Перерасход целевых средств

94

Вопрос

Подскажите пожалуйста как лучше поступить. Сотрудник перерасходовал денежные средства выданные ему в под отчет. Денежные средства целевые и по смете больше денег нет. как в такой ситуации поступить? Не принять расходы сверх сметы или как то еще?

Ответ

При выдаче в подотчет целевых средств, бухгалтер должен был информировать сотрудника о характере данных средств и строгом целевом расходовании в объеме финансирования.

Если сотрудник перерасходовал целевые средства, выданные ему в подотчет, то в случае признания руководителем обоснованности расходования средств (деньги были потрачены в соответствии с распоряжением и по тому назначению, которое указано в письменном заявлении подотчетного лица на выдачу аванса), то при наличии внебюджетных источников и собственных средств, учреждение может принять решение о компенсации сотруднику перерасхода за счет данных дохода.

При выдаче денег из кассы в счет компенсации перерасходованной суммы сделайте проводку:

Дебет 2.208.21.560 (0.208.22.560, 0.208.26.560…) Кредит 2.201.34.610
– возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму, выданную ранее под отчет;

Увеличение забалансового счета 18 (по кодам КОСГУ)
– отражено выбытие средств из кассы учреждения.

Если обоснованность расходования средств отсутствует, то принимать к бухучету затраты подотчетника не нужно, и перерасход денег сотруднику можно не возмещать. Таковы требования пункта 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Обоснование
 

1.Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

При проверке авансового отчета (ф. 0504505) может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано авансом. В этом случае образуется перерасход, равный сумме превышения принятых к учету расходов подотчетника над ранее выданным авансом. После утверждения руководителем авансового отчета перерасход признается принятым перед подотчетником денежным обязательством. Учреждение должно его возместить (ст. 22 ТК РФп. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157нМетодические указания, утвержденныеприказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н).

Условия возмещения перерасхода

При принятии к учету расходов подотчетника (в т. ч. в сумме перерасхода) бухгалтер должен проверить:

  • правильность оформления авансового отчета;
  • наличие документов, подтверждающих произведенные расходы (например, кассовые и товарные чеки, проездные документы, счета и т. п.);
  • обоснованность расходования средств (деньги были потрачены в соответствии с распоряжением руководителя и по тому назначению, которое указано в письменном заявлении подотчетного лица на выдачу аванса).

Если одно из указанных условий не выполняется, то принимать к бухучету расходы подотчетника не нужно. А в случае перерасхода деньги сотруднику можно не возмещать. Таковы требования пункта 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Компенсация перерасхода из кассы

На основании утвержденного авансового отчета сумму, которую сотрудник израсходовал сверх полученной под отчет, выдайте ему из кассы. Для этого составьте расходный кассовый ордер формы № КО–2. Номер и дату этого документа укажите в таблице авансового отчета «Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода».

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с выдачей перерасхода подотчетных сумм, зависит от типа учреждения.

В учете бюджетных учреждений:

При выдаче денег из кассы в счет компенсации перерасходованной суммы сделайте проводку:

Дебет 0.208.21.560 (0.208.22.560, 0.208.26.560…) Кредит 0.201.34.610
– возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму, выданную ранее под отчет;

Увеличение забалансового счета 18 (по кодам КОСГУ)
– отражено выбытие средств из кассы учреждения.

Если сотрудник не получил положенную ему компенсацию (в течение срока исковой давности), не востребованную подотчетным лицом задолженность можно списать. При этом сделайте проводку:

Дебет 0.208.21.560 (0.208.22.560, 0.208.26.560…) Кредит 0.401.10.173
– списана задолженность учреждения, не востребованная подотчетным лицом.

Одновременно со списанием задолженности с учета отразите ее на забалансовом счете 20 «Задолженность, не востребованная кредиторами» (аналогично порядку, установленному для списания депонированной зарплаты, которую сотрудник не получил).

Об этом сказано в пунктах 105150 Инструкции № 174н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 201.34208.00401.10, забалансовые счета 1820).

Компенсация перерасхода на зарплатную карту

Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм на банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата

Решение о перечислении сумм перерасхода на банковские счета сотрудников учреждение должно принять самостоятельно.

Представители Минфина России и Казначейства России считают возможным компенсировать на зарплатные карты сотрудников понесенные ими расходы. Для этого в учетной политике нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами. Подробнее об этом см. Как выдать деньги под отчет.

Вместе с тем, есть аргументы против такой позиции. Так, в бланке авансового отчета (ф. 0504505) предусмотрена только одна форма возмещения перерасходованных подотчетных сумм – наличными деньгами. На титульном листе авансового отчета в таблице «Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода» предусмотрены реквизиты только кассового ордера.

Кроме того, указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У (п. 6.3) предусматривает возможность выдачи денег под отчет только наличными из кассы. Из чего можно сделать вывод, что и все остальные расчеты по подотчетным суммам (возврат неиспользованного аванса, возмещение перерасхода) нужно вести так же. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. Однако позднее при комментировании расчетов по командировкам Банк России указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции (письмо от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513). Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому учреждение должно самостоятельно принять решение, руководствоваться ему этим письмом или нет.

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от применяемой системы налогообложения выплаченные подотчетнику деньги при наличии подтверждающих документов не облагаются:

Это объясняется тем, что возмещаемые подотчетнику суммы – это не вознаграждение за выполненное задание, а компенсация понесенных им расходов. Эти суммы выплачены сотруднику не в счет оплаты труда. Кроме того, они не приносят сотруднику экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).

2.Из рекомендации

Натальи Гусевой, директор Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Юлии Камардиной, советник руководителя Федерального казначейства

Как бюджетному (автономному) учреждению использовать собственные доходы

Порядок использования собственных доходов учреждения (средств, полученных от деятельности, приносящей доход) зависит от типа учреждения.

В учете бюджетных учреждений:

Бюджетное учреждение вправе:

  • оказывать услуги (выполнять работы), относящиеся к основной деятельности, за плату;
  • осуществлять деятельность, приносящую доход, которая служит достижению целей, ради которых оно создано, и соответствующую этим целям. При условии, что такая деятельность указана в учредительных документах.

Доходами, полученными от такой деятельности, и имуществом, приобретенным за счет этих доходов, бюджетное учреждение распоряжается самостоятельно. Исключение – недвижимое имущество. Независимо от источника средств на его приобретение распоряжаться недвижимостью бюджетное учреждение может только с согласия собственника.

Кроме того, получить согласие собственника на распоряжение средствами от платной деятельности нужно при совершении крупных сделок, а также при передаче имущества другим организациям в качестве их учредителя (участника).

Такие правила установлены пунктом 3 статьи 298 Гражданского кодекса РФ, пунктами 41013статьи 9.2, пунктом 4 статьи 24 Закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ и разъяснены в письме Минфина России от 29 января 2013 г. № 02-13-06/296.

Бюджетное учреждение не может размещать денежные средства от деятельности, приносящей доход, на депозитах в кредитных организациях и использовать их для совершения сделок с ценными бумагами, если иное не предусмотрено законом (п. 14 ст. 9.2 Закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ).

В учете автономных учреждений:

Автономное учреждение вправе:

  • оказывать услуги (выполнять работы), относящиеся к основной деятельности, за плату;
  • осуществлять деятельность, приносящую доход, лишь постольку, поскольку это служит достижению целей, ради которых оно создано, и соответствующую этим целям. При условии, что такая деятельность указана в учредительных документах.

Доходы, полученные от такой деятельности, и приобретенное за счет этих доходов имущество (как движимое, так и недвижимое) поступают в самостоятельное распоряжение учреждения. Собственник имущества автономного учреждения не имеет права на получение доходов от осуществления автономным учреждением деятельности и использования закрепленного за ним имущества.

Такие правила установлены пунктом 2 статьи 298 Гражданского кодекса РФ, частью 9 статьи 2, частью 2 статьи 3, частями 6–7 статьи 4 Закона от 3 ноября 2006 г. № 174-ФЗ.

Использовать собственные доходы (средства от деятельности, приносящей доход) автономное учреждение может только для достижения тех целей, ради которых оно было создано (ч. 8 ст. 2 Закона от 3 ноября 2006 г. № 174-ФЗ).

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль