Списание остатка по испорченной топливной карте

67

Вопрос

Бюджетное учреждение для заправки автомобилей использует смарт-карты - у нас их 5. Расчеты с контрагентом посредством смарт-карт проходят через фондовую кассу - 201.35. Несколько лет назад одна из карт была повреждена и ее заменили на новую, с другим номером. Но.. в фондовой кассе по испорченной карте остаток составил 0,60 рублей. В результате сверки с контрагентом, установлено что эта сумма у второй стороны не числится.Подскажите пожалуйста, как нам поступить, можно ли эту сумму просто списать (какими проводками?)Спасибо.

Ответ

Отвечает Лидия Меркутова, эксперт

Учитывать смарт-карты на 201.35 «Денежные документы» нельзя, т.к. эти карты не соответствуют признакам денежных документов. Учет топливных карт ведется на забалансовых счетах. Для учета введите дополнительный забалансовый счет, например 40К и закрепите его в рамках формирования учетной политики. При отражении в учете топливных карт учтите условия договора с поставщиком. Подробнее об учете смарт-карт приведено далее.

Исправить Вашу ситуацию можно, списав топливные карты со счета 201.35. Для этого составьте акт внутрипроверочной комиссии об обнаружении ошибки в учете и об ее устранении. В учете сделайте операции:

Дт 0.401.20.ХХХ (0.109.60.ХХХ) Кт 0.201.35.ХХХ

- отражено выбытие смарт-карт;

Увеличение забалансового счета 40К
– учтены на забалансовом счете смарт-карты.

В акте отразите сведения о смарт-карте, которая была испорчена, а вместо нее выдана другая карта. Сведения о данной карте отразите как ошибку. Спишите ее со счета 201.35, но на забалансовый учет не ставьте. К акту внутрипроверочной комиссии приложите акт сверки с поставщиком.

Обоснование
 

Из рекомендации

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как отразить в бухучете и при налогообложении топливные карты для приобретения ГСМ

Виды топливных карт

Топливные карты бывают:

  • денежными (выдаются на определенный лимит стоимости ГСМ);
  • литровыми (выдаются на определенный лимит объема ГСМ).

Как оформить топливную карту

Чтобы приобретать ГСМ при помощи топливных карт, с оптовым поставщиком или непосредственно с АЗС нужно заключить договор.

Обычно схема работы с топливными картами выглядит так.

1. Учреждение перечисляет поставщику аванс по договору поставки бензина по топливным картам. Сумма по договору включает в себя стоимость топлива, цену самой карты (если карта передается учреждению за плату) и стоимость ее обслуживания. Некоторые нефтяные компании выдают карты бесплатно и не устанавливают плату за их обслуживание. Другие – взимают небольшую плату. При этом стоимость бензина, приобретенного по карте, как правило, ниже, чем при расчетах по талонам и за наличные.

2. После того как учреждение перечислило аванс, ему выдают топливную карту с PIN-кодом. Когда водитель заправляет машину, он предъявляет карту на АЗС.

3. Ежемесячно после обработки данных поставщик топлива (эмитент карты) представляет учреждению-покупателю:

  • счет-фактуру;
  • акт приемки-передачи, где указывается объем и стоимость выбранного топлива;
  • подробный отчет обо всех операциях по топливной карте. В него включаются сведения о поступлении и расходовании средств, а также о количестве отпущенных ГСМ.

Журнал учета топливных карт

Как правило, топливную карту закрепляют за конкретным сотрудником (водителем). Для контроля можно завести журнал учета приема и выдачи топливных карт. Типовой формы данного документа нет, поэтому учреждение вправе разработать ее самостоятельно. Главное, чтобы самостоятельно разработанный бланк содержал все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Порядок выдачи и возврата топливных карт не регламентируется. На практике можно обязать сотрудника сдавать карту либо ежедневно, либо при необходимости (по окончании срока ее действия, при увольнении, при уходе в отпуск и т. п.). Авансовые отчеты при расчетах за ГСМ с помощью топливных карт составлять не нужно.

Бухучет: общие правила

Внимание: Пополняемые (многоразовые) топливные карты не являются денежными документами. Поэтому учитывать их на счете 201.35 «Денежные документы» нельзя.

Перечень документов, которые являются денежными документами приведен в пункте 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. В частности, это оплаченные талоны на товары (услуги), оплаченные путевки, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки. Этот перечень является открытым.

Исходя из документов, которые в нем указаны, можно сделать вывод, что к денежным относятся документы со следующими признаками:

  • номинальная стоимость (т. е. на какую сумму можно приобрести товар (услугу));
  • одноразовое получение товара (услуги) по одному документу. Так, по одному талону можно получить бензин (питание) один раз, по одной почтовой марке один раз отправить письмо.

Топливная карта представляет собой техническое средство (смарт-карту) для учета отпуска топлива на АЗС и подтверждения права его держателя на получение оплаченного топлива. Карта содержит информацию об общем количестве денежных средств, в пределах которых держатель вправе приобретать ГСМ. Сумма денежных средств на карте меняется в момент перечисления их от держателя, а также при отпуске топлива. То есть такие карты не имеют номинальной стоимости, и по ним можно получать топливо несколько раз. Следовательно, топливная карта не соответствует признакам денежного документа и не может учитываться на счете 0.201.35.000 «Денежные документы».

Порядок отражения топливных карт в бухучете зависит от условий договора с поставщиком ГСМ.

Бухучет: получение карты бесплатно

В этом случае отражать карту в бухучете не требуется. Но для контроля за ее сохранностью можно ввести дополнительный забалансовый счет и вести его в разрезе материально ответственных лиц. Например, счет 40К «Топливные карты». Дополнительные забалансовые счета укажите в учетной политике для целей бухучета.

При получении топливной карты в учете сделайте проводку:

Увеличение забалансового счета 40К
– учтена на забалансовом счете топливная карта, полученная бесплатно.

Такой порядок установлен частью 3 статьи 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктами 6332 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Главбух советует: При утверждении дополнительных забалансовых счетов целесообразно к номеру счета добавить префикс в виде буквы, например, как показано выше: счет 40К «Топливные карты».

Это нужно, чтобы не пересекаться с Планом счетов, который утверждает Минфин России. Ведь не исключено, что перечень забалансовых счетов может быть расширен.

КВР

Расходы на приобретение топливной карты отнесите на один из следующих элементов вида расходов:

Для каких нужд Код вида расходов
1. Закупка для обеспечения спецтопливом и ГСМ органов, в которых законодательством предусмотрена военная и (или) приравненная к ней служба:
– в рамках государственного оборонного заказа; элемент 221
– вне рамок государственного оборонного заказа элемент 222
2. В других случаях для государственных (муниципальных) нужд, в том числе для бюджетных и автономных учреждений элемент 244

Это следует из раздела III указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65.

Далее рассмотрим порядок отражения карты, приобретенной для нужд учреждения, в бухучете.

Бухучет: приобретение с условием возврата

В этом случае учреждение должно внести поставщику залоговую стоимость карты. Когда использование карты будет прекращено, учреждение возвратит ее обратно, а поставщик вернет ему залоговую стоимость. Поскольку топливная карта является собственностью поставщика топлива, то такое имущество нужно учитывать отдельно от собственного имущества учреждения. Поэтому полученную карту можно учитывать на дополнительном забалансовом счете, например на счете 40К «Топливные карты» в разрезе материально ответственных лиц. Дополнительные забалансовые счета укажите в учетной политике для целей бухучета. Это следует из положений пункта 332 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с предоставлением поставщиком топливной карты с условием возврата, зависит от типа учреждения.

В учете бюджетных учреждений:

При оплате топливной карты сделайте следующие проводки:

Дебет 0.210.05.560 Кредит 0.201.11.610
– перечислена поставщику топлива залоговая стоимость карты;

Увеличение забалансового счета 18 (КВР 244)
– отражено выбытие средств со счета учреждения.

Получение топливной карты оформите записью:

Увеличение забалансового счета 40К
– принята топливная карта за баланс.

При возврате карты эмитенту независимо от периода ее использования (больше года или меньше) полученные средства отразите как восстановление кассового расхода. В учете сделайте следующие проводки:

Дебет 0.201.11.510 Кредит 0.210.05.660
– получена залоговая стоимость топливной карты;

Уменьшение забалансового счета 18 (КВР 244)
– отражено поступление средств на счет учреждения (как восстановление кассового расхода);

Уменьшение забалансового счета 40К
– списана топливная карта с забалансового счета.

Такой порядок установлен пунктами 72, 73 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 201.01, 210.05, забалансовый счет 18).

Бухучет: приобретение карты за плату

Порядок отражения в бухучете топливных карт, приобретенных за плату, действующим законодательством не установлен.

Ранее Минфин России высказывал мнение о том, что такие карты подлежат учету в составе бланков строгой отчетности (БСО) на забалансовом счете 03 (письмо Минфина России от 3 июня 2008 г. № 02-14-10а/1611). Однако карты не соответствуют описанию БСО, изложенному в пунктах 118, 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. А именно они не являются бланочной продукцией, изготовленной типографским способом по форме, утвержденной нормативно-правовым актом органа власти.

Учитывая, что порядок учета карт прямо не прописан в инструкциях, учреждение может установить его самостоятельно. Например, ввести дополнительный забалансовый счет 40К «Топливные карты» в разрезе материально ответственных лиц (п. 332 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Подтверждают эту позицию и некоторые специалисты контролирующих ведомств в частных разъяснениях. При этом, чтобы избежать разногласий с проверяющими, выбранный вариант согласуйте с учредителем и закрепите в учетной политике (п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). В этом случае он будет обязательным к применению как учреждением, так и проверяющими.

Учет карт ведите в условной оценке (1 руб. за одну карту) либо по стоимости приобретения. Выбранный вариант также закрепите в учетной политике.

Для более детального контроля за движением карт целесообразно отражать их поступление и выбытие в журнале учета приема и выдачи топливных карт.

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с предоставлением поставщиком топливной карты за плату, зависит от типа учреждения.

В учете бюджетных учреждений:

Оплату поставщику топливной карты отразите следующим образом:

Дебет 0.302.26.830 (0.206.26.560) Кредит 0.201.11.610
– оплачена топливная карта;

Увеличение забалансового счета 18 (КВР 244)
– отражено выбытие средств со счета учреждения;

Дебет 0.401.20.226 (0.109.80.226, 0.109.90.226...) Кредит 0.302.26.730
– списана на расходы стоимость топливной карты (включая НДС – в рамках деятельности, не облагаемой НДС);

Дебет 0.210.12.560 Кредит 0.302.26.730
– отражен НДС со стоимости топливной карты (в рамках деятельности, облагаемой НДС);

Увеличение забалансового счета 03 (40К)
– учтена топливная карта за балансом (в зависимости от решения, принятого в рамках формирования учетной политики);

Дебет 0.303.04.830 Кредит 0.210.12.660
– принят к вычету входной НДС по приобретенной топливной карте (в рамках деятельности, облагаемой НДС).

Такой порядок установлен пунктами 60–61, 65, 73, 112, 113, 128, 129, 133 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 109.00, 210.10, 302.00, 303.00, 401.20).

Пример отражения в бухучете приобретения и списания топливной карты

1 июня бюджетное учреждение «Альфа» заключило с АЗС договор на обслуживание денежной топливной карты. В этот же день плата за топливную карту была перечислена поставщику со счета учреждения за счет средств субсидии на госзадание. Стоимость карты – 100 руб. 7 июня карта выдана водителю Ю.И. Колесову. 2 августа Колесов уволился и сдал карту в бухгалтерию на хранение. Обе операции были отражены в журнале учета приема и выдачи топливных карт.

В рамках формирования учетной политики было принято решение вести учет топливных карт на дополнительном забалансовом счете 40К (в разрезе материально ответственных лиц).

В бухучете учреждения сделаны следующие проводки.

1 июня:

Дебет 4.302.26.830 Кредит 4.201.11.610
– 100 руб. – оплачена топливная карта;

Увеличение забалансового счета 18 (КВР 244)
– 100 руб. – отражено выбытие средств со счета учреждения;

Дебет 4.109.80.226 Кредит 4.302.26.730
– 100 руб.– отнесена на расходы стоимость топливной карты;

Увеличение забалансового счета 40К «МОЛ Ю.И. Колесов»
– 100 руб. – учтена топливная карта за балансом.

2 августа:

Уменьшение забалансового счета 40К «МОЛ Ю.И. Колесов»
– 100 руб. – возвращена топливная карта;

Увеличение забалансового счета 40К «МОЛ В.Н. Зайцева»
– 100 руб. – учтена топливная карта на хранении в бухгалтерии.

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль