Выдача жд билетов и отчёт за них

289

Вопрос

Учреждение организовало выездную практику студентов 1-го курса на 14 дней. Доставка к месту проведения практики студентов осуществляется железнодорожным транспортом. Билеты приобретены вузом, и их стоимость составила 63 000 руб.. Ж/Д билеты оприходованы в фондовую кассу и выданы ответственному за производственную практику. Какими документами должен отчитаться сотрудник ответственный за производственную практику по выдаче ж/д. билетов? (нужна ли платежная ведомость в кассу?)

Ответ

Прежде чем выдать проездные билеты сотрудникам, их нужно оприходовать. Проездные билеты являются денежными документами. Поэтому в бухучете их поступление отразите на счете 0.201.35.000 «Денежные документы».

В бухучете порядок отражения операций по приобретению и выдаче проездных документов отразите проводками:

При поступлении проездных билетов в кассу сделайте проводку:

Дебет 0.201.35.510 Кредит 0.302.22.730– оприходованы в кассу проездные билеты.

Выдачу проездных билетов из кассы сотрудникам отразите проводкой:

Дебет 0.208.22.560 Кредит 0.201.35.610– выданы проездные билеты под отчет.

Сотрудник отчитался за проездные билеты

Дебет 0.109.80.222 (0 401 20 222) Кредит 0.208.22.660–списана стоимость использованного проездного билета.

К авансовому отчету ответственный за практику сотруднику должен проездные документы: билеты, квитанции, чеки и т. д.

Что касается реестра выдачи проездных документов он не является обязательным, но Вы можете разработать такой реестр и утвердить его учетной политикой. По общему правилу реестр используют при списании марок и маркированных конвертов.

Приведенные ниже ситуации, по сути аналогичны Вашей.

Обоснование
 

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на приобретение проездных билетов на общественный транспорт

Способы оплаты

Государственное (муниципальное) учреждение может оплатить сотрудникам, чья работа носит разъездной характер (курьеры и т. п.), проезд в общественном транспорте (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Способ оплаты учреждение выбирает самостоятельно (сотруднику могут возместить потраченные на проезд средства или приобрести для него билет).

Ситуация: как оформить выдачу проездных билетов сотрудникам

Проездные билеты, как и другие денежные документы, нужно оприходовать в фондовую кассу. Ответственным за их сохранность является кассир.

Прием в кассу и выдачу из кассы таких документов оформляйте приходными (ф. 0310001) и расходными (ф. 0310002) кассовыми ордерами. Ордера заполняйте в общем порядке с оформлением на них записи «Фондовый» или проставлением аналогичного штампа. После чего зарегистрируйте их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003). Об этом сказано в пунктах 8687 Инструкции № 174н, пункте 50Инструкции № 162н, пункте 170 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

По мере необходимости сотрудники, которые вправе пользоваться проездными билетами, получают их под подпись, а по возвращении из поездки (по окончании срока действия) сдают обратно. Движение проездных билетов нужно отразить в специальной ведомости. Типовых бланков для ведомости учета проездных билетов нет, поэтому учреждение может разработать эту форму самостоятельно (ч. 14 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). При этом необходимо иметь в виду, что первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ,пунктом 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Список сотрудников, которые имеют право пользоваться проездными билетами (т. е. работа которых носит разъездной характер), должен быть утвержден приказом руководителя (иным локальным актом учреждения, например Правилами трудового распорядка) либо установлен в коллективном договоре. Кроме того, о разъездном характере работ сотрудника должно быть сказано в трудовом договоре с ним (ч. 2 ст. 168.1абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

 

Бухучет

Прежде чем выдать проездные билеты сотрудникам, их нужно оприходовать. Проездные билеты являются денежными документами. Поэтому в бухучете их поступление отразите на счете 0.201.35.000 «Денежные документы». Об этом сказано в пункте 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Расходы на приобретение проездных документов отражайте по подстатье КОСГУ 222 «Транспортные услуги» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н).

В бухучете порядок отражения операций по приобретению и выдаче проездных документов зависит от типа учреждения.

 

В учете бюджетных учреждений:

При поступлении проездных билетов в кассу сделайте проводку:

Дебет 0.201.35.510 Кредит 0.302.22.730
– оприходованы в кассу проездные билеты.

Выдачу проездных билетов из кассы сотрудникам отразите проводкой:

Дебет 0.208.22.560 Кредит 0.201.35.610
– выданы проездные билеты под отчет.

Такой порядок установлен пунктами 8687 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 201.35208.00).

Пример отражения в бухучете расходов на приобретение проездных билетов для сотрудников с разъездным характером работы. Проездные билеты приобретаются за счет средств от платной деятельности

1 марта бюджетное учреждение «Альфа» получило и оплатило перечислением единый проездной билет на 60 поездок. Стоимость билета составляет 1300 руб. (без НДС). По правилам, установленным в учреждении, приобретенные билеты хранятся в кассе учреждения и выдаются сотрудникам при совершении ими поездок по городу в служебных целях.

Список сотрудников, имеющих право пользования проездными билетами, утвержден приказом руководителя учреждения. Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами. По окончании срока действия проездных билетов их стоимость списывается на расходы.

1 марта сотруднику «Альфы» А.С. Кондратьеву был выдан проездной билет. В конце месяца сотрудник оформил авансовый отчет, приложив использованный проездной билет.

В учете учреждения сделаны следующие записи.

1 марта:

Дебет 2.201.35.510 Кредит 2.302.22.730
– 1300 руб. – оприходован в кассу единый проездной билет;

Дебет 2.302.22.830 Кредит 2.201.11.610
– 1300 руб. – оплачен проездной билет;

Увеличение забалансового счета 18 (по коду КОСГУ 222)
– 1300 руб. – отражено выбытие средств со счета учреждения;

Дебет 2.208.22.560 Кредит 2.201.35.610
– 1300 руб. – выдан проездной билет сотруднику.

31 марта:

Дебет 2.109.80.222 Кредит 2.208.22.660
– 1300 руб. – списана стоимость использованного проездного билета.

 

Из статьи журнала «Учет в казенных учреждениях », № 7, июль 2013

А.А. Алехина,

эксперта по бюджетному учету и налогообложению

Марки и почтовые конверты: нюансы отражения на счетах.

В настоящий момент не только марки, но и маркированные конверты относятся к денежным документам ( приказ Минфина России от 12 октября 2012 г. № 134н ). Приобретение этих ценностей подразумевает необходимость проведения их оплаты*, а также расчетов с подотчетным лицом, которому они переданы для использования.

Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 5 июня 2013 г. по делу № А20-4103/2012.

Какие бухгалтерские проводки применяют

Учет марок и маркированных конвертов ведется на счете 0 201 35 000 «Денежные документы». Данное правило установлено пунктами 169–172 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н , а также пунктом 50 Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной приказом Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н (далее – Инструкция № 162н ).

В соответствии с Указаниями по применению бюджетной классификации РФ, утвержденными приказом Минфина России от 21 декабря 2012 г. № 171н , расходы на приобретение почтовых марок, маркированных конвертов и бланков относятся на код 221 «Услуги связи» КОСГУ. Отметим, что по нему же могут быть отражены и дальнейшие расходы на пересылку почтовых отправлений, включая затраты на их упаковку, а также на оплату маркированных почтовых уведомлений.

Далее рассмотрим порядок записей на счетах.

Приобретение и использование

Марки и почтовые маркированные конверты выдаются работнику, ответственному за отправку почтовой корреспонденции.

Проводки оформляются с применением счета 0 208 21 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи». При выдаче под отчет операция представляет собой формирование задолженности по счету 0 208 21 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи».

В то же время отражение в учете уменьшения этой задолженности проводится в зависимости от того, для какой цели используются марки и маркированные конверты. При этом комплекс проводок выглядит следующим образом:

Содержание операции Дебет Кредит
Поступили марки и почтовые маркированные конверты 0 201 35 510
«Поступления денежных документов в кассу учреждения»
0 302 21 730
«Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»
Марки и конверты выданы под отчет лицу, ответственному за отправку почтовой корреспонденции 0 208 21 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»
0 201 35 610
«Выбытия денежных документов из кассы учреждения»
Отправлена корреспонденция: – по основной деятельности казенного учреждения; – по деятельности, связанной с изготовлением готовой продукции, выполнением работ, услуг 0 401 20 221
«Расходы на услуги связи»;
0 109 00 000
«Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (при почтовой отправке)
0 208 21 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»

После того как марки и маркированные конверты использованы, подотчетным лицом составляется авансовый отчет. К нему должен быть приложен реестр отправленной корреспонденции, форму которого целесообразно определить в учетной политике учреждения.

 

3.Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как возместить расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования

 

Порядок возмещения расходов на проезд для командированных государственных гражданских служащих определяйте с учетом положений Указа Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813 (для федеральных служащих) и нормативно-правовых актов субъекта РФ (для служащих субъекта РФ) (п. 8 ч. 1 ст. 52 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).

Чтобы возместить расходы на проезд сотруднику (госслужащему), нужно получить от него проездные документы: билеты, квитанции, чеки и т. д. (п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749п. 22 Порядка, утвержденного Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813). А если сотрудник учреждения ездил в командировку на личном или служебном транспорте, должна быть служебная записка и оправдательные документы: путевой лист, квитанция гостиниц (п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). То есть такие документы, которые подтвердят расход топлива и то, что сотрудник (служащий) был в командировке.
Для федеральных гражданских служащих также установлен конкретный перечень документов, которые подтверждают расходы на личном или служебном транспорте. Это:

  • решение представителя нанимателя (руководителя) о направлении в служебную командировку на служебном или личном транспорте;
  • документы, определяющие маршрут следования транспорта (маршрутные или путевые листы, кассовые чеки, квитанции);
  • при использовании личного транспорта еще и служебная записка (рапорт, заявление) о фактическом сроке пребывания в командировке.

Об этом сказано в пункте 2 перечня, утвержденного приказом Минфина России от 10 марта 2015 г. № 33н.

 

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль