Возмещение расходов по командировке

1808

Вопрос

По результатам аукциона казенное учреждение заключило госконтракт на поставку автомобиля с организацией, находящейся в другом регионе, а по результатам торгов на зимнюю резину для этого автомобиля - в своем регионе. Двое сотрудников учреждения направляются в однодневную командировку: один - для получения и перегона автомобиля, другой - по согласованию сторон на личном автомобиле перевозит зимнюю резину (чтобы в целях безопасности в месте покупки автомобиля заменить летнюю резину на зимнюю). Достаточно ли возместить сотруднику, перевозившему зимнюю резину на личном автомобиле, на основании распоряжения директора только расходы на ГСМ согласно прилагаемому чеку (авансовый отчет) и справки о показаниях спидометра при выезде и возвращении, а так же о норме расхода на данный вид транспорта? Можно ли не заключать с этим сотрудником договор аренды автомобиля с экипажем? Какие еще потребуются локальные документы? Второй вопрос. Можно ли так же возместить расходы на ГСМ по авансовому отчету сотруднику, перегонявшему автомобиль, не заполняя путевой лист? А после регистрации автомобиля для заполнения путевого листа составить акт осмотра автомобиля?

Ответ

Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ, если работник использует с согласия или ведома работодателя и в его интересах личное имущество, за его использование, износ (амортизацию) полагается компенсация, а также должны быть возмещены расходы, связанные с использованием актива.

В этой статье указано, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. С сотрудником, использующим личный автотранспорт, на основании его заявления нужно оформить соглашение о компенсации (или дополнительное соглашение к трудовому договору).

В нем следует установить фиксированный размер или порядок определения суммы компенсации, приложив к нему свидетельство о регистрации автомобиля на сотрудника (или иное свидетельство о праве собственности на автомобиль). Аналогичные рекомендации привел Минфин России в письме от 28 июня 2012 г. № 03-03-06/1/326. Перечень документов, подтверждающих фактические расходы, устанавливается учреждением самостоятельно.

Бензин, израсходованный в командировке, нужно по общему правилу списать на основании путевого листа. Независимо от того, на каком автомобиле совершается командировка, - на личном или служебном, для подтверждения расходов советуем выписывать сотрудникам путевой лист. Кассовые чеки АЗС в числе прочих документов прикладывают к авансовому отчету. Расходы на потраченные в пути горюче-смазочные материалы отражают на счете 105.33. В рекомендации 2 подробно рассмотрен пример отражения бухгалтерских операций при командировке на служебном автомобиле.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Трудовой кодекс Российской Федерации

<…>

Статья 188. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.*

2. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные

<…>

Бухучет: приобретение ГСМ*

В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Для этого он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет (ф. 0504049). К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ, даты покупок и т. п. Подробнее о документальном оформлении имущества, приобретенного через подотчетных лиц, см. Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо.

В бухучете приобретенные ГСМ отражайте на счете 0.105.03.000 «Горюче-смазочные материалы» (п. 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). ГСМ учитывайте по фактической стоимости с учетом НДС.

Если входной налог можно принять к вычету, его сумму в стоимость ГСМ не включайте. Учтите ее отдельно на счете 0.210.01.000 «Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам». Об этом сказано в пунктах 23, 100, 224 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. О том, как учесть НДС при налогообложении, см. Как отразить при налогообложении приобретение ГСМ за наличные.

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с приобретением ГСМ через подотчетное лицо, зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

Выдачу наличных денег отразите проводкой:

Дебет КРБ.1.208.34.560 Кредит КИФ.1.201.34.610
– выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ.

Поступление ГСМ, приобретенных за наличный расчет, отразите проводкой:

Дебет КРБ.1.105.33.340 Кредит КРБ.1.208.34.660
– оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Такой порядок установлен пунктами 23, 49, 84 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00, 201.34, 208.00).

Пример отражения в бухучете казенного учреждения расходов на приобретение ГСМ за наличный расчет*

Экономист казенного учреждения «Альфа» А.С. Кондратьев на служебном автомобиле ГАЗ-3110 выехал в командировку в г. Владимир. 17 мая сотрудник получил из кассы аванс на командировочные расходы в сумме 2500 руб. 19 мая Кондратьев вернулся из командировки и представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.

В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 110 литров бензина марки АИ-92 на общую сумму 2200 руб.

Согласно учетной политике учреждения путевые листы представляются в бухгалтерию ежемесячно. 30 мая водитель представил в бухгалтерию путевые листы, подтверждающие использование топлива за май. По данным путевого листа:

остаток топлива в баке при выезде в командировку – 5 литров;

остаток топлива в баке при возвращении из командировки – 5 литров;

за время командировки пробег автомобиля – 700 км (в т. ч. по трассе – 600 км, по г. Владимиру – 100 км).

Приказом руководителя утверждены базовая норма расхода топлива и поправочные коэффициенты (в соответствии с нормами, приведенными в распоряжении Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р):

базовая норма расхода топлива – 13 л/100 км;

надбавка за работу в городе с населением от 250 тыс. до 1 млн человек – 15 процентов;

надбавка за использование кондиционера – 7 процентов.

Учетной политикой учреждения предусмотрено списание материальных запасов методом средней фактической стоимости.

По данным путевого листа бухгалтер рассчитал:

нормативный расход бензина по трассе – 83 литра (0,01 × 13 л/100 км × 600 км × (1 + 0,01 × 7%));

нормативный расход бензина по г. Владимиру – 16 литров (0,01 × 13 л/100 км × 100 км × (1 + 0,01 × (7% + 15%));

общий нормативный расход бензина – 99 литров (83 л + 16 л);

фактический расход бензина – 110 литров (5 л + 110 л – 5 л).

Расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер «Альфы» отразил в учете следующими проводками.

17 мая:

Дебет КРБ.1.208.34.560 Кредит КИФ.1.201.34.610
– 2500 руб. – выдан аванс на командировочные расходы.

19 мая:

Дебет КРБ.1.105.33.340 Кредит КРБ.1.208.34.660
– 2200 руб. – оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет;

Дебет КИФ.1.201.34.510 Кредит КРБ.1.208.34.660
– 300 руб. (2500 руб. – 2200 руб.) – возвращен остаток подотчетной суммы.

В конце месяца (мая) бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость 1 литра топлива.

Исходя из расчета средняя стоимость 1 литра бензина оказалась равной его покупной стоимости. Списание бензина в учете бухгалтер «Альфы» отразил так:

Дебет КРБ.1.401.20.272 Кредит КРБ.1.105.33.440
– 1980 руб. ((83 л + 16 л) × (2200 руб. : 110 л)) – списан израсходованный бензин;

Дебет КДБ.1.401.10.172 Кредит КРБ.1.105.33.440
– 220 руб. ((110 л – 99 л) × (2200 руб. : 110 л)) – списан перерасход (недостача) бензина сверх установленных норм;

Дебет КДБ.1.209.74.560 Кредит КДБ.1.401.10.172
– 220 руб. – отражена сумма выявленной недостачи по рыночной стоимости.

По результатам выяснения причин перерасхода Кондратьев признан виновным в недостаче. В этот же день он внес сумму недостачи в кассу:

Дебет КИФ.1.201.34.510 Кредит КДБ.1.209.74.660
– 220 руб. – внесена в кассу сумма недостачи.

<…>

Бухучет: списание ГСМ*

Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки материальных запасов (по фактической стоимости каждой единицы, по средней фактической стоимости)* (п. 108 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Порядок отражения в бухучете списания ГСМ зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:*

Списание ГСМ отразите проводкой:

Дебет КРБ.1.401.20.272 (КРБ.1.109.60.272–КРБ.1.109.90.272) Кредит КРБ.1.105.33.440
– списана стоимость израсходованного топлива в пределах норм (на основании путевого листа).*

Об этом сказано в пункте 26 Инструкции № 162н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00, 109.00, 401.20).

Обратите внимание, что использовать счет 0.109.00.000 при списании ГСМ нужно только в части формирования стоимости изготавливаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг), которую учреждение реализует за плату (п. 40 Инструкции № 162н).

<…>

Станислав Бычков,

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Статья: Командировки на автомобиле. Путешествие с подтверждением расходов.

Командировки на автомобиле очень удобны. Они дают сотруднику возможность быть более мобильным, что зачастую позволяет значительно сократить срок его поездки. Подтвердить затраты на такие командировки вопреки бытующему мнению не так уж и сложно.

Расходы на проезд

Во время «автомобильной» командировки у сотрудника могут возникнуть затраты:
на приобретение ГСМ;
связанные с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля (например, плата за парковку, услуги автостоянки, ремонт в пути и т. п.).*

Порядок бухгалтерского и налогового учета этих расходов зависит от того, на каком автотранспорте сотрудник направился в командировку на служебном или личном.

Однако и в той и другой ситуации для подтверждения расходов советуем выписывать сотруднику путевой лист.* Бланки путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Для легкового автотранспорта применяется форма № 3. Несмотря на то что она обязательна только для автотранспортных предприятий (см. письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129), в большинстве случаев ее используют и другие компании.

Независимо от того, по какой форме компания оформляет путевые листы, в них нужно указать следующие сведения:
конкретные пункты отправления и назначения (например, «место отправления г. Москва, ул. Бутырская, д. 28; место назначения г. Воронеж, ул. Парковая, д. 8»);
время выезда из каждого пункта и время прибытия в следующий пункт;
километраж на протяжении всего маршрута следования.

Дату выдачи путевого листа и дату его поступления в бухгалтерию необходимо зафиксировать в журнале учета движения путевых листов по форме № 8.*

Сотрудник едет в командировку на служебном транспорте

Бухгалтерский учет затрат. Расходы на потраченные в пути горюче-смазочные материалы отражают на счете 10 субсчет «Топливо». В зависимости от цели командировки их поступление и списание может быть отражено проводками:

Дебет 10 субсчет «Топливо» Кредит 71
оприходован бензин, приобретенный в командировке (на основании приходных документов);

Дебет 20 (25, 26, 44...) Кредит 10 субсчет «Топливо»
списана стоимость топлива, израсходованного в командировке (на основании путевого листа).

Сопутствующие расходы на проезд (например, оплата услуг автостоянок и платных парковок, текущий ремонт) списываются проводкой:

Дебет 20 (25, 26, 44...) Кредит 71
списаны расходы по эксплуатации и обслуживанию служебного автомобиля в командировке.

Налоговый учет затрат. Затраты на текущий ремонт автомобиля можно учесть при расчете налога на прибыль в полной сумме в соответствии со статьей 260 Налогового кодекса РФ. А расходы на платную парковку и автостоянки уменьшают налогооблагаемую базу в составе командировочных расходов ( подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Расходы на бензин списываются в налоговом учете в пределах норм. Правда, в Налоговом кодексе РФ они не утверждены. Поэтому разработать их должна сама организация. Но при такой, казалось бы, свободе, экономически обоснованными нормами инспекторы считают лишь те, которые не превышают нормы Минтранса (руководящий документ № Р3112194-0366-03,утвержден Минтрансом России 29 апреля 2003 года и согласован с МНС России 9 апреля 2003 года). С этим подходом согласен и Минфин России (см., например, письмо от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640). Поэтому, несмотря на то что с 1 января 2008 года вышеуказанные нормы фактически утратили силу, до тех пор, пока не будут приняты новые нормы, инспекторы будут ориентироваться на старые.

В то же время компания вправе разработать и утвердить приказом руководителя другие нормы расхода ГСМ для служебного автотранспорта. В том числе и в большем размере. Но в этом случае потребуются дополнительные доказательства экономической оправданности (например, заключение станции техобслуживания или документы о капитальном ремонте транспортного средства).

Работник едет в командировку на собственном автомобиле

Существует три способа оформления такой поездки. В каждом из них расходы на проезд при расчете налога на прибыль учитываются по-разному.

Вариант первый заключить с сотрудником договор аренды транспорта без экипажа(ст. 642 Гражданского кодекса РФ). Этот способ самый выгодный. Он предполагает, что арендатор обязуется поддерживать машину в рабочем состоянии и нести расходы на ее содержание и эксплуатацию (ст. 644 и 646 Гражданского кодекса РФ).

В этой ситуации при расчете налога на прибыль можно учесть:
арендную плату за автомобиль ( подп. 10 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ);
расходы на парковку, автостоянку и ремонт (подп. 2 п. 1 ст. 253 Налогового кодекса РФ);
расходы на ГСМ (в пределах норм Минтранса России или других экономически обоснованных норм).

Минфин России подтвердил это в письме от 2 октября 2006 г. № 03-05-01-04/277.

Правда, с суммы арендной платы придется удержать НДФЛ (п. 2 ст. 226 Налогового кодекса РФ). ЕСН и пенсионные взносы начислять не нужно (п. 1 ст. 236 Налогового кодекса РФ,письмо Минфина России от 2 октября 2006 г. № 03-05-01-04/277).

Вариант второй заключить с сотрудником договор аренды транспорта с экипажем. В этом случае при расчете налога на прибыль помимо арендной платы можно учесть только затраты на бензин. Расходы на парковку, автостоянку и ремонт налогооблагаемую базу не уменьшают.

Кроме того, со стоимости услуг по управлению и технической эксплуатации нужно удержать НДФЛ, а также начислить на нее ЕСН (кроме ЕСН в части взносов в ФСС России).

Вариант третий выплатить сотруднику компенсацию за использование личного транспорта. Сделать это позволяет статья 188 Трудового кодекса РФ. Размер компенсации нужно установить в приказе руководителя предприятия и прописать в трудовом договоре. Приказ составляется на основании заявления от сотрудника, в котором указана просьба о выплате компенсации. Кроме того, работник должен представить копию техпаспорта на автомобиль.* Если же сотрудник управляет машиной по доверенности, то помимо паспорта понадобится еще и ее копия ( письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140).

Сумму компенсации руководство может установить любую. Однако при расчете налога на прибыль ее можно учесть лишь в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Более того, все остальные расходы (стоимость бензина, затраты на ремонт и т. п.) должны входить в сумму компенсации. Поэтому списать их как отдельные расходы не получится (письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140).

С НДФЛ тоже могут возникнуть проблемы. Некоторые налоговики уверены, что не облагать компенсацию этим налогом тоже можно лишь в пределах вышеуказанных норм. Несмотря на то, что в постановлении от 30 января 2007 г. № 10627/06 Президиум ВАС РФ эту точку зрения опроверг.

Суточные и средний заработок

Нюансы расчета суточных и среднего заработка за время командировки одинаковы для обеих ситуаций. Как для случая, когда работник едет в командировку на автомобиле организации, так и для случая, когда он направляется туда на личном транспорте.

Определяем время убытия и время прибытия. Точно знать, когда сотрудник уехал и когда приехал, нужно по нескольким причинам. Во-первых, время в пути включается в срок командировки. А значит, за него должны быть начислены суточные и оплата труда в размере среднего заработка. Кроме того, точные дни отъезда и приезда нужно знать для того, чтобы правильно рассчитаться с сотрудником за работу в праздничные и выходные дни если время командировки частично пришлось на них.

При обычных командировках день отъезда и день приезда определяют по билетам ( п. 7 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»). Но ведь понятно, что при автомобильных командировках никаких билетов нет. На наш взгляд, в такой ситуации необходимый подтверждающий документ компания может разработать самостоятельно. И предусмотреть его в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Например, это может быть путевой лист. Или журнал контроля за убытием сотрудников в автомобильные командировки и прибытием из них. Сотрудников можно обязать указывать в журнале под роспись точное время отъезда и приезда. Обычно такие журналы ведут отделы кадров.

Подтверждаем длительность нахождения в месте командировки. Самый простой и безопасный вариант использовать в автомобильных поездках командировочные удостоверения. Несмотря на требования Минфина России (см. письмо от 23 мая 2007 г. № 03-03-06/2/89), при обычных командировках этот документ оформляют не все компании. Они мотивируют это тем, что Трудовой кодекс РФ такого требования не содержит, а для подтверждения расходов достаточно приказа о направлении в командировку и проездных билетов. Это мнение действительно справедливо, и его уже неоднократно поддерживали судьи (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 7 мая 2007 г. № Ф04-2644/2007(33834-А45-14), постановление ФАС Уральского округа от 4 мая 2007 г. № Ф09-3119/07-С2).

Однако в ситуации с автомобильной командировкой из этого перечня остается только приказ. Одного его явно недостаточно. Этот документ отражает лишь намерение руководителя отправить сотрудника в рабочую поездку. И вовсе не факт, что указанное в нем время командировки совпадает с фактической продолжительностью поездки. А вот командировочное удостоверение как раз тот документ, который подтверждает реальное количество дней, которое работник провел в командировке. Ведь в нем принимающая сторона указывает дату прибытия и дату убытия сотрудника.

Увы, этот способ доступен не всегда. Бывают ситуации, когда специфика командировки такова, что оформить командировочное удостоверение невозможно. Допустим, сотрудник едет не на конкретное предприятие, которое является давним партнером его работодателя, а, скажем, исследовать потенциальный рынок сбыта. При таких условиях может оказаться, что поставить ему печать будет просто некому. Для таких ситуаций имеет смысл предусмотреть другой порядок определения длительности командировки.

Документами, подтверждающими срок пребывания в служебной поездке, например, могут быть счета о проживании из гостиницы. Или путевые листы. Кроме того, можно предусмотреть необходимость междугородных звонков работника в свою организацию как по прибытии в место командировки, так и при отъезде из него. Сведения о таких звонках указываются в расшифровке к счету за телефонное обслуживание.

Ольга Хадыева

директор ООО "АФ "Аудит-Холдинг"

Журнал Главбух 5 февраль 2008 г.

4. Статья: Списание бензина при командировке на автомобиле

Работник ездил в командировку на служебном автомобиле с 28 октября по 5 ноября 2009 года. Нужно ли выписывать два путевых листа, чтобы списать бензин в расходы отдельно за каждый месяц?

Отдельные путевые листы не нужны.

При направлении работника в командировку на служебном автомобиле выписывают один путевой лист на весь срок командировки. Это следует из указаний по применению и заполнению форм путевых листов (утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78), а также из порядка заполнения путевых листов и их обязательных реквизитов. Напомню, что данный нормативный акт утвержден приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Поскольку работник направлен именно в командировку, то в бухгалтерском и налоговом учете все связанные с нею расходы признают на дату утверждения авансового отчета.*

Е.И. ВАСИЛЬЕВА,

аудитор

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В ПРОИЗВОДСТВЕ», № 1, ЯНВАРЬ 2010

5. Статья: Компенсация за использование личного имущества работника: налоговый аспект

Документ:
Письмо Минфина России от 11 апреля 2013 г. № 03-04-06/11996.

Что изменилось:
Компенсация работникам за использование личного имущества в служебных целях не включается в их доход, облагаемый налогом на доходы физических лиц, пояснили специалисты главного финансового ведомства.

Размер компенсации за использование сотрудником в работе своего личного имущества устанавливается по соглашению сторон трудового договора.

Нормы компенсации

Компенсационные выплаты в пределах действующих норм не облагаются налогом на доходы физических лиц.

Такая норма закреплена в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Но поскольку Налоговый кодекс РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их принятия, то в этом случае нужно руководствоваться трудовым законодательством.

А оно позволяет устанавливать нормы компенсации по соглашению сторон трудового договора, что зафиксировано в статье 188 Трудового кодекса РФ.*

Документальное подтверждение

При этом работодателю необходимо иметь в наличии документы:

  • подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику;
  • обосновывающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также расчеты компенсаций.

Понадобятся и документы, которые доказывают суммы расходов, произведенных работником в связи с использованием своего имущества по делам учреждения.*

Журнал «Учет в казенных учреждениях», №5, май 2013

6. Статья: Компенсация сотруднику за использование в работе личного имущества

Компенсация, выплачиваемая работнику за использование его автомобиля для служебных поездок, не облагается налогом на доходы физлиц. Однако это не касается ситуации, когда работник управляет автомобилем по доверенности.

НДФЛ с компенсации

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ налогом на доходы физических лиц не облагаются все виды компенсационных выплат в пределах утвержденных норм, установленных законодательством и связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком своих трудовых обязанностей.

Размер компенсации
Поскольку глава 23 «Налог на доходы физических лиц» Налогового кодекса РФ не устанавливает порядок выплаты компенсаций при использовании личного имущества работника, в этом вопросе учреждению следует руководствоваться статьей 188 Трудового кодекса РФ (письма Минфина России от 27 августа 2012 г. № 03-04-05/6-1004, от 8 августа 2012 г. № 03-04-06/9-228).*

Так, НДФЛ не облагаются компенсации, включая возмещение расходов работника на использование им личного имущества в интересах работодателя, в размере, установленном соглашением сторон трудового договора.

В то же время ФНС России (письмо от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15@) указывает, что размер компенсации необходимо документально подтвердить. Речь идет, в частности, о компенсации расходов на сотовую связь или доступ в интернет. Например, работник должен предоставлять работодателю детализацию услуг связи, полученную им от оператора сотовой связи.

Между тем арбитражные суды не столь категоричны. По их мнению, работодатель вправе самостоятельно разработать порядок определения размера компенсации. Достаточно иметь приказ об использовании работниками личных телефонов в работе, служебные записки, заявления и чеки, подтверждающие оплату услуг связи, и другие документы, перечень которых устанавливается учреждением самостоятельно.* Об этом – в постановлениях ФАС Центрального округа от 24 июня 2011 г. № А35-8471/2009, ФАС Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007.

Следует отметить, что компенсация за использование в служебных целях личного автомобиля работника, выплаченная сверх норм, закрепленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (в целях исчисления налога на прибыль), не облагается НДФЛ. В этом вопросе единодушны и Минфин России (письмо от 31 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-327), и судьи (постановление Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10627/06).

<…>

Страховые взносы при выплате компенсации

Компенсации (в пределах установленных норм), связанные с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей, страховыми взносами не облагаются (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации…»). Как видно, это аналогично норме по налогу на доходы физлиц.

Таким образом, сумма компенсации и возмещения работнику расходов за использование личного имущества в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между учреждением и работником (письмо ПФР от 29 сентября 2010 г. № 30-21/10260).

А в письме ФСС России от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985 подчеркивается, что такая компенсация не подлежит обложению страховыми взносами как на обязательное социальное страхование, так и на травматизм.

При этом Минздравсоцразвития России в письме от 6 августа 2010 г. № 2538-19 обращает внимание, что сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику за использование личного имущества (транспорта, мобильного телефона), не облагается страховыми взносами, если использование данного имущества связано с трудовой деятельностью специалиста (разъездной характер работы, служебные цели). При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с использованием имущества для трудовой деятельности. То есть учреждение должно располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на имущество, так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в работе.

Вместе с тем при расчете суммы компенсации работодателю рекомендовано учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации.*

Налоговый учет выплат

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (в пределах норм) включаются в состав прочих (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Нормы выплат прописаны в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см – 1200 руб. в месяц, свыше – 1500 руб. в месяц).

Следует согласиться, что формулировка подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ не позволяет учитывать в целях налогообложения прибыли дополнительные расходы, связанные с использованием работниками автомобилей для служебных поездок, в том числе на оплату ГСМ, ремонта, страховки.

Такой точки зрения придерживаются и официальные органы. Так, еще в письмах МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419@ и Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 разъяснялось, что в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение всех затрат, возникающих в процессе эксплуатации авто (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). ВАС РФ вопределении от 29 января 2009 г. № ВАС-495/09 поддержал такую позицию.

При этом, чтобы обосновать включение компенсации в расходы в целях налогообложения прибыли, недостаточно лишь ограничиться размером компенсации по постановлению Правительства РФ № 92. Учреждению важно доказать целесообразность таких расходов. Для этого рекомендуется оформить положение (приказ) о выплате компенсации за использование личного легкового автомобиля работника в служебных целях, где указать, что право на выплату имеют, к примеру, работники, выезжающие в командировки на собственном транспорте, или сотрудники, должностные обязанности которых связаны с разъездным характером работы (с указанием должностей).

Кроме того, со всеми сотрудниками, использующими личный автотранспорт, на основании их заявления нужно оформить соглашение о компенсации (или дополнительное соглашение к трудовому договору).

В нем следует установить фиксированный размер или порядок определения суммы компенсации, приложив к нему свидетельство о регистрации автомобиля на сотрудника (или иное свидетельство о праве собственности на автомобиль). Аналогичные рекомендации привел Минфин России в письме от 28 июня 2012 г. № 03-03-06/1/326.*

О. И. Слобцова

заместитель директора по проектам ООО АКФ «Экспертный центр "Партнеры"»

Журнал «Зарплата в бюджетном учреждении», №12, декабрь 2012

7. Статья: Возмещение расходов гарантировано законодательно

Выплата компенсации за использование автомобиля, являющегося имуществом работника, регулируется нормами трудового законодательства.

Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ, если работник использует с согласия или ведома работодателя и в его интересах личное имущество, за его использование, износ (амортизацию) полагается компенсация, а также должны быть возмещены расходы, связанные с использованием актива.

В этой статье указано, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.*

<…>

Отражение сумм в бухучете

Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях ведется на счете 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам» ( п. 256 Инструкции по применению Единого плана счетов ).

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях относятся на подстатью 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.

Бухгалтерские записи выглядят так:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Начислена сумма компенсации сотруднику за использование личного транспорта в служебных целях

0 401 20 212
«Расходы по прочим выплатам» 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполненных работ, услуг»

0 302 12 730
«Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»

Выплачена сумма компенсации работнику

0 302 11 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»

0 201 34 610
«Выбытие средств из кассы учреждения»

Налог на доходы и страховые взносы

Рассматриваемые компенсации подпадают под действие пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Там определено, что не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль