Предоставление МОЛ документов на имущество

255

Вопрос

Какие конкретно документы должен представить материально ответственное лицо за имущество организации (ОС и МЗ) инвентаризационной комиссии для проведения инвентаризации (по возможности напишите полный перечень документов). Кто ведет инвентарные карточки ОС?

Ответ

1

Ваш вопрос от 29.12.2015«»

Отвечает Елена Павленко, эксперт


Прежде чем начать инвентаризацию нужно собрать подписи от материально ответственных сотрудников в том, что к началу ревизии они сдали все документы на имущество в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии. А также в том, что все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны.

По поступившим материальным ценностям (МЦ) такими документами являются:

- от поставщиков – товарные накладные, акты, кроме этого, принимающая сторона оформляет «Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов)» (ф. 0504207). В нем указывают наименование имущества, его количество и стоимость. На основании документа бухгалтер делает в регистрах соответствующие записи, в том числе отметку о принятии к учету МЦ.

- если поступили МЦ от внутреннего перемещения (между МОЛ внутри организации), то таким документом будет форма 0504204 «Требование-накладная».

По выбывшим МЦ документами при внутреннем перемещении материальных ценностей, а также их выдаче со склада в эксплуатацию будут форма 0504210 «Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения», форма 0504202 «Меню-требования на выдачу продуктов питания», форма 0504203 «Ведомость на выдачу кормов и фуража», а также форма 0504204 «Требование-накладная».

Что касается Инвентарной карточки учета нефинансовых активов (ф.0504031) и Инвентарной карточки группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032), то они являются регистрами бухгалтерского учета и, соответственно, оформлять их должно лицо, ответственное за бухгалтерский учет нефинансовых активов.

Обоснование
 

Из статьи журнала «Учет в казенных учреждениях», № 10, октябрь 2015
Как подготовиться к инвентаризации

<…>

Порядок предстоящей проверки отразите в учетной политике

Общие требования, порядок проведения инвентаризации и отражения ее результатов регламентированы Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее – Методические указания), а также инструкциями по бюджетному учету для соответствующих учреждений госсектора.

Инвентаризация – это процедура проверки, которую в учреждении устраивают ежегодно перед сдачей итоговой отчетности, но не ранее 1 октября. Чаще всего имущество инвентаризируют в срок до 1 декабря. Кроме того, согласно пункту 1.5 Методических указаний, такую проверку обязательно проводят:

  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи ценностей;
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций;
  • при ликвидации (реорганизации) учреждения перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина России.

При коллективной материальной ответственности действуют дополнительные правила. Если запланирована смена руководителя коллектива либо выбытие из коллектива более 50 процентов его членов, инвентаризация обязательна. Ее также придется назначить по требованию одного или нескольких членов коллектива.

Более подробно периодичность, причины и порядок инвентаризации учреждение утверждает самостоятельно своей учетной политикой в соответствии с требованиями указанных выше нормативных актов.


Инвентаризации подлежит все имущество казенного учреждения независимо от того, где оно находится.

Определите объекты инвентаризации

Инвентаризации подлежит все имущество учреждения независимо от того, где оно находится, и все виды имеющихся финансовых обязательств. Она позволяет выявить фактическое наличие ценностей и обязательств и сопоставить их с данными бухгалтерского учета.

Таким образом, можно выделить два вида инвентаризации (п. 1.2, 1.3 Методических указаний).

1. Инвентаризация имущества. Она включает ценности, учтенные как на балансовых счетах, так и за балансом. Проверку проводят по основным средствам, нематериальным активам, непроизведенным активам, материальным запасам, объектам незавершенного строительства, затратам на НИОКР, денежным средствам, денежным документам.

Лучше всего не ограничиваться проверкой имущества, находящегося на территории учреждения (в том числе полученного в пользование и принятого на хранение). Включите в инвентаризацию и имущество, переданное в возмездное и безвозмездное пользование, личное пользование сотрудникам, а также в доверительное управление.

2. Инвентаризация обязательств. Надо проверить остатки по счетам 205 «Расчеты по доходам», 206 «Расчеты по выданным авансам», 208 «Расчеты с подотчетными лицами», 209 «Расчеты по ущербу и иным доходам», 210 «Прочие расчеты с дебиторами», 302 «Расчеты по принятым обязательствам», 303 «Расчеты по платежам в бюджеты», 304 «Прочие расчеты с кредиторами». Не забудьте также о расходах будущих периодов и резервах предстоящих расходов.

Сама инвентаризация проходит в несколько этапов:

  • издание приказа о проведении инвентаризации и уточнение состава инвентаризационной комиссии;
  • проверка и подготовка учетных данных, выведение из бухгалтерской программы необходимой информации в виде отчетов и описей (оборотных ведомостей, ведомостей остатков, инвентарных книг, инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета);
  • проверка фактического состояния имущества учреждения, опись имущества и обязательств;
  • сопоставление данных учета и инвентаризации;
  • оформление результатов проверки и отражение их в бюджетном учете.

Подготовьтесь к проверке заранее


Состав постоянно действующей и рабочих комиссий утверждают приказом руководителя казенного учреждения.

Инвентаризация проходит как минимум раз в год. Несмотря на это, она всегда отнимает массу времени и требует усилий многих сотрудников. Поэтому подготовительный этап не менее важен, чем сама инвентаризация. Рассмотрим его подробнее.

С приказом ознакомьте не только членов комиссии

Прежде всего для проведения инвентаризации должна быть создана постоянно действующая комиссия. Ее членами в соответствии с пунктом 2.3 Методических указаний могут быть представители администрации, работники бухгалтерии и другие специалисты, способные оценить состояние имущества и обязательств учреждения (инженеры, экономисты, техники и т. д.). Не включайте в состав комиссии материально ответственных лиц при проверке имущества, за которое они отвечают, – это противоречит смыслу инвентаризации. Если объем работ большой (в частности, когда у учреждения есть обособленные подразделения), то организуют несколько рабочих инвентаризационных комиссий (п. 2.2 Методических указаний). Подчиняются они председателю постоянно действующей комиссии. Рабочие комиссии не только проверяют состояние и наличие ценностей, но и могут вносить предложения о мероприятиях по улучшению учета, контроля, приемки, хранения и отпуска имущества.

Состав постоянно действующей и рабочих комиссий утверждают приказом руководителя учреждения. Приказ о проведении инвентаризации издают заранее – не менее чем за 10 дней до начала проверки, чтобы работники бухгалтерии, материально ответственные лица и члены комиссии успели подготовиться.

Приказ можно составить по унифицированной форме ИНВ-22 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88). В нем указывают не только состав комиссии, но и причину инвентаризации, проверяемые имущество и обязательства, дату начала и окончания инвентаризации. Согласно пункту 2.3 Методических указаний, документ необходимо зарегистрировать в журнале контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (ф. ИНВ-23). Там же председатель и члены комиссии обязаны поставить подписи, подтвердив, что они уведомлены о запланированных мероприятиях. Перед началом инвентаризации следует проверить наличие всех членов комиссии. Иначе ее результаты могут быть признаны недействительными.

Возьмите расписку с ответственного лица

Подтверждением того, что материально ответственное лицо готово к инвентаризации, является расписка. В ней указывают, что к началу проверки все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию, все ценности, поступившие на ответственность данного лица, оприходованы, а выбывшие списаны в расход (п. 2.4 Методических указаний).

Аналогичные расписки потребуйте и с лиц, которым выдали подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

При подготовке к инвентаризации учтите, что в период ее проведения в учреждение могут поступить материальные ценности. Такое имущество заносят в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации» (п. 3.18 Методических указаний). В ней указывают дату поступления, наименование поставщика, дату и номер приходного документа, наименование ценности, количество, цену и сумму.

Материально ответственное лицо в присутствии членов комиссии принимает имущество. После инвентаризации его приходуют по реестру или товарному отчету.

В исключительных случаях в процессе инвентаризации материально ответственные лица могут отпускать ценности в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Это допустимо при длительных инвентаризациях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера казенного учреждения. Ценности также должны быть оформлены отдельной описью («Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации»).

Сверьте все учетные данные и подготовьте инвентарь

Перед началом инвентаризации нужно:

  • получить от материально ответственного лица все первичные документы, взяв с него расписку в качестве подтверждения;
  • отразить данные документов в учете (по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию);
  • проверить наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг и других регистров аналитического учета, технической документации, документов на имущество, сданное или принятое в аренду и на хранение;
  • при обнаружении расхождений в регистрах или технической документации внести соответствующие исправления;
  • сверить остатки по аналитическим счетам;
  • перед инвентаризацией расчетов – оформить акты сверки с контрагентами, налоговыми инспекциями, внебюджетными фондами и др.;
  • сформировать необходимые отчеты и регистры для комиссии;
  • перед инвентаризацией денежных средств – снять остатки кассы.

Предположим, что в ходе инвентаризации надо не только подсчитать имущество, но также обмерить и взвесить его. Тогда руководитель учреждения должен предоставить членам комиссии соответствующий инвентарь (например, весы, рулетку) и, если нужно, выделить персонал в помощь. Кроме того, сейчас популярно применение при инвентаризации штрих-кодов и терминалов сбора данных. В этом случае необходимо проверить наличие исправных терминалов и предоставить их комиссии.

Не забудьте о ценностях, выданных в личное пользование

Основные средства, которые в момент проверки будут находиться не на территории учреждения, инвентаризуют до их временного выбытия. Если ценности (например, спецодежда) выданы работникам в личное пользование, допускается составлять групповые описи. В них надо указать ответственных за предметы лиц, на которых открыты личные карточки. В групповых описях должны быть подписи этих работников. Предметы спецодежды, отправленные в стирку и ремонт, заносят в опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, оказывающих эти услуги (п. 3.25 Методических указаний).

Чтобы документально подтвердить проведение инвентаризации и оформить ее результаты, используйте инвентаризационные описи (например, ф. 0504087), акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) и ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

Из статьи журнала «Учет в казенных учреждениях», № 9, сентябрь 2015
Документальное оформление движения материалов с учетом новаций

<…>

Появилась новая форма для принятия актива к учету

Применять формы «первички», приведенные в приложениях к приказу Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н (далее – приказ № 52н), учреждения могут уже с этого года по мере организационно-технической готовности (письмо Минфина России от 10 июня 2015 г. № 02-07-07/33768).

Рассмотрим, какие документы теперь следует использовать при поступлении материальных запасов. Как правило, материалы учреждение получает от поставщиков. И основными документами при принятии их к учету всегда были накладная и акт поставщика. Теперь принимающая сторона должна оформить еще и новую форму – «Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов)» (ф. 0504207). В нем указывают наименование имущества, его количество и стоимость. На основании документа бухгалтер делает в регистрах соответствующие записи, в том числе отметку о принятии к учету материалов.

Если обнаружены количественные или качественные расхождения с данными в документах отправителя, комиссия учреждения составляет акт приемки материалов по форме 0504220. Он дает правовое основание предъявить отправителю претензию. Ранее для этого применяли форму 0315004.

Внутреннее перемещение может оказаться списанием

При внутреннем перемещении материальных ценностей, а также их выдаче со склада в эксплуатацию бухгалтер меняет материально-ответственное лицо в регистрах учета. Основанием служат следующие первичные документы:

  • форма 0504210 «Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения». Она изменилась мало – в бланк лишь добавили подпись исполнителя;
  • форма 0504202 «Меню-требования на выдачу продуктов питания». Она также осталась прежней за исключением необходимости проставлять подпись ответственного исполнителя;
  • форма 0504203 «Ведомость на выдачу кормов и фуража». Добавлена отметка бухгалтерии об отражении корреспонденции счетов в журнале операций.

Наиболее универсальна форма 0504204 «Требование-накладная» (ранее применяли ф. 0315006). Ее используют при движении материалов внутри организации между подразделениями или материально ответственными лицами.

Кроме того, с помощью требования-накладной оформляют сдачу на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки и выбытия основных средств.

В связи с появлением забалансового счета 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)», порядок учета такой выдачи (в частности, спецодежды) изменился. Письмом Минфина России от 19 декабря 2014 г. № 02-07-07/66918 доведены Методические рекомендации.

Согласно пункту 2.5 Методических рекомендаций, выбытие материальных запасов, имеющих нормативный срок эксплуатации и выданных в личное пользование работникам, в учете отражают как списание. Одновременно отражают такие материалы на счете 27 и оформляют карточку (книгу) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206). В нее заносят информацию о наименовании, нормах выдачи, сроке использования, количестве выданных ценностей, а также индивидуальные характеристики лица, получившего имущество.

Ответ утвержден Ольгой Холиной,

ведущим экспертом

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль