Подотчетные лица - сотрудники, получающие оплату за разъездной характер работы

325

Вопрос

Ежегодно в учреждении утверждается список сотрудников, имеющих право получать денежные средства в подотчет. Нужно ли включать в список сотрудников тех сотрудников, кому оплачиваем расходы на проезд по маршрутному лицу. Сотрудники не осуществляют никаких закупок, только иногда могут предоставить билеты на проезд в общественном транспорте. Сотрудники не являются материально-ответственными лицами. Спасибо.

Ответ

Нет, не нужно.

Выдача денег в подотчет на хоз.нужды, командировки и оплата расходов на проезд по маршрутному листу- это две разные хозяйственные операции учреждения.

Необходимый список сотрудников, работа которых носит разъездной характер, утвердите отдельным приказом руководителя Вашей организации. В этом же документе можно прописать размеры и порядок возмещения расходов, связанных с поездками. Удостоверьтесь, что частые разъезды работников входят в их обязанности и прямо прописаны в должностных инструкциях. Но главное, чтобы условие о поездках было предусмотрено в трудовом или коллективном договоре. Этого требует статья 57 Трудового кодекса РФ.

Перечень профессий и должностей, по которым предполагается оплата за разъездной характер работы, закрепите в коллективном договоре, отдельном соглашении или любом другом локальном нормативном акте.

Авансовый отчет с работника после каждой поездки не требуется. В том же коллективном или трудовом договоре стоит закрепить, как часто необходимо отчитываться по расходам на поездки. Пожалуй, раз в месяц будет достаточно, чтобы вы смогли вовремя рассчитать сумму компенсации и выплатить ее, допустим, вместе с зарплатой за месяц.

Обоснование
 

1.Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Кому и сколько можно выдать денег под отчет

Кому можно выдать деньги под отчет

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.*


Главбух советует: Не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет, частью приказа об учетной политике.

Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).*


Ситуация: нужно ли заключить с сотрудником, которому выданы деньги под отчет, договор о полной материальной ответственности

Нет, не нужно.*

Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Кроме того, наличие или отсутствие договора о материальной ответственности при выдаче денег под отчет ни на что не влияет. В случае невозврата подотчетных сумм взыскать их с сотрудника можно и без такого договора. Объясняется это тем, что выданные суммы – аванс. А организация вправе удержать из заработка сотрудника невозвращенный аванс, выданный ему на служебные цели (ст. 137 ТК РФ).

Заявление на выдачу подотчетных сумм

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление. Типовая форма заявления не утверждена, поэтому его можно составить впроизвольной форме. В заявлении на выдачу денежных средств сотрудник должен указать:

  • назначение аванса;
  • расчет (обоснование) размера аванса;
  • срок, на который выдается аванс.

Об этом сказано в пункте 213 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.*

Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. Руководитель организации должен подтвердить свое согласие на выдачу денег, поставив на заявлении свою подпись и дату. По новым правилам, с 1 июня 2014 года руководителю организации не нужно делать на заявлении собственноручную запись о том, какую сумму и на какой срок выдают наличные (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Отчет за полученные деньги

При выдаче денег под отчет соблюдайте требование, которое установлено пунктом 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У: нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, который не отчитался по ранее полученным деньгам.

Но из этого правила есть исключение. Если срок отчета по предыдущему авансу еще не наступил, то вы можете дополнительно выдать сотруднику деньги под отчет. Например, если сотруднику выдали деньги на покупку товаров меньше, чем они стоят, или когда сотрудника направили в новую командировку до истечения срока отчета по первой и т. д. Такой вывод следует из пункта 214Инструкции к Единому плану счетов № 157н.*

Особые правила установлены в отношении командировочных расходов. Отчитаться за эти суммы сотрудник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Изменить этот срок руководитель организации не может.

2.Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Станислав Бычковзаместитель директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы

Состав расходов

К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.

При этом оплату питания сотрудников с разъездным характером работы в этот перечень включать нельзя (письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100).

Установление разъездного характера работ

Размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей сотрудников, которым установлен разъездной характер работ, установите коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.* Например, приказом руководителя учреждения, Правилами трудового распорядка. Сведения о разъездном характере работ внесите в трудовой договор с сотрудником.*

Такие выводы следуют из статей 57168.1 Трудового кодекса РФ и подтверждаются в письме Роструда от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ.

Ситуация: можно ли установить разъездной характер работ сотруднику бухгалтерии

Да, можно. Если его работа предполагает периодические поездки в банк, налоговую инспекцию, фонды и т. д.

Никаких ограничений по должностям сотрудников, которым можно установить разъездной характер работ, статья 168.1 Трудового кодекса РФ не содержит. То, что сотруднику установлен разъездной характер работ, укажите в трудовом (коллективном) договоре, соглашении, локальном нормативном акте (например, приказе руководителя учреждения)* (ч. 2 ст. 168.1абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Бухучет

Затраты на выплату компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы, отражайте поподстатье КОСГУ 212 «Прочие выплаты» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н).

В учете автономных учреждений:

При начислении компенсации за разъездной характер работы сделайте проводку:

Дебет 0.401.20.212 (0.109.60.212, 0.109.70.212...) Кредит 0.302.12.000
– начислена компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы.

В 24–26 разрядах номера счета укажите код вида выбытий (поступлений), соответствующий структуре данных, утвержденных Планом финансово-хозяйственной деятельности.

Такой порядок установлен пунктами 3132 Инструкции № 183н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 106.00109.00201.34302.00401.20).

Документальное подтверждение расходов

Подтвердить расходы можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗписьмо ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.

НДФЛ и страховые взносы

Расходы, связанные с разъездным характером работы, возникают у сотрудника в связи с исполнением должностных обязанностей. Суммы, выплаченные в качестве компенсации этих расходов, доходами сотрудников не являются. Такой вывод следует из части 2 статьи 164 и статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Поэтому независимо от системы налогообложения, которую применяет учреждение, сумма документально подтвержденных расходов на оплату проезда сотрудников с разъездным характером работы не облагается:

Аналогичная точка зрения изложена в письмах Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182от 4 сентября 2009 г. № 03-04-06-01/230 и Минтруда России от 23 января 2015 г. № 17-3/В-26. Правомерность данного подхода подтверждают и судьи (см., например, определение ВАС РФ от 9 июля 2014 г. № ВАС-8467/14).


Ситуация: нужно ли начислить страховые взносы и удержать НДФЛ с суммы фиксированной надбавки к зарплате за разъездной характер работы

Да, нужно.

Учреждение должно компенсировать расходы сотрудникам, если их постоянная работа носит разъездной характер. Это следует из положений статьей 168.1 Трудового кодекса РФ. Однако следует учитывать, что надбавка за разъездной характер работы и компенсация, связанная с разъездным характером работы, – не одно и то же.*

Компенсация – это денежная выплата, направленная на возмещение затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). То есть работодатель возмещает понесенные и документально подтвержденные затраты. Размер компенсаций и порядок их возмещения учреждение должно прописать в коллективном договоре или ином локальном акте. В частности, учреждение должно утвердить:

  • перечень сотрудников, которым положена компенсация расходов;
  • размер компенсации;
  • порядок возмещения расходов (перечень и сроки предоставления авансовых отчетов, необходимых для возмещения расходов).

При выполнении этих условий возмещение расходов, связанных с разъездным характером работы, расценивается как компенсация. Установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные, в частности, с выполнением сотрудником своих трудовых обязанностей, освобождены от обложения НДФЛ и страховыми взносами* (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФподп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗп. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Если же сотруднику установлена фиксированная надбавка к зарплате за разъездной характер работы, то компенсационной выплатой она не является, поскольку в данном случае человеку не возмещаются фактически понесенные им расходы. Такая надбавка представляет собой доплату к заработной плате за особые условия труда.*

Следовательно, при исчислении НДФЛ надбавку за разъездной характер работы нужно рассматривать как вознаграждение сотруднику за выполнение трудовых обязанностей и удерживать налог в общеустановленном порядке (ст. 210 НК РФ). Взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний сумма надбавки также облагается на общих основаниях.

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль