• Главная страница
  • » Ответы на вопросы
  • » В нашем учреждении в результате аварии произошло затопление первого этажа и были уничтожены первичные учетные документы: акты о списании мягкого и хозяйственного инвентаря, ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения, табели учета использо

В нашем учреждении в результате аварии произошло затопление первого этажа и были уничтожены первичные учетные документы: акты о списании мягкого и хозяйственного инвентаря, ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения, табели учета использо

2766

Вопрос

В нашем учреждении в результате аварии произошло затопление первого этажа и были уничтожены первичные учетные документы: акты о списании мягкого и хозяйственного инвентаря, ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения, табели учета использо

Ответ

Ответ: Порядок хранения документов бухгалтерского учета определен Феде­ральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее -Закон № 129-ФЗ).

Согласно ст. 17 Закона № 129-ФЗ организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчет­ность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами орга­низации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.

В соответствии с п. 150 Перечня типовых управленческих документов, обра­зующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г., первичные документы и прило­жения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, должны храниться в учреждении 5 лет при условии завершения проверки (ревизии).

К таким документам, в частности, относятся:

  • кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек;

  • ордера, табели, акты о приеме, сдаче, списании имущества и мате­риалов;

  • квитанции, корешки к ним;

  • счета-фактуры, накладные;

  • авансовые отчеты и др.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель орга­низации.

В соответствии с п. 6 Инструкции № 148н в случае пропажи или уничто­жения первичных учетных документов и регистров бюджетного учета руко­водитель учреждения обязан назначить своим приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или уничтожения.

При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются предста­вители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. В данном случае подтверждением утраты (порчи) документов вследствие затопления может являться справка об аварии коммунальных служб, акт о затоплении и т. п.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения. Унифицированная форма акта не утверждена, соответственно он составляется в произвольной форме с соблюдением требований п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ. Копия акта направляется в выше­стоящее учреждение (орган) по ведомственной принадлежности.

В акте приводится описание места происшествия, причин утраты документов, перечень лиц, ответственных за сохранность документов, и иные необходимые сведения. К акту следует приложить объяснения лиц, ответственных за хранение документов, а также, по возможности, опись утраченных документов.

Установление факта утраты конкретных документов осуществляется при проведении инвентаризации, осуществление которой в этой ситуации явля­ется обязательным (п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ).

Утрата первичных документов не освобождает учреждение от необходи­мости доказательства правильности осуществления соответствующих хозяйственных операций, исчисления и уплаты установленных законода­тельством налогов и сборов. В связи с этим оно обязано принять все возможные меры для восстановления утраченных первичных документов и (или) регистров учета.

Восстановление может быть произведено путем запроса заверенных в установленном порядке копий документов у распорядителя бюджетных средств, органа казначейства, у поставщиков и иных контрагентов, с кото­рыми учреждение имело хозяйственные и иные отношения.

Статьей 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" предусмотрена ответственность за несоблю­дение сохранности первичных учетных документов. Согласно данной статье юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответствен­ность, установленную законодательством Российской Федерации.

К административной ответственности можно привлечь по ст. 15.11 КоАП РФ, в соответствии с которой за грубое нарушение правил ведения бухгалтер­ского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов налагается административный штраф на должностных лиц в размере от 2 тыс. до 3 тыс. руб.

Виновное в утере документов лицо (в соответствии с выводами комиссии, проводившими служебное расследование) может быть привлечено к дисци­плинарной ответственности в соответствии со ст. 192 ТК РФ.

Обязанность сообщать в налоговый орган об утрате первичных учетных документов законодательно не закреплена, однако принятие такого решения в дальнейшем позволит обезопасить учреждение от возможных санкций. Сообщение необходимо сделать после проведения служебного расследо­вания комиссией и составления акта об утере документов.

Налоговая ответственность за отсутствие первичных учетных документов предусмотрена ст. 120 НК РФ, согласно которой отсутствие документов может рассматриваться как грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Такое нарушение в пределах одного налогового периода влечет взыскание штрафа в размере до 5 тыс руб., а при совершении такого рода нарушений в течение более одного налогового периода - в размере 15 тыс. руб.

Обстоятельством, исключающим вину учреждения в непредставлении первичных учетных документов, может считаться их утрата вследствие стихийного бедствия или других чрезвычайных и непреодолимых обстоя­тельств (подп. 1 п. 1 ст. 111 НК РФ). При этом указанные обстоятельства устанавливаются наличием общеизвестных фактов, публикаций в сред­ствах массовой информации и иными способами, не нуждающимися в специ­альных средствах доказывания.

В свою очередь, непредставление в установленный срок учреждением в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных НК РФ и другими актами законодательства о налогах и сборах, влечет взыскание штрафа в размере 50 руб. за каждый непредставленный доку­мент (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Привлечение к ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ, ст. 120 и 126 НК РФ возможно исключительно при наличии вины должностных лиц организации (самого налогоплательщика).

Таким образом, в случае гибели документов в результате затопления учреждению необходимо произвести следующие действия:

  1. Издать приказ о назначении комиссии по расследованию причин пропажи, гибели документов.
  2. При необходимости обратиться за помощью к коммунальным службам.

  3. Составить акт о результатах расследования причин пропажи, гибели документов.
  4. Провести инвентаризацию.

  5. Осуществить мероприятия по восстановлению утраченных документов.

Ответ опубликован в № 1 журнала «Бюджетный учет и отчетность в вопросах и ответах» за 2010 г.

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      30 000 ответов на вопросы специалистов госсектора

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль