Смена руководителей обособленных подразделений

311

Вопрос

В нашей организации 22 обособленных подразделения находящиеся в радиусе 500 км от аппарата управления. С каждым руководителем обособленного подразделения заключен договор о материальной ответственности (не полной, обычной). Иногда руководители обособленных подразделений уходят в отпуска- трудовые, учебные. На этот период назначаются исполняющие обязанности руководителей работники. Подскажите, пожалуйста- нужно ли проводить инвентаризацию в этих случаях и как ее провести без присутствия представителей аппарата управления. Руководитель обособленного подразделения заболел и не выходит на работу более двух месяцев. Как провести инвентаризацию в его отсутствие? Можно ли передать материальные ценности, используемые заболевшим работником другому лицу, в присутствии комиссии.

Ответ

По факту инвентаризацию проводить не нужно.

Ведь руководители обособленных подразделений не является материально ответственными лицами. И вот почему.

По общему правилу, действующему в трудовом законодательстве, за причиненный организации ущерб сотрудник несет ограниченную материальную ответственность – только в пределах его среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ).

При полной материальной ответственности сотрудник должен полностью возместить организации всю сумму ущерба (ст. 242 и 243 ТК РФ). Как раз при заключении договора о полной материальной ответственности.

Полный перечень случаев, когда учреждение обязано проводить инвентаризацию, есть в пункте 1.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Среди них смена материально ответственных сотрудников.

Вы указываете, что руководители обособленных подразделений заключили договор об обычной ответственности. Но их заключение не требуется, поскольку они в любом случае несут ограниченную материальную ответственность. Поэтому передача ценностей может быть проведена путем составления акта в произвольной форме.

Исходя из этого, учреждение не должно проводить инвентаризацию. Но если же инвентаризация будет проведена. Следует руководствоваться следующими правилами.

В учреждениях, которые имеют обособленные структурные подразделения, осуществляющие деятельность вне местонахождения учреждения (органов (аппарата) управления), целесообразно создавать инвентаризационные комиссии по каждому обособленному подразделению (по местонахождению имущества).

В состав таких инвентаризационных комиссий включаются представители обособленных структурных подразделений. В то же время в их работе могут принимать участие представители и головной организации, но можно обойтись и без них.

По общему правилу, инвентаризацию проводить без участия материального ответственного сотрудника нельзя.

Но если по состоянию здоровья или другим причинам работник не может лично передать числящиеся за ним ценности, их передача производится комиссией в установленном порядке.

При этом обязательно комиссия должна отразить, что инвентаризация проводится без участия материально ответственного лица. Например, в пояснительной записке.

Из общих принципов трудового права следует, что в ходе инвентаризации материально ответственное лицо должно передать закрепленные за ним материальные ценности другому материально ответственному лицу. Им может быть другой работник организации, назначенный приказом работодателя.

Именно данную передачу осуществляет комиссия учреждения, ввиду отсутствия ответственного сотрудника по причине болезни.

Обоснование
 

1. Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как заключить договор о полной материальной ответственности

Если будущая работа сотрудника связана с обслуживанием материальных ценностей (денег, товаров), с ним при приеме на работу можно заключить договор о материальной ответственности.

Виды материальной ответственности

По общему правилу, действующему в трудовом законодательстве, за причиненный организации ущерб сотрудник несет ограниченную материальную ответственность – только в пределах его среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). В этом случае взыскание с виновного сотрудника суммы причиненного ущерба производится по распоряжению руководителя. Распоряжение о взыскании должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного сотрудником ущерба. Если этот срок истек, взыскать ущерб придется через суд. Такой порядок предусмотрен в статье 248 Трудового кодекса РФ.

При полной материальной ответственности сотрудник должен полностью возместить организации всю сумму ущерба (ст. 242 и 243 ТК РФ).

Когда возникает ответственность

Материальная ответственность возникнет, только если сотрудник виноват в причинении ущерба. Если же сотрудник причинил ущерб при форс-мажорных обстоятельствах (пожар, наводнение, иное стихийное бедствие), его ответственность исключается. Он не будет признан виновным и в том случае, если причинил ущерб имуществу организации, используя его для необходимой самообороны. Об этом сказано в статье 239 Трудового кодекса РФ. Чтобы установить причины возникновения ущерба, потребуйте от сотрудника объяснений в письменной форме (ст. 247 ТК РФ). Если сотрудник откажется дать объяснения, составьте акт об отказе.

С кем возможен договор о полной ответственности

Договоры о полной материальной ответственности можно заключить не со всеми сотрудниками, а только с теми, которые:

  • непосредственно обслуживают или используют деньги (товар) или иное имущество, принадлежащее организации;
  • достигли 18-летнего возраста;
  • их должность или работа отнесены к числу тех, которые допускают заключение подобного договора.

Перечень должностей и работ, с которыми можно заключить письменные договоры о полной материальной ответственности, утвержден постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Главбух советует: в трудовом договоре с сотрудником, который будет обслуживать материальные ценности, оговорите условие о том, что он несет полную материальную ответственность на основании соответствующего договора. Это поможет в дальнейшем избежать неприятностей, если сотрудник откажется подписать договор о полной материальной ответственности. Если он согласился с таким условием при приеме на работу, он просто обязан подписать и сам договор.

Отказ от заключения такого договора следует рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей. За что может последовать дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения (ст. 192 ТК РФ). Данная точка зрения подтверждена в пункте 36 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2.

Пример заключения договора о полной индивидуальной ответственности

П.А. Беспалов был принят в организацию на должность кладовщика.

Кладовщики являются материально ответственными сотрудниками (приложение 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85). Поэтому с Беспаловым был заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Кроме того, условие о полной материальной ответственности сотрудника предусмотрено в заключенном с ним трудовом договоре.

2. Из рекомендации

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как провести инвентаризацию

Инвентаризацию проводите по правилам, которые закреплены в вашей учетной политике. А они в свою очередь должны разрабатываться с учетом действующего законодательства, а также специфики вашей деятельности. Об этом сказано в пункте 20 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и подтверждено в письме Минфина России от 30 апреля 2015 г. № 02-07-10/25594.

В обязательном порядке инвентаризацию надо проводить лишь в определенных случаях. А по решению руководителя учреждения ее можно провести в любое время.

Обязательная инвентаризация

Полный перечень случаев, когда учреждение обязано проводить инвентаризацию, есть в пункте 1.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Среди них:

  • передача имущества в аренду, его выкуп и продажа;
  • составление годовой бухгалтерской отчетности. При этом инвентаризацию основных средств можно проводить не ежегодно, а раз в три года, библиотечных фондов – раз в пять лет;
  • смена материально ответственных сотрудников (например, кассира или кладовщика);
  • выявленные хищения, злоупотребления или порча имущества;
  • стихийные бедствия, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями;
  • реорганизация или ликвидация учреждения;
  • другие случаи, предусмотренные законодательством и иными нормативно-правовыми документами.

3. Из ситуации

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как передать дела при смене материально ответственного лица

Если материально ответственное лицо (МОЛ) меняется, оно должно передать все находящиеся на его ответственном хранении ценности своему преемнику. При этом сначала нужно провести инвентаризацию, а затем уже передать ценности другому МОЛ. Рассмотрим подробнее.

При смене материально ответственных лиц обязательно нужно провести инвентаризацию находящихся у сотрудника ценностей (п. 1.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Основанием для ее начала послужит приказ руководителя учреждения.

Результаты инвентаризации оформите инвентаризационной описью. До начала инвентаризации на первой странице описи сотрудник дает расписку. Лучше сформировать опись в трех экземплярах. Первый остается у сотрудника, который сдает ценности, второй передайте новому МОЛ, а третий остается в бухгалтерии учреждения.

Подробнее об инвентаризации и оформлении ее результатов см. Как провести инвентаризацию.

После инвентаризации сотрудник, передающий материальные ценности, должен составить документы на передачу – накладную на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102) или требование-накладную (ф. 0504204). Это следует из Методических указаний к формам № 0504102 и № 0504204, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

После этого передача дел будет завершена. Но если в вашем учреждении есть какие-либо особенности при сдаче дел, то закрепите их во внутренних документах.

Из рекомендации «Как организовать ведение бухучета»

4. Из письма Минфина России от 15.07.2008 № 07-05-12/16

Об обязанности материально ответственных лиц участвовать в проведении инвентаризации, ревизий и иных проверок сохранности и состояния вверенного им имущества

В связи с интернет-обращением Департамент регулирования государственного финансового контроля, аудиторской деятельности, бухгалтерского учета и отчетности сообщает, что в соответствии с Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 23.03.2005 № 45н, в министерстве, если законодательством не установлено иное, не рассматриваются по существу обращения по разъяснению (толкованию норм, терминов и понятий) законодательства Российской Федерации и практики его применения, по практике применения нормативных правовых актов министерства, а также по оценке конкретных хозяйственных ситуаций.

Вместе с тем обращаем внимание, что в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете"для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие и оценка.

Приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 утверждены Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, устанавливающие порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов, который предусматривает участие материально ответственных лиц в проведении инвентаризации.

В соответствии с Типовой формой договора о полной материальной ответственности, утвержденной постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 31.12.2002 № 85, работник обязуется участвовать в проведении инвентаризации, ревизий, иной проверке сохранности и состояния вверенного ему имущества.

Вопросы трудовых отношений между работодателем и работником (в том числе отношений, связанных с материальной ответственностью работника, неисполнением или ненадлежащим исполнением работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей), порядок рассмотрения индивидуальных трудовых споров, регулируются трудовым законодательством Российской Федерации и не входят в сферу полномочий Минфина России, возложенных на него Положением о Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 № 329.

Вр.и.о.директора Департамента
С.И.Вознесенский

5. Из приказа Минторга СССР от 19.08.1982 № 169.

Указания о порядке применения в государственной торговле законодательства, регулирующего материальную ответственность рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации


6. Порядок ведения учета и отчетности

6.1. Прием ценностей, оформление документов, ведение учета и представление отчетности о движении ценностей осуществляется в установленном порядке.

6.2. Плановые инвентаризации ценностей, переданных и находящихся под отчетом материально-ответственных лиц (членов бригады), проводятся в сроки, установленные действующими правилами.

6.3. При приеме на работу лиц с индивидуальной материальной ответственностью, уходе их в отпуск, возвращении из отпуска, продолжительной болезни и увольнении инвентаризация ценностей проводится в обязательном порядке.

Примечание. Если по состоянию здоровья или другим причинам работник не может лично передать числящиеся за ним ценности, их передача производится комиссией в установленном порядке.

6. Из статьи журнала «Автономные учреждения. Годовой отчет - 2014»

Формирование инвентаризационных комиссий

Для проведения инвентаризации в учреждении создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Однако если объем работ значителен, то для одновременной инвентаризации имущества и финансовых обязательств могут формироваться рабочие инвентаризационные комиссии.

А в учреждениях, которые имеют филиалы, представительства, а также иные обособленные структурные подразделения, осуществляющие деятельность вне местонахождения учреждения (органов управления), целесообразно создавать инвентаризационные комиссии по каждому обособленному подразделению (по местонахождению имущества).

В состав таких инвентаризационных комиссий включаются представители обособленных структурных подразделений. В то же время в их работе могут принимать участие представители и головной организации.

При малом объеме работ и наличии в автономном учреждении ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. При этом инвентаризации приурочиваются к очередным ревизиям.

Правда, в данном случае следует учитывать необходимость обязательной инвентаризации имущества и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Порядок работы и объем функций, возлагаемых на постоянно действующую инвентаризационную комиссию (рабочую комиссию), целесообразно установить в специально разработанном и утвержденном положении, которое необходимо оформить в качестве приложения к учетной политике учреждения.

Разрабатывая такое положение (или регламентируя функции такой комиссии), следует иметь в виду, что комиссия должна выполнять определенный комплекс работ.

Он должен включать как минимум следующие элементы:

— выявление фактического наличия имущества учреждения;

— проверку документального подтверждения размеров и сроков обязательств учреждения;

— сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

— документальное оформление фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих запасов соответствующим показателям (характеристикам), предусмотренным в договорах (поставки, купли-продажи) и других аналогичных документах;

— документальное оформление актов сверки расчетов с дебиторами и кредиторами учреждения;

— определение причин списания имущества и возможности использования материалов от такого списания;

— определение причин возникновения просроченной кредиторской и дебиторской задолженности;

— установление стоимости неучтенного имущества и размера недостач;

— подготовку распорядительного документа о взыскании сумм недостач с виновных лиц либо о списании этих сумм;

— разработку мероприятий, предупреждающих возникновение инвентаризационных разниц в будущем.

Персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель учреждения, о чем издается распорядительный документ (приказ, распоряжение и т. п.).

Его целесообразно издавать отдельно от положения о комиссии (о котором говорилось выше).

Дело в том, что положение может действовать в течение нескольких отчетных периодов, а состав комиссии персонифицирован, то есть может изменяться в течение года.

В состав комиссий целесообразно включать:

— представителей администрации учреждения (одного из заместителей руководителя или иное должностное лицо, обладающее распорядительными правами);

— представителей бухгалтерской службы (в крупных учреждениях лучше включать двух работников: бухгалтера, ведущего учет соответствующего вида имущества и обязательств, и бухгалтера, который по своим функциям с данным участком учета не связан, – для обеспечения беспристрастности и для повышения эффективности проверки);

— представителей юридической службы (такой специалист может оказаться незаменимым, если речь идет о недостачах материалов, поступивших от поставщиков, а также когда принимается решение о привлечении материально ответственных лиц и иных работников к материальной ответственности);

— инженеров (целесообразно включать специалистов, которые обладают необходимой квалификацией и опытом для того, чтобы оценить рациональность использования отдельных видов имущества);

— экономистов;

— техников;

— специалистов других специальностей, знания и опыт которых позволят обеспечить эффективность инвентаризаций.

Кроме того, в инвентаризационную комиссию целесообразно включать представителей службы внутреннего аудита учреждения, независимых аудиторских организаций.

Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Отсутствие хотя бы одного

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль