Подпись в кассовых документов при замещении сотрудника

480

Вопрос

уважаемые эксперты! Прошу вас ответить на такой вопрос. Бухгалтер нашего учреждения, например, Иванова С.А., в порядке совмещения должностей, в пределах режима рабочего времени по основной работе (бухгалтер) и за определенную доплату выполняла дополнительную работу кассира, пока та находилась на больничном. Вопрос: каким образом бухгалтер Иванова должна подписывать приходный кассовый ордер (ПКО,) в строке "Получил кассир" или исправлять на "Получил бухгалтер", поскольку в документах по учету кассовых операций в случае подписания кассовых документов иным уполномоченным лицом в строках «Руководитель», «Главный бухгалтер», «Кассир» необходимо указывать не только его подпись и расшифровку подписи, но и наименование должности лица, подписавшего данные документы? Можно ли исправлять наименование должности в ПКО, если в унифицированной форме КО-1 предусмотрена строка "Получил кассир", а должностное лицо, подписавшееся там, не кассир, а бухгалтер? Спасибо.

Ответ

Отвечает Галина Нефедова, эксперт

Если бухгалтер в порядке совмещения должностей, в пределах режима рабочего времени по основной работе и за определенную доплату выполняет обязанности кассира, во время его отсутствия, то подписывать кассовые документы нужно в строке «Получил кассир», не исправляя наименование должности.
Основанием для этого является приказ о возложении обязанностей кассира в порядке совмещения должностей, договор о полной материальной ответственности и расписка о том, что сотрудник ознакомлен с должностными правами и обязанностями кассира.

Обоснование
 

Из рекомендации
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.

Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Кассовые документы должны оформлять все организации, которые ведут расчеты наличными. Организационно-правовая форма и применяемая система налогообложения значения не имеют.

Нумеровать приходные кассовые ордера можно так, как удобно вам. Обычно это простая нумерация в порядке возрастания. Или, например, с использованием буквенного шифра, даты и т. п. При этом нумерация может быть как сквозной, так и несквозной. Дело в том, что ни указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, ни указанием Банка России от 3 февраля 2015 г. № 3558-Уне установлены требования к нумерации.

Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер заполняют при получении денег в кассу. Составьте его в одном экземпляре по форме № 0310001 (КО-1) (п. 170 Инструкции к Единому плану счетов № 157нп. 4.1 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей:

непосредственно приходный кассовый ордер;

отрывная часть – квитанция. Ее выдайте человеку, внесшему деньги.

Как заполнять ПКО

Приходный кассовый ордер на бумажном носителе можно оформить от руки или с применением технических средств (п. 4.7 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). При этом каких-либо ограничений по цвету чернил, используемых при заполнении кассовых документов, не установлено. Например, если у вас закончилась паста в шариковой ручке, то бланк продолжайте заполнять новой ручкой, даже если оттенок или цвет у нее другой.

В приходном ордере и квитанции к нему в строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например: «Оплата по договору от 12 сентября 2014 г. № 123», «Торговая выручка за смену».

В строке «В том числе» укажите сумму НДС цифрами или напишите «Без НДС». В строке «Приложение» перечислите документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру.

Подпись в кассовых документов при замещении сотрудника

Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Исправления в кассовые документы, в том числе в приходный кассовый ордер, вносить нельзя (п. 10 Инструкции к Единому плану счетов № 157нп. 4.7 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Кто подписывает приходник

Приходный кассовый ордер должен подписать кассир, а кроме него, также главный бухгалтер или бухгалтер.

Вместо бухгалтера кассовые документы может подписывать и другой сотрудник организации. Для этого руководитель организации должен составить распорядительный документ о назначении ответственного. Кандидатуру уполномоченного сотрудника руководитель должен согласовать с главным бухгалтером (при его наличии).

Если бухгалтера в организации нет вообще, тогда ордер подписывают руководитель организации и кассир.

В организации нет ни бухгалтера, ни кассира? Тогда все кассовые документы подписывает лично руководитель. Такие правила установлены пунктом 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н,пунктом 4.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.*

Ситуация: как правильно поставить печать (штамп) на приходный кассовый ордер

Поставьте печать в часть бланка, обозначенную буквами «М.П.», так, чтобы ее оттиск располагался на квитанции.

Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей: непосредственно приходный кассовый ордер и отрывная часть – квитанция. Специальных требований, где должен располагаться оттиск печати (например, 60% оттиска на квитанции, а 40% на приходном ордере), в законодательстве нет. Поэтому поставьте печать в часть бланка, обозначенную буквами «М.П.». Учитывая, что этот реквизит расположен на квитанции, оттиск печати должен быть на ней. Такой вывод можно сделать на основании постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Подпись в кассовых документов при замещении сотрудника

Точного состава реквизитов, которые должны быть на печати (штампе) кассира, тоже нет. Раньше действовали нормативные акты, которые регулировали этот вопрос, но сейчас они отменены. Тем не менее их можно использовать. Например, распоряжение мэра г. Москвы от 25 августа 1998 г. № 843-РМ. В пункте 6этого документа был установлен перечень реквизитов, которые считались обязательными:

полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы;

местонахождение;

основной государственный регистрационный номер.

Кстати, вовсе не обязательно ставить основную печать организации. Часто кассиры используют штамп для документов или кассы. На таких печатях делают соответствующую надпись «Для документов», «Касса» или «Для кассовых документов» и т. п. (п. 6.2 распоряжения мэра г. Москвы от 25 августа 1998 г. № 843-РМ).

Подпись в кассовых документов при замещении сотрудника

Главбух советует: С 7 апреля 2015 года организации могут полностью отказаться от печатей (Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ). Но так как печать предусмотрена формой приходного кассового ордера, игнорировать такой реквизит пока рискованно. Лучше дождаться официального разрешения от ведомств или новой формы ордера.

Как работать с ПКО: порядок действий

Получая деньги по приходному кассовому ордеру, руководствуйтесь правилами пунктов 5.1– 5.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Этап 1. Получая наличные деньги, бухгалтер оформляет приходный кассовый ордер и передает его кассиру.

Этап 2. Кассир проверяет:

есть ли в ордере все необходимые подписи и соответствуют ли они имеющимся у кассира образцам;

соответствуют ли суммы цифрами суммам прописью;

все ли документы, которые перечислены в ордере, есть в наличии.

Этап 3. Кассир пересчитывает деньги так, чтобы тот, кто вносит деньги, мог следить за действиями кассира.

Этап 4а. Если сумма денег, указанная в приходнике, совпадает с внесенной суммой, кассир ставит подпись в ордере. Затем на квитанции к ордеру ставит печать или штамп (при наличии печати у организации) и выдает квитанцию вносителю.

Этап 4б. Если вносимая сумма денег не совпадает с суммой, указанной в приходнике, кассир предлагает внести недостающую сумму. При отказе внести недостающую сумму кассир должен вернуть все деньги вносителю. Кассир должен также перечеркнуть приходник и отдать бухгалтеру (или руководителю) на переоформление.

Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер выписывают каждый раз, когда выдают деньги из кассы. Составляйте его по форме № 0310002 (КО-2) (п. 170 Инструкции к Единому плану счетов № 157нп. 4.1 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Этот документ составляется в одном экземпляре.

Если выдаете деньги сотруднику под отчет, то расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления. О том, как должно быть составлено такое заявление, см. здесь.

Как заполнять РКО

Расходный кассовый ордер на бумажном носителе можно оформить от руки или с применением технических средств (п. 4.7 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). При этом каких-либо ограничений по цвету чернил, используемых при заполнении кассовых документов, не установлено.

В строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от 2 июня 2015 г. № 321».

В строке «Приложение» перечислите прилагаемые первичные и другие документы (счета, заявки на выдачу денег и т. д.). Укажите номер и дату составления документов.

Подпись в кассовых документов при замещении сотрудника

Такой порядок заполнения установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Нумеровать расходные кассовые ордера можно так, как удобно вам. Обычно это простая нумерация в порядке возрастания. Или, например, с использованием буквенного шифра, даты и т. п. При этом нумерация может быть как сквозной, так и несквозной. Дело в том, что ни указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, ни указанием Банка России от 3 февраля 2015 г. № 3558-Уне установлены требования к нумерации.

Исправления в кассовые документы, в том числе в расходный кассовый ордер, вносить нельзя (п. 10 Инструкции к Единому плану счетов № 157нп. 4.7 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Ситуация: обязательно ли ставить подпись руководителя организации на расходном кассовом ордере, если есть подписи бухгалтера и кассира

Обязательно, но не всегда. Подпись руководителя не нужна, если она уже есть на приложениях к расходному кассовому ордеру.

Действительно, среди реквизитов расходного кассового ордера, который составляют при выдаче денег из кассы, отведено место для трех подписей: главного бухгалтера (или просто бухгалтера), кассира и руководителя организации. И в пункте 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, а также в указаниях по заполнению этой формы прямо сказано, что денежные документы (расходный кассовый ордер) подписывают руководитель и главный бухгалтер.

Но в то же время в абзаце 3 пункта 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н сказано, что принимать к учету нельзя только те денежные документы, которые не подписаны главным бухгалтером (уполномоченным им сотрудником). Про отсутствие подписи руководителя указаний нет. Поэтому в исключительных случаях к учету можно принимать расходники, на которых нет подписи руководителя. Но с условием, что на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и т. д.) уже есть разрешительная надпись руководителя. При таких обстоятельствах подпись директора на самом кассовом ордере необязательна, ведь из прилагаемых документов будет видно, что руководитель разрешил выдачу денег.

Если же в организации нет бухгалтера, то руководитель должен визировать расходный документ в любом случае. Даже когда свою подпись он поставил на приложениях к кассовому ордеру. Это следует из пункта 4.3указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

В то же время руководитель может предоставить право подписи документов, в том числе кассовых, одному из сотрудников организации. Например, на время своего отсутствия. Для этого достаточно оформить доверенность (ст. 186 ГК РФ).

Как работать с РКО: порядок действий

Выдавая деньги по расходному кассовому ордеру, руководствуйтесь правилами пунктов 6.1 – 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Этап 1. Кассир проверяет:

есть ли в ордере все необходимые подписи и соответствуют ли они имеющимся у кассира образцам;

соответствуют ли суммы цифрами суммам прописью;

все ли документы, которые перечислены в ордере, есть в наличии;

совпадают ли Ф. И. О. в ордере с данными паспорта или другого документа, который предъявляет получатель денег.

Этап 2. Кассир подготавливает сумму наличных денег для выдачи и передает расходный ордер получателю для проставления подписи.

Этап 3. Получатель в расходном кассовом ордере ставит подпись.

Этап 4. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег так, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает ему деньги в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.

Этап 5. Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полученные им деньги. Если получатель не сделает этого, то он не сможет в дальнейшем предъявить претензии кассиру по сумме полученных наличных денег.

Этап 6. Кассир подписывает расходный ордер.

Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере, или его представителю по доверенности. У получателя нужно проверить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. А у представителя – доверенность и паспорт (или другой документ, удостоверяющий личность). Об этом сказано в пункте 6.1указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Когда деньги выдаются по доверенности, нужно также проверить:
– соответствуют ли Ф. И. О. получателя, указанные в расходном кассовом ордере, данным из доверенности;
– соответствуют ли Ф. И. О. доверенного лица, указанные в доверенности и расходном кассовом ордере, данным его паспорта или другого документа, удостоверяющего его личность.

Доверенность на получение денег приложите к расходному кассовому ордеру. Если доверенность оформлена на несколько выплат или на получение денег у разных организаций (в т. ч. организаций госсектора) или предпринимателей, то к расходному кассовому ордеру приложите ее копию. Копию доверенности заверяйте в установленном руководителем (предпринимателем) порядке. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.

Ситуация: Можно ли в расходном кассовом ордере напечатать сумму к получению на компьютере или ее должен заполнить получатель от руки

С вступлением в силу указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У в расходном кассовом ордере получателю не обязательно писать от руки сумму. Ее можно заполнить на компьютере. Требования о том, что получатель должен вписывать полученную сумму своей рукой, данный документ не содержит. Это следует из пункта 6.2 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Подобное правило содержалось в прежнем Порядке, утвержденном положением Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П, который в настоящее время не действует.

Журнал регистрации приходных и расходных ордеров

Прежде чем приходные и расходные кассовые ордера передать в кассу, их регистрируют в журнале. Ведите журнал по форме № КО-3. Такие правила установлены частью 1 статьи 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Ситуация: на какой период открывается журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. КО-3)

На любой период – по решению организации.

Никаких ограничений по сроку, в течение которого ведется журнал по форме № КО-3, в законодательстве не установлено. Поэтому вопрос о том, на какой период заводить журнал, главный бухгалтер должен решить самостоятельно. Таким периодом может быть месяц, квартал или год. При принятии решения учитывайте количество кассовых операций.

Электронный документооборот

Что делать, если место работы бухгалтера далеко от кассы? В этом случае кассовые документы бухгалтер может оформить в электронном виде и заверить электронной подписью. Кассир же после получения электронного документа должен распечатать его на бумаге, поставить свою подпись и оттиск печати или штампа (если организация не отказалась от печати).Такие разъяснения содержатся в письме Банка России от 11 августа 2014 г. № 29-1-1-ОЭ/3002.

Кстати, можно составлять кассовые документы одновременно в бумажном и электронном виде. Такая мера поможет снизить риск потерь важных документов. Это следует из пункта 4.7 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Чем грозит отсутствие кассовых документов

Внимание: За отсутствие кассовых документов организацию могут оштрафовать.

Отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил ведения бухгалтерского и налогового учета. За это предусмотрена административная и налоговая ответственность.

Штраф составит:

2000–3000 руб. – для виновного должностного лица (например, руководителя организации) за нарушение правил ведения бухучета или сроков и правил хранения документов;

10 000 руб. – за нарушение, которое совершено в течение одного налогового периода и не повлекло налогового правонарушения;

30 000 руб. – за нарушения, которые совершены в течение нескольких налоговых периодов и не повлекли налогового правонарушения;

20 процентов от суммы неуплаченного налога (но не менее 40 000 руб.) – за нарушения, которые привели к занижению налоговой базы.

Такой порядок установлен статьей 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях и статьей 120Налогового кодекса РФ.

Из рекомендации

Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как обеспечить сохранность наличных денег в кассе

Мероприятия, которые обеспечат сохранность наличных, порядок их хранения, транспортировки, инвентаризации, каждое учреждение разрабатывает самостоятельно (п. 7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

За сохранность денег в кассе отвечает кассир или сотрудник, исполняющий его обязанности. Поэтому при приеме кассира на работу, помимо оформления обычных документов, нужно:

заключить договор о полной материальной ответственности;

взять с кассира расписку о том, что он ознакомлен со своими должностными правами и обязанностями.

Об этом сказано в пункте 4 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Аналогично поступайте, если обязанности кассира исполняет другой сотрудник по внутреннему совместительству (например, бухгалтер).

Все это нужно, потому что кассир – это материально ответственное лицо. А значит, он обязан возместить работодателю ущерб, нанесенный по его вине, в полном размере. Это следует из перечня, утвержденного постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85, и статей 242 и 244 Трудового кодекса РФ.*

Из рекомендации «Как соблюдать порядок ведения кассовых операций»

Из статьи журнала «ГЛАВБУХ», № 14, июль 2014

Три приказа, которые теперь необходимы вам для работы с кассой

Чем поможет эта статья: Готовые образцы приказов помогут грамотно оформить назначение кассира, правильно вести кассовую книгу и освободить предпринимателей от бумажной рутины.

От чего убережет: От беспорядка в документах и нарушения кассовой дисциплины.

Важная деталь

Директор может сам установить в приказе, как компания будет вести кассовую книгу. А также назначить кассира — сотрудника, который будет отвечать за выдачу и получение наличных.

Приказ № 1. О назначении кассира

Обычно в штатном расписании компании есть кассир. Но если эту должность в штатном расписании не предусмотрели, то надо назначить кассиром кого-то из работников. Конечно, выдавать и принимать наличные руководитель может и сам (п. 4 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Если руководитель не намерен вести учет налички самостоятельно, то понадобится приказ о том, кто в компании кассир (см. образец ниже).*

Подпись в кассовых документов при замещении сотрудника

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

Фото

Плюс к этому Вы получите подарок - свежий номер журнала в формате .pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль