Подтверждение подотчетных сумм при перечислении на зарплатную карту

124

Вопрос

Автономное учреждение перечисляет аванс на командировочные расходы на зарплатные банковские карты сотрудников. Вопрос следующий: какие документы может приложить сотрудник к авансовому отчету, которые бы подтвердили оплату зарплатной картой (согласно разъяснениям приведенных в письме Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 и совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554), если за проезд не везде можно расплатится картой, а расходы на проживание в сумме 12 рублей вообще не подтвердить, и также суточные в сумме 100 рублей? Может учреждению вообще лучше выдавать денежные средства под отчет из кассы учреждения?

Ответ

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

- авансовый отчет и  подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;

- ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

То есть, при использовании банковской карты подтверждением будут служить оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов.

Подотчетную сумму сотруднику можно выдать наличными из кассы.

А решение о перечислении подотчетных сумм на банковские счета сотрудников учреждение должно принять самостоятельно.

Представители Минфина России и Казначейства России придерживаются мнения, что деньги можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:

- оплаты командировочных расходов;

- компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике учреждения нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами. В частности, можно прописать, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». Кроме того, при перечислении денег в платежном документе укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.

Способ выдачи денег под отчет сотрудникам также пропишите в  Положении о расчетах с подотчетными лицами.

Таким образом, учреждение может прописать в учетной политике порядок выдачи средств, представленный выше. И выдавать подотчетные суммы из кассы учреждения.

Учтите следующее.

Расходы в виде суточных подтвердите документами, которые  оформляются при направлении командированного в поездку. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих уплату сотрудником денежных средств, не требуется.

Размер возмещения для командированных сотрудников федеральных учреждений установлен постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729, и он не должен превышать 550 руб. в сутки, а при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки. То есть, при отсутствии подтверждающих документов, сотрудник не сможет представить какие-либо документы. В этом случае первичных документов не будет.

Обоснование

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      30 000 ответов на вопросы специалистов госсектора

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль