Оприходование материалов без первичных документов

414

Вопрос

Можно ли оприходовать материальный запас, а именно мучную смесь для выпечки хлеба без глютеина, казенному учреждению, детский дом,полученную для ребенка по льготному рецепту в областной детской клинической больнице. Документы, на основании которых можно было бы поставить на учет продукт, медицинской сестре не были выданы больницей,(ей было отказано в выдаче оправдательных документов). Как поступить в таком случае? Если можно поставить на учет,то какие документы оформить?

Ответ

Отвечает Ольга Моргунова, эксперт

По общему правилу каждый факт хозяйственной жизни надо подтвердить первичными документами. Это касается и поступления материальных запасов. Часть документов получите у поставщика, а часть оформите самостоятельно.

Исходя из вопроса, Вы получаете мучную смесь в рамках безвозмездной передачи от государственного учреждения.

Больница должна предоставить Вам акт приема передачи и извещение по форме № 0504805.

Вы должны на основании предоставленных документов составить приходный ордер (ф. 0504207).

Обоснование
 

Из рекомендации
Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как оформить и отразить в бухучете поступление материальных запасов

<…>

Какие первичные документы должны быть

По общему правилу каждый факт хозяйственной жизни надо подтвердить первичными документами. Это касается и поступления материальных запасов. Часть документов получите у поставщика, а часть оформите самостоятельно. Состав первички зависит от способа получения материальных запасов. Если приходуете материальные запасы, которые произведены в вашем учреждении, то и документы будут только те, что составите самостоятельно вы или сотрудники подразделений.

Это следует из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ,пункта 114 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Материальные запасы могут поступить в учреждение:

Приемка на складе

Поступление материальных запасов оформляет кладовщик или другое материально ответственное лицо склада. При приемке комиссия по поступлению и выбытию активов должна проверить количество и качество поступивших материалов. Если все в порядке, то составьте приходный ордер (ф. 0504207). Если фактическое количество (качество, ассортимент) не соответствует документам или сопроводительные документы вовсе отсутствуют, нужно составить акт по форме № 0504220. Подробнее см. Как оформить, отразить в бухучете и при налогообложении недопоставку материальных запасов.

Такой порядок предусмотрен Методическими указаниями к формам № 0504207,№ 0504220, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52нпунктом 114 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Ситуация: Кто должен поставить подпись в строке «Сдал» в приходном ордере (ф. 0504207)

В приходном ордере на приемку материальных ценностей (ф. 0504207) в строке «Сдал» подпись ставит представитель поставщика: экспедитор, курьер и т. д. Это следует из содержания самой формы ордера (образец заполнения см. здесь). Поясним.

Приходный ордер (ф. 0504207) оформляют, когда в учреждение поступают нефинансовые активы. В реквизитах формы есть четыре строки для подписи. Две из них для подписи ответственными исполнителями. А именно сотрудником, который оформлял сам бланк приходного ордера, а также сотрудником бухгалтерии, который принял полученные товары к учету. Остается еще две строки – «Принял» и «Сдал». Логично, что строку «Принял» заполняет сотрудник, ответственный за приемку товара, а строку «Сдал» – представитель поставщика, который эти товары доставил и передал в учреждение. Чаще всего в этой строке ставят свою подпись водители, экспедиторы, логисты, курьеры или представители транспортной компании, через которую поставщик отправлял товар. А при самовывозе или покупке через подотчетника в графе «Сдал» должен расписаться именно сотрудник учреждения, который доставил товар на склад.

Такие выводы вытекают из реквизитов формы № 0504207 и Методических указаний по ее заполнению, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Но иногда случается, что представитель поставщика отказывается подписывать приходный ордер, составленный заказчиком. Обычно отказ мотивируют тем, что вместе с товаром уже идет первичка (накладная). И эти документы уже подписаны со стороны поставщика.

Как же быть в этой ситуации? Выход только один – оставить данную строку незаполненной. Ведь законодательством не установлена обязанность для поставщика подписывать внутренние документы заказчика. А приходный ордер является именно таким документом, и в указаниях по его применению не сказано, что он должен быть передан на сторону. Соответственно, вы не можете обязать представителя поставщика, который доставил товары, подписать приходный ордер.

Главбух советует: Если вам так и не удалось убедить представителя поставщика поставить подпись в строке «Сдал», сделайте на ордере отметку об этом. Например, можно написать: «Представитель поставщика, водитель Ю.И. Колесов, со своей стороны ставить подпись на приходном ордере отказался». И не забудьте к ордеру приложить первичку поставщика. В ней должны быть все необходимые подписи с его стороны.

Ситуация: как отразить в бухучете поступление и списание материальных запасов, если в учреждении нет склада и должности кладовщика

Если у учреждения нет склада и должности кладовщика, то материальные запасы сразу поступают материально-ответственным лицам. При этом оформите те же документы, что и при приемке материалов на склад.

Списываются поступившие таким образом материальные запасы в обычном порядке.

По общему правилу поступление материальных запасов в учреждение отражается на счете 105.00 «Материальные запасы» на основании первичных учетных документов (п. 98114 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). При этом материальные запасы сначала нужно оприходовать на склад, а затем передать сотрудникам учреждения (материально-ответственным лицам) на хозяйственные нужды.

Важно отметить, что в учреждениях здравоохранения наличие склада обязательно. Объясняется это тем, что при приобретении или безвозмездном получении мягкий инвентарь (белье) должно поступить на склад. Его передача непосредственно в пользование отделений (кабинетов, лабораторий), минуя склад, запрещена. Об этом сказано в пункте 6 Инструкции, утвержденной приказом Минздрава СССР от 29 февраля 1984 г. № 222.

Если склада и должности кладовщика в учреждении нет, материальные запасы сразу поступают сотрудникам (материально ответственным лицам), а затем списываются с учета в обычном порядке. При этом в документах на списание (например, в ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения ф. 0504210) в реквизите «Выдал» ставится подпись материально ответственного лица, а в графе «Расписка в получении» – подпись сотрудника, получившего материальные ценности.

В любом случае (при наличии в учреждении склада и должности кладовщика или при их отсутствии) аналитический счет счета 105.00 дополните аналитическим признаком «Материально ответственное лицо» и (или) «Место хранения» (п. 119 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

<…>

Безвозмездное поступление

Поступление материальных запасов безвозмездно оформите в обычном порядке. Тот, кто отдал вам бесплатно материалы, должен представить такие же первичные документы, как и при возмездном поступлении материальных запасов. А вы со своей стороны должны составить приходный ордер или акт.

При этом, если материалы поступают безвозмездно от гражданина или организации, нужно заключить договор дарения. Сумма сделки между организациями превышает 3000 руб.? Договор оформите в письменной форме. Если не превышает – договор может быть заключен устно. Договор между гражданином и учреждением независимо от суммы сделки можно заключить как в устной, так и в письменной форме. Такой порядок следует из статей 574 и 575Гражданского кодекса РФ.

Если материалы поступают безвозмездно от организаций госсектора (например, при внутриведомственном или межведомственном перемещении), не забудьте получить от них извещение по форме № 0504805 (Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н).

Фактическую стоимость материальных запасов, поступивших по договору дарения, определяйте по их текущей оценочной стоимости на дату принятия к бухучету. То есть по цене, по которой вы можете продать материальные запасы. Если доставку и приведение безвозмездно полученных материальных запасов в состояние, пригодное к использованию, вы взяли на себя, то в их фактическую стоимость следует включить и эти затраты.

Определяя оценочную стоимость, ориентируйтесь на данные, которые у вас есть на день получения актива. Сведения об уровне действующих цен должны быть подтверждены документально. А если подтвердить документально цены невозможно, то нужно провести экспертизу.

Такие правила установлены в пункте 25 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Услуги специализированной организации, которая провела оценку имущества, оплатите по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». А в бухучете эти расходы отразите по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги». То есть расчеты по ним нужно отразить на счетах, которые увязаны с этим кодом: 302.26, 401.20.226 и т. д. Такой вывод следует из разделов III и V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

Помимо договора дарения, учреждение в безвозмездном порядке может получить материальные запасы от организаций госсектора. В этом случае поступившие материальные запасы учитывайте по фактической стоимости, отраженной у предыдущего собственника. А также с учетом сумм, которые вы заплатите за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное к использованию.

Порядок отражения в бухучете операций по безвозмездному поступлению материальных запасов зависит от типа учреждения и от того, есть ли дополнительные расходы (например, на доставку).

<…>

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль