5.9 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

После утверждения акта ( ф. 0504144) списанные объекты библиотечного фонда нужно либо безвозмездно передать в другие библиотеки, либо реализовать* ( абз. 1 раздела V, п. 5.7 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077).

Документы, списанные по причине ветхости, дефектности или устарелости, нужно сдать в пункты вторсырья (как макулатуру). Если же пункты вторсырья отсутствуют или сдача макулатуры на переработку экономически нецелесообразна, уничтожьте списанные объекты в учреждении в присутствии сотрудников (комиссии). При уничтожении составьте акт об их уничтожении.

После сдачи списанных объектов библиотечного фонда в пункт вторсырья или уничтожения в учреждении в акте о списании ( ф. 0504144) дополнительно укажите реквизиты документа, который подтверждает сдачу макулатуры или акт об уничтожении документов в учреждении. Документ также приложите к акту о списании ( ф. 0504144).

Это установлено в пунктах 5.7, 5.7.1 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

<…>

Документы, списанные по причине непрофильности (т. е. малоспрашиваемые), передайте в обменный фонд библиотеки с целью дальнейшей передачи на безвозмездной основе другим библиотекам или реализации. При этом составьте акт передачи в обменный фонд.* Об этом сказано в пункте 5.7.2 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

<…>

Списание объектов библиотечного фонда отражайте в бухучете на основании акта о списании ( ф. 0504144) и приложенных к нему документов, полученных из библиотеки. Подробнее о том, как отразить списание в бухучете, см. Как оформить и отразить в бухучете ликвидацию основных средств.*

<…>

Лариса Шиловская

заместитель директора департамента бюджетного процесса, учета и отчетности Минобрнауки России, к. э. н.

Татьяна Кочнова

заместитель главного бухгалтера Минобрнауки России, к. э. н.

2. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении ликвидацию основных средств

В процессе эксплуатации основные средства морально и физически изнашиваются. Если объект изношен настолько, что не подлежит восстановлению, или если его дальнейшее использование экономически нецелесообразно, учреждение может принять решение о его ликвидации.*

Если основное средство представляет собой комплекс конструктивно сочлененных предметов, оно может быть ликвидировано частично. То есть ликвидируется только часть основного средства, которая не подлежит восстановлению. Например, можно ликвидировать не все здание, а лишь его отдельный корпус. Подробнее об этом см. Как оформить, отразить в бухучете и при налогообложении частичную ликвидацию основных средств.

Порядок распоряжения (в т. ч. порядок согласования документов по списанию) имуществом субъектов РФ (муниципальным имуществом) устанавливают соответствующие органы субъектов РФ и местного самоуправления. В отношении федерального имущества такой порядок установлен Правительством РФ ( п. 1 постановления Правительства РФ от 14 октября 2010 г. № 834). Подробнее об этом см. Как оформить выбытие недвижимого и движимого имущества.

Ликвидационная комиссия*

Для принятия решения о ликвидации основного средства в учреждении следует создать постоянно действующую комиссию по поступлению и выбытию активов* ( п. 34 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Положение о комиссии и ее состав утверждает руководитель учреждения. В состав комиссии включите сотрудников, обладающих специальными знаниями. При отсутствии в учреждении таких сотрудников председатель комиссии может пригласить экспертов. Кроме того, в состав комиссии могут входить главный бухгалтер, материально-ответственные лица и другие сотрудники. Комиссия должна:*

  • осмотреть объект основных средств, запланированный к ликвидации;
  • принять решение о целесообразности (пригодности) дальнейшего использования объектов основных средств, о возможности и эффективности его восстановления;
  • определить возможность использования отдельных узлов, деталей, материальных запасов ликвидируемого основного средства;
  • установить причины ликвидации (физический и моральный износ, авария, стихийные бедствия и т. п.);
  • выявить виновных лиц (если объект ликвидируется до истечения нормативного срока службы по чьей-либо вине);
  • подготовить акт о списании основного средства и документы для согласования с вышестоящей организацией.

В отношении федерального имущества такой порядок установлен пунктами 6–7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 14 октября 2010 г. № 834.

<…>

Техническая экспертиза ОС*

Для подтверждения целесообразности списания основного средства в некоторых случаях учреждение должно провести техническую экспертизу объекта, результаты которой оформляются актом. Данное требование, как правило, устанавливают вышестоящие ведомства* (см., например, приказ Росводресурсов от 23 ноября 2011 г. № 294).

В отношении имущества субъектов РФ (муниципального имущества) такое требование может быть закреплено в нормативно-правовых актах органов исполнительной власти субъектов РФ (местного самоуправления). Например, в Смоленской области требование о проведении технической экспертизы установлено в отношении списания объекта незавершенного строительства (реконструкции, расширения, технического перевооружения) постановлением администрации Смоленской области от 25 октября 2011 г. № 673.

Расходы на проведение технической экспертизы относите на подстатью КОСГУ 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» ( раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н).

Акты технической экспертизы должны быть составлены на каждое основное средство, запланированное к ликвидации. В них указывается:*

  • наименование объекта;
  • инвентарный и серийный номера;
  • год выпуска;
  • балансовая и остаточная стоимость;
  • процент износа, причины и характер неисправности, обоснование невозможности (нецелесообразности) ремонта;
  • заключение о целесообразности дальнейшего использования при наличии согласования решения о списании объекта основного средства

Документальное оформление*

Решение о списании основных средств оформляйте путем подписания акта:*

  • по форме № 0306004 при списании автотранспортных средств;
  • по форме № 0504143 при списании мягкого и хозяйственного инвентаря;
  • по форме № 0504144 при списании исключенной из библиотеки литературы (с приложением списков исключенной литературы);*
  • по форме № 0306003 при списании других основных средств (кроме автотранспортных средств);
  • по форме № 0306033 при списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств).

Оформленный комиссией акт должен утвердить руководитель учреждения.* При списании федерального имущества – недвижимого или особо ценного движимого – руководитель утверждает акт после его согласования с органом исполнительной власти, которому подведомственно учреждение. Проводить мероприятия, предусмотренные в акте (разукомплектование, демонтаж, разбор, утилизацию и т. д.) можно только после его утверждения руководителем.

Такой порядок предусмотрен пунктом 9 Инструкции № 162н, пунктом 12 Инструкции № 174н, пунктом 12 Инструкции № 183н, пунктами 34, 52 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, пунктами 9, 10, 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 14 октября 2010 г. № 834.

На основании утвержденных актов о списании сделайте отметки о выбытии основных средств в следующих документах:

  • в инвентарной карточке основных средств по форме № 0504031 (при выбытии объекта основных средств);
  • в инвентарной карточке группового учета основных средств по форме № 0504032 (при выбытии группы основных средств).

Ситуация: как обосновать списание основных средств в случаях их морального или физического износа*

В качестве обоснования такого списания можно указать, что дальнейшее использование либо ремонт имущества невозможны или нецелесообразны.

Обоснование причины морального или физического износа основного средства должно быть приведено в акте технической экспертизы. На основании этого акта составляется акт о списании объекта основных средств по формам, установленным приложением 1 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Запись о причине списания может выглядеть, например, так: «Сервер не выдерживает возросшей нагрузки вследствие морального износа. Модернизации не подлежит». Или: «Автомобиль дальнейшей эксплуатации не подлежит вследствие своего физического износа. Капитальный ремонт нецелесообразен». То есть принципиально важно указать, что дальнейшее использование либо ремонт имущества невозможны или нецелесообразны. Это позволит избежать лишних вопросов при проверке. Если спор возникнет, грамотное Обоснование

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      30 000 ответов на вопросы специалистов госсектора

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×