Учет авансовых отчетов

336

Вопрос

Как и все учреждения мы выдаем деньги в подотчет. нужно ли вести книгу учета принятых авансовых отчетов? В инструкции 52 н ничего по этому вопросу не сказано.

Ответ

Отвечает Людмила Абрамова, эксперт

Обязанность вести такую книгу законодательством не установлена.

Правила ведения регистров бухучета определены п. 11 Инструкции 157н. Формы регистров бухучета, которые должны применять государственные (муниципальные) учреждения, приведены в приложении 4 к приказу Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Если правила документооборота в Вашем учреждении требуют вести журнал учета авансовых отчетов, то учреждение вправе разработать такой регистр самостоятельно. Кроме того, в качестве регистров можно применять формы, которые выдает используемая бухгалтерская программа. Главное, чтобы неунифицированные формы содержали обязательные реквизиты и были утверждены в учетной политике.

Данные авансовых отчетов отражаются в журнале операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071).

Подробнее см. в рекомендации.

Обоснование
 

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как организовать документооборот в бухгалтерии

<…>

«Внимание: 19 июня 2015 года вступают в силу новые правила документооборота. А прежний порядок, который утвержден приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н, утрачивает силу.

Новые правила утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Им введены новые (измененные) формы первичных документов, регистров бухучета, а также порядок их заполнения.

Первичные документы

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным документом. Первичные документы к бухучету принимайте только после проверки (внутреннего контроля). Бухгалтер проверяет, в частности:

  • правильно ли применена форма в той или иной ситуации (например, при расхождениях по количеству и качеству товара в момент его приемки составлен акт приемки материалов (ф. 0504220), а не приходный ордер на приемку материальных ценностей (ф. 0504207));
  • правильно ли заполнены бланки, в том числе наличие подписей ответственных лиц;
  • наличие обязательных реквизитов для неунифицированных форм;
  • действительно ли была совершена операция, которая отражена в документе. При необходимости ответственный сотрудник сличает документ с договором, к которому он относится;
  • нет ли «красных» остатков в бухучете. Например, такое возможно, если кладовщик отдал акт о списании матзапасов, в котором количество выданных запасов больше, чем отражено в бухучете. В этом случае нужно вернуть акт кладовщику для проверки.

Внимание: нельзя принимать к учету документы, которыми оформлены несуществующие факты хозяйственной жизни (в т. ч. по мнимым и притворным сделкам).

Кстати, стоит отметить такой момент. Бухгалтер не несет ответственности за содержание документа, если этот документ оформлен другим сотрудником. Поэтому, если при проверке ревизоры найдут несоответствие первичных документов фактам хозяйственной жизни, это не может быть признано нарушением бухгалтера. Ответственность за ошибку будет нести тот сотрудник, который его составил.

Вышеприведенные правила следуют из части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктов 37 и 9 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Для организаций госсектора такие формы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

При создании первичных документов для целей бухучета используйте унифицированные формы. Если для какой-либо операции унифицированная форма не предусмотрена, учреждение может разработать ее самостоятельно. Формы документов, разработанные самостоятельно, утвердите в учетной политике. Такой вывод следует из положений пунктов 6 и 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗп. 9 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Важно! Первичные документы составляйте в форме электронного документа, подписанного электронной подписью (это приоритетно). И только в исключительных случаях документы формируйте на бумажных носителях. А именно если:

  • у учреждения нет технической возможности формировать электронные документы с ЭЦП или хранить их в электронном виде;
  • если законодательство предписывает составлять и хранить документ исключительно на бумажном носителе (т. е. документы со сведениями, составляющими гостайну, или документы для служебного пользования).

Приведем пример. Авансовый отчет составляйте и храните в электронном виде в том случае, когда он может быть подписан электронной подписью не только бухгалтером и руководителем, но и подотчетным лицом.

Причем электронные документы распечатывать и хранить на бумаге не нужно. Такого требования в законодательстве нет. Но в то же время нет и запрета на распечатку. Поэтому вы вправе делать бумажные копии электронных документов, если так вам удобно. Кроме того, нужно будет распечатать документы, если этого требуют госорганы или другие лица (в законодательно установленном порядке).

Это установлено в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52нчасти 5 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Регистры

Данные, содержащиеся в первичных документах, отражаются в бухгалтерских регистрах. Регистры бухучета представляют собой перечни операций в хронологическом порядке, сгруппированные по счетам бухучета.

Такие правила установлены статьей 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктом 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Формы регистров бухучета, которые должны применять государственные (муниципальные) учреждения, приведены в приложении 4 к приказу Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Регистры оформляются в виде книг, журналов, карточек. Причем теперь в приоритете составление регистров в электронном виде (с ЭЦП). И только если нет технической возможности для этого (например, если невозможно применение электронной подписи), составляйте их на бумаге. Об этом сказано в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52нпункте 19 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Если форма регистра не унифицирована, учреждение вправе разработать ее самостоятельно. Кроме того, в качестве регистров можно применять формы, которые выдает используемая бухгалтерская программа (оборотка, карточка счета, анализ счета и т. п.). Главное, чтобы неунифицированные формы содержали обязательные реквизиты и были утверждены в учетной политике.

Неунифицированные регистры должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование регистра;
  • наименование учреждения;
  • дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
  • хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухучета;
  • величина денежного и (или) натурального измерения объектов бухучета с указанием единицы измерения;
  • наименования должностей сотрудников, ответственных за ведение регистра;
  • подписи сотрудников, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов или других реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Такие правила установлены в пункте 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

При регистрации объектов бухучета в регистрах не допускаются:
– пропуски или изъятия;
– отражение мнимых и притворных объектов бухучета.

Такие правила определены статьей 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Своевременную передачу документа для внесения данных в регистры бухучета обеспечивает сотрудник, ответственный за оформление факта хозяйственной жизни или подписание документа. Этот же сотрудник несет ответственность за достоверность данных, которые он зафиксировал в первичном документе. Об этом сказано в части 3 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ».

<…>

ПРИКАЗ МИНФИНА РОССИИ ОТ 30.03.2015 № 52Н

<…>

«Журнал операций расчетов с подотчетными лицами

Журнал операций расчетов с подотчетными лицами применяется для отражения операций с подотчетными лицами учреждения (по движению денежных средств, принятию подтвержденных документами расходов подотчетного лица).

Записи в Журнал операций расчетов с подотчетными лицами отражаются на основании утвержденных руководителем учреждения Авансовых отчетов, первичных (сводных) учетных документов, подтверждающих получение (возврат) подотчетным лицом денежных средств, иных документов, оформляющих операции по указанным расчетам.

По каждой строке графы "Наименование показателя" Журнала операций расчетов с подотчетными лицами записываются фамилия подотчетного лица, его инициалы, суммы выданных денежных средств (аванса, возмещения принятого перерасхода), суммы расхода согласно утвержденного Авансового отчета, суммы возвращенного подотчетным лицом (погашенного) остатка неиспользованных денежных средств (аванса).

При отражении расчетов с подотчетным лицом в иностранной валюте, в следующей строке показывается сумма в валюте Российской Федерации, при этом в графе "Наименование показателя" приводится запись: "в рублевом эквиваленте".

В Главную книгу (ф.0504072) переносятся обороты по операциям, отраженным в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые отражаются в Журнале операций по счету "Касса"».

<…>

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль