Порядок учета библиотечного фонда

263

Вопрос

Подскажите, в нашем училище есть библиотека. Какой порядок учета библиотечного фонда в библиотеке заведующей библиотекой (количественный ?) или в библиотеке и по данным бухгалтерского учета должны сходится не только кол ичество экземпляров книг, но и балансовая сумма?

Ответ

Поступающие в библиотеку объекты подлежат суммарному и индивидуальному учету (п. 4.3, 4.4 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 08.10.2012 г. № 1077). Суммарный учет ведется в регистрах суммарного учета, например:

книге суммарного учета библиотечного фонда;

листах суммарного учета библиотечного фонда;

журнале.

Формы регистров учета законодательством не установлены, поэтому учреждения должны разработать их самостоятельно. Нужно учитывать, что регистры должны иметь сведения, в том числе, и о стоимости. Это следует из пунктов 1.5.2, 4.3, 4.3.1 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 08.10.2012 г. № 1077.

При индивидуальном учете каждому экземпляру документа присваивается регистрационный номер, который закрепляется за документом на все время нахождения в фонде. Вместо регистрационного номера документу можно присвоить другой знак: системный номер компьютерной программы, штрих код.

Индивидуальный учет ведется в регистрах индивидуального учета. Такими регистрами являются:

регистрационная книга;

карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов;

топографическая опись (каталог);

учетный каталог;

учетный файл с выходными формами, которые формируются в порядке инвентарных или других идентификационных номеров документов.

Такие регистры имеют реквизиты, идентифицирующие каждый объект библиотечного фонда и содержащие сведения о поступлении и выбытии документа, в том числе и цену.

Таким образом, учет библиотечного фонда в библиотеке ведется и по количеству, и по стоимости.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация: Как организовать учет в библиотеке образовательного учреждения и отразить данные о библиотечном фонде в бухучете

Многие образовательные учреждения имеют в своем составе библиотеку как структурное подразделение. Все документы, поступающие в библиотеку, составляют библиотечный фонд.

Учет библиотечного фонда представляет собой непосредственно учет в библиотеке и в бухгалтерии учреждения.

Правила учета библиотечного фонда утверждены приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

Учет в библиотеке*

Непосредственно в библиотеке учитывайте все документы независимо от вида носителя, в том числе:

печатные и неопубликованные издания: книги, брошюры, периодические издания, нотные издания, технические документы и др.;

аудиовизуальные: фоно-, видео-, фото-, кинодокументы (на дисках, кассетах, катушках);

документы на микроформах: микрофильмы и микрофиши;

электронные: на съемных носителях (диски, флеш-карты), на жестком диске компьютера библиотеки и доступные через информационно-телекоммуникационные сети (сетевые локальные документы), размещенные на внешних технических средствах и получаемые во временное пользование через Интернет по договору, лицензионному соглашению (сетевые удаленные документы).

Основными единицами учета документов являются экземпляр и название. Однако также применяются дополнительные единицы: метрополка, подшивка, единица памяти данных. Для газет – годовой комплект и название.*

При учете объекты подразделяйте на документы постоянного, длительного и временного хранения.

В библиотеке ведите суммарный и индивидуальный учет. Такой учет можно вести как в традиционном, так и в электронном виде.*

Учет могут вести:

структурные подразделения библиотек, в ведении которых находится комплектование фонда;

подразделения, которые обеспечивают хранение и использование закрепленных за ними частей общего фонда библиотеки.

Об этом сказано в пунктах 1.4, 1.5, 1.6, 2.1, разделе III Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077. При ведении учета электронных документов есть свои особенности.

Суммарный учет*

Суммарный учет ведите в регистрах суммарного учета.

Сведения о включаемых в библиотечный фонд и исключаемых из него документах ведите в одном из следующих регистрах:

книга суммарного учета библиотечного фонда. Причем допускаются различные модификации такой формы;

листы суммарного учета библиотечного фонда;

журнал.

Формы регистров учета законодательством не установлены, поэтому учреждения должны разработать их самостоятельно. Учитывайте, что регистры должны иметь следующие сведения:

1) заголовочные данные: наименование регистра, учреждения, подразделения;

2) данные о поступившей партии документов:

дата и порядковый номер записи (которая ежегодно начинается с № 1);

источник поступления, номер и дата первичного учетного документа;

количество поступивших объектов и стоимость;

3) три взаимосвязанных части:

«Поступление документов в библиотечный фонд»;

«Выбытие документов из библиотечного фонда»;

«Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода».

Это следует из пунктов 1.5.2, 4.3, 4.3.1 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077. При разработке регистров можно использовать формы документации, приведенные в утратившей силу Инструкции, утвержденной приказом Минкультуры РФ от 2 декабря 1998 г. № 590*.

Индивидуальный учет*

Объекты библиотечного фонда (документы, подготовленные к приему в фонд) подвергаются индивидуальному учету. При этом каждому экземпляру документа присваивайте регистрационный номер, который закрепляется за документом на все время нахождения в фонде. Вместо регистрационного номера документу можно присвоить другой знак: системный номер компьютерной программы, штрихкод.

Регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваивайте вновь принятым объектам. Номер проставьте непосредственно на документе.

Индивидуальный учет ведите в регистрах индивидуального учета. Такими регистрами являются:

регистрационная книга;

карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов;

топографическая опись (каталог);

учетный каталог;

учетный файл с выходными формами, которые формируются в порядке инвентарных или других идентификационных номеров документов.

Такие регистры имеют реквизиты, идентифицирующие каждый объект библиотечного фонда и содержащие сведения о поступлении и выбытии документа:

заголовочные данные: учетный файл с выходными формами, которые формируются в порядке инвентарных или других идентификационных номеров документов;

данные о каждом документе: дата записи в регистре, регистрационный номер, краткое описание документа (автор, заглавие, том, место и год издания), цена.

Формы регистров учета законодательством не установлены, поэтому учреждения должны разработать их самостоятельно. Для этого можно использовать формы документации, приведенные в утратившей силу Инструкции, утвержденной приказом Минкультуры РФ от 2 декабря 1998 г. № 590.

В регистрах индивидуального учета делайте примечания о наличии и виде приложения к основному документу и особенностях экземпляров ценных и редких документов (например, уникальный переплет, маргиналии, дефекты). При наличии паспорта объекта можно сделать отсылку к нему. Кроме того, в примечании можно указать принадлежность документа к книжным памятникам.

Такое правило предусмотрено пунктами 1.5.1, 4.4, 4.4.1 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077*.

В некоторых случаях индивидуальный учет документов имеет особенности.

Индивидуальный учет периодических изданий ведите в регистрационной картотеке периодических изданий (предназначена для учета каждого названия и каждого экземпляра) или в автоматизированной базе данных. В качестве регистрационных номеров для периодических изданий могут использоваться любые идентификационные номера: системный номер в автоматизированной базе данных, порядковый номер в регистрационной картотеке. Об этом сказано в пункте 4.4.2 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

Индивидуальный учет документов, имеющих в своем оформлении драгоценные металлы (драгоценные камни), ведите в специальном регистре. В таком регистре, кроме традиционных показателей, нужно описать внешнее оформление объекта, а также на каждом листе регистра следует делать итоговую запись с указанием даты составления и количества описаний на листе. Об этом сказано в пункте 4.4.3 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

Поступление документов в библиотеку

В библиотеку документы поступают в результате:

покупки;

подписки;

обмена;

пожертвования (дарения), поставки обязательного экземпляра;

копирования оригиналов из фонда библиотеки.

Документы, которые включаются в фонд библиотеки, маркируйте. Для этого можно использовать штемпели, книжные знаки, индивидуальные штриховые коды и др. При маркировке соблюдайте следующие требования: обозначение принадлежности, эстетику, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.

Электронные сетевые документы (локальные и удаленные) идентифицируются специальными программными средствами.

Об этом сказано в абзаце 1 раздела IV, пунктах 4.5, 4.7 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

Принимать объекты в библиотеку нужно по первичным учетным документам, которые должны включать список поступлений. Как правило, это накладная или акт. Однако в некоторых случаях нужны другие документы.

При получении документов от организаций или граждан в дар (пожертвование) с указанием назначения для пополнения библиотечного фонда нужно оформить договор пожертвования.

При получении документов на безвозмездной основе без первичных документов самостоятельно составьте акт о приеме.*

Прием документов от читателей взамен утерянных (или признанных равноценными утраченным) оформите актом о приеме документов взамен утерянных. Такой акт обязательно должен содержать следующие реквизиты: фамилию и инициалы читателя, сведения о принятых изданиях, подписи читателя и принимающей стороны.

На первичных документах сделайте запись, которая подтверждает, что поступившие объекты приняты в библиотечный фонд(причем укажите, в состав какого имущества они включаются – особо ценного или иного движимого), и передайте их в бухгалтерию.

Такая норма установлена пунктами 4.1, 4.1.1–4.1.3, 4.9 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

Поступающие в библиотеку объекты подлежат суммарному и индивидуальному учету (п. 4.3, 4.4 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077).*

Выбытие документов из библиотеки

Из библиотечного фонда документы исключайте в следующих случаях:

утрата;

частичная или полная утрата потребительских свойств (ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность).

В последнем случае не допускается исключение из библиотечного фонда единственных экземпляров документов постоянного (бессрочного) хранения, а также документов, которые отнесены к книжным памятникам. При исключении книжного памятника по причине утраты информацию о нем нужно отразить в Реестре книжных памятников.

На всех исключаемых из фонда документах штампы библиотеки нужно погасить специальным штемпелем.

Об этом сказано в пункте 5.1, 5.1.1, 5.1.2 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

При выбытии документов из библиотеки оформите акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144) в двух экземплярах. Первый экземпляр акта о списании с приложенными документами передайте в бухгалтерию, второй оставьте в подразделении, которое ведет учет библиотечного фонда.

К акту приложите список исключаемых объектов библиотечного фонда и документы, подтверждающие утрату (пояснительную записку, протокол, акт, заключение уполномоченных органов об утрате, документ о возмещении ущерба и др.).

Форма списка законодательством не утверждена, поэтому составьте его в произвольном виде. В нем должны содержаться следующие обязательные реквизиты:

регистрационный номер и шифр хранения документа;

краткое библиографическое описание;

цена документа, зафиксированная в регистре индивидуального учета;

коэффициент переоценки;

цена после переоценки;

общая стоимость исключаемых документов.

При выбытии печатных документов временного хранения список можно заменить книжными формулярами, а при выбытии документов, обработанных групповым способом, вместо списка нужно сделать перечень регистрационных номеров, видов исключаемых изданий и их количества.

При выбытии объектов библиотечного фонда в случаях частичной или полной утраты потребительских свойств акт о списании (ф. 0504144) с приложенным списком подписывают председатель и члены комиссии по списанию и утверждает руководитель учреждения.

Акты о списании отразите в регистрах суммарного учета и индивидуального учета.

Такие правила установлены пунктами 5.2, 5.3, 5.4, 5.6, 5.8, 5.9 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

После утверждения акта (ф. 0504144) списанные объекты библиотечного фонда нужно либо безвозмездно передать в другие библиотеки, либо реализовать (абз. 1 раздела V, п. 5.7 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077).

Документы, списанные по причине ветхости, дефектности или устарелости, нужно сдать в пункты вторсырья (как макулатуру). Если же пункты вторсырья отсутствуют или сдача макулатуры на переработку экономически нецелесообразна, уничтожьте списанные объекты в учреждении в присутствии сотрудников (комиссии). При уничтожении составьте акт об их уничтожении.

После сдачи списанных объектов библиотечного фонда в пункт вторсырья или уничтожения в учреждении в акте о списании (ф. 0504144) дополнительно укажите реквизиты документа, который подтверждает сдачу макулатуры или акт об уничтожении документов в учреждении. Документ также приложите к акту о списании (ф. 0504144).

Это установлено в пунктах 5.7, 5.7.1 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

<…>

Документы, списанные по причине непрофильности (т. е. малоспрашиваемые), передайте в обменный фонд библиотеки с целью дальнейшей передачи на безвозмездной основе другим библиотекам или реализации. При этом составьте акт передачи в обменный фонд. Об этом сказано в пункте 5.7.2 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

Особенности учета электронных документов

Ведение суммарного и индивидуального учета электронных документов, а также их поступление и выбытие зависят от их вида – локальные или удаленные.

Суммарный учет поступления электронных сетевых локальных документов ведите в электронном реестре с указанием даты загрузки поступлений в систему. Учет поступлений удаленных документов – в электронном реестре с отражением следующих показателей:

дата и порядок номера записи;

реквизиты лицензионного договора (название, номер, срок действия, стоимость);

количество баз данных (пакетов) и включенных в них названий. При подсчете суммарного количества названий исключите дублирующие названия в пакетах на одной платформе.

Такие правила установлены пунктами 4.3.2, 4.3.3 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

Индивидуальный учет локальных электронных документов ведите путем ввода в базу данных метаинформации о загрузке документа в электронную библиотеку. При этом каждому документу автоматически присваивается идентификационный (системный) номер.

Индивидуальный учет удаленных документов ведется путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера – в реестре индивидуального учета сетевых удаленных документов. Такой реестр должен включать основные характеристики базы данных (пакета):

описание базы данных (название, производитель, платформа и (или) адрес входа);

срок окончания права доступа;

количество названий, входящих в базу данных (пакет).

Об этом сказано в пунктах 4.4.5, 4.4.6 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

Из библиотеки электронные документы удаляйте следующим образом.

Локальные сетевые документы удаляйте на основании акта (ф. 0504144) с указанием причины исключения. Наименование, номер и дату акта введите в базу данных как метаинформацию к соответствующему документу.

На основании введенных сведений программным способом сформируйте:

реестр суммарного учета выбытия сетевых локальных документов – перечень актов о списании (ф. 0504144);

реестр индивидуального учета выбытия сетевых локальных документов – перечень списанных объектов электронной библиотеки.

Удаленные сетевые документы специальным документом (актом) не оформляйте. Подтверждением выбытия будет:

истечение срока действия документа, оформленного на право доступа к базе данных сетевых документов (договора, лицензионного соглашения);

отсутствие договора, соглашения, оформленного на новый срок.

Об этом сказано в пунктах 5.12, 5.13 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

Бухучет

В бухучете материальные объекты библиотечного фонда независимо от срока их полезного использования учитывайте в составе основных средств. Исключение – периодические издания. Об этом сказано в пунктах 38, 53 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

В казенных учреждениях библиотечный фонд, относящийся к основным средствам, учитывайте на счете 1.101.37.000 «Библиотечный фонд – иное движимое имущество учреждения» (п. 5 Инструкции № 162н).

В бюджетных и автономных учреждениях библиотечный фонд, относящийся к основным средствам, учитывайте на следующих счетах:

0.101.27.000 «Библиотечный фонд – с учреждения»;

0.101.37.000 «Библиотечный фонд – иное движимое имущество учреждения».

Об этом сказано в пункте 8 Инструкции № 174н, пункте 8 Инструкции № 183н.

Поступление объектов библиотечного фонда отражайте на основании первичных учетных документов, переданных из библиотеки. Подробнее о том, как оформить и отразить в бухучете поступление объектов библиотечного фонда, см.:

Как отразить приобретение основных средств за плату;

Как отразить получение основных средств безвозмездно;

Как ввести в эксплуатацию основное средство.

В отличие от остальных основных средств объектам библиотечного фонда не присваивайте инвентарные номера (п. 46 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Аналитический учет ведите в карточке группового учета основных средств (ф. 0504032). Карточку откройте одну на весь библиотечный фонд и учет в ней ведите в денежном выражении общей суммой. Об этом сказано в пункте 54 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Ситуация: можно ли вести несколько инвентарных карточек группового учета основных средств (ф. 0504032) для учета библиотечного фонда Да, можно.

По общему правилу учет библиотечного фонда нужно вести в одной инвентарной карточке группового учета основных средств (ф. 0504032). Об этом прямо сказано в пункте 54 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Вместе с тем, иногда бухгалтеру учреждения целесообразно открывать несколько карточек. Этому есть несколько объяснений.

Во-первых, стоит завести отдельные карточки на объекты библиотечного фонда, стоимость которых превышает 40 000 руб. Связано это с тем, что учет в карточке ведется только в денежном выражении общей суммой (без указания количества и объектов). При этом амортизация по объектам библиотечного фонда начисляется по-разному:

на объекты стоимостью до 40 000 руб. включительно – в размере 100 процентов балансовой стоимости при выдаче их в эксплуатацию;

на объекты стоимостью свыше 40 000 руб. – в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами амортизации.

Поэтому, если на каждый объект библиотечного фонда стоимостью свыше 40 000 руб. заведена отдельная карточка, начислять амортизацию и отслеживать информацию о ней будет удобнее.

Во-вторых, в связи с тем, что одним из реквизитов формы № 0504032 является номер счета, бюджетным и автономным учреждениям целесообразно заводить отдельные карточки для каждой группы объектов (0.101.27.000, 0.101.37.000) и источников финансирования (КФО 2, 4).

Таким образом, учреждение может вести несколько инвентарных карточек группового учета (ф. 0504032). Но так как в инструкциях такой порядок не установлен, закрепите его в учетной политике для целей бухучета (п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Амортизацию на объекты библиотечного фонда (за исключением периодических изданий) начисляйте в следующем порядке:

на объекты стоимостью до 40 000 руб. включительно – в размере 100 процентов балансовой стоимости при выдаче их в эксплуатацию;

на объекты стоимостью свыше 40 000 руб. – в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами амортизации.

Об этом сказано в пункте 92 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Подробнее о том, как начислить амортизацию и отразить ее в бухучете, см. Как начислить амортизацию основных средств в бухучете.

Списание объектов библиотечного фонда отражайте в бухучете на основании акта о списании (ф. 0504144) и приложенных к нему документов, полученных из библиотеки. Подробнее о том, как отразить списание в бухучете, см. Как оформить и отразить в бухучете ликвидацию основных средств.

Периодические издания для библиотечного фонда

Библиотечный фонд, являющийся периодическими изданиями, учитывайте на забалансовом счете 23 «Периодические издания для пользования» в условной оценке (один журнал – 1 руб., одна годовая подписка газет – 1 руб.). Об этом сказано в пункте 377Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Расходы на приобретение библиотечного фонда, являющегося периодическими изданиями, отражайте по подстатье КОСГУ 226«Прочие работы, услуги» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н).

Порядок отражения в бухучете операций по приобретению библиотечного фонда, являющегося периодическими изданиями, зависит от типа учреждения.

Лариса Шиловская

заместитель директора департамента бюджетного процесса, учета и отчетности Минобрнауки России, к. э. н.

Татьяна Кочнова

заместитель главного бухгалтера Минобрнауки России, к. э. н.

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

04.02.2014г.

С уважением,

эксперт «Системы Главбух»

Нефедова Галина

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной, ведущим экспертом направления БСС «Системы Главбух»

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль