Централизованная бухгалтерия. Подпись документов.

810

Вопрос

бухгалтерия нашего автономного учреждения становится цетрализованной и принимает по соглашению ведение бухгалтерского учета другого автономного учреждения.Если в штате этого другого учреждения остается экономист и на него возлагается обязанности кассира для приема денег через кассу для сдачи на банковскую дебетовую карту через уфк.При этом каждый день он будет сдавать в бухгалтерию центразиванную приходные и расходные ордера и отчет кассира Подпись на приходном ордере и расходном будет главного бухгалтера ЦБ, а кассира экомиста учреждения(и на него будет оформлена дебетовая карта сбербанка через УФК) Будет ли это считаться правомерным Если вопрос непонятен то можно завтра связаться по телефону после 9-00Жду Вашего ответа,С Уважением Елена Вячеславовна

Ответ

Отвечает Галина Нефедова, эксперт


Централизованной бухгалтерии можно передать лишь полномочия в области ведения бюджетного (налогового) учета и составления отчетности. Передавать централизованной бухгалтерии полномочия по получению, сдаче денег, как правило, нельзя. Ведь обеспечение наличными не является объектом бухучета.

Право подписи документов, которыми оформляют операции с денежными средствами, можно передать штатным сотрудникам или лицам, оказывающим услуги по ведению бухучета (п. 7.5 Инструкции Банка России от 30.05.2014 г. № 153-И, п. 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). То есть в таких документах, помимо руководителя учреждения, может расписываться кассир, экономист (другой сотрудник учреждения) или руководитель (главный бухгалтер, бухгалтер-специалист) централизованной бухгалтерии.

Обоснование
 

Из рекомендации

Юлии Камардиной, советника руководителя Федерального казначейства

Можно ли получать наличные деньги черезцентрализованную бухгалтерию

Централизованная бухгалтерия (далее – ЦБ) получить наличные деньги от имени обслуживаемого учреждения не может. Связано это с тем, что передавать ЦБ полномочия по получению денег, как правило, нельзя. Ведь обеспечение наличными не является объектом бухучета.*

Но возможен такой вариант. Учреждение может по договору (соглашению) передать ЦБ полномочия по проведению расчетов и право подписи банковских документов, которые нужны, чтобы получить наличные. Для этого в орган Казначейства России представьте следующие документы:

карточку образцов подписей к лицевым счетам (ф. 0531753), по которой право первой и (или) второй подписи предоставлено сотрудникам ЦБ. Причем, чтобы это было возможно, издайте соответствующий приказ о наделении этим правом сотрудников ЦБ;

перечень удаленных получателей средств бюджета (не участников бюджетного процесса), которые имеют право получать наличные со счетов № 40116 (ф. 0531252). В перечень включите учреждение, которое обслуживает ЦБ, и реквизиты его счетов.

После этого сотрудники ЦБ, наделенные правом подписи, вправе подписывать и подавать в орган Казначейства заявку на получение наличных денег (ф. 0531802) и денежный чек.

Об этом сказано в письме Казначейства России от 1 апреля 2015 г. № 05-02-14/10.

Из рекомендации «Как получить наличные деньги со счета учреждения в кассу»

Из рекомендации

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Кто должен подписывать первичку за главного бухгалтера, если учет ведет сторонний исполнитель (централизованная бухгалтерия)

Все зависит от типа документа. Так, расчетно-платежную ведомость должен подписать руководитель централизованной бухгалтерии (другой организации, которая ведет бухучет) и исполнитель. А разрешение на выплату, помимо руководителя учреждения, визирует руководитель централизованной бухгалтерии либо уполномоченное им лицо. Это прямо установлено в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

В отношении другой первички четких правил нет. Но правильнее, если первичку, помимо руководителя самого учреждения, будет подписывать главный бухгалтер или бухгалтер-специалист централизованной бухгалтерии (другой организации, которая ведет бухучет). Например, в части подписания бухгалтерской отчетности это установлено в пункте 6 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 28 декабря 2010 г. № 191нпункте 5 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 25 марта 2011 г. № 33н. Этот же порядок можно применять и для подписания первичных документов.

А вот право подписи документов, которыми оформляют операции с денежными средствами, можно передать штатным сотрудникам или лицам, оказывающим услуги по ведению бухучета (п. 7.5 Инструкции Банка России от 30 мая 2014 г. № 153-Ип. 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). То есть в таких документах, помимо руководителя учреждения, может расписываться кассир, экономист (другой сотрудник учреждения) или руководитель (главный бухгалтер, бухгалтер-специалист) централизованной бухгалтерии.

При этом руководитель учреждения сам не может ставить подписи за главного бухгалтера. Дело в том, что руководитель не может принять ведение бухучета на себя. Данный вывод следует из части 3 статьи 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.*

Из рекомендации «Как организовать документооборот в бухгалтерии»

Из статьи журнала «УЧЕТ В ОБРАЗОВАНИИ», № 9, сентябрь 2015

Как организовать работу централизованной бухгалтерии

О чем пойдет речь: затраты на содержание бухгалтерии в последнее время заметно выросли. Главным образом из-за того, что ее работу приходится автоматизировать. Немало средств уходит на компьютеры, программное обеспечение, услуги программистов и консультантов, абонентскую плату за обновление программ и доступ к справочным системам. Один из способов оптимизировать расходы – укрупнение и централизация бухгалтерий.

Татьяна ФИСЕНКО, главный бухгалтер МУ «Централизованная бухгалтерия»

Определите, нужна ли централизация

Напомню, что основная цель создания централизованных бухгалтерий – повысить эффективность использования бюджетных средств. Как правило, учреждению удается сократить расходы по следующим направлениям:

программное обеспечение;

компьютерная техника;

затраты на материальные ценности. Например, уменьшается объем выводимых на бумагу регистров учета;

оплата труда сотрудников. При централизации общий штат бухгалтерскойслужбы на практике сокращается.

Совет

Закон не запрещает централизованной бухгалтерии вести учет по договору аутсорсинга с учреждениями, подведомственными стороннему ГРБС или другого уровня бюджета

В то же время качество работы улучшается за счет того, что можно быстрее получить своевременную и достоверную информацию о состоянии расчетов и учета. Для образовательного учреждения централизация учета облегчает свод периодической и годовой отчетности. Она также обеспечивает оптимальные условия для контроля за финансово-хозяйственной деятельностью учреждений, подведомственных одному распорядителю (главному распорядителю) бюджетных средств (ГРБС). Полномочия по ведению учета целесообразно передать, если:

несколько учреждений заняты в одной сфере деятельности;

в каждом из этих учреждений объем работ по ведению учета невелик.

В таком случае создают внутриведомственную централизованную бухгалтерию. Гораздо реже встречается межведомственная централизация учета. Она характерна, например, для муниципальных образований. Они формируют централизованные бухгалтерии для ведения бюджетного учета учреждений всего района независимо от сферы деятельности.

Проверьте законность передачи бухгалтерских функций

Важно запомнить!

Централизованной бухгалтерии можно передать лишь полномочия в области ведения бюджетного (налогового) учета и составления отчетности. Все управленческие функции обслуживаемое учреждение обязано выполнять самостоятельно*

В статье 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что руководитель экономического субъекта обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. А в пункте 5 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н, есть уточнение: договор заключают с другим учреждением или организацией (централизованной бухгалтерией).

Централизованная бухгалтерия обычно представляет собой самостоятельное юридическое лицо, созданное в организационно-правовой форме учреждения и действующее на основании устава, утвержденного учредителем. У такой организации есть круглая печать и штампы с ее наименованием, лицевой счет в финансовом органе, имущество, закрепленное на праве оперативного управления.

На заметку

На что обратить внимание, выбирая программное обеспечение

При централизации бухгалтерии применяют программное обеспечение, которое позволяет:
– обеспечить учет в одной информационной базе по нескольким учреждениям, не снижая быстродействия программы;
– своевременно обеспечить вышестоящее руководство и внешних пользователей оперативной и достаточной бухгалтерской и экономической информацией;
– рационально организовать документооборот между учреждениями и ГРБС;
– свести полученную информацию по разным учреждениям в единый отчет;
– получить контрольные соотношения для проверки отчетных данных.

Решение о создании централизованной бухгалтерии принимает орган государственной власти или местного самоуправления (учредитель).

Для передачи полномочий по ведению учета заключают специальный договор (соглашение). В нем фиксируют права и обязанности каждой стороны.

При безвозмездном договоре централизованную бухгалтерию финансирует учредитель в рамках утвержденной бюджетной сметы.

На заметку

Передача права первой подписи может вызвать вопросы

Для передачи права первой подписи директору централизованной бухгалтерии руководитель обслуживаемого учреждения может выдать доверенность, составленную в простой форме (ст. 185 Гражданского кодекса РФ). Однако учтите следующее: хотя доверенность и предусмотрена гражданским законодательством, очень многие проверяющие настаивают на том, что в финансовых документах должна стоять подпись руководителя обслуживаемого учреждения, а не директора централизованной бухгалтерии. На законодательном уровне данный вопрос четко не урегулирован.*

Полномочия образованного центра бухгалтерского учета и выполняемые им функции зависят от объема задач, экономической целесообразности и финансовых возможностей сторон.

Распределите обязанности по учету

Совет

Оформите с работниками централизованной бухгалтерии трудовые договоры. Разработайте для них штатное расписание, должностные инструкции, положения об оплате труда и другие локальные нормативные акты

При полной централизации ведения учета и составления отчетности в штатном расписании обслуживаемого учреждения не предусматривают должность бухгалтера. Соответственно, бухгалтерская служба не нужна. Но ведь бухгалтерский учет централизованная бухгалтерия может осуществлять и частично.

Рассмотрим каждый из вариантов.

При частичной централизации учетных функций в штатном расписании обслуживаемого учреждения сохраняют должность бухгалтера. В данном случае нужно четко разделить обязанности собственного специалиста (службы) и централизованной бухгалтерии.

Нередко функции бухгалтера учреждения оказываются ограниченными. Например, он принимает и проверяет «первичку», формирует бухгалтерские регистры. А остальная работа по ведению учета и составлению отчетности ложится на сотрудников централизованной бухгалтерии.*

Если же собственный специалист учреждения ведет полноценный учет, то тогда обязанность централизованной бухгалтерии – сводить отчетность нескольких учреждений в единые отчеты и сверять контрольные соотношения.

От того как организована работа централизованной бухгалтерии, зависят непосредственные обязанности ее сотрудников.

Если квалификация бухгалтеров достаточно высока, каждого из них можно назначить ответственным за ведение учета одного или нескольких учреждений в полном объеме. Они будут не только работать с документацией, но составлять итоговую бухгалтерскую, статистическую и налоговую отчетность. Однако на практике чаще применяют иную структуру: обязанности сотрудников разграничивают в соответствии с областями учета.

Важно запомнить!

Оценка деятельности централизованной бухгалтерии характеризуется качеством работ по ведению учета и составлению отчетности

Помимо ведения учета централизованная бухгалтерия может:

осуществлять внутренний и ведомственный финансовый контроль;

консультировать руководителей обслуживаемых учреждений по вопросам документирования, налогообложения, бухгалтерского учета и отчетности;

проводить инструктаж материально ответственных лиц по вопросам учета и сохранности нефинансовых активов, находящихся в учреждениях;

анализировать результаты деятельности подведомственных учреждений;

формировать полную и достоверную информацию о деятельности обслуживаемых учреждений.

Шпаргалка

Пример структуры централизованной бухгалтерии

Структуру можно выстроить в соответствии с функциями сотрудников:
– руководство бухгалтерии;
– планово-экономический отдел;
– группа расчетов с поставщиками и подрядчиками;
– группа по учету объектов основных средств, нематериальных и непроизведенных активов;
– группа расчетов по оплате труда;
– группа по учету материальных ценностей;
– группа по калькуляции продуктов питания;
– контрольно-ревизионная служба;
– кассир;
– делопроизводитель;
– административно-хозяйственный отдел (в том числе кладовщик).

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту. Вам также станет доступно:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

И еще в июне всем подарок! Пилотный номер журнала, где дано более 30 ответов на самые --->> популярные вопросы бухгалтеров госсектора

Фото

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ
Фото

Плюс к этому Вы получите подарок - свежий номер журнала в формате .pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль