Учет командировочных расходов

535

Вопрос

С 1 января 2016 года санкционирование расходов автономных учреждений производится по видам расходов. Сотруднику, направленному в командировку на 3 рабочих дня, было выдано 50000 руб по виду расходов 112. После возвращения из командировки сотрудник представил авансовый отчет с оправдательными документами - авиабилет 30000 руб, кассовый чек из гостиницы 15000 руб. Как отразить данные операции в бухгалтерском учете?Нагаева Галина Николаевна.

Ответ

Отвечает Галина Нефедова, эксперт

В бухучете сделайте проводки:

Дебет 0.208.12.000 Кредит 0.201.34.000
– выдан аванс на командировочные расходы;

Увеличение забалансового счета 18 (КВР 112)
Сумму командировочных расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, отразите следующими проводками:

Дебет 0.401.20.212 (0.109.60.212–0.109.90.212) Кредит 0.208.12.000
– отражены расходы командировочных расходов (суточные, проезд, проживание).

Возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите проводкой:

Дебет 0.201.34.000 Кредит 0.208.12.000
Уменьшение забалансового счета 18 (КВР 112).

В 24–26 разрядах номера счета укажите код вида выбытий, соответствующий структуре данных, утвержденных ПФХД.

Обоснование
 

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как оформить и отразить в бухучете выдачу аванса на командировку по России

Направляя сотрудника в командировку, учреждение обязано выдать ему аванс. Аванс выдают с учетом продолжительности командировки, места назначения, возможности дополнительных затрат и т. п. Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные). Такой порядок предусмотрен статьей 168 Трудового кодекса РФ, пунктом 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Из каких денег выдавать

При командировках по России аванс выдайте в рублях. На эти цели используйте деньги, полученные со счета учреждения в кассу (п. 167 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Бюджетные и автономные учреждения также могут выдавать деньги из наличной выручки (минуя лицевой счет).

О том, можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляют зарплату сотрудника, см. здесь.

Общие правила выдачи

Выдавайте аванс сотруднику с учетом следующих правил:

деньги нельзя выдать, если сотрудник не отчитался за предыдущий аванс;

аванс выдавайте по заявлению сотрудника.

Такие ограничения установлены пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, пунктами 213214Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Наличные деньги из кассы выдавайте по расходному кассовому ордеру по форме № КО-2 (п. 6 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Бухучет

КВР и КОСГУ

Аванс на командировочные расходы выплачивайте по одному из следующих видов расходов:

– 112 – если аванс выплачен сотруднику учреждения: бюджетного, казенного или автономного;
– 122 – для персонала государственных (муниципальных) органов;
– 134 – военнослужащим и приравненным к ним лицам;
– 142 – для сотрудников государственных внебюджетных фондов.

Для справки: в бухучете и отчетности аванс на командировку в любом случае должен пройти по подстатье КОСГУ 212 «Прочие выплаты». То есть отражать его нужно на счетах, которые увязаны с этим кодом:109.00.212, 401.20.212, 28.12.

Иногда учреждение от своего имени заключает контракты на покупку билетов и гостиницы. В этом случае оплата пройдет по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». А в бухучете и отчетности расходы нужно будет распределить:
– проезд – по подстатье КОСГУ 222 «Транспортные услуги»;
– проживание – по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги».

Об этом сказано в разделах IIIV указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н. Также подтверждает правильность использования КВР и КОСГУ увязка этих кодов между собой.

Порядок отражения в бухучете операций по выдаче аванса на командировку по России зависит от типа учреждения.

В учете автономных учреждений:

Выдачу сотруднику аванса на командировку по России отразите проводкой:

Дебет 0.208.12.000 Кредит 0.201.34.000 (0.201.11.000, 0.201.21.000)
– выданы под отчет деньги командированному сотруднику;

Увеличение забалансового счета 18 (КВР 112)
– отражено выбытие средств из кассы (со счета) учреждения.

В 24–26 разрядах номера счета укажите код вида выбытий (поступлений), соответствующий структуре данных, утвержденных планом финансово-хозяйственной деятельности.*

Такой порядок установлен пунктами 378108 Инструкции № 183н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 208.00201.34201.01забалансовый счет 18).

Пример, как отразить в бухучете выдачу денег сотруднику на командировку по России

Автономное учреждение «Альфа» направляет экономиста А.С. Кондратьева, занятого в платной деятельности, в командировку в г. Самару. Срок командировки – с 18 по 21 января. Задолженности по ранее выданным авансам у Кондратьева нет.

В заявлении на получение денег сотрудник указал, что примерная сумма расходов на командировку составит 8550 руб., в том числе:

суточные в размере 400 руб. (100 руб./дн. × 4 дн.);

расходы на проживание в размере 1650 руб. (550 руб./дн. × 3 дн.);

расходы на проезд в размере 6500 руб.

16 января сотрудник получил из кассы деньги в сумме 8550 руб.

Бухгалтер оформил эту операцию расходным кассовым ордером и сделал в учете проводки:

Дебет 2.208.12.000 Кредит 2.201.34.000
– 8550 руб. – выдан Кондратьеву аванс на командировочные расходы;

Увеличение забалансового счета 18 (КВР 112)
– 8550 руб. – отражено выбытие средств из кассы учреждения.

Из рекомендации

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Игоря Кузьмина, советника государственной гражданской службы РФ 3-го класса

(департамент бюджетной политики и методологии Минфина России)

Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику

Средний заработок

За время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). О том, как рассчитать этот показатель, подробнее см. здесь.

Порядок отражения в бухучете начисления зарплаты сотруднику за время командировки в размере среднего заработка зависит от типа учреждения.

В учете автономных учреждений:

Начисление зарплаты сотруднику за время его нахождения в командировке отразите в учете следующей проводкой:

Дебет 0.401.20.211 (0.109.60.211–0.109.90.211) Кредит 0.302.11.000
– начислена зарплата в размере среднего заработка за время командировки.

В 24–26 разрядах номера счета укажите код вида выбытий (поступлений), соответствующий структуре данных, утвержденных планом финансово-хозяйственной деятельности.

Об этом сказано в пунктах 3131 Инструкции № 183н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета109.00302.00401.20).

Командировочные расходы

Помимо среднего заработка, учреждение компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т. д.) (ст. 168 ТК РФ). Подробнее об этом см.:

Как рассчитать суточные;

Как возместить расходы на наем жилья во время командировки;

Как возместить расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования.

КВР и КОСГУ

Компенсацию командировочных расходов (суточные, проезд, проживание) сотруднику выплачивайте по одному из следующих элементов вида расходов:

112 – если компенсация выплачена сотруднику учреждения: казенного, бюджетного, автономного;

122 – для персонала государственных (муниципальных) органов;

134 – для военнослужащих и приравненным к ним лиц;

142 – для сотрудников государственных внебюджетных фондов.

Для справки: в бухучете и отчетности все командировочные расходы (суточные, проезд, проживание)должны пройти по коду КОСГУ 212 «Прочие выплаты». То есть отражать ее нужно на счетах, которые увязаны с этим кодом: 401.20.212, 109.00.212, 208.12.

Проезд и проживание оплачивает непосредственно учреждение (по договорам, контрактам)? Тогда расходы отнесите на элемент вида расходов 244. А в бухучете эти расходы должны пройти по:

подстатье КОСГУ 226 – расходы на проживание;

подстатье КОСГУ 222 – стоимость проезда, постельных принадлежностей, комиссионных и других (например, сервисных) сборов.

Об этом сказано в разделах IIIV указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

Ситуация: на какую статью КОСГУ отнести расходы на приобретение железнодорожного билета на проезд в вагоне повышенной комфортности с дополнительным сервисным обслуживанием. В билете отдельной строкой выделены стоимость питания и обеспечения печатной продукцией

Если билет покупает сотрудник, то деньги ему выдайте по подстатье КОСГУ 212 «Прочие выплаты». А если проезд оплачивает непосредственно учреждение (по договорам, контрактам), то расходы отразите по подстатье КОСГУ 222 «Транспортные услуги».

Для справки: код КОСГУ для оплаты больше не используется. Но для бухучета и отчетности он по-прежнему важен. Ведь балансовые счета должны быть с ним увязаны. Подробнее.

Теперь объясним, почему же нужно использовать именно указанные выше статьи КОСГУ?

При проезде в вагонах повышенной комфортности пассажирам оказывают дополнительные сервисные услуги (предоставляют питание, обеспечивают печатной продукцией и т. д.) (см., например, п. 24приложения 2 к распоряжению ОАО РЖД от 20 марта 2008 года № 537р). Стоимость дополнительных услуг организации-перевозчики включают в стоимость железнодорожных билетов (т. е. эти услуги формируют стоимость проезда) (п. 3 Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 9 июля 2007 г. № 89п. 33Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 марта 2005 г. № 111).

Следовательно, независимо от того, выделена в билете стоимость дополнительных сервисных услуг отдельно или нет, расходы на приобретение железнодорожного билета в вагоне повышенной комфортности отнесите на следующие подстатьи КОСГУ:

возмещение сотрудникам командировочных расходов на проезд – по подстатье КОСГУ 212 «Прочие выплаты»;

а если железнодорожный билет учреждение покупает по договору с перевозчиком – по подстатье КОСГУ 222 «Транспортные услуги».

Об этом сказано в разделе V (ст. 212222) указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

Ситуация: на какой вид расходов отнести затраты по возмещению сотруднику учреждения командировочных расходов: VIP-зал аэропорта, аренда комнаты переговоров, сервисный сбор за покупку билетов и их доставку

Затраты по возмещению сотруднику расходов на оплату услуг VIP-зала аэропорта (в т. ч. аренду комнаты переговоров), сбор за покупку билетов и их доставку отнесите на элемент вида расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда». Объясняется это так.

Направляя сотрудника в командировку, ему нужно компенсировать затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные). Кроме того, учреждение обязано компенсировать сотруднику и другие расходы (в т. ч. услуги VIP-зала), оплаченные с разрешения руководителя. Такой порядок предусмотрен статьей 168 Трудового кодекса РФ.

По общему правилу компенсация сотруднику понесенных им за счет собственных средств расходов на проезд, наем жилья отражается по элементу вида расходов 112. Об этом прямо сказано в абзаце 7подпункта 5.1 раздела III указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н. Учитывая, что перечень командировочных расходов может включать в себя и другие затраты (понесенные с разрешения или ведома руководства), при их оплате нужно применять аналогичные правила.

Таким образом, компенсацию сотруднику дополнительных командировочных расходов (в т. ч. услуги VIP-зала, сбор за покупку билетов и их доставку) должна пройти по элементу вида расходов 112. Подтверждают такую позицию специалисты Минфина России в частных разъяснениях.

Бухучет

В бухучете операции с командировочными расходами отразите в зависимости от типа учреждения.

В учете автономных учреждений:

В учете сумму командировочных расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, отразите следующими проводками:

Дебет 0.401.20.212 (0.109.60.212–0.109.90.212) Кредит 0.208.12.000
– отражены расходы командировочных расходов (суточные, проезд, проживание).*

При оплате командировочных расходов учреждением, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов, сервисных и других сборов и т. д.) в учете сделайте проводки:

Дебет 0.401.20.222 (226) (0.109.60.222 (226)–0.109.90.222 (226)) Кредит 0.302.22.000 (0.302.26.000)
– отражено оказание услуг по приобретению проездных билетов, услуг гостиницы (на основании утвержденного авансового отчета);

Дебет 0.302.26.000 (0.302.22.000) Кредит 0.201.11.000 (0.201.21.000)
– оплачены услуги гостиницы, проездные билеты, сервисный сбор и т. д. для сотрудника, направленного в командировку;

Увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 222 (226), КВР 244)
– отражено выбытие средств со счета учреждения.

В 24–26 разрядах номера счета укажите код вида выбытий (поступлений), соответствующий структуре данных, утвержденных планом финансово-хозяйственной деятельности.

Такой порядок установлен пунктами 3109134138 Инструкции № 183н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 109.00201.01208.00302.00401.20забалансовый счет 18).

Пример отражения в бухучете командировочных расходов

В период с 19 по 21 января экономист автономного учреждения «Альфа» А.С. Кондратьев был в служебной командировке в г. Челябинске. Командировочные расходы Кондратьеву были выданы за счет средств от платной деятельности.

22 января руководитель учреждения утвердил авансовый отчет, представленный Кондратьевым.

К авансовому отчету приложены:

счет гостиницы на сумму 1100 руб. (в счете сумма НДС 167,80 руб. выделена отдельной строкой);

два железнодорожных билета стоимостью 5664 руб. (в билетах сумма НДС 864 руб. выделена отдельной строкой).

За время нахождения в командировке Кондратьеву положены суточные в размере 300 руб.

Бухгалтер учреждения сделал в учете следующие записи:

Дебет 2.109.80.212 Кредит 2.208.12.000
– 300 руб. – отражены суточные;

Дебет 2.109.80.212 Кредит 2.208.12.000
– 932,20 руб. (1100 руб. – 167,80) – отражены расходы на проживание Кондратьева в гостинице;

Дебет 2.210.12.000 Кредит 2.208.12.000
– 167,80 руб. – выделен входной НДС со стоимости проживания в гостинице;

Дебет 2.109.80.212 Кредит 2.208.12.000
– 4800 руб. (5664 руб. – 864 руб.) – отражены расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно;

Дебет 2.210.12.000 Кредит 2.208.12.000
– 864 руб. – выделен входной НДС со стоимости проезда;

Дебет 2.303.04.000 Кредит 2.210.12.000
– 1031,80 руб. (864 руб. + 167,80 руб.) – принят к вычету входной НДС по командировочным расходам.

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как принять не израсходованную сотрудником часть суммы, выданной под отчет

Срок возврата

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы. Для этого ему необходимо предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в срок, который установлен руководителем.

Внесение в кассу

Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник должен внести в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер. Такой вывод следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 и пункта 1приложения 1 к приказу Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Это касается и сотрудников, которым подотчетные суммы были перечислены на банковскую карту. В данном случае сотрудник вправе снять деньги с карты, а остаток неиспользованных сумм вернуть в кассу организации наличными или перечислить их в безналичном порядке. Ведь указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У регулируют вопросы только выдачи под отчет наличных денег.

Бухучет

В бухучете возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите следующим образом.*

В учете автономных учреждений:

Возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите проводкой:*

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств* 0.201.34.000 0.208.ХХ.000
Уменьшение забалансового счета 18 (по кодам выбытий)
XX – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

В 24–26 разрядах номера счета укажите код вида выбытий (поступлений), соответствующий структуре данных, утвержденных планом финансово-хозяйственной деятельности.

Такой порядок установлен пунктами 3109 Инструкции № 183н.

При увольнении подотчетника его задолженность на момент увольнения перенесите на счет 0.209.30.000 «Расчеты по компенсации затрат». Подробнее об этом см. здесь.

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль