Порядк отражения в авансовом отчете выданного аванса

386

Вопрос

Скажите,пожалуйста, разве будет считаться под отчетом, если работнику возмещают деньги по факту приобретения товара(услуги) и представления чека об оплате? На возмещение своих расходов работник напишет заявление и мы перечислим деньги на его банковскую карту. А когда он должен написать авансовый отчет? После получения денег или сразу после покупки и представления подтверждающего документа? Какая схема правильная? И будет ли считаться перерасходом тот факт, что деньги получены позже покупки? Спасибо.

Ответ

Авансовый отчет служит основанием для списания расходов, которые организация понесла через сотрудника (Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н). На основании первичных документов, приложенных к авансовому отчету, приходуются материальные ценности, либо списываются на расходы полученные услуги. Поэтому составление авансового отчета является необходимым после покупки и предоставления первичных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Средства, которые возмещаются сотруднику после покупки, а не до нее, все равно можно считать подотчетными и отражать на счете 0.208.00.000. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 30 сентября 2011 г. № 02-06-05/4406.

О порядке отражения в авансовом отчете выданного под отчет аванса рассказано в рекомендации 2.

Обоснование
 

1. Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Выдача аванса

Авансы под отчет выдавайте по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетника.* В заявлении на выдачу денежных средств сотрудник должен указать:

  • назначение аванса;
  • расчет (обоснование) размера аванса;
  • срок, на который выдается аванс.

Об этом сказано в пункте 213 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Аванс выдавайте сотруднику только при отсутствии у него задолженности по ранее выданным подотчетным суммам. А именно по тем авансам, по которым наступил срок представления авансового отчета. Если же этот срок еще не наступил, то вы можете дополнительно выдать деньги. Такой вывод следует из пункта 214 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Документальное подтверждение

Если сотрудник приобрел для учреждения имущество (основные средства, материальные запасы), работы или услуги, то факт поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗп. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Поэтому при поступлении материальных ценностей составьте приходный ордер (ф. 0504207). Этот ордер оформите на основании документов, полученных от продавца: товарный чек, накладная и т. д. А если таких документов нет, тогда составьте акт (ф. 0504220). Об этом сказано в Методических указаниях к формам № 0504220№ 0504207, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Подробнее о порядке составления первичных документов см. Как организовать документооборот в бухгалтерии.

Авансовый отчет

Об использовании полученных средств (денежных документов) подотчетник представляет авансовый отчет (ф. 0504505) с приложением документов, которые подтверждают произведенные расходы. Кстати, эти документы подотчетник должен пронумеровать в порядке их записи в отчете.* Такие правила предусмотрены Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52нпунктом 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Бухучет

Расчеты с подотчетниками при выдаче им денег (денежных документов) по заявлению в бухучете отражайте на счете 0.208.00.000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

К бухучету принимайте суммы произведенных расходов по авансовому отчету (ф. 0504505), который утвердил руководитель (п. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Расходы, произведенные сотрудником и подтвержденные авансовым отчетом,* учитывайте следующим образом.

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Приняты к учету оплаченные подотчетником вложения:
– в основные средства – недвижимое имущество; 0.106.11.310 0.208.31.660
– в основные средства – особо ценное движимое имущество; 0.106.21.310
– в основные средства – иное движимое имущество; 0.106.31.310
– в нематериальные активы – особо ценное движимое имущество; 0.106.22.320 0.208.32.660
– в нематериальные активы – иное движимое имущество; 0.106.32.320
– в материальные запасы – особо ценное движимое имущество; 0.106.24.340 0.208.34.660
– в материальные запасы – иное движимое имущество 0.106.34.340
2. Приняты к учету материальные запасы, приобретенные подотчетником 0.105.ХХ.340 0.208.34.660

Ситуация: как отразить в бухучете расчеты с сотрудником за приобретенные товары (работы, услуги). Заявление на выдачу денег под отчет он не писал

По общему правилу деньги на хозяйственные нужды выдаются сотруднику по его письменному заявлению, которое подписано руководителем учреждения. Суммы, выданные по такому заявлению, отражаются на счете 0.208.00.000 «Расчеты с подотчетными лицами». Об этом сказано в пунктах 213 и 212 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

В рассматриваемой ситуации деньги для выдачи под отчет не заказывались, так как сотрудник не писал заявление. Сотрудник приобрел товары (работы, услуги) за свой счет. Например, произошла авария, нужно было срочно купить какие-то детали. И нет возможности ждать, пока заявление завизируют, закажут деньги. В результате чего у учреждения возникает кредиторская задолженность перед сотрудником.*

Для того чтобы отразить принятые перед сотрудником обязательства, можно использовать как счет 0.208.00.000 «Расчеты с подотчетными лицами», так и счет 0.302.00.000 «Расчеты по принятым обязательствам». Выбранный вариант закрепите в учетной политике для целей бухучета (п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

При этом стоит учитывать, что представители Минфина России рекомендуют отражать рассматриваемую задолженность на счете 0.208.00.000. Дело в том, что сумма перерасхода подотчетника над ранее выданным авансом отражается на счете 0.208.00.000 и признается принятым перед сотрудником денежным обязательством (п. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Следуя принципу единообразия бухучета (ст. 20 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ), кредиторскую задолженность перед сотрудником, не получившим предварительного аванса, корректно отразить на счете 0.208.00.000.

Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 30 сентября 2011 г. № 02-06-05/4406.*

2. Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

«Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо»

Ситуация: Должен ли сотрудник оформить авансовый отчет, если вернул всю полученную подотчетную сумму

Нет, не должен.

Авансовый отчет служит основанием для списания расходов, которые организация понесла через сотрудника (Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н).*

Если же сотрудник вернул всю сумму, выданную ему под отчет, никаких расходов не возникает.

На полученную сумму составьте приходный кассовый ордер формы № КО-1. В строке «Основание» этого документа напишите: «Возврат неиспользованных подотчетных сумм».

Ситуация: Нужно ли в таблице «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне авансового отчета (ф. 0504505) отражать проводки по выдаче аванса

Прямого ответа на этот вопрос в законодательстве нет. Из толкования закрепленных норм следует, что отражать такие проводки на лицевой стороне авансового отчета не нужно. Давайте разбираться почему.

Для отражения информации о выданных авансах предназначено поле «Получен аванс» на лицевой стороне авансового отчета (ф. 0504505). Но о том, какие конкретно проводки следует отражать на лицевой стороне отчета, в таблице «Бухгалтерская запись» и Методических указаниях по заполнению этой формы не сказано.

В то же время итоговая строка в таблице «Бухгалтерская запись» лицевой стороны авансового отчета (ф. 0504505) подразумевает суммирование данных по соответствующему столбцу (строка «Итого»). А значит, при указании в таблице «Бухгалтерская запись» проводок по выдаче аванса и его расхода в графе «Итого» будет отражена общая сумма выданного аванса и расходов по авансовому отчету. Данный показатель будет являться несопоставимым по отношению к другим показателям бухучета.

Кроме того, из Методических указаний по заполнению журнала операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) можно сделать вывод, что указывать проводки по выдаче (возврату) денег в авансовом отчете не нужно.

Так, на основании утвержденных руководителем авансовых отчетов (ф. 0504505) делаются записи в журнал операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071). Такие записи в журнале нужно делать в следующем порядке. Записи о расходах подотчетника переносятся согласно утвержденному авансовому отчету.* Записи о выдаче аванса и погашении остатка неиспользованного аванса (возмещении перерасхода) делаются в журнале на основании первичных документов (в частности, приходных (ф. 0310001) и расходных (ф. 0310002) кассовых ордеров). То есть данные из авансового отчетаиспользуются только для отражения расходов. Это следует из Методических указаний к форме № 0504071, утвержденныхприказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что указывать проводки по выдаче подотчетных сумм в таблице «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне авансового отчета (ф. 0504505) некорректно. Достаточно в поле «Получен аванс» указать дату и номер расходного кассового ордера.

При этом в связи с отсутствием утвержденного порядка заполнения таблицы «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне авансового отчета (ф. 0504505) учреждение вправе определить его самостоятельно. Выбранный порядок закрепите в учетной политике для целей бухучета (п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль