Удержание недостачи из зарплаты

950

Вопрос

водитель в выходные дни заправлял личный автомобиль, выявив это удержали у него из зарплаты, как верно дать проводки? Спасибо

Ответ

Отвечает Елена Павленко, эксперт

В учете отразите следующими проводками:

Д. 209.74.000 – К. 401.10.172 - начислена задолженность по недостачам, хищениям нефинансовых активов (по рыночной стоимости);

Д. 302.ХХ.000 – К. 304.03.000 - удержана из зарплаты (иных выплат) сотрудника сумма ущерба по приказу руководителя;

Д. 304.03.000 – К.209.74.000 - погашена задолженность сотрудника за нанесенный ущерб.

Обоснование
 

Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как отразить в бухучете и при налогообложении удержание из зарплаты материального ущерба, нанесенного учреждению

Сумму ущерба, причиненного учреждению ее сотрудником, можно удержать из его зарплаты. Как определить сумму ущерба, см.  здесь.

Бухучет

Порядок отражения в бухучете операций по удержанию (возмещению) сумм ущерба зависит от типа учреждения.

В учете автономных учреждений:

Для начала нужно сказать, что средства, которые поступают в возмещение ущерба, являются собственными доходами автономного учреждения. Этими деньгами можно распоряжаться самостоятельно в соответствии с планом финансово-хозяйственной деятельности, как и остальными доходами. Исключение – если учреждению возмещают ущерб, возникший, когда учреждение было получателем бюджетных средств. Тогда полученные деньги нужно перечислить в доход бюджета ( аналогично перечислению в бюджет возмещения от ФСС России). Такие разъяснения даны в письме Минфина России от 26 июня 2015 г. № 02-03-09/36906 для бюджетных учреждений. Но они актуальны и для автономных, поскольку порядок распоряжения собственными доходами у этих учреждений аналогичен.

В учете операции по отражению ущерба, нанесенного сотрудником, и его погашения путем удержания из зарплаты отразите следующими проводками.

№  Содержание операции Дебет счета Кредит счета
Отражение задолженности сотрудника по ущербу (недостачам, хищениям)
1. Отражен перевод своевременно не возвращенной (не удержанной из зарплаты) задолженности по подотчетным суммам, в том числе при оспаривании удержаний 0.209.30.000 0.208.ХХ.000
2. Начислена задолженность по недостачам, хищениям нефинансовых активов
(по рыночной стоимости) в части:
   
– основных средств;
– нематериальных активов;
– непроизведенных активов;
– материальных запасов
0.209.71.000
0.209.72.000
0.209.73.000
0.209.74.000
0.401.10.172
3. Отражена задолженность по недостачам, хищениям денежных средств в кассе 0.209.81.000 0.201.34.000
4. Начислена задолженность по недостачам, хищениям денежных документов,
других финансовых активов (кроме денежных средств)
0.209.82.000 0.401.10.172
Погашение задолженности путем удержания из зарплаты (иных выплат) <5>
1. Удержана из зарплаты (иных выплат) сотрудника сумма ущерба по приказу руководителя 0.302.XX.000 0.304.03.000
2. Погашена задолженность сотрудника за нанесенный ущерб 0.304.03.000 0.209.ХХ.000

ХХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

<5> В отчете ( ф. 0503737) сумму, удержанную у сотрудника в счет возмещения ущерба, отразите в графе 8 «Некассовые операции» в разделах «Доходы учреждения» и «Расходы учреждения». Такой вывод следует из пункта 4.5.4 письма от 29 декабря 2014 г. Минфина России № 02-07-07/68722 и Казначейства России № 42-7.4-05/2.1-823, письма Минфина России от 18 сентября 2012 г. № 02-06-10/3788.

В 24–26-м разрядах номера счета укажите код вида выбытий (поступлений), соответствующий структуре данных, утвержденных планом финансово-хозяйственной деятельности.

Такие правила установлены пунктами 3, 88, 112, 167–168 Инструкции № 183н, пунктом 4.2 Методических рекомендаций к письму Минфина России от 19 декабря 2014 г. № 02-07-07/66918, абзацем 7 пункта 3.66 проекта Минфина России от 19 сентября 2014 г. б/н, пунктами 220, 221 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

НДФЛ

Если учреждение взыскивает ущерб с сотрудника, удерживать НДФЛ не нужно, так как в этом случае дохода у сотрудника не возникает. Это следует из статьи 41 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ, если учреждение отказалось взыскать с сотрудника материальный ущерб

Да, нужно.

НДФЛ облагается доход сотрудника, полученный в денежной или натуральной форме ( ст. 209, п. 1 ст. 211 НК РФ). К доходам в натуральной форме относится, в частности, оплата учреждением за сотрудников товаров, работ, услуг ( подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Обязанность сотрудника возместить работодателю причиненный ему прямой материальный ущерб прописана в статье 238 Трудового кодекса РФ. Так, если вина сотрудника в причинении материального ущерба доказана, и сумма ущерба определена, у него возникает обязательство перед учреждением возместить данный ущерб. Однако руководитель может полностью или частично отказаться от взыскания ущерба с виновного сотрудника ( ст. 240 ТК РФ). В такой ситуации получается, что учреждение возместило ущерб (себе или третьим лицам) вместо сотрудника. И соответственно, у последнего возникает доход в натуральной форме. С этого дохода удержите НДФЛ (ст.  210, 211 НК РФ).

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина Росси от 8 августа 2013 г. № 03-04-06/32081, от 10 апреля 2013 г. № 03-04-06/1183, от 8 ноября 2012 г. № 03-04-06/10-310.

При этом НДФЛ рассчитайте с суммы прямого ущерба, который включает:

  • стоимость уничтоженного (поврежденного) имущества;
  • затраты на приобретение, восстановление имущества (например, на ремонт);
  • затраты на возмещение ущерба, причиненного сотрудником третьим лицам (например, на возмещение ущерба при ДТП).

Вместе с тем, ФНС России считает, что удерживать НДФЛ с суммы уплаченного за сотрудника штрафа за нарушение ПДД не нужно .

Страховые взносы

Если учреждение взыскивает ущерб с сотрудника, начислять страховые взносы не нужно. Ведь в данном случае объект обложения взносами отсутствует ( ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Ситуация: нужно ли начислить страховые взносы, если административный штраф за сотрудника заплатило учреждение (например, за нарушение ПДД на машине учреждения)

Да, нужно.

По общему правилу административный штраф должен заплатить тот, кого привлекли к ответственности ( ч. 1 ст. 32.2 КоАП РФ). То есть в данном случае это сам сотрудник.

Если же штраф за него заплатило учреждение, то в таком случае у сотрудника возникает доход. При этом в перечне сумм, освобожденных от взносов, уплата административного штрафа за сотрудника не предусмотрена. Значит, взносы надо начислять в общем порядке (ст.  7 и 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ст.  20.1 и 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Данные правила применяются и при уплате административного штрафа за сотрудника, который нарушил ПДД на машине учреждения. При этом не важно, как зафиксировано нарушение: камерой фотовидеофиксации или непосредственно сотрудником полиции.

ОСНО

В бюджетных и автономных учреждениях при расчете налога на прибыль стоимость ущерба, которую должен погасить виновный, отразите в составе внереализационных доходов ( п. 3 ст. 250 НК РФ).

При кассовом методе размер внереализационных доходов будет равен сумме удержаний из зарплаты сотрудника в каждом отчетном периоде ( п. 2 ст. 273 НК РФ).

При методе начисления доход определяйте на дату признания ущерба виновным лицом. Если учреждение добивается возмещения ущерба через суд, датой признания дохода является день вступления судебного решения в законную силу. Об этом сказано в подпункте 4 пункта 4 статьи 271 Налогового кодекса РФ. Если решение не будет обжаловано, оно вступает в силу через месяц после вынесения ( п. 1 ст. 209, п. 2 ст. 321 ГПК РФ). В этом случае доходы признаются в размере, указанном в судебном решении.

Ситуация: можно ли включить сумму материального ущерба, нанесенного сотрудником учреждения, в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Сотрудник возмещает ущерб полностью. Учреждение ведет деятельность, приносящую доход

Да, можно, если его размер обоснован и документально подтвержден.

В Налоговом кодексе прямо не сказано, можно ли уменьшить налогооблагаемый доход на сумму материального ущерба, нанесенного сотрудником. Вместе с тем, материальный ущерб приводит к уменьшению экономических выгод учреждения, то есть является расходом. Чтобы учесть материальный ущерб в составе расходов, его размер должен быть обоснован и документально подтвержден ( п. 1 ст. 252 НК РФ). Обоснование

Читайте в следующих номерах журнала "Зарплата в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      30 000 ответов на вопросы специалистов госсектора

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×