Возмещение сотруднику командировочных расходов

91

Вопрос

Подскажите,пожалуйста, с проводками. Сотрудник был направлен в командировку, аванс на командировочные расходы не выдавался. Как отразить в бух учете возмещение расходов на билеты и суточные, путем перечисления средств с расчетного счета в казначействе на зарплатную карту сотрудника. Учреждение - БГУ, по КФО 5.

Ответ

Ваш вопрос от 21.12.2015

«Подскажите,пожалуйста, с проводками. Сотрудник был направлен в командировку, аванс на командировочные расходы не выдавался. Как отразить в бух учете возмещение расходов на билеты и суточные, путем перечисления средств с расчетного счета в казначействе на зарплатную карту сотрудника. Учреждение - БГУ, по КФО 5.»

Отвечает Ольга Моргунова, эксперт

Направляя сотрудника в командировку, учреждение обязано выдать ему аванс. Аванс выдается с учетом продолжительности командировки, места назначения, возможности дополнительных затрат и т. п.

Если вы этого не сделаете, не исключено, что проверяющие могут признать это нарушением трудового законодательства. А за это предусмотрен штраф.

Что бы этого избежать подготовьте, объяснительные документы подтверждающие необходимость отправить сотрудника в командировку без выдачи аванса.

Возмещение расходов на проезд и суточные на зарплатную карту сотрудников отразите проводками:

Дебет 0.208.12.560 Кредит 0.201.11.610 – перечислены денежные средства на зарплатую карту сотрудника при возмещении суточных.

Увеличение забалансовому счету 18 по КОСГУ 212

Дебет 0.208.22.560 Кредит 0.201.11.610 – перечислены денежные средства на зарплатую карту сотрудника при возмещении проезда.

Увеличение забалансовому счету 18 по КОСГУ 222

Обоснование
 

1.Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советник РФ 3-го класса

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Как оформить и отразить в бухучете выдачу аванса на командировку по России

Направляя сотрудника в командировку, учреждение обязано выдать ему аванс. Аванс выдается с учетом продолжительности командировки, места назначения, возможности дополнительных затрат и т. п. Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные). Такой порядок предусмотрен статьей 168Трудового кодекса РФ, пунктом 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Ситуация: можно ли отправить сотрудника в командировку без аванса

Нет, нельзя. Работодатель обязан выдать сотруднику аванс на оплату проезда, проживания и суточные перед отъездом в командировку. Об этом прямо сказано в пункте 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Если вы этого не сделаете, не исключено, что проверяющие могут признать это нарушением трудового законодательства. А за это предусмотрен штраф.

Но бывает, что в силу каких-либо причин учреждению приходится отправлять сотрудника в командировку без аванса. К примеру, в казенных учреждениях – при задержке финансирования (ЛБО). Либо если возникла срочная необходимость в командировке и сотрудника нужно отправить в тот же день. А ведь деньги с лицевого счета на выплату аванса уже не получить – заявку на это нужно подать в орган Казначейства России за один день. В таком случае заручитесь письменным согласием сотрудника на отправку в командировку без аванса. А также документально подтвердите срочность командировки.

Также случается, что аванс не выдан по вине самого сотрудника (например, он не пришел за ним). Тогда возьмите с него объяснительную.

Эти документы (письменное согласие, объяснительная, документы, подтверждающие срочность командировки) помогут вам объяснить проверяющим, почему возникло нарушение и что вины учреждения (должностного лица) тут нет.

О том, как отразить в таком случае возмещение расходов в бухучете, см.здесь.

Из каких денег выдавать

При командировках по России аванс выдайте в рублях. На эти цели используйте деньги, полученные со счета учреждения в кассу (п. 167 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Бюджетные и автономные учреждения также могут выдавать деньги из наличной выручки(минуя лицевой счет).

О том, можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, см. Как выдать деньги под отчет.

Общие правила выдачи

При выдаче аванса нужно соблюдать следующие правила:

Такие ограничения установлены пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, пунктами 213214 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

При выдаче наличных денег из кассы составьте расходный кассовый ордер по форме № КО-2(п. 6 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

<…>

2.Справочники: Перечень типовых корреспонденций счетов бухучета для бюджетных учреждений. Учет расчетов с подотчетниками

Внимание: таблица подготовлена с учетом планируемых изменений и размещена в Системе для предварительного ознакомления.

Содержание операции Бухгалтерская запись Документальное оформление Основание
дебет кредит
Увеличение задолженности подотчетников
Выданы (перечислены) средства подотчетнику: п. 105 Инструкции № 174нподп. «б» п. 3.61 проекта приказа Минфина России от 18 сентября 2014 г.
– из кассы1 0.208.ХХ.560 0.201.34.610 Кассовые документы
– с помощью расчетной (дебетовой) карты, выданной органом казначейства 0.208.ХХ.560 0.210.03.660 Выписка из лицевого счета
– с лицевого счета учреждения на банковскую карту1 0.208.ХХ.560 0.201.11.610 Выписка из лицевого счета
– со счета учреждения в банке в иностранной валюте на банковскую карту1 0.208.ХХ.560 0.201.27.610 Выписка из расчетного счета
Выданы подотчетнику денежные документы, в том числе:
– путевки в санаторно-оздоровительные учреждения, приобретенные за счет средств ФСС 0.208.13.560 0.201.35.610 Кассовые документы
– почтовые марки 0.208.21.560 0.201.35.610
– талоны на ГСМ 0.208.34.560 0.201.35.610
– иные денежные документы 0.208.ХХ.560 0.201.35.610
<…>

ХХ – соответствующие группа и вид кода синтетического счета.

1 Одновременно производится запись по увеличению забалансовому счету 18.

2 В разрезе КОСГУ.

3 Одновременно производится запись по забалансовому счету 18 со знаком «минус».

4 Списанная задолженность одновременно отражается на забалансовом счете 20 «Задолженность, не востребованная кредиторами».

5 Списанная задолженность одновременно отражается на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Ответ утвержден Натальей Зориной,

ведущим экспертом

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль