Компенсация проезда

127

Вопрос

в ходе проверки была обнаружена ошибка в оплате проездных документов к месту использования отпуска и обратно. проверкой установлено что учреждение оплатило жд билет с включенной стоимостью питания, что противоречит закону. может ли учреждение удержать данную разницу из зарплаты работника, если такая ошибка была в 2014 году а если этот сотрудник берет снова оплачиваемый проезд в этом году, может ли учреждение из этой суммы компенсации удержать излишне выплаченную ему в 2014 году

Ответ

Отвечает Ольга Моргунова, эксперт

Компенсация проезда к месту проведения отпуска и обратно не является оплатой труда.

И следовательно из заработной платы сотрудника можно удержать неверно выплаченные суммы данной компенсации, при этом получите письменное согласие сотрудника на удержания.

Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 ТК РФ).

Компенсация проезда является целевой, и поэтому данные средства наиболее правильно вернуть в бюджет.

Когда у сотрудника возникнет права на получение гарантии в следующем периоде, ему необходимо выплатить компенсацию из субсидий предоставленной в текущем году.

Обоснование
 

1.Из ответа
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Как компенсировать сотруднику, работающему в районах Крайнего Севера, стоимость проезда к месту отдыха и обратно

Компенсации отпускникам

Какие компенсации полагаются работникам северных районов при направлении в отпуск

Все организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), должны:

  • предоставить своим сотрудникам отпуск без сохранения зарплаты для проезда к месту отдыха и обратно;
  • оплатить им проезд и провоз багажа к месту использования ежегодного оплачиваемого отпуска и обратно.

Порядок оплаты расходов на проезд зависит от типа работодателя:

  • федеральные госорганы и учреждения, а также государственные внебюджетные фонды;
  • госорганы и учреждения субъектов и муниципалитетов;
  • другие работодатели, в том числе коммерческие организации.

Такие правила установлены частями 18 статьи 325, статьей 321 Трудового кодекса РФ.

В госучреждениях федерального уровня и государственных внебюджетных фондах

Как компенсировать проезд к месту отдыха и обратно в федеральных госорганах, госучреждениях, а также в государственных внебюджетных фондах

Размер и порядок оплаты проезда и провоза приведен в Законе от 19 февраля 1993 г. № 4520-1. Для сотрудников федеральных госучреждений этот порядок устанавливает Правительство РФ (ч. 5 ст. 325 ТК РФч. 1 ст. 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1). Для федеральных государственных органов и учреждений, а также для внебюджетных фондов РФ такой порядок установленпостановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.

Так, федеральные государственные органы и учреждения, а также внебюджетные фонды РФ, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, должны компенсировать своим сотрудникам (членам семьи сотрудника) расходы на проезд и провоз багажа к месту использования отпуска и обратно не чаще одного раза в два года. Компенсировать можно только стоимость проезда в пределах территории России.

К членам семьи сотрудника, имеющим право на компенсацию, относятся проживающие с ним:

  • неработающие муж (жена);
  • несовершеннолетние дети (в т. ч. усыновленные).

Оплата стоимости проезда (провоза багажа) членам семьи сотрудника производится при условии, что они выезжают к месту использования отпуска сотрудника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращаются (как вместе с сотрудником, так и отдельно от него), независимо от времени использования отпуска.

Такие правила установлены статьей 325 Трудового кодекса РФ, частью 1 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1, пунктами 2 и 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455, и разъяснены в решении Верховного суда РФ от 18 марта 2009 г. № ГКПИ09-92.

Право на компенсацию стоимости проезда (провоза багажа) возникает у сотрудника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска в следующем порядке:

  • за первый и второй годы работы – при получении права на ежегодный отпуск за первый год;
  • за третий и четвертый годы непрерывной работы у данного работодателя – начиная с третьего года работы;
  • за пятый и шестой годы непрерывной работы у данного работодателя – начиная с пятого года работы и т. д.

При этом право на компенсацию стоимости проезда (провоза багажа) за текущий год сотрудник может использовать до конца календарного года в соответствии с утвержденным графиком отпусков.

Компенсация стоимости проезда к месту отдыха и обратно предоставляется сотруднику лишь по основному месту работы. Сотрудникам-совместителям выплата такой компенсации не положена.

При использовании других видов отпуска, например отпуска по уходу за ребенком или отпуска за свой счет, право на компенсации не возникает.

Такие правила установлены частями 17 статьи 325 Трудового кодекса РФ, пунктами 24 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455, и разъяснены в письме Казначейства России от 18 августа 2010 г. № 42-7.4-05/8.2-525 и обзоре Верховного суда РФ от 26 февраля 2014 г.

Если сотрудник (члены семьи сотрудника) проводит отпуск в нескольких местах, то возместить ему стоимость проезда можно только к одному из этих мест и обратно (по выбору сотрудника). Компенсации подлежат фактические расходы на проезд (при условии проезда по кратчайшему маршруту). Для этого сотрудник должен представить справку транспортной организации (осуществляющей перевозку) о стоимости проезда.

Следует отметить, что на пути следования к месту отдыха и обратно сотрудник может останавливаться в другом городе по объективным причинам (например, из-за особенностей расположения маршрутов транспорта или из-за задержки транспорта). В таком случае оплата расходов на проезд к месту отдыха и обратно (включая поезд до транзитного населенного пункта) признается компенсационной выплатой.

Такой порядок установлен пунктом 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.

Чтобы получить компенсацию проезда, сотрудник и члены его семьи не обязаны выезжать и возвращаться строго в период ежегодного отпуска. При соединении ежегодного оплачиваемого отпуска и всех дополнительных оплачиваемых отпусков учитывается и время отпуска без сохранения зарплаты, необходимое для проезда к месту использования отпуска и обратно (ст. 322 ТК РФ). В случаях, когда сотруднику отпуск без сохранения зарплаты для проезда не предоставляется, сотрудник может выехать в отпуск или вернуться из него не только в дни отпуска, но и в выходные дни, ближайшие к нему. Кроме того, выезд возможен и в нерабочее время (в период ежедневного отдыха) в день, непосредственно предшествующий отпуску, или в выходные дни перед отпуском. В указанных случаях сотрудник не теряет права на компенсацию стоимости проезда к месту отдыха и обратно. Такие выводы следуют из пункта 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455, и подтверждаются письмами Минздравсоцразвития России от 20 февраля 2009 г. № 194-13от 30 октября 2008 г. № 1554-13.

Компенсация стоимости проезда (провоза багажа) к месту отпуска и обратно признается целевой и не суммируется в случае, когда сотрудник (члены семьи сотрудника) своевременно не воспользовался своим правом на нее (ч. 6 ст. 325 ТК РФч. 5 ст. 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1п. 4 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455).

Чтобы получить компенсацию, сотрудник не позднее чем за две недели до начала отпуска подает руководителю учреждения письменное заявление. В заявлении должно быть указано:

  • фамилия, имя, отчество членов семьи сотрудника, имеющих право на компенсацию расходов;
  • даты рождения несовершеннолетних детей сотрудника;
  • место использования отпуска сотрудника и членов его семьи;
  • вид транспорта, которым предполагается воспользоваться;
  • маршрут следования;
  • примерная стоимость проезда.

К заявлению нужно приложить:

  • копии документов, подтверждающих степень родства (свидетельство о заключении брака, о рождении, об усыновлении и т. п.);
  • справку о совместном проживании;
  • копию трудовой книжки неработающего члена семьи.

Об этом сказано в пункте 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.

Кроме того, поскольку право на компенсацию у работника возникает один раз в два года, то в ситуации, когда на компенсацию претендует новый работник, устроившийся в организацию в текущем году, дополнительно может понадобиться справка от предыдущего работодателя о том, что в прошлом году работник указанную компенсацию не получал.

Компенсацию сотруднику выплатите не позднее чем за три рабочих дня до его отъезда в отпуск исходя из примерной стоимости проезда.

Для окончательного расчета сотрудник обязан в течение трех рабочих дней после выхода из отпуска представить отчет о произведенных расходах. К отчету прикладываются подлинники проездных и перевозочных документов, подтверждающих расходы сотрудника (членов семьи сотрудника). Например, билеты, багажные квитанции, справки о стоимости проезда, выданные транспортной организацией.

При оформлении электронного авиабилета для подтверждения и возмещения расходов сотрудник должен представить:

  • посадочный талон;
  • маршрут-квитанцию электронного билета (с одновременным представлением электронного документа (выписки из электронной системы платежа) – в случае оплаты билета с использованием банковской карты).

Кроме того, сотруднику целесообразно представить личное заявление (сделать заявительную надпись на документе). При этом заявление (заявительная надпись) должно содержать уведомление о приобретении маршрут/квитанции электронного билета непосредственно сотрудником, его личную подпись и дату. Например: «Прошу компенсировать расходы, произведенные мною, в размере 45 000 руб. А.С. Кондратьев, 07.04.2014».

Если сотрудник не воспользовался выплаченной ему предварительной компенсацией для проезда к месту использования отпуска и обратно, то полученные деньги он должен вернуть.

Такой порядок установлен пунктом 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455, и письмом Минфина России от 14 декабря 2011 г. № 02-06-10/5584.

Размер компенсации

В каком размере компенсировать проезд к месту отдыха и обратно сотруднику, работающему в районах Крайнего Севера

Размер компенсации, выплачиваемой федеральными государственными органами, учреждениями, а также внебюджетными фондами РФ, законодательство ограничивает в зависимости от вида транспорта. Поэтому при наличии подтверждающих документов можно возместить фактические расходы сотрудника на проезд, но не выше стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
  • водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

  • автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси). При его отсутствии – в автобусах с мягкими откидными сидениями.

Если сотрудник воспользовался более высокой категорией проезда (например, первым классом в самолете), расходы компенсируйте в установленных пределах. Для этого сотрудник должен представить справку транспортной организации о стоимости проезда на дату приобретения билета (например, справку о стоимости проезда в салоне экономического класса самолета). Расходы на получение такой справки сотруднику не возмещайте.

Такой порядок установлен пунктами 15 и 6 Правил, утвержденныхпостановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.

Если сотрудник не представил проездные документы, то компенсировать расходы на проезд можно только при наличии документов, подтверждающих его пребывание в месте использования отпуска. Например, при наличии квитанции из гостиницы (дома отдыха, пансионата и т. д.) или справки о регистрации по местопребыванию. В этом случае возместите минимальную стоимость проезда (на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему пути следования):

  • при наличии железнодорожного транспорта – по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;
  • при наличии только воздушного сообщения – по тарифу на перевозку в салоне экономического класса;
  • при наличии только морского (речного) сообщения – по тарифу в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  • при наличии только автомобильного сообщения – по тарифу в автобусе общего типа.

Такой порядок установлен пунктом 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.

Кроме того, при наличии подтверждающих документов сотруднику можно оплатить:

  • проезд автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту, автовокзалу;
  • провоз багажа весом не более 30 килограммов на сотрудника и 30 килограммов на каждого члена семьи (независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза).

Об этом сказано в пункте 5 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.

При проезде сотрудника (членов семьи сотрудников) к месту отпуска и обратно личным транспортом компенсируйте ему стоимость израсходованного топлива. Компенсацию выплатите только при наличии документов, подтверждающих его пребывание в месте использования отпуска. Например, при наличии квитанции из гостиницы (дома отдыха, пансионата и т. д.) или справки о регистрации по местопребыванию. Расходы на бензин компенсируйте в пределах стоимости проезда.

Стоимость проезда рассчитайте на основе норм расхода топлива для конкретного автомобиля и исходя из кратчайшего маршрута следования. Нормы расхода топлива на автомобильном транспорте установлены Методическими рекомендациями, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.

Такой порядок установлен пунктом 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.

<…>

Вопрос из практики: можно ли перенести компенсацию сотруднику стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно на будущий год. Организация расположена в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности)

Ответ на этот вопрос зависит от типа организации.

Законодательством установлена обязанность всех организаций, расположенных в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), оплачивать сотрудникам проезд в пределах территории России к месту использования отпуска и обратно. Данная компенсация признается целевой и не суммируется в случае, когда сотрудник своевременно не воспользовался своим правом на оплату проезда (провоз багажа) (ч. 6 ст. 325 ТК РФабз. 5 ст. 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1). Такие правила прямо предусмотрены в отношении организаций, финансируемых из федерального бюджета (ч. 7 ст. 325 ТК РФабз. 6 ст. 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1). Вместе с тем, коммерческие организации вправе самостоятельно устанавливать порядок, размеры и условия выплаты компенсаций в коллективном договоре, трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. В этих документах можно предусмотреть и порядок переноса компенсации сотрудникам стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно на будущий год. Такой вывод следует из положений части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, абзаца 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 и подтверждается письмом Минздравсоцразвития России от 15 февраля 2010 г. № 217-13.

<…>

2.Из рекомендации
Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как удержать из зарплаты не возвращенные в срок подотчетные суммы

Какими документами оформить удержание

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то удержите эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель учреждения издает приказ о взыскании в произвольной форме. Оформляют приказ не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому получите письменное согласие сотрудника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд. Такие правила установлены в статьях 137248 Трудового кодекса РФ и подтверждены в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0.

Максимальная сумма удержания

Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 ТК РФ).

<…>

Срок исковой давности

Ситуация: как определить дату, когда учреждение может списать в связи с истечением срока исковой давности подотчетные суммы, которые числятся за уволившимся сотрудником

Чтобы определить день, когда можно списать неистребованные подотчетные суммы, воспользуйтесь следующей методикой.

1. Установите дату, с которой начинается срок исковой давности.

Отсчет срока исковой давности нужно вести со дня, следующего за датой, когда сотрудник должен был вернуть долг (ст. 191 ГК РФ). Например, если сотрудник должен был вернуть подотчетную сумму 5 октября, срок исковой давности отсчитывайте с 6 октября. Ведь задолженность сотрудника по подотчетным суммам относится к обязательствам с определенным сроком исполнения. Погасить задолженность сотрудник должен был не позднее трех рабочих дней после того, как закончился срок, на который ему были выданы деньги (при направлении сотрудника в командировку – не позднее трех рабочих дней после дня его возвращения) (п. 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-Уп. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Следовательно, срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул и по которым не отчитался, начинайте отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги (п. 2 ст. 200 ГК РФ).

2. Отсчитайте три года с даты начала срока исковой давности.

По обязательству в виде невозвращенных подотчетных сумм срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Специального срока исковой давности для данного случая законодательство не устанавливает (п. 1 ст. 197 ГК РФ). Поэтому срок исковой давности закончится в тот день, когда он начинался, только тремя годами позже (абз. 1 п. 1 ст. 192 ГК РФ). При этом учитывайте обстоятельства, которые могут послужить причиной для прерывания срока исковой давности. Например, такими обстоятельствами могут быть: подача учреждением иска о взыскании задолженности или действия должника по признанию долга (частичное погашение задолженности, обращение должника за отсрочкой платежа и т. д.). После перерыва срок исковой давности начинает отсчитываться заново. Это следует из статьи 203Гражданского кодекса РФ и пункта 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 12 ноября 2001 г. № 15, Пленума ВАС РФ от 15 ноября 2001 г. № 18.

Таким образом, по истечении срока исковой давности в бухучете и при расчете налога на прибыль задолженность по подотчетной сумме может быть признана безнадежной к взысканию и списана (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, письма Минфина России от 8 августа 2012 г. № 03-03-07/37 и от 15 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/589).

Одновременно со списанием задолженности с балансового учета отразите ее на забалансовом счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» для наблюдения в течение пяти лет (другого срока, установленного законодательством) за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника (п. 339 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Главбух советует: подотчетные суммы, которые числятся за уволившимся сотрудником, списывайте после того, как были приняты все предусмотренные законодательством меры для взыскания задолженности.

В частности, такими мерами могут быть удержание задолженности из суммы окончательного расчета при увольнении, отправка писем-уведомлений или телефонные обращения к бывшему сотруднику, обращения с иском о взыскании задолженности в суд и т. п.

Списание задолженности по подотчетным суммам без проведения указанных мероприятий может быть квалифицировано при проверке как нарушение.

<…>

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль