Направление сотрудника в командировку с неопределенным сроком

401

Вопрос

Прошу разъяснить как правильно поступить и какие проводки сделать, если: Сотрудник уехал в командировку, срок окончания не определен и сейчас необходимо выслать командировочные ему на карту через сбербанк наличными. Как правильно это сделать? УТОЧНЕНИЕ: Правильно ли будет, командированному сотруднику нужно передать денежные средства: по доверенности командированного сотрудника другой сотрудник организации перечисляет ему через сбербанк на его карточку подотчетную сумму? Как отразить в учете? В локальных актах не предусмотрено перечисление подотчетных сумм через банковскую карту

Ответ

Учреждение, направляя сотрудников в командировку, должен установить срок командировки. Издание приказа о направлении сотрудника работника в командировку с неопределенным сроком командировки не соответствует действующему законодательству. Работодателю следует указать в приказе о направлении в командировку ее продолжительность и даты начала и окончания. В любом случае сроки командировки можно изменить.

 

Учреждение может передать деньги с другим работником следующими способами.

Первый вариант: другой работник сам берет эти деньги под отчет и потом отчитывается за них в установленном порядке.

Второй вариант: передать деньги по доверенности, оформленной заранее в установленном порядке, с предъявлением документа, удостоверяющего личность.

Отразите в учете как выдачу подотчетных сумм наличными из кассы по доверенности.

О боснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух версия для бюджетных, казенных и автономных учреждений

1.Рекомендация: Каков максимальный срок пребывания сотрудника в командировке

Срок командировки сотрудника определяет руководитель организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Это правило действует как для командировок по территории России, так и для загранкомандировок (п. 1 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Документальное оформление

Срок пребывания сотрудника в командировке фиксируется в служебном задании и приказе о направлении в командировку, оформленном на его основании. Эти документы подписывает руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).*

В государственных и муниципальных учреждениях

Для формирования данных документов организации госсектора могут по собственному выбору:

  • использовать унифицированные формы служебного задания № Т-10а и приказа № Т-9 (№ Т-9а);
  • применять самостоятельно разработанные формы.

Подробнее об этом см. Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.


Ситуация: существуют ли максимальные сроки для служебных командировок. В командировку направлен гражданин России

Законодательство не предусматривает ограничений по срокам командировки. Ее продолжительность определяет руководитель организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Каких-либо ограничений по срокам командировок (как по территории России, так и за рубеж) ни статья 166 Трудового кодекса РФ, ни Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, не содержат.

Максимальные сроки были предусмотрены Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62. Согласно этому документу срок командировки по территории России не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.* А для сотрудников, направленных для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, такой срок не должен превышать одного года (п. 4 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). Контролирующие ведомства предписывали соблюдать эти ограничения и при загранкомандировках (письма Минфина России от 28 сентября 2007 г. № 03-04-06-01/335, от 28 октября 2005 г. № 03-05-01-04/345 и от 19 октября 2005 г. № 03-05-01-04/319). В настоящее время действуют новые правила, регулирующие порядок направления сотрудников в командировки (Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Поэтому применять Инструкцию Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 нет оснований.

Таким образом, срок командировки сотрудника определяет руководитель организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Подтверждает такой вывод письмо Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/304.

Следует отметить, что если сотрудник большую часть своего рабочего времени находится за пределами России и выполняет там основную часть своих трудовых обязанностей, то его фактическим местом работы признается иностранное государство. Такой сотрудник не может считаться находящимся в командировке. Это связано с тем, что одним из основных признаков командировки является выполнение сотрудником отдельного поручения работодателя вне места своей постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Что касается выплат, произведенных в пользу такого сотрудника для исполнения поручения, то их нужно расценить как вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/304.

<…>

Какие поездки не признаются командировкой

Не признаются командировками поездки некоторых категорий персонала, работа которых связана с постоянными разъездами. К ним относятся курьеры, экспедиторы, водители, проводники и т. д. (ст. 166 ТК РФ, п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

<…>

Сергей Разгулин,

ействительный государственный советник РФ 3-го класса

 

2.Рекомендация: Как выдать деньги под отчет

Выдача подотчетных сумм наличными

Подотчетную сумму сотруднику можно выдать наличными из кассы.

Выдача сотруднику наличных денег под отчет из кассы предусмотрена пунктом 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П. Суммы для выдачи под отчет получите в кассу:

Кроме того уполномоченные сотрудники учреждений также могут оплачивать товары (работы, услуги) непосредственно самойрасчетной (дебетовой) картой (через электронный терминал и другие устройства). Операции с использованием банковских карт проводятся без взимания комиссии. Об этом сказано в пункте 36 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н.

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с выдачей из кассы наличных денег под отчет, зависит от типа учреждения.*

В учете казенных учреждений:

В момент выдачи наличных денег под отчет сделайте запись:

Дебет КРБ.1.208.21.560 (КРБ.1.208.22.560, КРБ.1.208.25.560...) Кредит КИФ.1.201.34.610
– выданы сотруднику деньги под отчет из кассы.

Такой порядок установлен пунктом 84 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета208.00, 201.34).

<…>

Ситуация: Можно ли перечислить подотчетные деньги на банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника

Решение о перечислении подотчетных сумм на банковские счета сотрудников учреждение должно принять самостоятельно.

Представители Минфина России и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:

  • оплаты командировочных расходов;
  • компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике учреждения нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами.

Такие разъяснения приведены в совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554.*

Ранее представители этих ведомств при рассмотрении данного вопроса (в части командировочных расходов) также отмечали, что решение о перечислении подотчетных сумм на банковские счета сотрудников регулируется нормами трудового законодательства. Поэтому такое решение нужно закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте (в Положении о служебных командировках, в учетной политике и др.). В частности, в Минфине России положениями учетной политики и коллективным договором закреплен безналичный порядок перечисления командировочных расходов на счета сотрудников:

  • при командировках на территории России – в рублях с применением зарплатных карт;
  • при командировках на территории иностранных государств – в долларах США с применением банковских валютных карт (выданных кредитными организациями, указанными в коллективном договоре).

Более того, Минфин России рекомендует организациям госсектора минимизировать наличное обращение денежных средств путем введения расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт.

При этом органы Казначейства России не вправе запретить учреждениям перечислять на зарплатные карты подотчетные суммы (в частности, командировочные расходы). А также требовать представления вместе с заявкой на кассовый расход документов-оснований (п. 8 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 1 сентября 2008 г. № 87н).

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 5 октября 2012 г. № 14-03-03/728, от 29 декабря 2011 г. № 14-01-07/1396-1966 и Казначейства России от 26 июля 2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500.

Налоги и взносы

Для целей налогообложения операцию по передаче денег под отчет рассматривайте как выдачу аванса. Никаких особенностей, связанных с тем, что деньги получил сотрудник, не возникает.

До того момента, пока бюджетное (автономное) учреждение фактически не получит товары, ему не будут оказаны услуги или выполнены работы, расходов у него не возникнет. Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль и единому налогу при упрощенке (в автономном учреждении) (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Не влияют они и на расчет ЕНВД, этим налогом облагается вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

На суммы, выданные под отчет, не нужно начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, а также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Объясняется это тем, что полученные сотрудником деньги – это не вознаграждение за выполненные им работы или оказанные услуги, с которых нужно перечислять эти обязательные платежи (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

НДФЛ с подотчетных сумм тоже не удерживайте. Деньги, выданные под отчет, не увеличивают налогооблагаемый доход сотрудника (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 22 декабря 2003 г. № 27-08/70659). Это объясняется тем, что выданы они на время и с условием предоставления отчета об их использовании (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

 

3. ПОЛОЖЕНИЕ ЦБ РФ ОТ 12.10.2011 № 373-П

О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации

<…>

Глава 4. Порядок выдачи наличных денег

4.1. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводится указанными лицами по расходным кассовым ордерам 0310002.Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат проводится юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем по расходным кассовым ордерам 0310002, расчетно-платежным ведомостям 0301009, платежным ведомостям 0301011.

4.2. Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере 0310002 (расчетно-платежной ведомости 0301009, платежной ведомости 0301011) при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (далее - документ, удостоверяющий личность), либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность.*

<…>

4.Форма: Пример заполнения приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку *

Унифицированная форма N Т-9

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

 

Код

 

Форма по ОКУД

0301022

«Альфа»

по ОКПО

16035711

наименование организации

   
     
   

Номер документа

Дата составления

 
 

ПРИКАЗ

654

14.06.2013

 
 

(распоряжение)

     
 

о направлении работника в командировку

 

Направить в командировку:

Табельный номер

Петрова Льва Ивановича

46

фамилия, имя, отчество

 

инженерный цех

структурное подразделение

 

наладчик оборудования

должность (специальность, профессия)

 

Россия, г. Екатеринбург, ОАО «Производственная фирма "Мастер"»

место назначения (страна, город, организация)

 
 
 
 
 

сроком на

3

 

календарных дней

 

с

"

17

"

июня

20

13

г. по

"

19

"

июня

20

13

г.*

 

с целью

ремонта и наладки оборудования

 
 
 

Командировка за счет средств

ОАО «Производственная фирма "Мастер"»

 

указать источник финансирования

 

Основание

(документ,

номер, дата):

Служебное задание № 737 от 14 июня 2013 г.

 

служебное задание, другое основание, указать

 
 
 

Руководитель организации

директор

 

Львов

 

А.В. Львов

 

должность

 

личная подпись

 

расшифровка подписи

 

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен

 

Петров

"

14

"

июня

20

13

г.

   

личная подпись

             
                                                                               
                                                                               

Фамилию, имя и отчество командированного укажите полностью

Укажите адрес и наименование организации, куда командируется сотрудник

 

5.Статья: Если сроки командировки изменены

В том случае, если поездка командированного работника продлилась дольше, чем планировалось (например, на переговоры с контрагентом потребовалось больше времени), важно верно оформить изменение сроков*. Иначе контролеры могут признать командировочные расходы необоснованными.

* Письма Минфина России от 26 августа 2013 г. № 03-03-06/1/34815 , № 03-03-06/1/34813 .

Документальное оформление

По общему правилу, установленному статьей 166 Трудового кодекса РФ, служебной командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Более подробно порядок направления сотрудников в служебные командировки регламентируется Положением , которое утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение о командировках ).

Однако ни в данном Положении , ни в иных нормативных документах не прописан порядок действий работодателя, в случае когда запланированный срок командировки приходится изменить – отозвать сотрудника из поездки раньше или, наоборот, продлить срок выполнения порученного ему служебного задания. Поэтому такой порядок следует предусмотреть в локальном акте бюджетного учреждения, скажем, в положении о служебных командировках.

В нем, в частности, рекомендуется прописать, кто принимает решение об отзыве работника из командировки или о продлении первоначального срока поездки. Обычно это руководитель учреждения. В таком случае изменение срока командировки будет оформляться его приказом. Указание на это содержится в письме Минфина России от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74 .

Такой приказ составляется в произвольной форме. При этом рекомендуется отразить в нем причину изменения командировочных сроков (например, досрочное выполнение служебного задания или же, наоборот, поручение работнику дополнительного объема работы), также можно указать на необходимость перерасчета командировочных расходов. Ознакомить с данным приказом командированного работника под подпись следует после того, как он вернется из поездки.

Корректировки, касающиеся изменения сроков командировки, необходимо внести и в табель учета рабочего времени. Напомним, что его унифицированные формы ( № Т-12 или№ Т-13 ) утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 . › |*

› | Все читатели электронного журнала могут воспользоваться сервисом «Формы» (образцы и примеры оформления документов). Получите демодоступ к журналу и оцените преимущества нового формата (e.zpbudgetnik.ru).

Порядок отражения времени командировок в данном документе разъяснен, в частности, в письме Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291 . Так, дни отсутствия работника в учреждении по причине командировки обозначаются кодом «К» (или «06») – служебная командировка. При этом количество отработанных часов не проставляется.

В иные документы (командировочное удостоверение, служебное задание, приказ о направлении сотрудника в командировку) изменения не вносятся.

Расчеты с работником

При изменении сроков служебной поездки расходы командированному работнику возмещаются за время фактического пребывания в командировке.

На основании приказа об отзыве специалиста из командировки бухгалтерия проводит перерасчет суммы ранее выданного аванса на командировочные расходы. При этом работник возвращает неизрасходованный остаток денег в кассу учреждения. Либо можно удержать эту сумму из его заработной платы (но только в случае, если удержание не превышает 20% начисленной зарплаты – ч. 2 ст. 137, ч. 1 ст. 138 Трудового кодекса РФ).

При продлении срока командировки учреждение обязано оплатить сотруднику связанные с этим дополнительные расходы (суточные, затраты по найму жилого помещения и др.). В случае необходимости следует обеспечить получение командированным работником данных денежных средств в месте пребывания либо с его согласия можно выплатить недостающие суммы после его возвращения.

Отчитаться по командировке с измененным сроком (то есть представить авансовый отчет) работник должен в общем порядке – в течение трех рабочих дней по возвращении из поездки ( п. 26 Положения о командировках ).

Налоговый учет выплат

Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, затраты на проживание, а также суточные учитываются в целях налогообложения прибыли в составе прочих – подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Отдельно хотелось бы сказать несколько слов о проездных расходах.

Вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен билет.

При этом важно, чтобы задержка работника в командировке (или более ранний выезд) была согласована с руководителем.

На это обращено внимание в письмах Минфина России от 26 августа 2013 г. № 03-03-06/1/34815 и № 03-03-06/1/34813.

А.И. Ильина, юрист

ЖУРНАЛ «ЗАРПЛАТА В БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ», № 10, ОКТЯБРЬ 2013

 

6.Статья: Передача подотчетных сумм через другого работника

Работник находится в длительной командировке. У него закончились подотчетные средства. Можно ли передать ему деньги с другим работником?

Учреждение может передать деньги с другим работником следующими способами.

Первый вариант: другой работник сам берет эти деньги под отчет и потом отчитывается за них в установленном порядке.

Второй вариант: передать деньги по доверенности, оформленной заранее в установленном порядке, с предъявлением документа, удостоверяющего личность.*

А.С. Кленовский,
советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса

.ЖУРНАЛ «ЗАРПЛАТА В БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ», № 1, ЯНВАРЬ 2013

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

12.02.2014г.

С уважением,

Елена Пан эксперт «Системы Главбух»

Ответ утвержден:
Наталией Зориной ведущим экспертом Горячей линии «Системы Главбух»
___________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.gosfinansy.ru/#/hotline/rules/?step=4

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль