• Главная страница
  • » Ответы на вопросы
  • » В администрации работает сотрудник, не являющийся материально ответственным лицом. Данный сотрудник купил воздухоочиститель и принес чек, где написано «поступило от частного лица». Как правильно составить авансовый отчет?

В администрации работает сотрудник, не являющийся материально ответственным лицом. Данный сотрудник купил воздухоочиститель и принес чек, где написано «поступило от частного лица». Как правильно составить авансовый отчет?

1726

Вопрос

В администрации работает сотрудник, не являющийся материально ответственным лицом. Данный сотрудник купил воздухоочиститель и принес чек, где написано «поступило от частного лица». Как правильно составить авансовый отчет?

Ответ

Ответ: В рассматриваемой ситуации, во избежание разногласий с органами финансового контроля, целесообразно приложить к авансовому отчету в качестве документов, подтверждающих произведенные расходы:

  • договор купли-продажи, оформленный в простой письменной форме в соответствии с действующим гражданским законодательством;
  • акт приема-передачи имущества;
  • расписку о передаче денежных средств продавцу.

Применяемая в настоящее время методология бухгалтерского учета предусматривает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам денежных средств, выдаваемых им под отчет (п. 212 «Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета...», утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, далее - Инструкция № 157н). Иными словами, положения Инструкции № 157н предполагают, что перед осуществлением сотрудником каких-либо расходов в интересах учреждения на основании его заявления о выдаче аванса будут приняты соответствующие обязательства, а денежные средства на выдачу аванса будут получены в кассу учреждения в установленном порядке.

Однако практика показывает, что приобретение сотрудниками какого-либо имущества в интересах учреждения за счет личных средств с последующей компенсацией расходов, как правило, не расценивается органами финансового контроля в качестве нарушения. Главное, чтобы при осуществлении закупки были соблюдены все нормы действующего законодательства, а сама хозяйственная операция отвечала принципу результативности и эффективности использования материальных ресурсов и денежных средств. Кстати, во избежание отказа в возмещении произведенных расходов, сотрудникам желательно согласовывать суммы возможных затрат и направления использования личных денежных средств.

О допустимости описанного выше варианта расчетов свидетельствует и отсутствие судебной практики по рассматриваемому вопросу. А специалисты Минфина России в устных разъяснениях неоднократно указывали на возможность учета на счете 20800 «Расчеты с подотчетными лицами» расчетов с лицами, которые произвели расходы в интересах учреждения за счет собственных средств.

Решение об утверждении Авансового отчета (ф. 0504049) принимается руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) прежде всего на основании прилагаемых к нему документов, подтверждающих в установленном порядке произведенные расходы (п. 216 Инструкции № 157н, Приложение № 5 к приказу Минфина России от 15.12.2010 № 173н).

Из содержания вопроса представляется возможным сделать вывод: сотрудник, совершивший покупку, не был уполномочен на совершение сделок от имени администрации (ему не выдавалась соответствующая доверенность). В свою очередь, согласно п. 1 ст. 161 ГК РФ в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения, должны совершаться сделки граждан между собой на сумму, превышающую не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, - независимо от суммы сделки.

Следовательно, при определенных обстоятельствах (в зависимости от стоимости приобретаемого имущества) в данном случае сделка могла быть совершена устно. В то же время, во избежание разногласий с органами финансового контроля, представляется целесообразным составление договора купли-продажи в простой письменной форме.

Договор купли-продажи составляется согласно положениям главы 30 ГК РФ. В таком договоре обязательно должны быть указаны наименование, количество, ассортимент и стоимость товара, а также права, обязанности и ответственность сторон, срок передачи товара, порядок оплаты и другие условия, предусмотренные главой 30 ГК РФ.

Любой договор содержит реквизиты сторон. Физические лица обычно приводят фамилию, имя, отчество, наименование и данные документа, удостоверяющего личность, место жительства и ИНН (если имеется), а индивидуальные предприниматели, кроме того, указывают данные, содержащиеся в свидетельстве о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, номер расчетного счета, наименование банка, его корреспондентский счет и БИК.

Исполнение обязательств по договору (передача товара продавцом и его оплата покупателем) подтверждается актом. Факт оплаты товара покупателем дополнительно может подтверждаться распиской, составленной в произвольной форме. Он должен быть оформлен в письменной форме и подписан сторонами договора. Акт приема-сдачи товара (оборудования) может быть составлен в произвольной форме, однако в целях бухгалтерского и налогового учета обязательно должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 7 Инструкции № 157н:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование участника хозяйственной операции, от имени которого составлен документ, а также его идентификационные коды (в рассматриваемой ситуации - данные продавца и покупателя);
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • личные подписи сторон договора купли-продажи и их расшифровка.

Таким образом, на основании договора купли-продажи, акта и расписки о передаче покупателем денежных средств, приложенных к авансовому отчету, в администрации может быть принято решение об утверждении перерасхода в сумме фактически произведенных расходов, отражении его на соответствующих счетах и признании принятого перед сотрудником денежного обязательства (п. 216 Инструкции № 157н).

Обратите внимание: постановка приобретенного имущества на учет должна быть подтверждена в порядке, предусмотренном учетной политикой администрации. В частности, на авансовом отчете (прилагаемых к нему документах) соответствующим материально ответственным лицом могут быть сделаны отметки об оприходовании объекта в установленном порядке (поступлении имущества на склад). Вместе с основным средством сотрудник должен передать уполномоченным должностным лицам администрации также техническую (иную) документацию на приобретенный воздухоочиститель (при ее наличии).

И самое главное: если поступающее имущество может быть признано основным средством, то его получение у сотрудника должно быть дополнительно подтверждено Актом о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), оформленным организацией. Реквизиты организации-сдатчика (продавца), то есть левый блок с грифом «Утверждаю» (в том числе «Подпись руководителя», «М.П.» и «Дата»), в данном случае не заполняются. Соответствующие разъяснения даны в письме Росстата от 31.03.2005 № 01-02-09/205.

И последнее. Так как в рассматриваемой ситуации сотрудник не выступает в качестве лица, уполномоченного на совершение сделок от имени администрации, у администрации не возникают обязанности налогового агента (п. 1 ст. 226 НК РФ). Физическое лицо-продавец в данном случае обязано самостоятельно исчислить сумму НДФЛ, подлежащую уплате в соответствующий бюджет, а также представить в налоговый орган по месту своего учета соответствующую налоговую декларацию (пп. 1 п. 1, п. п. 2, 3 ст. 228 НК РФ).

Отвечает: В.В. Пименов, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль