Учет карт доступа в учреждение

628

Вопрос

уважаемые эксперты! В 2015 г. наше учреждение приобрело бесконтактные карты доступа в учреждение. Оплата была произведена по ст. КОСГУ 340, в бухгалтерском учете счет учета 105.00. Карты розданы сотрудникам учреждения. При увольнении сотрудника карта сдается на пункт охраны, т.е. остается в учреждении. Вопрос: нужно ли было сразу списывать карты на себестоимость работ (услуг), открывая одновременно забалансовый счет с одноименным названием? Спасибо.

Ответ

Отвечает Галина Нефедова, эксперт

Карту, выданную в пользование сотруднику, спишите на себестоимость работ (услуг). Если в учетной политике закреплено, что данные расходы не формируют себестоимость готовой продукции (работ, услуг), то списывайте на счет 0.401.20.272. При этом карту отразите на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)" (п. 385 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).
В бухучете выдачу в пользование сотрудникам бесконтактных карт доступа отражайте проводками:

Дебет 0.109.ХХ.272 (0.401.20 272) Кредит 0.105.36 440 – выдана карта в личное пользование сотруднику,

одновременно принята карта на забалансовый учет:
Увеличение забалансового счета 27 (МОЛ);
Уменьшение забалансового счета 27 (МОЛ) – сотрудник вернул карту на пункт охраны при увольнении;

Увеличение забалансового счета 27 (МОЛ пункт охраны).

Обоснование


Из рекомендации

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Тамары Грековой, начальника Управления бухгалтерского учета и отчетности департамента здравоохранения г. Москвы

Нужно ли в бухучете включить в состав основных средств карты тахографа

По общему правилу не нужно. Но помните, что окончательное решение за учреждением и именно оно несет за него ответственность.

Карты тахографа являются имуществом учреждения. Причем это относится не только к карте предприятия, но и к карте водителя, несмотря на то что она изготовлена на имя водителя и содержит его личные данные. Ведь в любом случае покупает ее само учреждение и для своей деятельности: карта обеспечивает идентификацию и аутентификацию учреждения в целом или водителя на транспорте с использованием шифровальных (криптографических) средств и хранит данные об их деятельности (подп. 14 п. 4 Требований, утвержденных приказом Минтранса России от 13 февраля 2013 г. № 36).

Порядок учета карт тахографа законодательством не установлен. Поэтому разработайте его сами.

Далее давайте разберемся, почему же более правильно учитывать карты как материальные запасы, а не как основные средства.

Срок действия карты предприятия и карты водителя – три года (п. 12 приложения 2 к приказу Минтранса России от 13 февраля 2013 г. № 36). То есть соблюдается главное условие отнесения имущества к основным средствам – срок полезного использования более 12 месяцев. Остальные условия принадлежности имущества к основным средствам также соблюдаются. А именно:

И карту водителя, и карту предприятия используют в процессе деятельности учреждения при выполнении работ (оказании услуг). А именно:
– карта предприятия идентифицирует учреждение и устанавливает блокировку (ограничения) доступа к данным тахографа и картам водителя (подп. 4 п. 4 Требований, утвержденных приказом Минтранса России от 13 февраля 2013 г. № 36);
– а с помощью карты водителя сотрудник идентифицирует себя на транспортном средстве, и потом можно определить маршруты транспорта, периоды работы и отдыха водителя (п. 2324 Требований, утвержденных приказом Минтранса России от 13 февраля 2013 г. № 36);

как сказано выше, карты являются имуществом учреждения и, следовательно, принадлежит учреждению на праве оперативного управления.

Но, несмотря на это, учитывать карты предприятия (водителя) как основное средство не следует. Ведь их нельзя использовать самостоятельно без тахографа, они считаются его частью (п. 2подп. 1 п. 7 Требований, утвержденных приказом Минтранса России от 13 февраля 2013 г. № 36). А основным средством признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями. Значит, самостоятельно приспособления и принадлежности отдельными инвентарными объектами не будут. И так как карты тахографа – это приспособления, включать их в состав основных средств не нужно. Такой вывод следует из пунктов 4145 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Кроме того, для карты водителя нужно учесть следующее. Несмотря на срок службы – три года, водитель может уволиться до истечения этого срока. И карту придется списать, ведь она именная и другой водитель не сможет ей воспользоваться.

Таким образом, карты тахографа учитывайте как материальные запасы. При выдаче водителю карту отразите на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» (п. 385 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).*

Для справки: в бухгалтерском учете и отчетности расходы на приобретение карт тахогрофа должны пройти по статье КОСГУ 340 «Увеличение стоимости материальных запасов».

Из рекомендации «Какое имущество относится к основным средствам»

Из рекомендации

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.
Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Как оформить и отразить в бухучете выдачу спецодежды сотрудникам

В учете бюджетных учреждений:

Выдачу в пользование сотрудникам спецодежды отражайте проводками:*

№  Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Выдана в пользование сотрудникам:    
– спецодежда, которая включена в состав ОЦДИ; 0.109.ХХ.272<2> 0.105.25.440
– спецодежда, которая включена в состав иного движимого имущества*   0.105.35.440
2. Одновременно принята спецодежда на забалансовый учет* Увеличение забалансового счета 27 (в разрезе МОЛ)*

ХХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

<2> Если в учетной политике закреплено, что данные расходы не формируют себестоимость готовой продукции (работ, услуг), то списывайте их на счет 0.401.20.272.

Возврат спецодежды на склад при увольнении или переводе сотрудника на другую работу отразите за балансом путем смены МОЛ:*

№  Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Сотрудник вернул спецодежду на склад* Уменьшение забалансового счета 27 субсчет «МОЛ, которому спецодежда была выдана в пользование»*
2. Кладовщик принял спецодежду на хранение* Увеличение забалансового счета 27 субсчет «МОЛ – сотрудник склада»

По истечении срока носки спецодежды спишите ее с материально ответственного лица. То есть отразите уменьшение по забалансовому счету 27. Делайте данную запись на основании акта (ф. 0504143).

Такой порядок установлен пунктом 385 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и подпунктом «в» пункта 3.19 проекта приказа Минфина России от 18 сентября 2014 г.

Из статьи журнала «Учет в образовании», № 8, августа 2015

Система контроля доступа в школе: особенности учета

О чем пойдет речь: заявление на выдачу универсальной электронной карты гражданин может подать до 1 января 2017 года. Такую карту можно использовать как пропуск в здание учреждения, например в школу. Бюджетный учет, связанный с внедрением «электронной проходной», вызывает немало вопросов, на которые я отвечу в статье.

Карина СТЕНЕЧКИНА, бухгалтер

Что представляет собой «электронная проходная»

Документ

Согласно Федеральному закону от 31 декабря 2014 г. № 514-ФЗ, срок получения универсальных электронных карт продлен

Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ предусматривает повсеместное внедрение универсальных электронных карт (УЭК) для использования как учреждениями, так и гражданами.

Такая карта содержит ключевые данные о гражданине и позволяет ему получить удобный доступ к государственным услугам. Ее можно применять и как элемент системы контроля и управления доступом в здание (СКУД), то есть в качестве пропуска. СКУД сейчас активно внедряют в общеобразовательных школах.

В состав минимальной комплектации системы входят автоматизированные рабочие места для сотрудников школы и частного охранного предприятия. Обработку и просмотр информации осуществляют с помощью программного обеспечения (ПО) и информационной панели. Сотрудник охраны должен находиться рядом с «электронной проходной», которая оборудована контроллером и двумя считывателями бесконтактных карт доступа. СКУД может быть дополнительно оснащена оборудованием для защиты от прохода по чужому пропуску и видеонаблюдения.

Учреждение может использовать универсальные электронные карты или иные карты

Монтаж «электронной проходной» в школах, как правило, проводят в рамках государственной программы. Порядок поставки и монтажа оборудования, установки ПО и подписания отчетных документов в данном случае определяет учредитель.

Как определить срок использования и порядок учета

Срок использования системы превышает один год. И согласно пункту 38Инструкции по применению Единого плана счетов от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее – Инструкция № 157н), СКУД относят к основным средствам. Это подтверждает и Общероссийский классификатор основных фондов ОК 013-94(ОКОФ), утвержденный постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 359. Систему контроля можно идентифицировать как локально-вычислительную сеть с кодом 14 3020191 ОКОФ. Но отдельно она не поименована. А значит, для более точного определения срока использования следует исходить из назначения, характеристик и состава имущества. Допустимо руководствоваться и данными технической документации.

Решение о порядке учета имущества принимает постоянно действующая комиссия по поступлению и выбытию активов (п. 34 Инструкции № 157н). Однако, чтобы не было соблазна в следующий раз оформить подобный объект иначе, надо прописать порядок в учетной политике.

Систему контроля необязательно признавать как единый инвентарный объект. Если сроки использования предметов системы различаются, то они могут быть учтены отдельно (ч. 2 п. 45 Инструкции № 157).

Как вести учет электронных карт

Важно запомнить!

Если в школе организован пункт выдачи УЭК, то карты необходимо учитывать за балансом

При вводе СКУД в эксплуатацию исполнитель выдает временные электронные карты как учащимся, так и сотрудникам. При этом лучше создать резерв – 20 процентов от необходимого количества. До выдачи временные карты удобнее учитывать за балансом по условной оценке «1 карта = 1 руб. ». Учреждение вправе ввести дополнительный забалансовый счет (п. 332 Инструкции № 157н) либо предусмотреть учет карт на забалансовых счетах 03 «Бланки строгой отчетности» и 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)». Порядок хранения и учета карт устанавливают локальным актом в рамках учетной политики.

На заметку

В ряде случаев для контроля за использованием зачисленной суммы применяют балльную систему. По итогам дня банк переводит баллы в денежном выражении на счет школы

К моменту, когда срок действия временных карт закончится, ученики и сотрудники школы получают УЭК, изготовленные уполномоченной организацией субъекта Федерации (УОС). В этой ситуации школа к выдаче карт отношения не имеет и учитывать бухгалтеру ничего не нужно.

Иногда применяют бесконтактные карты. Изготавливает их подрядчик школы. Чтобы правильно оформить бухгалтерские проводки, воспользуйтесь письмом Минфина России от 22 января 2014 г. № 02-06-10/1855. В нем рассмотрен учет ключевых носителей. Если следовать логике чиновников, карты нужно учитывать на счете 105 36 «Прочие материальные запасы» (п. 98 Инструкции № 157н) с применением статьи 340 КОСГУ. При выдаче бесконтактных карт на руки целесообразно организовать забалансовый учет.*

Шпаргалка

Какой счет использовать для программного обеспечения

Обычно учреждения приобретают неисключительное право на использование ПО согласно заключенному лицензионному (сублицензионному) договору. Такие программы при поступлении сразу списывают на затраты по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (Указания о порядке применения бюджетной классификации, утвержденные приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н). В соответствии спунктом 332 Инструкции № 157н можно ввести дополнительный забалансовый счет.

Если ПО передано в пользование (например, учредителем), то его учитывают на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование». Стоимость определяют исходя из размера вознаграждения в договоре. Используют программу в пределах сроков действия лицензии (п. 66 и 333 Инструкции № 157н).

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль