Результаты проведения внутреннего финансового контроля

2442

Вопрос

Как правильно оформить результаты проведение внутреннего финансового контроля?

Ответ

Законодательство не устанавливает порядок оформления внутренних проверок и ревизий. Учреждение вправе разработать для этого собственные типовые формы или составлять документы в произвольном виде.

По итогам практически любого мероприятия предварительного или текущего контроля можно составить протокол проведения внутренней проверки или написать служебную записку. К протоколу (записке) приложите перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, если они были выявлены, а также рекомендации, как в дальнейшем не допускать ошибки.

Результаты обследования в ходе текущего контроля оформите в виде заключения (ч. 4 ст. 267.1 Бюджетного кодекса РФ).

Результаты ревизии и проверки (в рамках последующего контроля) оформите в виде акта (ч. 2 ст. 267.1 Бюджетного кодекса РФ). Акт составьте в произвольной форме.

Учреждение обязано утвердить приказом порядок организации и обеспечения внутреннего финансового контроля. Сделать это нужно в рамках формирования учетной политики (п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Учреждение вправе разработать собственный формат документа, например Положение о внутреннем контроле.

Если в рамках внутреннего контроля предусмотрены такие мероприятия, как плановые проверки, то можно утвердить график их проведения. График проверок оформите в самом Положении или утвердите отдельно приказом руководителя.

То есть, оформлять приказы на каждую проверку не нужно, график проверок можно указать в Положении. Ссылка на примерную форму Положения представлена в тексте.

Санкции за отсутствие системы контроля законодательством прямо не установлены. Однако в рамках внутреннего государственного финансового контроля Росфиннадзор имеет право изучить в том числе и систему внутреннего контроля учреждения. Это косвенно следует из положений пункта 69 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 20 марта 2014 г. № 18нпункта 56 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 28 ноября 2013 г. № 1092.

Таким образом, Росфиннадзор в своем предписании или в представлении, составленном по результатам проверки, может указать на нарушения в системе внутреннего контроля. А за невыполнение предписания (представления) предусмотрена административная ответственность.

Результаты контроля

По итогам практически любого мероприятия предварительного или текущего контроля можно составить протокол проведения внутренней проверки или написать служебную записку. К протоколу (записке) приложите перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, если они были выявлены, а также рекомендации, как в дальнейшем не допускать ошибки.

Результаты обследования в ходе текущего контроля оформите в виде заключения (ч. 4 ст. 267.1 Бюджетного кодекса РФ).

Результаты ревизии и проверки (в рамках последующего контроля) оформите в виде акта (ч. 2 ст. 267.1 Бюджетного кодекса РФ). Акт составьте в произвольной форме.

Сотрудники учреждения, которые допустили ошибки, искажения и нарушения, должны представить руководителю письменные объяснения. Объяснительные также можно признать оформлением результатов контрольных мероприятий.

Также при формировании пояснительных записок к годовой бухгалтерской отчетности (ф. 0503760) и к бюджетной отчетности учреждения (ф. 0503160) необходимо заполнять таблицу № 5 «Сведения о результатах мероприятий внутреннего контроля». В указанной таблице нужно отразить информацию о результатах контрольных мероприятий, которые были проведены в отчетном периоде, а также меры, принятые для устранения выявленных нарушений.

Такие правила определены в пункте 157 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 28 декабря 2010 г. № 191нпункте 62 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 25 марта 2011 г. № 33н.

Подробнее об оформлении результатов контрольных мероприятий см. Как оформить результаты проверки.

Ответственность

Санкции за отсутствие системы контроля законодательством прямо не установлены. Однако в рамках внутреннего государственного финансового контроля Росфиннадзор имеет право изучить в том числе и систему внутреннего контроля учреждения. Это косвенно следует из положений пункта 69 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 20 марта 2014 г. № 18нпункта 56 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 28 ноября 2013 г. № 1092.

Таким образом, Росфиннадзор в своем предписании или в представлении, составленном по результатам проверки, может указать на нарушения в системе внутреннего контроля. А за невыполнение предписания (представления) предусмотрена административная ответственность.

Как оформить результаты внутреннего контроля

Законодательство не устанавливает порядок оформления внутренних проверок и ревизий. Учреждение вправе разработать для этого собственные типовые формы или составлять документы в произвольном виде. Важно, только чтобы в этих документах было ясное описание:

  • нарушений, выявленных по результатам внутреннего контроля;
  • мер по устранению выявленных нарушений.

Методы предварительного, текущего и последующего контроля сильно отличаются друг от друга не только процедурами проведения, но и видами нарушений, которые могут быть выявлены, а также способами устранения этих нарушений. Поэтому заполнять одинаковые формы по итогам разных контрольных процедур не всегда целесообразно.

В зависимости от вида контрольного мероприятия учреждение может использовать для оформления его итогов:

Акт по результатам проверки (ревизии)

Акт – это документ, который широко применяется госорганами для оформления результатов последующего контроля.

Форму акта можно позаимствовать у вышестоящего ведомства, а можно разработать свою или составлять отчеты в произвольном виде.

Вводная часть акта может содержать, в частности:

  • номер и дату акта;
  • должность, фамилию, имя, отчество ревизора или внутреннего аудитора;
  • предмет проверки;
  • проверяемый период;
  • срок проведения проверки;
  • перечень документов, которыми руководствовались проверяющие при проверке.

Описательная часть акта, как правило, содержит изложение нарушений, выявленных в ходе проверки, или сообщает об их отсутствии. Каждый факт нарушения должен быть подтвержден документально. Поэтому в описании нарушений нужно указывать ссылки на подтверждающие документы.

Результаты проверки разных типов операций либо результаты разных контрольных процедур рекомендуется группировать по отдельным разделам (подразделам). Для улучшения восприятия материал акта можно представлять в табличной форме.

В заключительной части акта изложите предложения об исправлении выявленных нарушений и меры, которые были приняты в ходе контрольного мероприятия.

К акту проверки приобщаются вся рабочая документация и материалы, которые имеют значение для подтверждения нарушений. Например, письменные заявления и объяснения, полученные от должностных лиц и других сотрудников.

Протокол или служебная записка

Предварительный и текущий контроль, как правило, выполняют руководители или сотрудники учреждения, которым дополнительно поручены контрольные функции. Объем и характер контрольных действий руководителей не сопоставимы с масштабом и задачами ревизии. Однако чтобы исправлять ошибки и принимать решения, результаты такого повседневного контроля тоже нужно документировать.

Требования к форме документа в данном случае минимальны. Отчет составьте в удобном для учреждения виде. Например, это могут быть протоколы проведения внутренней проверки или служебные записки на имя руководства.

В протоколе (отчете) отразите основную информацию о ходе и результатах контрольного мероприятия. Это могут быть:

  • способ проверки;
  • проверяемый предмет;
  • описание выявленных нарушений;
  • меры по устранению нарушений.

Протокол, служебную записку или отчет должно подписать лицо, которое выявило нарушение. По возможности обязывайте ставить свою подпись и руководителей проверяемых подразделений.

Если документ составляется по итогам систематического мероприятия, которое охватывает большой объем контролируемых операций, то выявленных нарушений может быть много. Например, при текущей проверке первичных документов, составленных за день. В этом случае перечень нарушений с предложениями об их устранении можно оформить на отдельном листе в виде приложения к протоколу.

Если в ходе текущих согласительных процедур было выявлено отдельное нарушение, то можно ограничиться форматом обычной служебной записки. При этом в зависимости от полномочий контролера и характера выявленного нарушения записка может не содержать предложений о порядке устранения недочетов (в том случае, если этот порядок должен определить руководитель).

Журнал внутреннего контроля

Журнал внутреннего контроля – это способ оформления результатов ежедневных процедур текущего и предварительного контроля. Журнал рационально применять, когда ежедневно требуется фиксировать и систематизировать большой объем однородной информации.

В качестве примера использования журнала внутреннего контроля можно привести опыт Казначейства России. Внутренний стандарт Казначейства России, утвержденный приказом от 16 апреля 2012 г. № 164, определил не только порядок применения журнала, но и его форму. Связано это с тем, что органам казначейства требуется в постоянном режиме вести сплошной контроль однородных банковских или кассовых операций.

Журнал внутреннего контроля можно оформлять как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа. Электронный формат журнала может быть использован для удобной группировки зарегистрированных нарушений по их типам, периодам или по другим критериям. С помощью несложного программного обеспечения можно идентифицировать время занесения каждой записи, защищать журнал внутреннего контроля от несанкционированных изменений, проставлять в нем отметки о рассмотрении либо об устранении нарушений, а также автоматизировать формирование отчетности по внутреннему контролю.

Однако по характеру содержания журнал ничем не отличается от протокола или служебной записки. Поэтому если количество ошибок, обнаруженных в процессе контроля и самоконтроля невелико, то заводить журнал не нужно. Об отдельных, время от времени выявляемых нарушениях удобнее сообщать с помощью служебных записок.

Заключение по результатам обследования

При обследовании проводятся анализ и оценка состояния и деятельности объекта контроля. Целью обследования не обязательно должны быть выявление и описание нарушений. С помощью обследования можно, например, подтвердить отличное состояние системы контроля учреждения.

Акт для оформления результатов обследования неприменим. Структура акта может помешать изложению разнообразных и разносторонних вопросов обследования.

Результаты проведения обследования принято оформлять заключением, которое можно составить в произвольном виде. Как правило, заключение подписывается должностным лицом, которое проводило обследование (см., например, п. 36 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 28 ноября 2013 г. № 1092). Главное, чтобы в этом документе были ясно отражены:

  • предмет обследования;
  • способ обследования;
  • описание и анализ состояния обследуемого предмета или объекта;
  • выводы и оценка.

Однако перегружать текст заключения информацией не обязательно. Все материалы, которые использовались при обследовании, могут прикладываться к заключению в качестве отдельных приложений. Такими приложениями могут быть в том числе результаты экспертизы с использованием фото-, видео- и аудиоаппаратуры, а также других видов техники и измерительных приборов.

Письменные объяснения сотрудников

Если внутренние контролеры выявят нарушение, то они могут потребовать письменные объяснения от сотрудников учреждения, допустивших ошибку.

Объяснительная может быть самостоятельным документом, который составлен для оформления результатов небольших контрольных процедур, а может быть лишь дополнительным материалом, полученным в ходе крупной ревизии.

На основании письменных объяснений руководитель вправе применить к сотруднику дисциплинарное взыскание.

Как разработать положение о внутреннем контроле

Учреждение обязано утвердить приказом порядок организации и обеспечения внутреннего финансового контроля. Сделать это нужно в рамках формирования учетной политики (п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Других требований к документальному оформлению порядка внутреннего контроля нормативно-правовые акты, регулирующие бухгалтерский учет, не содержат.

Учреждение вправе разработать собственный формат документа, например Положение о внутреннем контроле(далее – Положение). Главное, чтобы этот документ не был составлен «для вида» формально. Положение должно выполняться и содержать указания и правила, помогающие проведению контрольных мероприятий на практике.

Положение можно оформить:

  • как раздел единого текста учетной политики;
  • как отдельное приложение к учетной политике.

Такие требования установлены в пункте 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Нужно отметить, что на практике учреждения чаще всего оформляют Положение в виде приложения к приказу об учетной политике.

Форма и содержание Положения

Ни законы, ни нормативные акты министерств и ведомств не предусматривают типовую форму Положения для учреждений. Связано это с тем, что на уровне регуляторов сложно установить контрольные процедуры для конкретных учреждений. Система внутреннего контроля зависит от множества факторов. Например, от специфики деятельности учреждения, объема выполняемых задач, организационной структуры и иных условий. Однако можно отметить основные тематические разделы, которые учреждению целесообразно выделить в своем Положении:

Общая часть

В этом разделе укажите главные цели и задачи внутреннего контроля учреждения. Распределите их по степени приоритетности.

В общей части можно привести нормативно-правовые акты, на требования которых опирается система контроля учреждения. Отметьте, например, что Положение разработано в соответствии с уставом учреждения, на основании 

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

Фото

Плюс к этому Вы получите подарок - свежий номер журнала в формате .pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль