Возмещение расходов на проживание

164

Вопрос

Разъясните, пожалуйста, подлежат ли оплате расходы за проживание сотруднику, вернувшемуся из командировки, согласно предоставленных документов, по которым заселился утром, а вечером того же дня выселился из гостиницы . УТОЧНЕНИЕ: Сотрудник был отправлен в командировку на 3 дня, с посещением городов Санкт-Петербург, Москва. В Санкт-Петербурге оплатил проживание за сутки, но выселился из гостиницы вечером того же дня, уехал в Москву. Из командировки вернулся на сутки раньше. Как оплатить командировочные расходы (проживание, проезд)?

Ответ

При направлении в командировку сотруднику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них)). Даты в обязательном порядке должны быть заверены подписью полномочного должностного лица и печатью принимающей сотрудника стороны. Согласно законодательству, командированному сотруднику учреждение обязано оплатить проживание. Причина возвращения из командировки раньше срока должна быть раскрыта в Отчете о выполнении служебного задания, там же сотруднику следует указать причину выселения из гостиницы . Так как сотрудник вернулся на сутки раньше, то не выплачивайте ему средний заработок за лишний день. И удержите суточные за один день, если они ранее были выплачены за весь период командировки.

 

Если работник нигде не ночевал, а находился в пути и предъявил документы, подтверждающие факт проживания в гостинице – полдня, то ему нужно платить проживание за эти полдня.

Действующим законодательством не предусмотрено, что для учета расходов на проезд обязательно должна совпадать дата выбытия из места командировки, указанная в командировочном удостоверении, с датой фактического выбытия сотрудника из места командировки (по билету), поэтому оплатите ему проезд по предъявленным билетам.

О боснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух версия для бюджетных, казенных и автономных учреждений

 

1.Рекомендация: Как возместить расходы на наем жилья во время командировки

Размер возмещения

Порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки должен быть определен внутренними документами учреждения (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 13, 14, 21 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Это значит, что сумму возмещения и требование к документальному подтверждению сотрудником расходов на наем жилья во время командировки учреждение устанавливает самостоятельно. Например, коллективным договором или иным локальным актом учреждения (приказом, положением о командировках).*

<…>

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2.Ситуация: В какой момент нужно удержать НДФЛ с суммы сверхнормативных суточных, выплаченных командированному сотруднику

Удерживайте налог после утверждения авансового отчета на ближайшую дату выплаты сотруднику денежных средств.

Выплаченные командированному сотруднику суточные являются подотчетными суммами. Поэтому до даты представления авансового отчета данные суммы являются задолженностью сотрудника перед учреждением, а не его доходом (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

Кроме того, на момент выдачи подотчетных сумм неизвестно, какую именно сумму сотрудник израсходует. Например, при возвращении из командировки раньше срока полученная сумма суточных не будет израсходована полностью. Окончательную сумму суточных, которую сотрудник получил сверх установленных норм, можно будет определить только после утверждения авансового отчета и сдачи остатка неизрасходованного аванса в кассу. Такой порядок следует из пункта 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.*

Поэтому доход сотрудника (сверхнормативную сумму суточных), с которого необходимо удержать налог, определяйте после утверждения авансового отчета сотрудника. А рассчитывать и удерживать сумму налога нужно на ближайшую дату выплаты сотруднику денежных средств.

Такой порядок следует из абзаца 10 пункта 3 статьи 217, статьи 210, пункта 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ и подтвержден вписьме Минфина России от 14 января 2013 г. № 03-04-06/4-5.

Ранее Минфин России высказывал иную позицию, в соответствии с которой определять доход (сверхнормативную сумму суточных) нужно на дату выплаты суточных, то есть на дату выдачи сотруднику аванса на командировку (письмо Минфина России от 1 февраля 2008 г. № 03-04-06-01/27). Однако в связи с выходом более поздних разъяснений в настоящее время эта точка зрения является неактуальной.

Из рекомендации «Как учесть при налогообложении суточные»

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3.Ситуация: Как учесть при расчете налога на прибыль расходы на проезд, если указанные в билете даты не совпадают с датами в командировочном удостоверении. Командировка организована в рамках деятельности, приносящей доход, и оплачена за счет средств от этой деятельности

При расчете налога на прибыль расходы на проезд можно включить в состав расходов.

Но только если более ранний выезд сотрудника в командировку (задержка выезда из командировки) произошел с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность выбытия в командировку (из командировки) в более раннюю (позднюю) дату.

Такой вывод следует из положений статьи 252 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456, от 20 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/558, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545, от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74,от 26 марта 2009 г. № 03-03-06/1/191, от 5 августа 2008 г. № 03-04-06-01/246.

Целесообразность может подтверждать, например, тот факт, что в связи с отсутствием билетов выбыть из места командировки в срок не представлялось возможным. Или покупка билета на более позднюю дату позволила сократить расходы на проезд. При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом).

Главбух советует: есть аргументы, подтверждающие, что даже если даты выбытия из командировки в командировочном удостоверении и в билете не совпадают, без доказательств целесообразности этого расходы на проезд можно учесть при расчете налога на прибыль. Они заключаются в следующем.

Учреждение обязано возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 12 и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы на командировки учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В частности, в состав этих затрат входят:

  • стоимость проездного билета на транспорте общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
  • стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.

При этом действующим законодательством не предусмотрено, что для учета расходов на проезд обязательно должна совпадать дата выбытия из места командировки, указанная в командировочном удостоверении, с датой фактического выбытия сотрудника из места командировки (по билету). Подтверждают такой вывод некоторые арбитражные суды (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г. № Ф09-3838/07-С2, от 4 мая 2007 г. № Ф09-3119/07-С2).*

Причиной задержки может стать, например, и то обстоятельство, что сразу после командировки сотрудник уходит в отпуск и проводит его в месте командировки или просто остается на выходные. В данной ситуации на вопрос о целесообразности расходов на обратный билет нельзя ответить однозначно. По мнению специалистов финансового ведомства, при оценке целесообразности аналогичных затрат следует исходить из того, что расходы на проезд человека из места командировки были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения (см., например, письма Минфина России от 26 августа 2013 г. № 03-03-06/1/34815, № 03-03-06/1/34813, от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545 и от 26 марта 2009 г. № 03-03-06/1/191).

Из этого можно сделать вывод, что расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска или выходного (при условии, что они произведены с разрешения руководителя).

Из рекомендации «Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования»

 

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

30.01.2014г.

С уважением,

Елена Пан эксперт «Системы Главбух»

Ответ утвержден:
Наталией Зориной ведущим экспертом Горячей линии «Системы Главбух»
___________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.gosfinansy.ru/#/hotline/rules/?step=4

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль