Неправильно оформленные первичные документы

271

Вопрос

В бухгалтерию учреждения поступают неправильно оформленные товарные чеки и недействительные чеки ККТ. При этом, сотрудникам возмещаются совершенные расходы. Как правильно отразить данные суммы в бухгалтерском (КФО 2) и налоговом учете, надо ли возмещаемые суммы облагать НДФЛ и страховыми взносами?

Ответ

Расходы подотчетных лиц подтверждающими  документами, на которые являются неправильно оформленные товарные чеки и недействительные чеки ККТ, но принимаемые к учету учреждение отразите в учете в соответствии с приведенным следующими проводками: Дебет 2.106.31.310 (2.106.32.320, 2.105.31.340…) Кредит 2.208.31.660 (2.208.32.660, 2.208.34.660...) – приобретено имущество через подотчетное лицо; Дебет 2.401.20.221 (2.109.70.222, 2.109.80.225…) Кредит 2.208.21.660 (2.208.22.660, 2.208.25.660…)– оказаны услуги (выполнены работы), приобретенные через подотчетное лицо. НДФЛ, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму расходов в данной ситуации не начисляйте. Так как сотрудник понес расходы в интересах учреждения и они не могут быть признаны доходом сотрудника. При расчете налога на прибыль произведенные сотрудником расходы не учитывайте, так как расходы не подтверждены документально (неправильно оформлены товарные чеки и недействительные чеки ККТ).

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация: Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

<…>

Документальное подтверждение

Если сотрудник приобрел для учреждения имущество (основные средства, материальные запасы), работы или услуги, то факт поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом* (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Этот документ сотрудник должен получить у поставщика (подрядчика).

Если такого документа нет, то создайте его сами (например, при поступлении материальных запасов без документов составьте акт в произвольной форме или по форме № М-7* (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а)). При этом следует иметь в виду, что документ, составленный в произвольной форме, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.*

Подробнее о порядке составления первичных документов см. Как организовать документооборот в бухгалтерии.*

<…>

Бухучет

Расчеты по суммам денежных средств (денежных документов), выдаваемых учреждением под отчет, в бухучете отражайте на счете 0.208.00.000* «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

К бухучету принимайте суммы произведенных расходов по авансовому отчету (ф. 0504049), который утвердил руководитель* (п. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Порядок отражения в бухучете расчетов с подотчетными лицами зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:

Выдачу денежных средств (денежных документов) подотчетным лицам из кассы учреждения отразите проводками:*

Дебет 0.208.21.560 (0.208.26.560, 0.208.34.560…) Кредит 0.201.34.610 (0.201.35.610...)*
– выданы деньги (денежные документы) под отчет.

О том, как перечислить денежные средства подотчетным лицам на зарплатную карту, см. Можно ли перечислять подотчетные деньги на зарплатную карту сотрудника.

Расходы, произведенные сотрудником и подтвержденные авансовым отчетом, учитывайте следующим образом.*

Если сотрудник приобрел для учреждения имущество (основные средства, материальные запасы), то его стоимость отразите проводками:*

Дебет 0.106.31.310 (0.106.32.320, 0.105.31.340…) Кредит 0.208.31.660 (0.208.32.660, 0.208.34.660...)*
– приобретено имущество через подотчетное лицо.

<…>

Если подотчетное лицо принимало работы или услуги (например, сотрудник ремонтировал служебный автомобиль), то на их стоимость сделайте такую проводку:*

Дебет 0.401.20.221 (0.109.70.222, 0.109.80.225…) Кредит 0.208.21.660 (0.208.22.660, 0.208.25.660…)*
– оказаны услуги (выполнены работы), приобретенные через подотчетное лицо.

Все вышеперечисленные суммы расходов, понесенные через сотрудника в рамках деятельности, облагаемой НДС, отражайте без НДС. На сумму входного налога сделайте такую проводку:*

Дебет 0.210.01.560 Кредит 0.208.21.660 (0.208.22.660, 0.208.34.660…)*
– учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

Такой порядок установлен пунктами 105, 106, 112 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00, 106.00, 109.00, 201.00, 208.00, 210.01, 401.20).

<…>

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация: Как отразить при налогообложении приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

НДФЛ и страховые взносы

Расходы, понесенные через подотчетных лиц, при наличии подтверждающих документов не являются выплатами в пользу сотрудников. Поэтому израсходованные деньги не учитывайте при расчете:*

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ и начислить страховые взносы, если сотрудник на подотчетные суммы приобрел товар и представил неполный перечень подтверждающих документов* (mod = 112, id = 49886)

Нет, не нужно. Но только в том случае, если в представленных сотрудником документах указаны наименование, стоимость товара и реквизиты поставщика, а указанный товар принят учреждением к учету.*

В отношении НДФЛ это объясняется так. Налоговый кодекс РФ определяет доход как экономическую выгоду в денежной и натуральной форме* (ст. 41 НК РФ). В данном случае сотрудник приобретает товар для нужд учреждения. При этом учреждение принимает товар к учету. Следовательно, стоимость товаров не может быть признана доходом сотрудника и удерживать НДФЛ не нужно. Эти выводы подтверждает Минфин России в письмах от 8 апреля 2010 г. № 03-04-06/3-65, от 25 июля 2006 г. № 03-05-01-04/219. Разделяют эту позицию некоторые арбитражные суды* (см., например, определение ВАС РФ от 14 апреля 2008 г. № 4850/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 19 декабря 2007 г. № Ф08-8389/2007-3149А, Московского округа от 24 февраля 2010 г. № КА-А40/669-10, от 8 апреля 2010 г. № КА-А40/3115-10, Северо-Западного округа от 29 января 2009 г. № А05-6350/2008, Поволжского округа от 15 июля 2009 г. № А55-16949/2008).

В отношении взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование это объясняется так. Если на основании представленных документов товар был принят к учету, это свидетельствует о том, что сотрудник понес расходы в интересах учреждения. В этом случае стоимость товаров не может быть признана выплатой в его пользу. Следовательно, у учреждения нет оснований для начисления на подотчетные суммы данных взносов.* Это следует из положений части 1 статьи 7 и подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 1статьи 20.1, подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. Официальных разъяснений Минздравсоцразвития России по данному вопросу нет. Арбитражная практика пока не сложилась.*

По вопросу начисления НДФЛ и страховых взносов в случае, когда сотрудник вообще не представит никаких оправдательных документов для того, чтобы подтвердить свои расходы, см. подробнее Какие налоги нужно начислить (удержать), если учреждение возместит подотчетному лицу расходы при отсутствии оправдательных документов.

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение товаров (работ, услуг) через сотрудника можно учесть в уменьшение налогооблагаемой базы. Но для этого должны быть выполнены такие условия:*

Таковы требования пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

<…>

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

21.01.2014г.

С уважением,

Екатерина Самодурова эксперт «Системы Главбух»

Ответ утвержден:

Ольга Холина Ведущий эксперт «Системы Главбух»

 

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль